Gestion de projets - Les premiers pas

Gestion de projets - Les premiers pas



Zoho One vous propose deux solutions de gestion de projet : Zoho Projects et Zoho Sprints.
La différence ? Lorsque votre équipe suit un processus conventionnel pour gérer le travail et organiser les tâches, vous pouvez choisir Zoho Projects. Il suit la méthodologie traditionnelle de la cascade pour gérer vos projets. Il s'agit d'un processus rationalisé où chaque étape de progression est accomplie en suivant l'étape précédente.

Toutefois, si votre équipe est à l'aise pour fournir des résultats après différentes itérations, alors choisissez Zoho Sprints. Il s'agit d'un outil de gestion de projet agile qui aide votre équipe à fournir des résultats dans un cycle périodique appelé Sprints. Ici, vous pouvez revoir le processus en cours et vous adapter aux changements au milieu du sprint. Si votre équipe est flexible au changement, alors opter une méthodologie agile s'avère être le meilleur choix.

Dans cet article, nous allons voir les premières étapes de la configuration de Zoho Projects. Il s'agit d'un logiciel de gestion de projet basé dans le cloud qui vous aide à planifier vos projets, à suivre efficacement votre travail et à collaborer avec votre équipe. Par sa capacité de gestion, il prévient bien des erreurs et apporte une valeur ajoutée à votre entreprise. La version Entreprise de Zoho Projects est incluse dans la suite Zoho One. Pour en savoir plus, visitez cette page.

Configurer le portail

En tant qu'administrateur de Zoho Projects
  • Allez dans Paramètres > Configuration du portail
  • Sous l'onglet "Configuration", vous pouvez personnaliser le nom du portail, l'URL, rédiger le clause de non-responsabilité, et aussi renommer des modules si nécessaire.

  • Depuis l'onglet "Heure et date" vous pouvez programmer les heures de bureau et les vacances.

  • Sous l'onglet "Projet et budget", programmez les ID projets, activez les balises, définissez la devise de base, personnalisez les e-mails pour indiquer le dépassement budgétaire, etc.

  • Sous l'onglet "Tâche et feuille de temps", paramétrez des tâches et des feuilles de temps telles que la limite d'heures de travail, le rappel du journal des heures, etc

Configurer les rôles et profils

Profil

Un profil définit les autorisations nécessaires pour accéder des fonctionnalités de Zoho Projects. Par défaut, Zoho Projects classe les profils en deux catégories.
Profil utilisateur
Ces profils sont attribués aux utilisateurs du portail. Les utilisateurs de ce profil peuvent accéder aux modules indiqués internes et externes. Par défaut, il y a quatre profils utilisateurs qui ne peuvent pas être supprimés mais peuvent être renommés.
Profil client
Ces profils sont attribués aux clients. Les utilisateurs de ce profil peuvent uniquement accéder aux modules indiqués externes.

Avantages 
  • Créez des profils personnalisés et définir des privilèges d'accès.
  • Définissez des autorisations différentes pour les utilisateurs du portail et les utilisateurs des clients.
  • Personnalisez les autorisations au niveau des modules.
Bien à savoir
  • Les profils par défaut ne peuvent pas être supprimés.
  • Pour afficher les autorisations, cliquez sur un profil.
  • Les profils par défaut Admin et Client ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez toutefois cloner ces profils, puis les modifier.
  • Les profils d'employé et de prestataire par défaut peuvent être renommés.
  • Tous les autres profils peuvent être modifiés.

Créer un profil
  • Paramètres >> Gérer les utilisateurs >> Profils
  • Cliquez sur "Ajouter un profil"
  • Entrez le nom du profil
  • Attribuez le profil utilisateur ou client
  • Programmez les autorisations au niveau du portail, du projet et du module, et cliquez sur "ajouter". Un nouveau profil est créé.


Rôle

Le rôle définit la désignation ou la position des utilisateurs dans une organisation. Les utilisateurs ayant le même rôle peuvent être attribués différents profils basés sur les permissions requises. Zoho Projects vous propose quatre rôles par défaut (administrateur, gestionnaire, employé et prestataire) qui peuvent être modifiés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
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Créer un rôle
  • Paramètres >> Gérer les utilisateurs >> Rôle
  • Cliquez sur "Ajouter un rôle"
  • Entrez le nom du rôle et enregistrez.

Personnaliser le tableau de bord

En tant qu'administrateur, vous avez deux vues 
  • La vue personnelle où vous allez trouver les détails sur l'ensemble des projets dont vous faites partie. Cette vue peut être personnalisée.
  • La vue portefeuille où vous avez un aperçu sur les détails sur l'ensemble des projets du portail de votre organisation. Un compteur affiche les statistiques relatives à vos projets, tâches, problèmes, clients et groupes de projets. Le time line du projet Gantt donne un indicateur visuel du calendrier du projet et de son état d'avancement.


Dans les articles suivants, nous allons découvrir en détail les différentes fonctionnalités de Zoho Projects et comment elles peuvent vous aider à mieux gérer vos projets. En attendant, n'hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Values in multi pick list are not copied to copied deal

      Hi, After a deal is completed in our sales funnel we copy the deal to an automatically created new deal in our project funnel. All fields are copied properly, but only a Multi Pick List is not copied. How can we copy the selected values in this field

    • Set another Layout as Standard

      We created a few layouts and we want to set another one to standard:

    • Change Last Name to not required in Leads

      I would like to upload 500 target companies as leads but I don't yet have contact people for them. Can you enable the option for me to turn this requirement off to need a Second Name? Moderation update (10-Jun-23): As we explore potential solutions for

    • Creation of Path and subpath

      In order to improve the structure of the website for better organization, I would like to consider that when publishing a page, it can be within a section and sub-section. For example, if I have an events option in the menu, I can put past events and

    • Kaizen #172 - Leveraging the 'crmAPIResponse' Object in Queries

      Hello everyone! Welcome back to another week of Kaizen! We released the Queries feature sometime back and hope you have tried it out. A little gist about this feature before we move on to our post. Zoho CRM's Queries feature enables dynamic data retrieval

    • "We’ve fine-tuned Zoho Inventory..."

      Every day I have this message at the top of my screen. I hit refresh everyday and then the next I see it again. What is being "fine-tuned" on a daily basis?

    • Default Sort Order in Project Tasks View

      It should be possible to specify a default sort order (or have the last explicit sort order restored upon reload) for the tasks in the project tasks view. Currently the sort order must be manually re-selected for each sub-group whenever any changes are

    • BIN Locations

      Hi, I’m new to Zoho inventory and unless Im missing something, I cannot find BIN locations anywhere in ‘items’? please tell me it’s there somewhere?!? Thanks

    • Possible to change Deal Stage via Deluge function in a Workflow automation when there's a Blueprint implemented for the pipeline?

      I've configured a Blueprint for my Deals module pipeline. I want to change the Stage value for a Deals module record through a Deluge function in a Workflow Rule, but I get this error message: "Deals record update response = {"code":"RECORD_IN_BLUEPRINT","details":{"api_name":"Stage"},"message":"Stage

    • How to query for Deals record based on Pipeline?

      I want to query for Deals records that matches a specified Pipeline using a Deluge function. When I call zoho.crm.searchRecords("Deals","(Pipeline:equals:" + myPipeline + ")"), I get this error: { code: 'INVALID_QUERY' , details: {...} , message: 'Invalid

    • Status properties

      Hello, I created a new status called "Hold", but I want Zoho to recognize that when a project is on "Hold" the tasks will not appear as open and the deadlines will not show as delinquent. Basically, freezing the project until it's ready to start up again.

    • Need to change author's name in blog post

      My colleague wrote a blog post for our blog but when I put it on our site, the author's name automatically populated as mine. I contacted ZohoSupport and was told to change the Nickname in my profile. Well, I did and then ALL the blog posts were listed as being written by my colleague! Is there any way to simply change one blog post with the correct author's name?

    • Rich-text fields in Zoho CRM

      Hello everyone, We're thrilled to announce an important enhancement that will significantly enhance the readability and formatting capabilities of your information: rich text options for multi-line fields. With this update, you can now enjoy a more versatile

    • What do the Image Sizes mean in Zoho CRM Email Templates?

      Below you can see the image options in email templates: Banner, Fit, Small, Medium, Original, Custom. Can someone from Zoho please share with me: What each is/means? How each will look on desktop AND mobile? How to edit "custom"? If I choose "Custom"

    • Marketing Automation : Adding to existing Lead Score

      I want to be able to add a score to an existing ZMA lead however I can't find the field in the "Fetch Lead" action that contains the existing score. There is an action for Add lead score, but that's not clear if it overwrites the existing value or adds

    • Zoho developer edition does not work for us

      Hi Is anyone else having this problem? I'm signed in with our admin/super user account. When I click on the link on this page: https://www.zoho.com/crm/developer/docs/dev-edition.html I am asked to agree to Terms and Conditions. Clicking Agree to Terms

    • Option to specify or disable "Idle" times in preferences

      It seems strange to me that my Cliq shows me as "Idle" when I'm using the PC and available just because I haven't interacted with Cliq in a while.  I'm far from "Idle" so we're just treating "Idle" and "Available" to mean the same thing.  I'd like to suggest a setting to change the timeout or even disable the automatic "Idle" mode.

    • Is there a Kanban view of Tasks across all Projects?

      As the title indicates, I could use a Kanban view of my Tasks across my Projects. If it's there, I don't see it. If it isn't there, I'd like to submit this as a feature request. Thx.

    • Create Invoice and Invoice Items from Sales Order via API

      Currently, when creating an Invoice associated with a Sales Order via the API, it appears that I must manually include all of the items (line_items) even though they are already part of the Sales Order. My question is this: is it possible to raise an Invoice via the API based on all of the information associated with a Sales Order--such as the  items? In other words, do I always have to manually include the items (line_items) when raising an Invoice via the API when the Invoice is associated with

    • Stock Count - Does it really work?

      We have been trying to use the new Zoho Inventory stock count feature. It seems great at first glance.. ..but what we can't get our heads around is if a count doesn't match you can't simply set up a recount of those that are unmatched, which just seems

    • Working with keywords

      Hello everyone, first time here so I will try to be brief. I am working on my company's data set. I have a table with all the images we have on line. For each image we hava a cell tha contains all keywords related to that image. I would like to explore

    • Microsoft Phone Link

      Does anyone know if you can use Microsoft Phone Link to make calls through Zoho?

    • Free user licenses across all Portal user types

      Greetings everyone, We're here with some exciting and extensive changes to the availability of free user licenses in CRM Portals. This update provides users with access to all Portal user types for free to help them diversify their user licenses and explore

    • Zoho Books - France

      L’équipe de Zoho France reçoit régulièrement des questions sur la conformité de ses applications de finances (Zoho Books/ Zoho Invoice) pour le marché français.   Voici quelques points pour clarifier la question :   Zoho Books est un logiciel de comptabilité

    • Need warehouse listed on packing slips

      We ship from several locations, and have a separate warehouse set up for each location in Zoho. I need the warehouse related to each SO to show up on the packing list. How do I make that happen?

    • CRM Calendar Sync Not Working

      I can't get any meetings where I am a participant to sync with either Bookings or Office 365. It syncs fine when I am the host, but as a participant, it just ignores the event. I have clients booking meetings when agents are in training or OOO or any

    • Amazon.in FBA multiple warehouse integration with Zoho Inventory

      My organisation subscribed to Zoho One looking at the opportunity to integrate Amazon.in with Inventory. But during the configuration, we understood the integration has severe limitations when it involves multiple warehouses in the same Organisation.

    • A recap of Zoho Sprints 2024

    • Zoho Form linked to an external OneDrive Account

      HI Can you connect to an external users OneDrive account from Zoho forms that is not a user in Zoho? I have a form that is shared externally where a sub contractor needs to receive info (including pictures) to their OneDrive account. When I try to connect

    • Checklist/ save to onedrive/ a group of items invoicing in Zoho FSM

      hi, is there a way to add a specific checklist to any WO without passing eachtime by the model customization? can we save file such picture directly in our sharepoint ak onedrive? is there any way to add a group of item pre defined to make invoicing easier

    • Pushing Data from One CRM account to another.

      We have business partners that want to collaborate through the CRM. Other than pre-planned data migrations what are the options for Zoho Users to transfer data between the accounts. For instance, could I create a webhook that is sent from our CRM and then is picked up in the partner's Flow?

    • Difference: Linking Module Record vs. Subform Row with lookup

      In terms of "database relationship structure", is there is difference between a Linking Module Record and a Subform Row with a lookup? Both have the ability to store data related to a specific connection of two modules, right? Do I miss something? When

    • Explication sur comment mettre en place des règles d'affichage ou "layout Rules"

      J'ai passé plus d'une heure hier avec le support et je n'ai rien compris !! Je suis lecteur assidu des guides (je "RTFM") qui ne sont absolument pas orienté "client" chez Zoho, et je tiens à le rappeler ici . Dans la documentation on m'indique un cas

    • Kaizen #96 Automatic Mail-Merge Document Creation Using Zoho CRM APIs

      Efficient communication and personalized document generation are crucial for maintaining strong customer relationships in your business. Manual document generation can be time-consuming, repetitive and error-prone, decreasing productivity and customer

    • Automation#26: Notify Parent Ticket Owner on Child Ticket Status Updates

      Hello Everyone! Ever found yourself juggling multiple service requests that seem like pieces of a larger puzzle? Managing interconnected tickets can be challenging, especially when updates on child tickets need to be tracked. That’s where our custom function

    • Zoho Workplace renforce sa sécurité avec l'intégration Zoho Vault

      Dans un monde où l’information a une valeur inestimable, la protection des données sensibles n’a jamais été aussi essentielle. Une fuite de données peut non seulement compromettre la réputation d’une entreprise, mais également engendrer des pertes financières

    • Can the Product Image on the Quote Template be enlarged

      Hello, I am editing the Quote Template and added ${Products.Product Image} to the line item and the image comes up but it is very tiny. Is there anyway that you can resize this to be larger? Any help would be great! Thanks

    • How to sort a data in summary report with Monthly ?

      Hi Team, Can any one help me out how to sort a data based on monthly, Month was shuffled based on aliphatic order. i want to sort the below data monthy?

    • Directly Edit, Filter, and Sort Subforms on the Details Page

      Hello everyone, As you know, subforms allow you to associate multiple line items with a single record, greatly enhancing your data organization. For example, a sales order subform neatly lists all products, their quantities, amounts, and other relevant

    • Create custom rollup summary fields in Zoho CRM

      Hello everyone, In Zoho CRM, rollup summary fields have been essential tools for summarizing data across related records and enabling users to gain quick insights without having to jump across modules. Previously, only predefined summary functions were

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