Collaboration transparente au sein de Zoho Projects

Collaboration transparente au sein de Zoho Projects



Les projets dépendent certes de votre budget, mais ils dépendent encore plus de vos collaborateurs. Plus précisément, les projets dépendent d'une collaboration efficace. Dans cet article nous allons découvrir les différentes manières dont Zoho Projects vous permet de collaborer en toute transparence.

A partir des flux

Le flux est un système automatisé qui alimente les activités dans vos projets. Semblable à un flux Facebook ou Instagram, vous recevrez des mises à jour chaque fois que les utilisateurs effectuent des activités dans les projets auxquels vous êtes associé.
Par exemple : vous gérez une équipe et vous avez de multiples tâches à accomplir au quotidien. Le suivi des activités n'est pas toujours facile lorsque vous gérez une équipe. À ce niveau, vous pouvez avoir besoin d'une interface qui affiche les dernières mises à jour des membres de votre équipe avec des détails tels que, qui a fait quoi. La fonctionnalité "Flux" vous aide à gérer ces notifications. Vous pouvez vérifier les dernières actions liées aux listes de tâches, aux jalons, aux forums, aux projets et aux tâches ou problèmes auxquels vous êtes associé.

Accéder aux flux

  • Vous pouvez accéder aux flux pour l'ensemble des projets ou même pour un projet particulier depuis l’onglet "Flux"
  • Partagez vos avis depuis l'onglet "Commenter", au besoin.
  • Vous pouvez également modifier le statut d'une tâche à partir de cette page.


Ajouter un commentaire aux flux

  • Partagez rapidement une mise à jour ou une information au moyen du statut.
  • Saisissez @ pour afficher la liste de sélection des utilisateurs.
  • Saisissez # pour afficher la liste de sélection de la tâche ou du problème.



Avantages

  • Mettez les utilisateurs au courant des informations importantes.
  • Facilitez la communication et la collaboration contextuelles.
  • Mentionnez les tâches et les problèmes en taguant l'utilisateur particulier pour aider à comprendre le contexte.

A partir des documents

La gestion des documents est l'un des aspects fondamentaux de la gestion d'un projet. Sans une bonne gestion des documents, les processus peuvent ne pas être documentés, les projets peuvent manquer de direction et les employés peuvent avoir des difficultés pour achever leur travail quotidien.
Zoho Projects vous permet de créer, d'organiser et de collaborer sur des documents à partir de son interface, créant ainsi un référentiel unique pour tous les documents liés à un projet. Il vous permet de télécharger des fichiers à partir du bureau ou même le stockage cloud ainsi que tout format de fichier tel que, *.jpg, *.png, *.doc, *.docx, *.ppt, *.xls, *.csv, *.mpeg, *.zip, *.wmv, etc. Seul le propriétaire du portail et les utilisateurs ayant le profil "Admin" peuvent partager des fichiers dans ou hors de Zoho Projects.


A partir des forums

Si votre équipe doit communiquer en dehors du bureau ou avec un grand nombre de personnes, un forum est la solution idéale. Avec un forum interactif en ligne, vous pouvez publier un sujet, discuter d'idées essentielles et aider à conserver les connaissances en un lieu central. Tout projet entraîne des discussions, et le module Forum sert de répertoire central pour toutes les discussions menées au cours du développement du projet.

Avantages

  • Améliorez la prise de décision en accédant à des connaissances pertinentes.
  • Interagissez avec les membres de l'équipe, même dispersés.
  • Faites remonter les bugs critiques et obtenez des solutions instantanées de la part d'experts.
  • Exploitez les connaissances, les compétences et les idées de votre équipe en un seul endroit.

Commencer un forum discussion

  • À partir de l'onglet forum sous un projet particulier, vous lancez une discussion forum.
  • Zoho Projects fournit trois type de discussions;
            Message permanent : Le message est toujours visible en haut de la page.
            Annonce : La notification du message est envoyée à tous les utilisateurs du projet
            Q&R : Posez une question et discutez avec les utilisateurs de votre projet
  • L’indicateur des messages vous permet de définir les personnes qui pourront participer à la discussion; internes (uniquement pour les utilisateurs du projet) ou externes (pour les utilisateurs du projet et du client).

A partir des pages

Zoho Projects permet aux utilisateurs de créer des pages qui permettent aux entreprises d'améliorer le flux d'informations au sein de leur organisation. Il offre aux équipes de projet et aux entreprises la possibilité d'accéder à des outils de collaboration à l'aide d'une simple connexion Internet et d'un simple navigateur Web. Créez une source d'informations avec des pages que vous pouvez organiser et gérer efficacement en un seul endroit. Vous pouvez lier, réorganiser et étiqueter les pages, ce qui facilite la navigation.

Avantages

  • Gestion du contenu grâce à un accès simple à la rédaction qui encourage la participation de nombreux utilisateurs.
  • Faciliter la communication entre les personnes et améliorer le partage des connaissances entre les groupes.
  • Rassembler des connaissances à partir de diverses sources, par le biais de documents, de flux de contenu depuis d'autres sites Web.
  • Contrôle de version facile à gérer avec des privilèges d'accès.

Créer une page

  • Sélectionnez un projet dans l'onglet "Projets" et le sous- onglet "Pages"
  • Cliquez sur "Créer la nouvelle page". Vous pouvez soit créer une nouvelle page Web, soit importer une page de votre bureau ou importer un document Google.
  • Entrez un nom de page.
  • Sélectionnez un type de page.
  • Sélectionnez l'emplacement.
            Placez la page au niveau racine : cela crée une page principale.
            Placez la page sous une autre page. Choisissez la page principale : ceci crée unepage sous une page principale.
  • Cliquez sur "Créer".

  • Vous pouvez également ajouter vos avis depuis l'onglet " Commentaire".

  • À partir du bouton "Options de la page", vous pouvez également publier des sous-pages.

  • L'onglet "Plan du site" permet de construire des hiérarchies de pages dans un dossier. Seuls les administrateurs peuvent réorganiser les pages du plan du site.

A partir des conversations

Zoho Projects vous permet de dialoguer avec les utilisateurs du portail à tout moment. Créez des sujets, discutez et prenez des décisions plus rapidement grâce aux salons de discussion de Zoho Projects. Commencez à interagir avec vos collègues sur différents sujets. Vous pouvez créer un chat privé ou public en fonction des besoins de votre entreprise, tout cela à partir de l'onglet "Discuter".
(IMG)

A partir des notifications

Les notifications vous aident à rester à jour dans l'avancement d'un projet. Cliquez sur l’icône "Cloche" et affichez les dernières mises à jour du projet. Vous pouvez également naviguer vers un élément de travail spécifique à partir du panneau de notification lui-même.

Avantages

  • Visualiser les mises à jour à partir d'un seul endroit.
  • Accéder aux modules directement à partir du panneau de notification.
  • Ajouter des commentaires aux mises à jour
  • Signaler les notifications.
  • Afficher les notifications signalées et les @mentions dans les notifications.


L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Zoho CRM button to download images from image upload field

      Hello, I am trying to create a button in Zoho CRM that I can place in my record details view for each record and use it to download all images in the image upload fields. I tried deluge, client scripts and even with a widget, but feel lost, could not

    • Mass Update Contacts In Zoho Campaigns

      Is there a way to mass update contacts in zoho campaigns? I want to be able to change the content of a field for a few hundred contacts, and can't go through all of them individually.

    • report showing assignment type

      Hi, We've created a number of workflows to allow us to auto assign tickets to agents based on keywords and other criteria. I'm struggling to create a report that would show me what is the percentage of tickets that are assigned automatically via workflows

    • Option to Disable Knowledge Base Section in Feedback Widget Popup Hello Zoho Desk Team

      Hello Zoho Desk Team, How are you? We are actively using Zoho Desk and would like to make more use of the Feedback Widget. One of the ways we implement it is through the popup option. At the moment, the popup always displays the Knowledge Base section,

    • Placeholders in Ticket Templates

      We should be able to use placeholders in ticket templates. When we create a new ticket, our description field is shown to the client in the email they receive.  It would be very handy to be able to personalize that description field in our ticket templates to pull in the name of the client that the ticket is for. Using them in the subject field as well, so we can auto populate Account Names, etc. 

    • when the record is created the tag want to Show as Opportunity how i achive this using Deluge Script

      In the quotation i have the work flow schedule for create opportunity record in the module , on that time the quotation tag select as opportunity created. How i achive this using Deluge Script . this like i want to Do tag1 = Map(); tag1.put("name","Nurturing

    • Delete a channel

      I need delete a channel in tickets.

    • Copy / Duplicate Workflow

      I have workflows setup that are very similar to each other. We have a monitoring system watching servers, and all notifications - no matter what client it is about - will come from a  noreply@ address which is not very helpful in having it auto assigned to the right account. I have setup a workflow that will change the contact name of the ticket (currently it would say noreply@) to the correct customer which is based on the subject line, as that mentions which server the alert it is about. I need

    • Subtasks don't update parent task's times

      Hi there: I've recently upgraded to premium and check that subtasks completion % don't update the proportional completion of the parent tasks related to it.  We've been challenging with the problem of having to update twice or sometimes 3 times the completion of the related tasks. I've seen posts similar to this, of 3 years old.  Is there any roadmap for making this happen in a future release? Thanx César Ratto Lima, Perú.

    • Should I Use DMARC?

      When I configure Zoho Mail's DMARC settings, it's mandatory to fill in the RUA and RUF (Aggregate notification email address*, Forensic notification email address*) addresses. When we enter an email address in these fields, we receive reports from the

    • Mail ToDo & Tasks Webhooks

      Our company uses Zoho ToDo inside Mail to manage our tasks. When I create a task and assign it to a team member it does not notify them unless I add a reminder via mail. I'm trying to create a webhook for when a task is created to send a cliq message

    • Can't upload attachments.

      I can't upload attachment in Zoho Mail.

    • Tip #44 – Get Deeper Insights with Zoho Assist’s Custom Reports – ‘Insider Insights’

      In today’s fast-paced IT environment, having a clear view of your remote support activities is more important than ever. Zoho Assist’s Custom Reports feature gives IT teams the ability to generate tailored reports that provide actionable insights and

    • Message "...does not support more than 100 distinct values..." WHY????

      I get this message on one of my reports: Sorry, Zoho Reports currently does not support more than 100 distinct values in columns. 'Account Name * Sum(Amount),Count(Amount Tier)' contains more than 100 distinct values.  Possibly, you can apply filter to reduce the number of distinct values in 'Account Name' or drop the 'Account Name' field in Rows. I want to list all ACCOUNT NAMES (about 500) with SALES BY ACCOUNT.  What is blocking this?

    • Need Easy Way to Update Item Prices in Bulk

      Hello Everyone, In Zoho Books, updating selling prices is taking too much time. Right now we have to either edit items one by one or do Excel export/import. It will be very useful if Zoho gives a simple option to: Select multiple items and update prices

    • Let's Talk Recruit: Super-charge hiring with Zoho Recruit add-ons

      Welcome back to our Let’s Talk Recruit series! This time, we’re diving into something that might seem like a small upgrade but has a huge impact on recruiter productivity: Zoho Recruit add-ons. Think about how much of your day is spent in your inbox or

    • Vendor Signatures Needed for Purchase Orders

      Hello everyone, We have a unique requirement that necessitates that Vendors & Suppliers formally acknowledge our Purchase Orders upon receipt. I was hoping that there would be an option to do so in Zoho Books, but that does not appear to be the case.

    • Is there an API to "File a Ticket" in Desk

      Hi, Is there an API to "File a Ticket" in Desk to zoho projects?

    • Store "Sign in with Google/Microsoft/GitHub etc." details

      Quite often now, users are using a sign-in provider like Google or Microsoft to sign into various apps and services. It would be great if Vault could remember which providers you use for each website and sign you in with that provider instead of a username

    • Critical Issue: Tickets Opened for Zoho Support via the Zoho Help Portal Were Not Processed

      Hi everyone, We want to bring to your attention a serious issue we’ve experienced with the Zoho support Help Portal. For more than a week, tickets submitted directly via the Help Portal were not being handled at all. At the same time no alert was posted

    • Tip of the Week #72– Assign thread ownership to avoid confusion.

      When teams handle a large volume of emails, managing threads becomes important to stay organized. Without a clear system, duplicate replies, missed follow-ups, or confusion over responsibilities can happen. Thread assignment solves this by designating

    • Migrate Your Notes from OneNote to Zoho Notebook Today

      Greetings Notebook Users, We’re excited to introduce a powerful new feature that lets you migrate your notes from Microsoft OneNote to Zoho Notebook—making your transition faster and more seamless than ever. ✨ What’s New One-click migration: Easily import

    • Unarchive tickets

      How can I manually unarchive tickets?

    • Optimize your Knowledge Base for enhanced accessibility by adding alt tags for images

      Let's learn why alt tags are crucial for your articles. You can add alternative tags (alt tags) and alternative text (alt text) to the images you share on your community forums or when embedding them in articles. Alt tags refer to the HTML attribute,

    • FSM trying again

      have not linked FSM yet to the rest of out Zoho suit. It certainly looks like the apointment and service part is more manageable for our staff. The question is that our engineers multi task examples 1. deliver products to customers not fitted 2. Service

    • Feature Request: Conditional Field Mandatoriness Based on Display Status

      Hello Zoho Creator Team, I would like to suggest an enhancement to improve the flexibility of form validations. Currently, when we need a field to be mandatory only if it's displayed on the form, the only option is to: Set the field as not mandatory in

    • Data Migration Strategies for Moving to a Cloud Solution

      Hi everyone, I’ve been working on moving some of our critical systems, including CRM and project data, to a Zoho cloud solution, and one of the biggest challenges I’ve encountered is data migration. Transferring large volumes of data while keeping it

    • Commerce Order as Invoice instead of Sales Order?

      I need a purchase made on my Commerce Site to result in an Invoice for services instead of a Sales Order that will be pushed to Books. My customers don't pay until I after I add some details to their transaction. Can I change the settings to make this

    • How to set different item selling prices for Zoho Commerce and Zoho Books

      Item selling prices for Zoho Commerce and Zoho Books are in sync. If we update the Item selling price in Books, the same will happen in commerce and vice versa. I need a separate commerce selling price for online users and a separate books selling price

    • Time Entry Notifications

      Hi All - I have support staff who place notes of their work in the time entry section of Zoho Desk. Is there a specific workflow or setting I need to enable to have the ticket holder updated via email when an entry is saved?

    • Zoho CRMの流入元について

      Zoho CRMとZoho formsを連携し、 formsで作成したフォームをサイトに埋め込み運用中です。 UTMパラメータの取得をformsを行い、Zoho CRMの見込み客タブにカスタム項目で反映される状況になっています。 広告に関してはUTMパラメータで取得できているため問題ないのですが、オーガニック流入でフォーム送信の場合も計測したいです。メールやGoogle、Yahoo、directなどの流入元のチャネルが反映されるようにしたいのですが、どのように設定したら良いでしょうか。 また、

    • How to report 'Response violation' OR 'Resolution violation'

      Hi, I want to report on SLA Violation Type. I grouped my tickets on this column. It seems I only get 'Response and Resolution Violation' or 'Not Violated'. The former seems to be given to a ticket if only the Response Time was violated. I would expect

    • [Webinar] Automate sales and presales workflows with Writer

      Sales involves sharing a wide range of documents with customers across the presales, sales, and post-sales stages: NDAs, quotes, invoices, sales orders, and delivery paperwork. Generating and managing these documents manually slows down the overall sales

    • Power of Automation :: Quick way to associate your Projects with Zoho CRM

      A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate complex tasks and

    • Date triggering Workflow rule

      I have a function triggered by a workflow rule. The function takes a date and creates a task for that date and fills in a field with the name of the day for that date. It also updates the status field of the record. The workflow rule is set to run whenever

    • Restricting contact creation

      Hi all! I am looking to use Zoho Desk in a part of the business that takes end user enquiries. These are generally single interactions, and not linked to an account name. As Desk is Account centric, has anyone designed a way to manage these incoming emails

    • Import Holiday Calendars

      HI Zoho Is there anyway of importing an online calendar like https://www.calendarlabs.com into the business hours calendars, to speed up setup of holiday calendars. Also could we also request a feature where you can specify a Holiday as hours, i.e it could be that the company is on a 1/2 day due to a holiday or when it is Eid in the UAE and they are only allowed to work restricted hours so we need the calendar to be flexible to allow for this. Regards Jamie

    • Filtering Tickets based on Email headers

      We're starting to get a lot more junk coming into our Zoho Desk, which is then triggering unnecessary email alerts to agents. Once thing we could do to cut this junk in half, is to filter tickets based on email headers. Any email containing the `List-Unsubscribe`

    • Error 550 5.4.1

      I’ve tried sending an email to someone but keep receiving this back. Any help would be greatly appreciated 

    • Billing Management: #2 Fair way of Billing- Prorated Billing

      Hello, From speaking about the traditional ways of billing in the previous post, we are moving into the deep sea of billing. We are now in a zone to break out the most complex yet, I would call it the fairest way of billing, the Prorated Billing. Prorated

    • Next Page