Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One

Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One



Bonjour à tous,
Le fait que vos données soient accessibles en ligne demande à ce que leur sécurité soit garantie. En effet, le mot de passe peut ne plus s'avérer aussi efficace qu'avant, notamment lorsqu'il s'avère être d'une faible intensité. Un article de CNN indique que "123456" est toujours le mot de passe le plus utilisé à ce jour !
Vous pouvez heureusement sécuriser votre entreprise déjà en demandant à vos employés d'utiliser des mots de passe robustes, mais également grâce à nos astuces ci-dessous.

1. La surveillance des incidents
Vous pouvez surveiller et identifier les erreurs et problèmes relatifs aux connexions. Le tableau de bord de Zoho One est en effet un outil pratique qui identifie les menaces auxquelles votre organisation est confrontée : le graphique "Détails des connexions" vous permet d’évaluer les tentatives de connexion de tous les utilisateurs, l’emplacement et l’heure de la tentative, et même l’appareil utilisé pour la connexion. Une fois que vous savez où sont vos problèmes, vous pouvez commencer à les résoudre.

2. La gestion des accès
Gérer l'accès des utilisateurs est le B.A-ba de la sécurité. En effet, avec le changement des pratiques de travail et du télétravail, la gestion des accès est plus importante que jamais dans le sens où vous voulez être sûr que seules les bonnes personnes aient accès aux bons modules et avec les droits nécessaires.
Un écueil commun pour la plupart de nos utilisateurs est d’activer toutes les applications dans leur bundle Zoho One immédiatement et d’en accorder l'accès total à tout le monde. Or, vos agents d’assistance n’ont sans doute pas besoin d’accéder à Zoho Books ou Zoho Campaigns. Accordez un peu de temps à la stratégie et configurez la gestion des accès de vos utilisateurs en conséquence.

Gestion continue des accès avec Zoho One - Suivre régulièrement l’accès de vos utilisateurs et effectuer des modifications manuellement pourrait s’avérer difficile à tenir à long terme. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser les affectations conditionnelles dans Zoho One. L’affectation conditionnelle peut affecter automatiquement des applications aux utilisateurs existants et futurs en fonction de conditions basées sur des règles. Vous pouvez configurer une condition pour attribuer des rôles d’application spécifiques à des utilisateurs spécifiques, renforçant ainsi la sécurité basée sur l’accès.

Points d'accès sécurisés et fiables- Sécuriser l’accès physique est tout aussi important que sécuriser l’accès numérique. Nous vous suggérons fortement d’utiliser la fonction "IP autorisée" de Zoho One pour empêcher l'accès à partir d'une autre adresse IP que celle rentrée.. Cette fonctionnalité permet à vos utilisateurs d’accéder à leurs comptes Zoho One uniquement à partir d’adresses IP que vous aurez spécifiquement définies et de limiter les risques en n'autorisant que ce mode de connexion.

3. La délégation de sécurité
Imaginons un propriétaire d’organisation Zoho One qui partage ses identifiants avec un gestionnaire des RH, ce qui permet à ce dernier d’ajouter de nouveaux employés à l’organisation. Même si les raisons derrière l’action sont innocentes, elles peuvent entraîner des problèmes plus conséquents à long terme. C'est un exemple anodin de ce qu'il ne faut pas faire si vous souhaitez garder la main sur vos données. Si vous vous trouvez dans une situation où vous avez besoin de personnes supplémentaires pour gérer votre organisation Zoho One, nous vous suggérons fortement d’utiliser Zoho One Admins et Appli Admins pour déléguer des responsabilités — et seulement les responsabilités ! — en toute sécurité.

4. Connexion unique
Quand on parle de connexion unique (SSO), les gens ont tendance à se concentrer sur la convenance et la facilité d’utilisation. Cependant, le plus grand avantage de SSO est la sécurité. Non seulement il élimine l’utilisation de plusieurs mots de passe et la horde de problèmes qu’ils apportent, il suit également la norme SAML 2.0, assurant que seuls vos utilisateurs peuvent accéder à vos applications.
Pour en savoir plus sur le SAML, consultez ce lien de la vidéo.

5. Authentification multi facteur (AMF) fondée sur les politiques
L’utilisation de l'AMF est le premier conseil donné aux organisations par presque tous les experts en sécurité. Il comporte en effet plusieurs avantages :

Sécurité plus robuste - Le fait d’avoir une deuxième forme d’identification réduit considérablement les risques d'avoir les données exposées après un mot de passe piraté. La deuxième authentification qui vous demande confirmation attestera qu'il s'agit bien de vous.

Amélioration de la productivité et la souplesse- Nombreuses organisations qui ont adopté le télétravail, reconnaissent la productivité qu'il a apportée. Les employés ont leur propre marge de manoeuvre pour accéder à leurs données en toute sécurité, et ce d'où qu'ils soient : depuis chez eux, depuis un de leurs appareils, l'accès aux données reste sécurisé grâce à cette double authentification qu'ils peuvent configurer selon leurs moyens (QR Code, code, empreinte...).

Baisse du coût du service d’assistance et de gestion de la sécurité - L’authentification multi facteur permet de réduire le temps de réinitialisation des mots de passe. Leur laisser la main pour définir leur mot de passe et leur propre AMF permet de ne pas recourir au service informatique et d'épargner à tous de perdre du temps. Surtout à distance !

Une organisation peut établir sa propre sécurité en réglant elle-même ses politiques dans Zoho One. Nous vous suggérons de créer plusieurs politiques de sécurité avec différents degrés de sécurité, et de les appliquer aux utilisateurs en fonction de leur facteur de risque. Demandez-vous quels employés traitent les données les plus sensibles de votre organisation. Par exemple, les administrateurs de systèmes ou les directeurs de la paie peuvent avoir besoin de politiques de sécurité plus strictes que les agents de vente et marketing.


N'hésitez pas à nous partager votre expérience en commentaire.

L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Using Zoho One to manage two (or more) businesses

      We are one company that operates two business, a scenario that Zoho One doesn't really seem to handle very well, and one which I can't imagine is at all unique to us! (It is basically designed to facilitate branding and use for one business only per subscription).

    • Skip order confirmation step in commerce?

      We have a store to sell products that are not shipped to a customer. Right now, when the order is placed, we have to manually 'confirm' the order so the sales order can convert to an invoice and charge the customer.  Is there a way to skip the manual

    • Free Shipping Coupon - Zoho Commerce

      I love the Zoho platform. Zoho Commerce is no exception; however, I'm struggling with a few common features I cannot find or are missing that I hope someone can help me with. Is there a way to create a coupon code for free shipping?

    • Is there a way to link an item to a liability account?

      I collect customer deposits for certain services and hold them in a liability account. However, Zoho Books doesn't let you create an item and assign it to a liability account so how do I create an invoice with an item that records it as a deposit into

    • Select a balance sheet account when creating an invoice

      Hi, it would be very helpfull to be able to select a balance sheet account when invoicing clients. We bill 30% of the job at signing and we would like to add to deferred revenues.  I have to create a transit revenue account and then tranfer to the right

    • How to work out commission in zoho commerce based on coupons

      HI There Is there any way to produce report based on coupon name in zoho commerce We need to pay commission to various channels who are helping us to increase the online sales so we have number dedicated coupons assigned to the above mentioned channels

    • Request for Subform Styling Feature in Zoho CRM Canvas

      Dear Zoho CRM Team, We have observed that in the Zoho CRM Canvas view, it is currently not possible to set presets or manage the styles of subform fields. Additionally, the ability to edit subform data directly within the Canvas view appears to be limited

    • How to Delete Old Tasks/Streams Assigned by Deactivated Users? 'Operation Not Permitted' Error

      Hello, I’m using Zoho Mail and have several old tasks assigned to me in Tasks and Streams. These tasks were created by former employees whose accounts are now deactivated. When I try to delete these tasks, I get an "Operation Not Permitted" error. These

    • Zoho Books - Sales Person Contact Details on Quotes

      Hi Zoho Books Team, I've had various clients ask me about showing the phone number and email of the sales person on Quotes to help eliminate any barriers to closing sales. When I tell them that it is not possible they are always surprised and say something

    • Related products category instead recommended products.

      Hi there, It is possible to show related products of the same category (as it works in the rest of the ecommerce) instead of showing recommended products.

    • Uploading PDF files

      How do I upload a PDF file to my ZOHO site?

    • How to send invoices to 2 emails?

      Hi! We are sending invoices to the "Customer email" field that is defined Zoho Books and is obtained/synced from a custom email field in Zoho CRM. But in some clientes, the invoices have to be sent to 2 emails and we are wondering how this could be accomplished.

    • It returns 1 record

      Var1= Tools_Request[Liability_Receipt == input.Liability_No]; for each rec in Var1.Tool_Request_Description { Var2= (ET_Inventory[SKU == rec.Tools_SKU].SKU).getAll(); } info call for Var2 It only fetch 1 record On record file

    • Narrative 5: The essential role of SLAs

      Behind the scenes of a successful ticketing system - BTS Series Narrative 5: The essential role of SLAs Every organization that interacts with customers establishes a timeframe within which agents should respond to queries as part of a service level agreement

    • Nextdoor Integration

      Does Zoho social work with Nextdoor? www.nextdoor.com? Are there any plans for an integration?

    • My email sending has beed blocked due to high bounce rate. NEED HELP

      User ID: 886739811 Dear Zoho Team, I hope this message finds you well. My account (User ID: 886739811) was blocked from sending emails last week due to an unusually high bounce rate. This spike was caused by a bot attack on our platform, which led to

    • Can Zoho CRM Emails be used in Zoho Analytics in any capacity?

      We're wanting to display details about Lead Activity in regular reports through Zoho Analytics but we're having difficulty integrating Emails at all. We'd like to be able to note when an email is received and when it is sent somewhere other than just

    • IF Statement in Zoho CRM Formula Field

      Hi, I am attempting to write a formula field that will give me one result if one statement AND another statement are true, then a different value if the first statement AND a different statement are true, else 0. Stated differently: if account = destination

    • Scheduled Maintenances

      Hi, Why is adding scheduled maintenance so arduous. It should be a simple process and take very little time for basically a recurring job. Creating 3 records with similar data seems crazy to me. Is there a easy way to do this? I have to create hundreds

    • Subform Fields for Form Rules & Subform Fields as a Condition with Form Fields as the Action

      Hi, The Subform in Field Rules is great, but it is missing completley from Form Rules and it lacks being able to have Subform Fields in the Condition while having Form Fields in the Action, it works the other way around. Thanks Dan

    • Power of Automation :: Implementing Deadline-Based Task Scoring with Custom Fields

      Hello Everyone, A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate

    • Zoho Forms - Subform Integration with Zoho CRM?

      I created a form in Zoho Forms that includes a sub-form for information that I want to integrate with the CONTACTS module. I am unable to find a way integrate/map the fields in the sub-form with the Contacts module in Zoho CRM. Is there a way to do this

    • Filter by user in Pivot Chart

      I have a Pivot chart where the data should be filtered by user. The user enters the system and should see only the data that correspond to it. Can anyone help me?

    • Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week

      Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week I’m posting here to express my growing frustration and concern over the lack of professionalism I’ve experienced with Zoho's ZeptoMail support. On July 21st, I received a response asking

    • Add ID to the recycling bin page

      Feature request to add the ID to the recycling bin page. This would be helpful for reference when trying to recover things. This is the long zoho ID for each item. - ticket ID - contact ID - account ID - etc.

    • Remove System Defined Ticket Layout

      Hi ZohoDesk, I have created a new Ticket Layout and made it the default and I want to remove the original default one so there is only one to choose from. It won't allow me to do this, or go into the options and take the tick out of the show in Help Center.

    • ZOHOLICS Japan 2025 開催のお知らせ

      ユーザーの皆さま こんにちは、Zoho コミュニティチームの中野です。 年に一度の自社最大イベント、「ZOHOLICS Japan 2025」（ゾーホリクス）の開催が決定しましたので、こちらでお知らせします。 今年の開催回は、特別ゲストやZoho のエキスパートが、 最新のDX事情や皆さまのビジネスプロセス改善、業績アップのヒントとなる情報をお届けします。 Zoho コミュニティからは、Zoho Championの西尾さん（@西尾　真言）、 コミュニティアンバサダープログラム（ZCAP）メンバーの箕輪さんにご登壇いただき、

    • Unable to connect Zoho Learn to other Zoho Tools

      Hello Zoho, Can you work on Zoho Learn. I am unable to connect it with other Zoho tools like Zoho people or even Zoho SalesiQ. This is needed, especially if I am connect Ai to my systems. Please work on connecting your applications better, especially

    • Chatbot for Urdu language

      Hello, I have successfully set up Zoho Desk and integrated it with Moodle using ASAP. I am now looking for a chatbot that supports the Urdu language to enhance student support. My goal is to enable the chatbot within ASAP so that students can ask questions,

    • Multi Level Hierarchical Query

      Hi guys I have a situation where i am trying to extract the descendants of a particular entry. So long story short, i have the Account table with Agency (A) id = 1, and that has child Agency (B) id = 2. This child agency (B) has a child agency (C) id

    • AI-Powered Grouping and Tagging of Related Issues and Tasks in Zoho Projects

      Dear Zoho Projects Team, Greetings, We would like to suggest a feature that would greatly enhance how we manage feature requests and bug reports submitted through the Zoho Desk to Zoho Projects integration. Use Case: Our support agents handle customer

    • How to change side bar from dark mode to light mode?

      The side bar on the left side in workdrive doesn't appear to have a way to fix it from dark mode - is there a way to? I can't read in dark mode without excessive headaches, and I would really like to be able to see while I have workdrive open, as workdrive

    • How to see history on Bulk send of Customer Statements

      Hi, We bulk send statements to customers every month via Books - every month we have customers emailing requesting a statement. Currently I have no visibility on if a customer was sent the statement or not and if our process is being followed or overlooked

    • Guided Conversations - Ticket Creation

      Hi there, Using Guided Conversations to Take Customer Data and apply it into a Support Ticket for internal use, Is there a way to take multiple Textual Variables Inputs (A series of questions), and have the answers all appear in the Description of the

    • How to add buttons elements in the Header

      I am trying to add CTA (Call to Action) buttons in the right side of the main navigation menu. This is a common practice for sites but I can't seem to figure this out for Zoho Sites. Is there a custom workflow that could be shared with me? 

    • Automatic back up - Zoho Recruit, books, people,crm, analytics

      Hello, Has anyone found a good way of automatically backing up Zoho (CRM, expense, recruit, people, books, analytics).? I have found with tool that does, but it doesn't include recruit or analytics It's a bit annoying and time consuming having to go to

    • delete departments on zoho desk

      I created test departments on zoho desk. how can i delete them now?

    • Validation, checking if a file has been attached to the ticket

      A very useful option would be to allow checking, under specific conditions, whether the user has attached a file to the application, e.g., a bug report. Some applications require files to be attached, and the system could enforce this after the system

    • AI & Zoho Recruit

      Hello, I guess we all are using AI in our personal and professional lives. Now, let's imagine. Recruitment is just a succession of stages and steps. For which step would you like to see AI implemented into Zoho Recruit ? I'll start : - Automatic translation

    • Zoho Flow not handling Boolean properly

      Hi, I have a checkbox in one system that I'm trying to sync with a checkbox in Zoho CRM. The value from the source system comes in as blank (unticked) or 1 (ticked). I've written the following custom function to convert the output to either boolean false

    • Next Page