Aperçu des modules de Zoho Projects

Aperçu des modules de Zoho Projects



Dans cet article nous découvrirons les différents modules dans Zoho Projects qui vont vous permettre de gérer vos projets en stimulant la productivité, en améliorant la transparence du projet et en fournissant une vision claire à l'équipe.

ACCUEIL

L'accueil ou le tableau de bord de Zoho Projects vous donne deux vues;
  • La vue personnelle où vous allez trouver les détails sur l'ensemble des projets dont vous faites partie. Cette vue peut être personnalisée.
  • La vue portefeuille où vous avez un aperçu des détails de l'ensemble des projets du portail de votre organisation. Un compteur affiche les statistiques relatives à vos projets, tâches, problèmes, clients et groupes de projets. Le time line du projet Gantt donne un indicateur visuel du calendrier du projet et de son état d'avancement.

FLUX

Par défaut, les flux sont affichés pour tous les projets. Sous le module "Flux", il y a trois onglets :
  • Flux - Flux est un système automatisé qui enregistre les activités dans vos projets. Chaque fois que des utilisateurs effectuent des activités dans les projets auxquels vous êtes associé, vous recevrez des mises à jour. Vous pouvez également partager vos avis sur ces flux en les commenter et même ajouter des pièces si nécessaire.
  • Statut - Sous l'onglet "Statut", vous trouverez les mises à jour du statut d'activité de tous les utilisateurs de tous les projets desquels vous faites partie. Il vous permet de connaître les statuts récemment publiés par vos collaborateurs.
  • Flux d'activités - Les activités de tous les utilisateurs dans les projets sont affichées dans une vue chronologique, ce qui vous permet d'être informé sur les activités des membres de votre projet au quotidien et de savoir qui fait quoi. Vous pouvez également accéder à une chronologie spécifique pour vérifier l'activité particulière exécutée par votre membre du projet.

Vérifier les flux pour un projet spécifique

  • Depuis la liste déroulante de "Sélectionner un projet", choisissez un projet. Le flux s'affiche pour ce projet spécifique.

DISCUTER

Il s'agit d'une fonction de collaboration interne qui vous permet de mener des discussions par chat ou par les réunions audio-vidéo avec les personnes associées à vos projets.

Entamer une conversation

  • Sélectionnez "Converser par discussion" depuis la liste déroulante.
  • Cliquez sur "La nouvelle conversation".
  • Sélectionnez le nom du projet, ajoutez le titre de la discussion.
  • Ajoutez les participants parmi les collaborateurs du projet sélectionné.
  • Cliquez sur "Ajouter".
  • Une nouvelle fenêtre de chat s'affiche et est prête à entamer la discussion.
  • Les participants peuvent toujours revenir à "Discuter" et cliquer sur le chat pour communiquer.
  • Les participants peuvent accéder aux anciens chats à partir de l'onglet " Anciens salons de discussion"

Entamer une réunion

  • Sélectionnez "Discuter via Meeting" depuis la liste déroulante.
  • Vous pouvez suivre les indications à l'écran pour programmer la réunion.

CALENDRIER

Suivez toutes les activités de votre projet à l'aide du module Calendrier. Le calendrier vous permet d'organiser rapidement des réunions, des événements, de planifier des rendez-vous et de gérer des tâches et des problèmes. Il aide l'équipe à rester au top du planning. Il aide également l'équipe à identifier facilement les dates auxquelles elle est engagée afin qu'elle puisse planifier à l'avance et terminer son travail à temps.

Ajouter les activités dans le calendrier

Gérez les échéances de vos projets et les principaux éléments livrables avec vos modules de calendrier. Vous pouvez créer des jalons, des tâches, des événements, des étapes et des problèmes dans le calendrier. Vous pouvez également afficher toutes les activités de projet prévues pour des dates particulières dans votre calendrier.

   Programmer un événement dans votre calendrier

  • Cliquez sur "Ajouter une activité"
  • Sélectionnez le projet, ajoutez le nom de l'événement
  • Remplissez les autres détails demandés et enregistrez

   Programmer une tâche/ un problème / un jalon

  • Cliquez sur "Ajouter une activité"
  • Survolez sur l'icône des options complémentaires 
  • Choisissez parmi les options disponibles
  • Suivez les indications s'affichant sur l'écran.
  • Voilà : la tâche, le problème ou le jalon sont créés dans votre calendrier.

Avec l'option filtre, vous pouvez paramétrer les vues selon les projets, le statut, le type, les balises, etc.
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PROJETS

L'onglet projets donne un aperçu rapide de tous les projets auxquels vous participez. Les utilisateurs peuvent voir le statut du projet, le nombre de tâches accomplies, la date de début et de fin, les coûts prévus et réels, les détails du budget et bien plus encore. Les champs affichés peuvent être personnalisés pour afficher vos propres champs ou même désactiver des champs.

Personnaliser l'aperçu

  • Allez sur l'onglet "Projets"
  • Sélectionnez l'onglet " Personnaliser colonne".
  • Choisissez les colonnes que vous voulez activer ou désactiver.
  • Réorganisez les colonnes en glisser-déposer.
  • Depuis les affichages prédéfinis vous pouvez choisir les projets que voulez afficher ou même créer une vue personnalisée.

Modifier / supprimer un projet

  • Survolez sur le projet que vous voulez modifier/ supprimer
  • Depuis l'onglet paramètres à coté, vous pouvez soit modifier, supprimer ou archiver un projet

Les modèles de projet

Les modèles de projet peuvent vous aider à gérer votre travail plus efficacement. Vous n'avez pas à saisir les mêmes tâches à plusieurs reprises, ce qui vous permet de gagner du temps et d'être plus productif. Les modèles de projet sont accessibles à partir de la vue de la liste des projets.

Créer un modèle de projet

  • Allez sur l'onglet "Projets"
  • Depuis la liste déroulante à gauche, sélectionnez " Modèles de projets"
  • Cliquez sur "Nouveau modèle"Sélectionnez la mise en page du projet que vous souhaitez appliquer au modèle. Si vous n'avez pas créé de mise en page de projet, la mise en page standard sera affichée dans la liste déroulante.
  • Remplissez les détails demandés.
  • Cliquez sur "Ajouter le modèle" et voilà : un modèle projet est créé.

Dans l'article suivant nous verrons le module "Rapports" de Zoho Projects.

N'hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

L'équipe Zoho France
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    • Sticky Posts

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      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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      To whom it may concern, Good day, My account has been created incorrectly in Zoho and I am not able to join my Company's Zoho account - attached screenshot for your kind reference Alphatronmarine - Portal Kindly advise procedure to delete this current

    • Workflow for deposit to bank account

      Hello, Is it possible to make a workflow when a deposit is made to your bank account which is coupled to Zoho books? I want Zoho to sent an email each time a deposit is made to our bank account via a workflow. Regards, Steven

    • Marking Retainer invoice paid through Deluge

      Hey Everyone, We have a scenario where we are collecting deposit payments on our website. Now, in zoho books, we need to create a retainer invoice and mark it as paid automatically using deluge just like we can mark normal invoices as paid. I have tried

    • Create a new record in custom module vi custom button

      I have zoho books premium plan . I have 2 custom modules in zoho books. 1. Goods Receipt 2. Delivery Order, I need to select multiple records from Goods Receipt and create a new Delivery order from these multiple records. (like multilple sales order into

    • Profile date settings

      At present I have "EEE, MMMM dd, yyyy" but this takes an exessive amount of column space, we should be able to input our own format. I would like to use "EEE, MMM dd, yy" - a much shorter version of the above but with the same abbreviated info, requiring

    • Delivery Method Field in Sales Order Module

      In Books and in Sales orders, the "Delivery Method" field seems to allow for anything to be entered and it seems to store those entries for future use.  When you chose to convert a sales order to a purchase order, the related field is now called "Shipment

    • Editing / Removing stages for pipeline

      Hello, I'm trying to create a new pipeline. I created a new stage and made an error when entering the probability. How can I edit fields in stages that I created? Can I delete these stages from "Add Stages" list?

    • Dynamically Filter User Lookup in CRM Subform

      We have a subform called Pricing Calculator in the Zoho CRM Opportunity module and need some assistance. Current Setup: First column: Picklist (Level) Second column: User Lookup field When a Level is selected, we want the User lookup to display only users

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      can't seem to figure out how to change the time zone of the project

    • Bigin iOS app update: Built-in telephony and RingCentral support

      Hello everyone! We are excited to introduce Built-In Telephony and RingCentral support in the latest iOS version(v1.11.13) of the Bigin mobile app. Once the integration is completed on the Bigin desktop site(bigin.zoho.com), you can choose the Built-In

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      I am trying to add new Items to Zoho Inventory from Zoho Creator. I achieved this using Zoho Inventory Create Item API, but how to add or update the item image from Zoho Creator to Zoho Inventory Item Module?

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      Greetings, We're here with a new topping for Bigin! Let's dive into the details. What does this topping do? Scheduling appointments with customers is one of the most common challenges small businesses face on a daily basis, as it often involves frequent

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      I find it annoying that if one line inside a `try` block has an error, the Deluge arser points the beginning of the block to the location of the error. BUT, if you temporarily comment out the initial `try {`  The parser goes through the whole block and

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      Dear Zoho Analytics customers, As part of the ongoing enhancements in Zoho Projects, the Timesheets module has been renamed to Time Logs. However, the module name will continue to be displayed as Timesheets in Zoho Analytics until the relevant APIs are

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      Greetings, i'm running an approval workflow for my records, during approval/rejection there is a step where comments are entered. i want to add there comments to the record and to use them in various deluge scripts like sending emails and so on.  how

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      Not able to make a payment We are using Zoho One, and we are from India. The payment currency, which shows for us, is in USD. But the system says we can choose Country/Region India if it shows INR only. Attaching screenshots for more info.

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      We are zoho workdrive fans Also we would like to have an api to work with Zoho Flow or with Make better known by its old name INTEGROMAT Is it planned and when? 3 months -6 months or more?

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      I have read all the info and help and nothing works, I do not have a "show apps" anywhere and I can no longer see my Apps pane in the left hand side of mail, please advise how to get this back

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      What is the best way to accomplish a print to PDF of the canvas view?

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      Hello form builders, We are excited to announce the launch of Inline OTP Verification in Zoho Forms, a smarter way to ensure the authenticity of the contact details you collect. Until now, OTP Verification in Zoho Forms worked as a pre-access step: respondents

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      Is there a workaround that would allow either of these? I want to associate emails with Meeting records. I also would like to be able to select multiple emails at once for association with a record.

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      Is there a way on mobile to create a task from an email? I use this feature a lot and when traveling now I read email on mobile. By the time I get to my office I forget about them since I didn't add it to a task. Is this feature missing on moble?

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      Hi, The channel Facebook has been added by the admin, however, it is not visible on the User level (employee). Other channels are visible. Also, we have the premium account, and SmartQ is not working. Can anyone help? Regards, Priyanka

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      Hello Everyone, A Custom function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:

    • We want to set the "Converted from Lead" value in Deals using a Workflow or via a Deluge script. How?

      For use in Zoho Analytics, we need the field "Converted from Lead" filled in our deal records. This field is empty everywhere, because we do not create deals directly when converting a lead to a contact. We want to do that using the API or a workflow

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      hello, When creating Sales Orders, is it posible to inherit/fill the Ordered_Items with all the items from Quoted_Items + all the items from a customized subform with similar fields? Since you can create a sales order in different ways (convert, new -

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      How to cancel the GSTR1 Pushed to GSTN, some rectifications to be done in HSN & SAC code

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      Hello Team, We are unable to use the Zoho Books API from our registered application. We’ve already: Created a client in Zoho API Console using (Admin in Books) Generated the OAuth code and token successfully Used the correct scopes: ZohoBooks.fullaccess,ZohoOauth.userinfo.READ

    • Enhancements in Canvas

      Dear All, Greetings! Canvas lets you design the record details page to suit your brand or business preferences. We are glad to introduce the following enhancements to uplift your design experience. Reusable Components Style Presets Let's go! Reusable

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      Is there a way to enforce a minimum order quantity - ie has to have a minimum of 250?

    • 【Zoho CRM】ポータル機能のアップデート：UIとポータルの作成フローの変更

      ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中から、ポータル機能のアップデートをご紹介します。 目次 概要 ユーザーグループの作成フローの変更 ユーザーグループ詳細画面内のタブについて 「タブと権限」タブについて 「設定」タブについて 概要 UIとポータルの作成フローが変更されました。ポータルの新機能に先立ち、UIを一部変更しました。タブやオプションの配置を見直し、機能へよりアクセスしやすくなっています。 また、「ポータルユーザーの種類」は今後、「ユーザーグループ」と呼称され、ページ上のボタンも「ユーザーグループを作成する」に変更されます。

    • Tax on Imported goods charged by Shipping Company

      Hi Folks, I imported goods from outside Canada, for better understanding I will give an example data. imported goods value: 2000$ The shipping company sent me an invoice containing the following information: Custom duty on imported goods: 400$ Administration

    • Prefilled Date fields auto-changed and then locked when using “Edit as new”

      If a document out for signature has date fields (not SignedDate fields) that were pre-filled before sending, and then you use “Edit as new” to create a new version of the same document, the value of those date fields gets automatically changed to today

    • Zoho Webinar via Social Media

      Hello, is it possible to stream a Zoho Webinar via Social Media like Linkedin or Facebook?

    • Add Hebrew & RTL Support to Feedback Widget

      Hello Zoho Desk Team, How are you? We are using Zoho Desk and would like to utilize the Feedback Widget. While Zoho Desk itself supports Hebrew and RTL, the Feedback Widget unfortunately does not. We kindly request that Hebrew and full RTL support be

    • OAUTH2 isn't working with Power Automate and N8N (Zoho Desk)

      Hello, I am trying to set up an OAuth2 connection to the Zoho Desk API, but the authentication flow fails immediately. I am experiencing this issue in two separate platforms: Microsoft Power Automate (using a Custom Connector) and n8n. Instead of being

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      This has been brought up in other threads, but I believe this issue warrants its own topic. Whenever a sales document (Estimate, Sales Order, Invoice) is created or manipulated programmatically, trying to include a Kit as an Item throws this error: "Provide

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      The Item screen shows Accounting Stock and Physical Stock. It would be very helpful if value information could be displayed here as well, for instance Cost Price. Currently, to find the Cost Price (as used for inventory valuations) from inside the item

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