Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents

Dans un monde de plus en plus orienté vers les données, les entreprises doivent non seulement gérer une masse croissante de données non structurées, mais aussi en extraire des informations stratégiques. L’intelligence de contenu répond à ce besoin en transformant ces données en insights exploitables grâce à l’IA, au machine learning et à l’automatisation. Elle permet d’analyser, d’organiser et de valoriser les contenus, tout en améliorant la collaboration et la prise de décision.

La mission de Zoho WorkDrive est d’accompagner les entreprises dans la valorisation de leurs données non structurées, en les transformant en informations ordonnées et exploitables. Cette approche permet de renforcer la capacité décisionnelle des organisations et de soutenir l’innovation.

WorkDrive 5.0 marque une avancée majeure dans cette direction. Cette nouvelle version, qui s’inscrit dans la continuité des avancées introduites par WorkDrive 4.0 pour le travail hybride, intègre des technologies d’intelligence artificielle, d’automatisation, de sécurité renforcée et d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elle vise à optimiser la gestion des contenus et à offrir aux équipes un environnement de travail plus performant, plus intelligent et plus sécurisé.

Automatisation du contenu

• Automatisez vos workflows de contenu
  

L’automatisation des processus est un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Zoho WorkDrive intègre désormais un puissant concepteur de workflows permettant de modéliser, gérer et automatiser les tâches centrées sur le contenu. Cette automatisation élimine les relances manuelles, réduit les erreurs humaines, accélère la circulation des contenus et renforce la collaboration entre les équipes.

Remarque : la fonctionnalité Workflows de WorkDrive est désormais intégrée aux éditeurs de contenu Zoho (Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show) pour faciliter la collaboration documentaire et l’automatisation.

• Activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs – La fonctionnalité Workflows sera automatiquement activée pour tous les nouveaux comptes, et progressivement déployée auprès des organisations existantes n’ayant pas encore utilisé les workflows de Zoho Writer.
  
• Migration fluide pour les utilisateurs existants – Pour les entreprises utilisant déjà les workflows dans Zoho Writer, notre équipe assure actuellement la migration vers les workflows WorkDrive, garantissant une transition fluide et sans interruption.
  

Sécurité des données

• Classification et protection des données sensibles (DLP)
  

Fini le temps où l’on devait vérifier manuellement chaque fichier ou dossier pour identifier les données sensibles et en limiter l’accès. Avec les politiques de prévention contre la perte de données (DLP) dans WorkDrive, vous disposez d’une solution intelligente pour protéger vos informations essentielles.

Ces politiques permettent de détecter et de sécuriser automatiquement des données sensibles telles que les informations personnelles, les données clients, les documents financiers ou la propriété intellectuelle.

Vous pouvez laisser WorkDrive appliquer les règles DLP automatiquement, ou choisir manuellement les données à protéger pour renforcer la sécurité.

Seuls les administrateurs ou super administrateurs peuvent configurer et gérer ces politiques depuis la Console d’administration.

• Renforcez le contrôle d’accès au sein des dossiers d’équipe
  

Les dossiers d’équipe de WorkDrive sont des espaces collaboratifs sécurisés, conçus pour regrouper les membres d’une équipe, attribuer des rôles et travailler ensemble en temps réel. Par défaut, tous les membres ont accès à l’intégralité des fichiers et dossiers.

Pour un meilleur contrôle, WorkDrive permet désormais de personnaliser les droits d’accès au niveau des dossiers. Vous pouvez ainsi limiter l’accès de certains membres à des dossiers spécifiques, voire les masquer complètement.

• Sécurisez vos contenus numériques
  

WorkDrive intègre désormais la fonctionnalité de filigrane !

Le filigrane est une méthode de protection qui consiste à apposer une marque, telle qu’un texte ou un logo, visible ou invisible, sur un fichier numérique. Cette technique permet d’identifier le propriétaire du contenu et d’éviter toute utilisation non autorisée.

WorkDrive vous permet maintenant d’ajouter un filigrane aux fichiers image. Cela vous aide à protéger vos droits de propriété intellectuelle, à renforcer la reconnaissance de votre marque et à garantir l’authenticité de vos contenus.

Nouveauté dans WorkDrive : le filigrane !

Le filigrane (ou watermark) est une technique de sécurité permettant d’apposer une marque visible ou invisible — comme un texte ou un logo — sur un contenu numérique afin d’en identifier le propriétaire et d’en empêcher l’utilisation non autorisée.

Vous pouvez désormais ajouter un filigrane aux fichiers image dans WorkDrive. Cette fonctionnalité permet de protéger la propriété intellectuelle, de renforcer la visibilité de votre marque et d’authentifier vos contenus.

Contenus intelligents et dynamiques

• Transcription intelligente avec l’IA - Grâce à Zia, l’assistant intelligent de WorkDrive, les fichiers audio et vidéo peuvent désormais être transcrits automatiquement (en anglias) Cette technologie de reconnaissance vocale transforme la parole en texte, facilitant ainsi la recherche, la consultation et l’accessibilité des contenus. La transcription permet aux organisations de conserver une trace écrite de leurs réunions, webinaires et formations.
• Elle est particulièrement utile pour les équipes de support client, qui peuvent créer des vidéos annotées avec sous-titres et commentaires, améliorant ainsi l’accessibilité des contenus et leur visibilité sur les moteurs de recherche (SEO). Cette fonctionnalité facilite également la réutilisation des contenus et accélère les modifications grâce à la recherche par texte.
  

Intégration

Un espace de stockage CRM centralisé grâce à WorkDrive

Zoho WorkDrive est désormais pleinement intégré à Zoho CRM, remplaçant l’ancien système fragmenté de stockage par un référentiel centralisé, intelligent et bien organisé.

Initialement, Zoho CRM utilisait le système de fichiers distribué de Zoho (ZFS). Aujourd’hui, grâce à l’évolution de WorkDrive en plateforme de gestion de contenu moderne, cette solution devient le choix naturel pour centraliser, structurer et optimiser la gestion documentaire au sein du CRM.

Avantages clés pour les utilisateurs de Zoho CRM

• Stockage centralisé : les fichiers liés au CRM sont regroupés dans un dossier d’équipe structuré, facilitant la collaboration, le contrôle et l’accessibilité.
  
• Permissions granulaires : les autorisations dans WorkDrive s’alignent sur les accès définis dans le CRM, renforçant la sécurité et simplifiant les processus de partage.
  
• Synchronisation bidirectionnelle : les fichiers sont mis à jour en temps réel entre WorkDrive et Zoho CRM, assurant une parfaite cohérence des données.
  
• Évolutivité et économies : les formules de stockage flexibles de WorkDrive réduisent la dépendance au stockage natif du CRM et permettent de maîtriser les coûts.
  
• Gestion avancée des fichiers : possibilité de supprimer en masse, d’organiser les dossiers de manière hiérarchique et de partager avec des utilisateurs externes.
  
• Migration fluide : les pièces jointes CRM seront transférées progressivement vers WorkDrive, garantissant une transition en douceur.
  

Intégration du contenu à la gestion de projet

Nous sommes ravis d’annoncer que Zoho WorkDrive est désormais inclus dans le pack Zoho Projects Plus. Cette plateforme avancée, alimentée par l’intelligence artificielle, vise à révolutionner la collaboration en gestion de projet. Elle permet aux équipes de piloter leurs projets efficacement, d’exploiter des analyses précises et de s’adapter aux modes de travail hybrides. Zoho Projects Plus combine quatre applications essentielles de Zoho pour une gestion complète :

• Zoho Projects : gestion de projet traditionnelle
  
• Zoho Sprints : gestion agile et itérative
  
• Zoho Analytics : rapports, prévisions et visualisation des données
  
• Zoho WorkDrive : stockage centralisé et collaboration optimisée
  

Extension WorkDrive pour Microsoft Outlook

Excellente nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Outlook ! Vous n’aurez plus besoin de télécharger manuellement vos pièces jointes depuis Outlook pour les transférer vers WorkDrive, ni l’inverse. Le nouvel add-in Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers WorkDrive et d’enregistrer vos pièces jointes directement dans WorkDrive, sans quitter Outlook.

Productivité

Conservation des versions

WorkDrive conserve automatiquement un historique des versions à chaque mise à jour d’un fichier. Cependant, stocker trop de versions peut rapidement utiliser un espace de stockage précieux, qui pourrait être dédié à d’autres documents importants. Grâce aux paramètres de conservation des versions, vous pouvez contrôler le nombre de versions sauvegardées, ce qui vous aide à optimiser l’espace de stockage et à maintenir une organisation efficace. Par exemple, dans une agence créative qui travaille régulièrement sur des fichiers de design et des vidéos volumineux, l’espace disponible peut se remplir très rapidement. En imposant une limite — comme garder uniquement les cinquante dernières versions — l’administrateur peut libérer automatiquement de l’espace tout en gardant les dernières mises à jour. Cette méthode permet de gérer efficacement le stockage et d’assurer une progression fluide des projets, sans encombrement dû aux versions anciennes.

Dans une équipe de design qui crée régulièrement des posts pour les réseaux sociaux, cartes de visite et illustrations, l’éditeur d’images intégré à WorkDrive facilite le travail collaboratif. Les membres peuvent annoter, surligner et ajuster les images directement sur la plateforme, sans avoir à changer d’application. Ce que cela apporte :

• mise en avant rapide des éléments clés via flèches, cadres ou marqueurs.
  
• ajout d’annotations et tags pour clarifier les choix de design ou signaler des points à revoir.
  
• protection des données sensibles par floutage avant partage externe.
  
• utilisation des calques pour organiser plusieurs annotations proprement.
  
• recadrage, zoom et réarrangement rapides pour faciliter les échanges lors des revues.
  

L’outil intégré élimine le besoin d’un logiciel externe et fluidifie la collaboration en temps réel, tout en garantissant la sécurité des fichiers dans WorkDrive.

WorkDrive : la gestion de contenu repensée avec l’intelligence artificielles

• IA avancée et apprentissage automatique : nous développons un modèle d’IA propriétaire capable d’analyser, catégoriser et taguer automatiquement les contenus. Cela inclut le traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse documentaire, la reconnaissance d’images ainsi que l’analyse prédictive permettant de révéler des insights à partir des données. Vous pouvez également intégrer des modèles d’IA tiers selon vos besoins spécifiques.
  
• Recherche intelligente et découverte : WorkDrive offre des fonctionnalités de recherche puissantes grâce à un indexage piloté par l’IA et une recherche contextuelle, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les contenus pertinents.
  
• Automatisation des workflows et intégration : vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme les processus d’approbation et intégrer WorkDrive de manière fluide avec d’autres applications métiers pour booster la productivité.
  
• Sécurité des données et conformité : les entreprises bénéficient de mesures de sécurité avancées telles que la prévention de la perte de données (DLP), des contrôles d’accès intelligents, la détection d’anomalies et la gestion de la conformité, garantissant ainsi l’intégrité des données et le respect des réglementations.
  
• Collaboration et personnalisation : WorkDrive propose des outils collaboratifs enrichis par des suggestions basées sur l’IA, une diffusion personnalisée des contenus et des recommandations contextuelles pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes.
  
• Analyses et insights : nous travaillons à fournir des analyses avancées offrant des insights exploitables, aidant les équipes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure compréhension de l’usage, de l’engagement et de l’efficacité des contenus.
  

Grâce à toutes ces fonctionnalités, WorkDrive permet aux organisations d’extraire des informations exploitables à partir de données non structurées en tirant parti de l’IA, de l’apprentissage automatique et de l’automatisation, le tout sur une plateforme sécurisée. L’avenir de la gestion de contenu réside dans des systèmes intelligents qui s’adaptent à vos besoins. Avec Zoho WorkDrive, votre équipe est prête à relever ce défi — efficacement, intelligemment et en collaboration.

L'équipe Zoho France

• Topic Participants

• Kinjal Lodaya

  

• Thomas Belaud

• Sticky Posts

• Collaboration sans faille avec Zoho One

  Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

• Recent Topics

• Creating Repeat Forms that remove redundancies

  I wanted to understand if you can make multi-layer forms that reduce the need for users to input information in again and again. We want a form that our suppliers fill out per ingredient they sell, and the end result should have the Ingredient (Section

• What is the difference between the free plan and the mail lite plan?

  What is the difference between the free plan and the mail lite plan? How many emails can I send per day?

• Unblock email

  Hi The outgoing mail from a client of me is blocked. I already made tickets and tickets are send to the EU desk but nobody is responding. The problem is already 4 days! There is absolutely no help from the support. I am really not satisfied at all! Can

• Domain verification failure

  Hello Zoho Support, I purchased my domain directly through Zoho Mail, but the domain verification keeps failing with the message “TXT verification failed.” I’ve already waited and retried several times, but it still won’t verify. Could you please manually

• Unable to send message;Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.

  My email account is unable to send emails, and I urgently need to use it. How can I resolve this?If there is anything we have done wrong, please let us know in advance so we can actively cooperate to improve. User ID: 850482493

• URGENT: Email stopped workin - can't access admin panel

  For some reason email sending stopped working. When I try to send an email it fails with "Unable to send message;Reason:451 4.7.1 Temporary system error" I can receive email just fine I see in my notifications some errors about the MX records, however

• Can I associate an invoice to a Project after the fact?

  We have generated an invoice but would like to assoicate it to a Zoho Project after the fact.  Is there any way to accomplish that? Thanks, Scott

• Emails I send as a cc or bcc NEVER GO THROUGH TO THA RECEIVER !!

  every time i send a cc or bcc copy of an email to anyone when I’m using my zohomail.com email - no one ever gets the cc of bcc copy if the email: why???? And i triple check that the email addresses are correct; then i get back an email message (EVERYTIME)

• Cannot see correct DNS config for mail after moving domain to another provider

  I have moved my domain from one provider to another and after that zoho mail stopped working (expected). Problem is, zoho mail admin panel still shows (10 hours after move) that all records are correct while I haven't changed anything in my domain DNS

• Add Support for Authenticator App MFA in Zoho Desk Help Center

  Hello Zoho Desk Team, We hope you are doing well. We would like to request an enhancement related to security for the Zoho Desk Help Center (customer portal). Currently, the Help Center supports MFA for portal users via SAML, JWT, SMS authentication,

• How to unlink a SAML user from the existing Zoho Desk user (domain change case)

  Hi everyone, I’m trying to understand how to handle a situation where a customer changes their company domain. In our setup, users authenticate via SAML, so when the domain changes, the SAML system treats them as a new user. However, in Zoho Desk, I’d

• Price Managment

  I have been in discussions with Zoho for some time and not getting what I need. Maybe someone can help explain the logic behind this for me as I fail to understand. When creating an item, you input a sales rate and purchase rate. These rates are just

• Related to zoho survey

  Hi team. I want to know something regarding zoho survey question builder. I have two questions each of dropdown (One answer) - question type. In the first question, there are 16 answer choices and in the second question, there are 3 answer choices. For

• 60 Days Into Zoho - Tiktok Branding Startup -7 Questions?!

  Wsp Everybody I co-own a TikTok Branding / Consulting Startup & have been using Zoho for the past 60 days - Am now looking to make our overall operations & processes more Efficient & Effective! Curious to know how others are using the platform & what's

• Text Message

  When trying to sent a text message, it says its an error i should contact a zoho agent

• Zoho POS is now available for Canadian retailers

  Hey everyone, We're excited to introduce the all-new Canadian edition of Zoho POS, which helps retail businesses simplify and manage their end-to-end business operations. Start by signing up and exploring the 15-day free trial. Sign up now How does Zoho

• Payroll In Canada

  Hi, When can we expect to have payroll in Canada with books 

• Mass update to change or shift all project dates and keep project structure + shift all sub-tasks dates with main tasks

  Most users would expect that if they change the start date of their project then that will be reflected inside the actual project and any project structure would be retained.  Additionally if a task list with associated sub-tasks is moved, most users would expect that those sub-tasks would also be moved along with their parent task.  This is not the case. For a total Project shift of dates: * the start and end date from > "Edit Project" page can have a radio button added to "shift all project tasks

• Closing Accounting Periods - Invoice/Posting dates

  Hi, I have seen in another thread but I'm unsure on how the 'transaction locking' works with regards to new and old transactions. When producing monthly accounts if I close December 24 accounts on 8th Jan 25 will transaction locking prevent me from posting

• In-person ZUG Meetups for Real Estate Professionals - US Q1 2026

  The Real Estate Zoho User Group is going on a multi-city, in-person meetup tour across the US, and we’d love to see you there! These meetups are a great opportunity to: Connect with fellow real estate professionals using Zoho Share challenges and discover

• Zoho CRM custom fields not showing in zoho creator

  Hi Team, I have created a Products form with Zoho CRM integration and connected it to Products module of CRM. But when I see the reports of Products in Zoho creator then I am not able to see custom fields of Products module. Only standard fields of Products

• Sending email notifications based on language

  Hello. I would like to know how we can bypass the default notifications (which are just in English) for when a ticket is created/replied to/closed, to be in other languages, based on the language field in the ticket? I can create other email templates,

• Error AS101 when adding new email alias

  Hi, I am trying to add apple@(mydomain).com The error AS101 is shown while I try to add the alias.

• Zoho Error: This Operation has been restricted. Please contact support-as@zohocorp.com for further details

  Hello There, l tried to verify my domain (florindagoreti.com.br) and its shows this error: This Operation has been restricted. Please contact support-as@zohocorp.com for further details. Screenshot Given Below -  please check what went wrong. Thanks

• Whatsapp Limitation Questions

  Good day, I would like to find out about the functionality or possibility of all the below points within the Zoho/WhatsApp integration. Will WhatsApp buttons ever be possible in the future? Will WhatsApp Re-directs to different users be possible based

• Download a file from within a zoho creator widget

  I have a widget running in Zoho Creator , it displays uploaded documents in a table file, and I have added a download link in the view. ( The widget is created with html, css and javascript). I do not succeed in getting the download working. Do I have

• Correlated subqueries not supported in Zoho Analytics. This creates huge limitations

  Running into a major limitation in Zoho Analytics: correlated subqueries simply don’t work, even in completely standard SQL patterns inside a JOIN. Example: LEFT JOIN "Bills" b ON d."Id" = b."Deal ID" AND EXISTS ( SELECT 1 FROM "Bill

• Zoho / Outlook Calendar sync

  The current Marketplace -> Microsoft -> Meetings integration needs 2 changes. 1. The current language for the Two-Way sync option should be changed. It currently states, "Sync both your Zoho CRM Calendar and Office 365 Calendar meetings with each other."

• Email content just contain 'OK' ,not what we expect

  create campaign API URL: https://campaigns.zoho.com/api/v1.1/createCampaign req params: {'campaignname': 'General_Outreach_d0cfc415-43aa-4b96-bb09-558e76a3dda3_50_20251117_214806_660', 'from_email': 'admin@allinmedia.ai', 'subject': 'ALL IN MEDIA', 'list_details':

• Introducing the all-new email parser!

  Greetings, We are pleased to introduce to you, a brand-new, upgraded version of the Zoho CRM Email Parser, which is packed with fresh features and has been completely redesigned to meet latest customers needs and their business requirements. On that note,

• Possible to connect Zoho CRM's Sandbox with Zoho Creator's Sandbox?

  We are making some big changes on our CRM so we are testing it out in CRM's Sandbox. We also have a Zoho Creator app that we need to test. Is it possible to connect Zoho CRM's Sandbox to Zoho Creator's Sandbox so that I can perform those tests?

• Reopen ticket

  Hello! Can I reopen a ticket just using the API ticket/sendReply ? What's the rules to do it? I'm trying but it doesn't reopen the ticket, it just send the reply

• Allow Admins to Transfer Ownership of Their Own Files & Folders

  Hi Zoho WorkDrive Team, Hope you are doing well. We would like to request an important enhancement to the ownership-transfer functionality in Zoho WorkDrive, specifically regarding administrator capabilities. As administrators, we have the ability to

• Tip#46: Capture accurate log hours

  Hello everyone, Use the newly introduced timer settings that will streamline the usage of timers and help admins or workspace owners to manage the time entries of the workspace users better. Check out the below mentioned timer settings added to the Timesheet

• Moving to app-specific authentication for Google integrations

  Hello everyone, We’re making an important change to how Google integrations work in our platform. Until now, we used a common Google project across Zoho to enable integrations like Google Drive, Calendar, and more. Going forward, we’ll be moving to an

• Double opt-in notifications and customizable confirmation messages for your webforms

  Dear CRM Community, We are excited to announce a major upgrade to our Webforms feature. You can now customize the confirmation message shown to your users who double opt-in from your webform and also customize your confirmation emails when they submit

• Lost the ability to sort by ticket owner

  Hi all, in the last week or so, we have lost the ability to sort tickets by Ticket Owner. Unlike the other columns which we can hover over and click on to sort, Ticket Owner is no longer clickable. Is it just us, or are other customers seeing this too?

• Using a CRM Client Script Button to create a Books Invoice

  Hello, I need help handling error messages returned to my client script from a function. The scenario I have setup a client script button which is available from each Deal. This CS executes a crm function, which in turn creates an invoice based on the

• How Can i put a form in Zobot

  Hi,how can i integrate a form which has a multiple options to choose from.the form should be opened or displayed by zobot after it meets a requirement in the conversation. Thanks in advance !

• Has Anyone successfully integrated Zoho and Sage Intact?

  Hey all, We’re evaluating Zoho One + Sage Intacct and I’m trying to connect with anyone who has actually implemented the two together.Specifically, I’d love to know: -- Which functions you kept in Zoho vs. Intacct (e.g., Product Catalog, AR/AP, invoicing,

• Next Page