【開催報告】Zoho CRM を業務のWorkdeskとして使おう！ ユーザー交流会 大阪 2023 vol.2
皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。
Zoho コミュニティでは、12/7（木）にオフライン形式にて「ユーザー交流会 大阪 2023 vol.2」を開催しました。本投稿では、その様子をお届けします。事例セッションのみ当日の登壇資料をこちらに共有いたしますので、ご参加できなかった皆さまもご確認ください。
（Zoho セッションの登壇資料については、東京開催分の開催報告で共有いたします）
本イベントでは、ビープラスシステムズの石井様がZoho CRM を仕事机（Workdesk）として活用し、業務の効率化を実現した事例を紹介しました。
お楽しみ会は、Zoho サービスを活用し、業務効率化・自動化を実現したこと、または今後それらを実現するために取り組みたい内容を共有し合うグループワークを行いました。
登壇いただいた石井さん、そして参加いただいたZoho ユーザーのみなさん、ありがとうございました！
事例セッション Zoho CRM を業務のWorkdeskとして使おう！
10年前からZoho CRM を利用しているビープラスシステムズの石井様が、Zoho CRM の活用を通じてどのように請求業務の効率化や定型業務の自動化を実現したかを解説しました。
ビープラスシステムズ社 事業内容
1. サービス導入背景・課題
Zoho CRM を導入した目的は、エクセルなどで管理していた顧客情報をCRM に集約し、一元管理することでしたが、案件増加に伴い毎月の請求業務が複雑化し、請求漏れやミスが発生していました。
2. 解決策と取り組み
Zoho CRM の活用を検討し、使いこなせなければ解約するという覚悟で臨みました。以下が請求業務の改善に向けた取り組みです。
・ボトルネックの認識：ルーティーンワークを洗い出し、負荷の高い領域を把握。
・取引先・リードデータの整理：不要なリードを削除し、重複データを統合。抽出に必要な情報をフィールドに追加・入力・チェック。
・データの転記作業を自動化：Zoho のレポートから出力したファイルをRPA（業務プロセスの自動化）の指示書として活用し、業務時間を3時間削減。顧客情報の整理と請求管理の省力化を実現。
3. 定型業務の効率化
CRMをリード獲得から成約までの定型業務に活用し、以下の手法を導入しました。
・タグ機能の活用：ワークフローでリード作成時に自動でタグを追加し、リード獲得から契約までのタスクをタグ機能で管理。
・テンプレート活用：定型メールや契約書・申込書のテンプレート化により、作業時間を大幅に削減。手入力をしていた名入れ作業もCRMの情報を使用し、作業負荷を軽減。さらにはZoho Writer で作成したテンプレートに電子署名を行うため、Zoho Sign の検討を進める。
・Gmailとの連携：Gmail上ではなくCRM上で業務を開始し、タスクリストやToDoもCRMに集約することで、別サービスを行き来することがなくなる。
4. まとめ
CRMを活用し、請求業務の省力化とリード獲得から成約までのToDo管理を実現し、作業しながら最新のデータ更新を行う業務フローへの変更が成功しました。今後はSalesIQ の活用や、CRMのデータを活用したマーケティング・顧客対応の自動化をZoho で実現したいのことです。
事例セッションで使用したスライド
お楽しみ会 「Zoho でここが楽になりました！ Zoho サービスを活用した業務効率化・自動化について語り合おう」
Zoho サービスを活用し、業務効率化や自動化を実現したこと、または今後取り組みたい内容を共有し合うグループワークを行いました。
最後に
次回のユーザー交流会・大阪開催については、2024年6月あたりにオフライン形式にて開催を予定しています。開催時期やテーマなど詳細が決まり次第あらためて当フォーラムでお知らせします。
【12/15開催 一部配信あり】東京 ユーザー交流会
▶︎▶︎参加登録はこちらから: https://www.zohomeetups.com/Meetuptokyo2023vol4
*まだ残席がありますのでよろしければぜひご登録ください。事例セッションについては大阪・名古屋開催時と異なるプログラムを用意しています。
今後ともZoho コミュニティをよろしくお願いいたします！
ゾーホージャパン コミュニティチーム
Topic Participants
Junya Nakano
Sticky Posts
【6/22〜6/24開催】Zoho CRM 管理者向けトレーニングのご案内
「Zoho CRMを導入したばかりで、初期設定や基本操作に不安がある」、「短期間で基礎から理解を深め、運用開始までをスムーズに行いたい」「Zoho CRMを基礎から再度学び直したい」といった課題や要望をお持ちの管理者に向け、Zoho CRM 管理者向けオンライントレーニングを実施します。 2022年6月の開催回よりトレーニング内容を刷新し、有償にて実施いたします。 ─────────────────────────────────── ＞詳細・お申し込みはこちら：https://www.zoho.com/jp/crm/crmtraining/【12/17(金)Meetup開催】参加者にはノベルティプレゼント！Zoho サービス相談会/情報交換会もあります
こんにちは、Zoho Japan コミュニティチームの今成です。 12月17日（金）16:00から、今年最後のMeetup(ユーザー交流会)を開催します！ ●詳細はこちら：https://www.zohomeetups.com/ZohoJapanCommunityMeetup2021vol4/ 前半は今年9月にZoho サービスを導入したユーザー様のセッションとして、現状の利用状況とこれからどのようにZoho サービスを利用していくか、これからの構想談をお話いただきます。 後半では、Zoho CRM【6/29(火) 初心者向け】カスタム関数勉強会のご案内
先日のMeetupでも告知しましたが、以前より多くのユーザーさまからご要望いただいていたZoho の「カスタム関数」に関する基本の勉強会を6/29(火) 17:00に、開催します！ 関数の基本的な書き方や、Zoho CRM で活用できる関数例のデモなどについて、Zoho の技術メンバーがわかりやすく解説します。 関数の基本を掴みたい方はぜひ、ご参加くださいませ。 ＞＞申し込みはこちら：attend.zoho.com/luy0 以下詳細です。 ーーーーーーーーーーー 日時：6月29日(火) 17:00~【3/19(金)】Meetup(ユーザー交流会)開催のご案内。Zoho CRM ユーザー事例やZoho Sign の紹介、Zoho CRM 相談会など
こんにちは、Zoho Japan コミュニティチームの今成です。 2021年1回目となるMeetupを、3月19日（金）16:00~ 開催いたします！ ●詳細はこちら：https://www.zohomeetups.com/ZohoJapanOnlineMeetup2021vol1 毎回好評のZoho ユーザーさまによる活用事例をはじめ、Zoho の電子署名ツール「Zoho Sign」の製品デモや、グループディスカッションをご用意しています。 前半/後半のみのご参加も可能ですので、お気軽にご参加ください！【12/17(木) 16:00-】ユーザー同士で情報交換を行う、グループディスカッションもあります。オンラインMeetup Vol.4 開催のお知らせ
Zoho コミュニティチームの今成です。最近寒くなってまいりましたが、みなさまいかがお過ごしですか？ Zoho Japan Communityでは、今年最後のオンラインMeetup（ユーザー交流会）を開催いたします！以下、詳細のご案内です。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ＜日時＞2020年12月17日(木) 16:00-18:00 ＜参加費＞無料 ＜開催方法＞オンライン ＜概要＞ 前半（16:00〜17:00） 自社活用事例「Zoho 社員は、1日の中でどのサービスをどれくらい使っているのか」（ゾーホージャパン株式会社 コミュニティチーム）
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Dialing Microsoft Teams Phone Service via Zoho CRM
I am using the VOIP option in Microsoft teams for my office phone system. I was hoping to have a way to dial numbers directly from Zoho CRM, but don't see anything in the Teams Integration or in the Telephony integration that will enable this. Does anyoneEmailing lookup field but placing this as an ID or number rather than text
Hi there, First time poster and have been a user of Zoho Creator for approx 6weeks so forgive my ignorance as I learn to code. We have a need to send an email to a specific email address with some of the fields triggered by the submission of a form. InSearch mails in shared mailbox
Hi everyone, is there a way to search mails in shared mailbox's? Search in streams or mail doesn't return anything from mails in shared mailboxes. Thanks! RafalUser Emails Blocked
Community: I keep running into issues where our users stop receiving notifications from CRM because their email addresses get blocked in on the backend some how. I reach out to support, they confirm, they fix, and we carry on, but then it happens again.Why wont Zoho Support Grammarly!! --- PLEASE VOTE FOR THIS to show Zoho we need this
The spell check and grammar in ZOHO are so buggy and a waste of time. Please support Grammarly! I'm sure I'm not the only one — there are other CRMs that support this. If you're not planning to add this feature, Please let others know before acceptingIs it possible to hide Developer Space for all user in Zoho Projects
Hello! I am Zoho admin in a company and we want to use Zoho Project to manage projects, but after a few days of testing we are not able to "hide" the Developer Space from all kind of users except the admin. To sum up, I want to hide this for all users.API (v2) Search Criteria using CONCAT
With API I can search for a contact using First_Name and Last_Name. However, when I need to search the Contact Module using a full name — and because CRM does not provide an API for full name — I am not finding a way to do this in the traditional wayWeekly Tips: Stay Focused with Email Snooze!
New Year, New Resolutions Being back at work also means being back to the constant barrage of messages from work and clients. The constant flood of incoming emails can lead to the missing of important messages, especially when you can't respond rightSchedule Zoho CRM reports only on Business Days
Hello, Is it possible to schedule reports only on business days ? We currently get daily sales reports on weekend which has no value since the sales team doesn't work on weekends. ThanksZoho Payroll's Year in Review 2024
As we roll into 2025, we'd like to pay tribute to all the milestones we hit in 2024! From releasing out new features that streamlined your workflows to updates that made payroll management smoother, we’ve had a prolific year—all while keeping you, ourRecurring Events Not Appearing in "My Events" and therefore not syncing with Google Apps
We use the Google Sync functionality for our events, and it appears to have been working fine except: I've created a set of recurring events that I noticed were missing from my Google Apps calendar. Upon further research, it appears this is occurringMultiplying Weight of product by Quantity
I am facing an issue with creating a report that consolidates the total sales volume in kilograms. I have already specified the weight for each product. I have also aggregated the total sales quantity. The key question is: how can I create a report thatConfirmation prompt before a custom button action is triggered
Have you ever created a custom button and just hoped that you/your users are prompted first to confirm the action? Well, Zoho knows this concept. For example, in blueprint, whenever we want to advance to the next state by clicking the transition, it isFrontal interview scheduling - room availability in office using Google Workspace?
Hi, We're using Zoho Recruit as our ATS and Google Workspace as our email, calendar and resources management. We want to use the interview feature to schedule an in-person (frontal) interview with the applicants. How can we sync the room resources availabilityAdd and Remove Agents from Departments and Groups in Zoho One
Hi Zoho Flow Team, We hope you're doing well. Currently, Zoho Flow provides an action to add an agent to a group in zoho one, but there is no action to remove an agent from a group or a department. Another action that we find missing is the option toExplication sur comment mettre en place des règles d'affichage ou "layout Rules"
J'ai passé plus d'une heure hier avec le support et je n'ai rien compris !! Je suis lecteur assidu des guides (je "RTFM") qui ne sont absolument pas orienté "client" chez Zoho, et je tiens à le rappeler ici . Dans la documentation on m'indique un casIntroducing Hiring Pipeline for Vendor Portal
Keeping vendors informed about candidate progress is often challenging, leading to communication gaps and repeated follow-ups. To address this issue, we've released an update to the Vendor Portal feature that lets you choose to display candidates' hiringAddress Grabber function for Zoho
I converted from ACT to Zoho. With ACT, I used an add-on called AddressGrabber to scrape the contact information from leads that I buy and contact information contained on emails and websites and directly add it as a new lead or contact. Does anyone knowIntegrate zoom with zoho bookings please; or add optional times in zoho meetings
Just like events - these online meetings like zoom need to be integrated with zoho bookings, and there needs to be option for customer to book a time slot. It should not be dictated by CRM user.Add Owner to deluge-created module record note
Is it possible to include the "owner" aka "creator", of a Note when creating it via delulge? This sets "superadmin" as the Note creator. I need to override it. notemap = Map(); notemap.put("Parent_Id",program_contact_id); notemap.put("Note_Content",program_contact_data.get('Note'));Directly Edit, Filter, and Sort Subforms on the Details Page
Hello everyone, As you know, subforms allow you to associate multiple line items with a single record, greatly enhancing your data organization. For example, a sales order subform neatly lists all products, their quantities, amounts, and other relevantUnique and Random IDs in Zoho Forms: Organize and Secure Your Data Efficiently
When it comes to form submissions, organizing and identifying entries effectively is crucial. Zoho Forms offers two versatile ID generation options for submissions: Unique ID and Random ID. Each serves distinct purposes, providing flexibility to meetSort By Date - Deluge
I have the following code, which normally works to sort calls by created time. Every once in a while, it doesn't work and something sneaks through in the wrong order and I can't figure out why. calls = zoho.crm.searchRecords("Calls","(Owner:equals:" +Need to change author's name in blog post
My colleague wrote a blog post for our blog but when I put it on our site, the author's name automatically populated as mine. I contacted ZohoSupport and was told to change the Nickname in my profile. Well, I did and then ALL the blog posts were listed as being written by my colleague! Is there any way to simply change one blog post with the correct author's name?Iteration through a list - Coming up against a "Failure to update function" error
Hi there! I've been attempting to get a deluge script working and am running into an error that I have been unable to resolve. The error I am getting is Failed to update function Error at line :18. Improper Statement. Error might be due to missing ';'Can you modify "Last Activity Time" in deluge? If so what's the field name?
I need to perform some bulk modifications on records in the Leads module, but I need to avoid changing the "last activity time" or "date modified" because I am using those fields to filter and sort leads for follow-up action. I cannot find an answer anywhereHow do I define a weekend
I noticed the default for weekends does not seem to include Saturdays. How can i define weekends to include both Saturdays and Sundays? Thank you.【Zoho CRM】ポータル機能のアップデート
ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中からポータル機能のアップデートをご紹介します。 今回の機能アップデートにより、CRMのポータルへのログインがより簡単にできるようになりました。 【目次】 SAMLベースのシングルサインオンについて ポータルへのアクセスリンク送付について 今回のアップデートにより、アイデンティティプロバイダー（IdP）を利用している組織において、SAMLベースのSSO（シングルサインオン）を有効化できるようになりました！Getting error during inserting a record in form of zoho people using zoho api
import requests import json # Set your access token and Zoho People API base URL access_token = '1000.XXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX' api_base_url = 'https://people.zoho.in/people/api/' # Set the form name and data to be inserted form_link_nameUI Arabic
can i change the member portal UI to arabic in zoho community?Resume template to include profile photo
Hi, We would love the Resume Template to be able to include their profile photo. How can this be done? MiriamMarking a form as 'done'?
Hi! I've got a form that staff fill in when moving stock from location to location. I see the entries they've sent across and I input them into my stock control system. Is there a way to mark a form as 'done'? So that I know which entries I've input,Zoho CRM - best way to search an account and assign to a deal
Hi Everyone I am looking for some advice. I want to find the best way to complete the below steps. We have a deal and once it reaches a certain stage we need to allocate a supplier / vendor to this deal along with the salesperson. I want to add (ideallyZoho Rating
When I close a ticket, the zoho system automatically sends an email to the customer for them to leave a rating. When they leave a rating, the ticket re-opens and I have to close it again. When I close it again, the zoho system sends the customer an emailZoho GC Flow is not showing in IM Channels
I have added my social IM channels in zoho desk. Created a GC Flow to automate conversations. But Guided conversations are not showing in any platforms I have chosen; WhatsApp Instagram Messenger Web (Business Messaging) In the flow I mentioned theseSharing Knowledge Base articles across multiple departments
It would be useful to share some Knowledge Base articles across multiple departments where they are applicable, rather than having to go into other departments to find the article you're looking for. For example. Our reception uses the 'Admin' desk whereas our IT guys use the 'Support' desk, however both divisions would find KB articles about our company intranet useful. Reception does not have access to the support desk, so cannot see articles created in the Support KB. Perhaps you could installContacts marked as Spam are shown as Contacts in tickets.
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Hi Team I need to know if it's possible to evaluate inline the following parameter, with the objetive to detect a null value ? I would like to use ${webhookTrigger.payload.street==null?"No street":${webhookTrigger.payload.street}} Regards, PabloReal Estate CRM
How can I tailor my CRM for real estate? I had seen an image where the CRM included property tabs.Issue with Bulk Edit Triggering Function Multiple Times in Zoho Report
In our Zoho report, we have observed an issue where executing a function during a bulk edit operation runs the function multiple times—once for each selected report entry. This behavior is causing errors due to overlapping or redundant executions. OurNext Page