WorkDrive 4.0 : productivité et facilité d'utilisation accrues

Plateforme unique pour vos besoins à la gestion de contenu

La productivité ou l'utilité d'une plateforme peut être mesurée en fonction de sa capacité à connecter des outils, des équipes, des contenus et des connaissances externes. Lorsqu'une plateforme est à la base de votre pile technologique, vous n'avez pas à vous limiter à une seule suite de produits. WorkDrive s'efforce de réduire le nombre d'applications à  utiliser, de minimiser les changements de contexte et de simplifier la façon dont vous gérez vos données d'entreprise. Nous vous aidons à consolider le stockage de fichiers, le partage, la collaboration et les flux de travail dans une plateforme unique, sécurisée et facile à utiliser.

 

Les API ont été l'une de nos premières étapes pour faire de WorkDrive une plateforme. Avec nos API, vous pouvez connecter WorkDrive à d'autres applications, rationaliser le flux de données dans votre entreprise et centraliser le contenu de votre entreprise. Que vous souhaitiez créer des applications au-dessus de votre système de gestion de documents ou les intégrer à d'autres outils, la plateforme API de WorkDrive est votre solution de choix. Nos outils de développement, nos SDK et nos API vous permettent de créer et de déployer rapidement des applications liées au contenu. De plus, nos outils de développement, nos SDK et nos API vous permettent de créer et de déployer rapidement des applications liées au contenu (Il convient de noter que les workflows doivent être configurés par un développeur ; il ne s'agit pas d'une solution prête à l'emploi).

 

Le WorkDrive 4.0 stimule l'efficacité et la connectivité des équipes dans l'environnement de travail hybride. Nous sommes de retour avec des mises à jour qui permettent aux entreprises de créer des applications, d'automatiser les workflows, d'enrichir les expériences des utilisateurs, de maintenir la conformité et d'améliorer la productivité globale.

 

Productivité 

Télécharger des fichiers facilement

Les problèmes les plus fréquents lors du téléchargement d'un document sont la faible vitesse de téléchargement, les pannes de réseau et les problèmes de dépassement de délai. Pour résoudre ces problèmes, nous avons amélioré notre capacité de téléchargement afin de garantir une expérience de chargement de fichiers plus fluide.

• Téléchargement de fichiers volumineux (chunk uploads)

Vous pouvez désormais télécharger des fichiers volumineux vers votre compte WorkDrive par morceaux. WorkDrive divise les fichiers en segments plus petits ou en morceaux et les télécharge individuellement. Cela vous permet de télécharger des fichiers volumineux de manière efficace, de mettre en pause et de reprendre les téléchargements, et d'éviter les échecs causés par la disponibilité irrégulière du réseau.

Si un téléchargement est en pause, il reprend au point où il a été arrêté, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser des données.

• Téléchargement de fichiers volumineux en toute transparence

La limite de téléchargement de fichiers a été multipliée par 10  pour tous nos forfaits ! Nous avons fixé la limite d'envoi de fichiers à 250 Go, ce qui permet aux utilisateurs d'envoyer des fichiers de projets volumineux en toute transparence. La limite de téléchargement varie en fonction de votre plan.

Accélérer la créativité grâce à l'IA générative

Passez-vous des heures à réfléchir à des idées de contenu ou à vous triturer les méninges  pour trouver le slogan parfait pour une campagne ? WorkDrive s'intègre désormais aux capacités robustes d'OpenAI pour faciliter ces tâches grâce à notre assistant IA, Zia. A cette fin, pour faire de WorkDrive une plateforme d'automatisation de contenu de premier plan, des fonctionnalités ont été introduites.

• Rédiger un contenu convaincant

Que vous travailliez sur un blog, que vous documentiez les politiques de l'entreprise ou que vous rédigiez un e-mail pour vos clients, il vous suffit de fournir une description détaillée de vos besoins et Zia AI analysera rapidement vos données à l'aide d'algorithmes intégrés et de ressources en ligne disponibles pour générer un contenu et des images personnalisés. Cette capacité change la donne pour les entreprises qui ne disposent pas des équipes de rédacteurs de contenu et de responsables marketing.

• Préciser les commentaires lors de la collaboration

Avec des employés travaillant dans différents fuseaux horaires, la collaboration sur des contenus professionnels au moyen de commentaires sur des documents est un mode de communication de plus en plus important. La collaboration au sein des documents permet à votre équipe de travailler ensemble en douceur, quelle que soit la localisation de chaque contributeur. Zia AI offre des suggestions en temps réel pour affiner vos commentaires, vous permettant de reformuler, de raccourcir et de ponctuer pour plus de clarté et de professionnalisme.

• Créer des images de couverture pour les fichiers audio et vidéo

Vous n'êtes pas fan des images de couverture générées par défaut par le système pour vos fichiers multimédias ? Pas de problème ! Vous pouvez décrire votre image de couverture idéale en quelques mots simples, et Zia générera des images de couverture visuellement attrayantes pour vos fichiers audio et vidéo sur la base de vos descriptions.

Augmenter la productivité avec les extraits de code

Nous avons introduit des extraits de code dans WorkDrive afin de vous faire gagner du temps et de l'énergie lors du codage. Vous pouvez désormais copier et coller des extraits de code à partir d'une source externe ou les télécharger et les stocker directement dans la plateforme WorkDrive.

Vous pouvez ensuite partager vos extraits de code stockés avec les membres de votre équipe ou vos collaborateurs. Les extraits de code aident les développeurs à apprendre et à développer leurs compétences, à faire du prototypage et du développement rapides, à augmenter la productivité du codage et à renforcer la collaboration.

Profiter de l'intégration Zoho Mail + WorkDrive

Certaines organisations ont souvent besoin de partager des documents et des fichiers à l'externe. Par exemple, un cabinet d'avocats traite de nombreux types de fichiers, dont des accords, des contrats, des réclamations, des testaments et des factures. Ces documents doivent être envoyés en toute sécurité à des clients ou à des tiers. Pour répondre à ce besoin, nous avons introduit l'option "joindre en copie" pour les fichiers natifs de Zoho provenant de Writer, Sheet et Show. Cette option permet aux destinataires de visualiser, de télécharger et de stocker en toute sécurité les fichiers partagés.

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Conformité

Dans le cadre de notre engagement à fournir un service fiable à nos utilisateurs, nous sommes heureux de vous informer que nous avons renforcé nos certifications de sécurité.

ISO 9001 - Système de gestion de la qualité (QMS) : cette norme internationale valide notre capacité à fournir en permanence des produits et des services de qualité conformes aux exigences des clients et de la réglementation.

ISO 22301 - Système de gestion de la continuité des activités (BCMS) : cette norme internationale est conçue pour aider les organisations à prévenir les incidents inattendus et perturbateurs, à s'y préparer, à y répondre et à s'en remettre.

Rester en conformité avec la conservation des données

La fonction de rétention des données est désormais activée pour tous les plans payants. Auparavant, cette fonction n'était disponible que dans le plan WorkDrive Business.

Expérience utilisateur

WorkDrive dans la langue de votre choix

WorkDrive s'efforce de répondre aux besoins de tous ses utilisateurs. Nous croyons en la localisation et nous permettons aux clients d'accéder et d'interagir avec WorkDrive dans leur langue préférée. Dans le cadre de cet effort, nous avons élargi notre support linguistique.

Accélérer la recherche de données

Nous avons récemment apporté quelques améliorations à notre fonction de recherche afin de vous aider à localiser rapidement des fichiers.

• Enregistrer vos recherches

Vous avez désormais la possibilité d'enregistrer les recherches et les filtres que vous utilisez fréquemment, ce qui vous permet de générer facilement d'autres résultats de recherche en utilisant les mêmes critères.

• Nouvelles options de recherche

Nous avons introduit une barre de recherche dédiée dans la vue des dossiers intégrés et la vue des partages externes, ce qui permet aux utilisateurs de trouver et d'accéder rapidement aux fichiers à partir de ces vues. En outre, nous avons activé des options de recherche rapide permettant aux utilisateurs de trouver des fichiers dans leurs dossiers My Folders, Team Folders, Org Folders et d'autres sous-dossiers spécifiques.

• Surligner les mots-clés pour les rendre visibles

Les mots-clés sont désormais affichés en surbrillance dans l'interface de suggestion de recherche et sur la page des résultats de la recherche, pour une meilleure visibilité et une plus grande facilité d'utilisation.

• Accéder à vos recherches récentes

Les recherches récentes sont désormais à portée de main dans l'interface de recherche. Accédez-y rapidement pour trouver les informations dont vous avez besoin.

• Affiner la recherche à l'aide de filtres

De multiples options de filtrage ont été ajoutées dans l'application mobile pour une découverte plus rapide des fichiers et des dossiers. Nous avons également amélioré l'expérience de recherche de données en introduisant des options de recherche au niveau du dossier parent et des sous-dossiers.

Naviguer facilement dans les contenus audio et vidéo  

Les aperçus vidéo et audio ont été améliorés grâce à l'ajout d'options d'avance et de recul. Nous avons également introduit des raccourcis clavier pour la mise en sourdine et le rétablissement du son (M), l'entrée et la sortie du mode plein écran (F), ainsi que la lecture et la mise en pause (barre d'espacement). En outre, nous avons introduit la prise en charge de picture in picture (PIP) pour les fichiers vidéo.

Expérimenter la puissance de WorkDrive en tant que plateforme

Intégrer vos applications

Afin de faire de WorkDrive une plateforme intégrée, nous vous proposons des applications personnalisées : la nouvelle façon de connecter WorkDrive à n'importe quelle autre application à l'aide de webhooks. Vous pouvez créer une application personnalisée à partir de la console d'administration et y configurer les webhooks correspondants.

Les applications personnalisées vous permettent de simplifier la communication entre vos applications. Par exemple, vous pouvez configurer une action de déclenchement et envoyer automatiquement des données d'une application à l'autre en réponse à un événement spécifique basé sur le fichier, le dossier ou l'équipe. Les webhooks facilitent l'échange d'informations en temps réel en envoyant automatiquement des notifications entre les applications, éliminant ainsi le besoin de demander ou d'attendre des informations.

Voici une vidéo montrant comment un webhook est configuré pour notifier automatiquement les utilisateurs via l'application Cliq lorsqu'un fichier est supprimé d'un dossier d'équipe dans WorkDrive.

Notre objectif est de rassembler les applications et d'automatiser les workflows commerciaux, en éliminant le besoin de télécharger manuellement des fichiers et d'entrer des données. Par exemple, lorsqu'un prospect est créé dans le CRM, les documents liés à ce lead particulier peuvent être automatiquement téléchargés vers des dossiers désignés dans WorkDrive. Notre objectif est de faire de WorkDrive la plateforme la plus efficace pour connecter vos applications d'entreprise et maximiser la productivité de votre personnel.

Adopter la technologie du futur

L'avenir de la collaboration de contenu sera façonné par l'automatisation et l'IA et, pour de nombreuses organisations, le simple fait d'appliquer des techniques d'automatisation standard peut réduire jusqu'à 40 % le temps consacré aux processus pertinents.

Par ailleurs, nous améliorons continuellement notre technologie pour répondre aux besoins des équipes modernes. Zoho WorkDrive vise à aider les entreprises à rationaliser la collaboration sur leur contenu d'affaires en offrant une plateforme unifiée.

L'équipe Zoho France

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• Kinjal Lodaya

  

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