Zoho WorkDrive - Le système central de gestion des fichiers de Zoho One

Zoho WorkDrive - Le système central de gestion des fichiers de Zoho One



Bonjour à tous,
Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi on appelle WorkDrive "un système central de gestion des fichiers". WorkDrive offre à votre équipe un espace de travail partagé et sécurisé pour créer, collaborer, stocker et organiser vos documents.

Pourquoi stocker vos fichiers en ligne
Il y a de nombreuses raisons de stocker vos fichiers en ligne. Certaines d'entre elles sont les suivantes :
La simplicité d’utilisation - Les fichiers enregistrés en ligne vous permettent d’avoir un accès constant depuis n’importe quel appareil, que ce soit votre mobile, votre smartphone ou votre tablette. Synchroniser vos fichiers sur tous les appareils électroniques et les rendre accessibles à n’importe quel moment n’a jamais été aussi simple.
La préservation de vos fichiers - Le gros avantage à utiliser du stockage en ligne pour vos fichiers est la préservation. Lorsque vous devez libérer de la place sur votre téléphone ou votre ordinateur, il vous faut la plupart du temps supprimer des fichiers. Il vous faut absolument utiliser le fournisseur de stockage en ligne pour vos fichiers, les préservant et les sécurisant pour une période illimitée.
La sécurité - Ce serait mentir que de ne pas affirmer que le stockage en ligne augmente considérablement la sécurité dont bénéficie vos fichiers contrairement à quand ils se trouvent sur votre ordinateur ou votre mobile où ils peuvent être détruits par des fichiers ou consultés pas des virus internes. C’est pourquoi utiliser du stockage en ligne pour vos fichiers vous fait bénéficier d’un système de chiffrement et de cryptage qui sécurise totalement vos fichiers sur les différents serveurs du fournisseur.
Au-delà ces fonctionnalités, WorkDrive fournit un espace où vous ne pouvez que stocker vos fichiers mais aussi les créer, les collaborer et les partager au sein ou en dehors de votre organisation.
Fonctionnalités WorkDrive
  • Dossiers d'équipe
  • Gestion des données
  • Partage externe
  • Analyses avancées
Dossier d'équipe
Une équipe a besoin d'un espace commun où ses membres peuvent créer, télécharger, modifier et partager des fichiers et des dossiers afin de collaborer efficacement sur des projets complexes. Les dossiers d'équipe répondent à ce besoin en vous aidant à ajouter des personnes spécifiques de votre équipe et à leur attribuer des niveaux d'accès corrects.
Types de dossiers d'équipe
Dossier d'équipe privé - Il vous permet de collaborer sur des tâches spécifiques à un service ou à un projet particulier au sein de votre équipe. Seuls les membres qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ses fichiers et dossiers. Les administrateurs et les organisateurs d'un dossier d'équipe privé peuvent y ajouter tous les membres nécessaires.
Dossier d'équipe public - Il vous permet de collaborer sur des tâches communes à tous les services ou projets soit au niveau de l'équipe ou de l'organisation. Tous les membres de votre équipe peuvent voir et rejoindre un dossier d'équipe public. Ils peuvent parcourir ses documents, participer à des discussions et apporter une valeur ajoutée.



Gestion des données
Une des fonctionnalités intéressantes de WorkDrive est la gestion de vos documents. Un espace partagé de WorkDrive permet à l'équipe d'accéder à tous les documents à partir d'un seul endroit, ce qui permet de gagner du temps. Zoho Office Suite, une combinaison de trois puissants éditeurs en ligne, vous permet de créer, modifier et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Elle offre également la possibilité de collaborer à tout moment, de n'importe où, et est intégrée à Zoho WorkDrive, qui fournit un espace de stockage unifié pour tous vos fichiers de la suite office. Zoho WorkDrive prend également en charge les documents d'autres suites bureautiques, comme MS Word, Excel et Google Docs, ce qui vous permet de travailler plus facilement sur n'importe quel type de fichier.



WorkDrive vous permet également de collaborer avec des membres extérieurs à votre équipe en partageant le fichier et en lui attribuant les accès nécessaires. On peut avoir accès à différentes versions d'un document particulier sans avoir à créer plusieurs copies du même document depuis cette interface.



WorkDrive vous donne une piste d'audit complète pour suivre tout ce qui se passe dans votre dossier d'équipe. Vous pouvez également filtrer les résultats en fonction d'une activité particulière pour obtenir plus d'informations.

Partage externe
Lorsqu'il s'agit de partager des fichiers en dehors de votre organisation, par exemple avec les partenaires, les fournisseurs etc, il est important de conserver un contrôle total sur ces fichiers afin d'éviter la perte de données ou les fuites d'informations. Zoho WorkDrive vous donne la possibilité de créer plusieurs liens pour partager le même fichier ou dossier avec différentes collaborateurs ou groupes externes. Vous pouvez également sécuriser chaque lien avec des autorisations d'accès indépendantes, des mots de passe et des dates d'expiration, et limiter le téléchargement des fichiers par les destinataires.



Analyses avancées
Un aperçu des activités au sein des dossiers d'équipe est important pour suivre les modifications effectuées au niveau d'un fichier ou un dossier. Zoho WorkDrive vous donne une vue rapide des coéquipiers qui ont accès à vos fichiers et à quel moment ils ont eu accès.



WorkDrive est un outil au sein de l'écosystème Zoho One pour tous les fichiers qui sont transférés par différents moyens - au sein de l'organisation et à l'extérieur et devient ainsi le système central de gestion des fichiers en ligne.

Nous avons fait un webinar à ce sujet, si vous souhaitez approfondir et voir une démonstration.


N'hésitez pas à nous faire part de votre opinion en commentaire.

L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Zoho Books - Sales Person Contact Details on Quotes

      Hi Zoho Books Team, I've had various clients ask me about showing the phone number and email of the sales person on Quotes to help eliminate any barriers to closing sales. When I tell them that it is not possible they are always surprised and say something

    • Related products category instead recommended products.

      Hi there, It is possible to show related products of the same category (as it works in the rest of the ecommerce) instead of showing recommended products.

    • Uploading PDF files

      How do I upload a PDF file to my ZOHO site?

    • How to send invoices to 2 emails?

      Hi! We are sending invoices to the "Customer email" field that is defined Zoho Books and is obtained/synced from a custom email field in Zoho CRM. But in some clientes, the invoices have to be sent to 2 emails and we are wondering how this could be accomplished.

    • It returns 1 record

      Var1= Tools_Request[Liability_Receipt == input.Liability_No]; for each rec in Var1.Tool_Request_Description { Var2= (ET_Inventory[SKU == rec.Tools_SKU].SKU).getAll(); } info call for Var2 It only fetch 1 record On record file

    • Narrative 5: The essential role of SLAs

      Behind the scenes of a successful ticketing system - BTS Series Narrative 5: The essential role of SLAs Every organization that interacts with customers establishes a timeframe within which agents should respond to queries as part of a service level agreement

    • Nextdoor Integration

      Does Zoho social work with Nextdoor? www.nextdoor.com? Are there any plans for an integration?

    • My email sending has beed blocked due to high bounce rate. NEED HELP

      User ID: 886739811 Dear Zoho Team, I hope this message finds you well. My account (User ID: 886739811) was blocked from sending emails last week due to an unusually high bounce rate. This spike was caused by a bot attack on our platform, which led to

    • Can Zoho CRM Emails be used in Zoho Analytics in any capacity?

      We're wanting to display details about Lead Activity in regular reports through Zoho Analytics but we're having difficulty integrating Emails at all. We'd like to be able to note when an email is received and when it is sent somewhere other than just

    • IF Statement in Zoho CRM Formula Field

      Hi, I am attempting to write a formula field that will give me one result if one statement AND another statement are true, then a different value if the first statement AND a different statement are true, else 0. Stated differently: if account = destination

    • Scheduled Maintenances

      Hi, Why is adding scheduled maintenance so arduous. It should be a simple process and take very little time for basically a recurring job. Creating 3 records with similar data seems crazy to me. Is there a easy way to do this? I have to create hundreds

    • Subform Fields for Form Rules & Subform Fields as a Condition with Form Fields as the Action

      Hi, The Subform in Field Rules is great, but it is missing completley from Form Rules and it lacks being able to have Subform Fields in the Condition while having Form Fields in the Action, it works the other way around. Thanks Dan

    • Power of Automation :: Implementing Deadline-Based Task Scoring with Custom Fields

      Hello Everyone, A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate

    • Zoho Forms - Subform Integration with Zoho CRM?

      I created a form in Zoho Forms that includes a sub-form for information that I want to integrate with the CONTACTS module. I am unable to find a way integrate/map the fields in the sub-form with the Contacts module in Zoho CRM. Is there a way to do this

    • Filter by user in Pivot Chart

      I have a Pivot chart where the data should be filtered by user. The user enters the system and should see only the data that correspond to it. Can anyone help me?

    • Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week

      Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week I’m posting here to express my growing frustration and concern over the lack of professionalism I’ve experienced with Zoho's ZeptoMail support. On July 21st, I received a response asking

    • Add ID to the recycling bin page

      Feature request to add the ID to the recycling bin page. This would be helpful for reference when trying to recover things. This is the long zoho ID for each item. - ticket ID - contact ID - account ID - etc.

    • Remove System Defined Ticket Layout

      Hi ZohoDesk, I have created a new Ticket Layout and made it the default and I want to remove the original default one so there is only one to choose from. It won't allow me to do this, or go into the options and take the tick out of the show in Help Center.

    • ZOHOLICS Japan 2025 開催のお知らせ

      ユーザーの皆さま こんにちは、Zoho コミュニティチームの中野です。 年に一度の自社最大イベント、「ZOHOLICS Japan 2025」（ゾーホリクス）の開催が決定しましたので、こちらでお知らせします。 今年の開催回は、特別ゲストやZoho のエキスパートが、 最新のDX事情や皆さまのビジネスプロセス改善、業績アップのヒントとなる情報をお届けします。 Zoho コミュニティからは、Zoho Championの西尾さん（@西尾　真言）、 コミュニティアンバサダープログラム（ZCAP）メンバーの箕輪さんにご登壇いただき、

    • Unable to connect Zoho Learn to other Zoho Tools

      Hello Zoho, Can you work on Zoho Learn. I am unable to connect it with other Zoho tools like Zoho people or even Zoho SalesiQ. This is needed, especially if I am connect Ai to my systems. Please work on connecting your applications better, especially

    • Chatbot for Urdu language

      Hello, I have successfully set up Zoho Desk and integrated it with Moodle using ASAP. I am now looking for a chatbot that supports the Urdu language to enhance student support. My goal is to enable the chatbot within ASAP so that students can ask questions,

    • Multi Level Hierarchical Query

      Hi guys I have a situation where i am trying to extract the descendants of a particular entry. So long story short, i have the Account table with Agency (A) id = 1, and that has child Agency (B) id = 2. This child agency (B) has a child agency (C) id

    • AI-Powered Grouping and Tagging of Related Issues and Tasks in Zoho Projects

      Dear Zoho Projects Team, Greetings, We would like to suggest a feature that would greatly enhance how we manage feature requests and bug reports submitted through the Zoho Desk to Zoho Projects integration. Use Case: Our support agents handle customer

    • How to change side bar from dark mode to light mode?

      The side bar on the left side in workdrive doesn't appear to have a way to fix it from dark mode - is there a way to? I can't read in dark mode without excessive headaches, and I would really like to be able to see while I have workdrive open, as workdrive

    • How to see history on Bulk send of Customer Statements

      Hi, We bulk send statements to customers every month via Books - every month we have customers emailing requesting a statement. Currently I have no visibility on if a customer was sent the statement or not and if our process is being followed or overlooked

    • Guided Conversations - Ticket Creation

      Hi there, Using Guided Conversations to Take Customer Data and apply it into a Support Ticket for internal use, Is there a way to take multiple Textual Variables Inputs (A series of questions), and have the answers all appear in the Description of the

    • How to add buttons elements in the Header

      I am trying to add CTA (Call to Action) buttons in the right side of the main navigation menu. This is a common practice for sites but I can't seem to figure this out for Zoho Sites. Is there a custom workflow that could be shared with me? 

    • Automatic back up - Zoho Recruit, books, people,crm, analytics

      Hello, Has anyone found a good way of automatically backing up Zoho (CRM, expense, recruit, people, books, analytics).? I have found with tool that does, but it doesn't include recruit or analytics It's a bit annoying and time consuming having to go to

    • delete departments on zoho desk

      I created test departments on zoho desk. how can i delete them now?

    • Validation, checking if a file has been attached to the ticket

      A very useful option would be to allow checking, under specific conditions, whether the user has attached a file to the application, e.g., a bug report. Some applications require files to be attached, and the system could enforce this after the system

    • AI & Zoho Recruit

      Hello, I guess we all are using AI in our personal and professional lives. Now, let's imagine. Recruitment is just a succession of stages and steps. For which step would you like to see AI implemented into Zoho Recruit ? I'll start : - Automatic translation

    • Zoho Flow not handling Boolean properly

      Hi, I have a checkbox in one system that I'm trying to sync with a checkbox in Zoho CRM. The value from the source system comes in as blank (unticked) or 1 (ticked). I've written the following custom function to convert the output to either boolean false

    • Quotes Module - import data

      Hello Zoho, is it possible to import Quotes records? I was trying and i have no results. Raport shows no data imported. Could you help me please how to do it?

    • Balance Sheet - Zoho Analytics

      Hi Team, I’m looking to implement a feature that captures the conversion rate based on the filters applied. By default, it should fetch the most recent conversion rate, and when a filter (such as a timeline filter) is applied, it should return the conversion

    • files sent will not open for recipient

      work files (done in writer) which previously opened will not open for the recipient

    • How to Print the Data Model Zoho CRM

      I have created the data model in Zoho CRM and I want the ability to Print this. How do we do this please? I want the diagram exported to a PDF. There doesnt appear to be an option to do this. Thanks Andrew

    • Cisco Webex Calling Intergration

      Hi Guys, Our organisation is looking at a move from Salesforce to Zoho. We have found there is no support for Cisco Webex Calling however? Is there a way to enable this or are there any apps which can provide this? Thanks!

    • Migration of Mails from Pipedrive

      Hi, so far the migration from Pipedrive to ZOHO works pretty good. For full completeness of the migration we miss all the mails linked to Deals, Contacts, Customers, ... What possibilities do we have to have Pipedrive fully migrated to ZOHO? Best Regards,

    • Published sheets don't work anymore

      Hi, Published sheets don't work anymore. The display of values is very very slow and calculations are not displayed at all. Thanks!

    • WorkDrive TrueSync for macOS 26 (Tahoe) Beta

      Hello everyone, With Apple unveiling the macOS 26 (Tahoe) Beta, we know many of you are eager to explore the latest features and enhancements. We’re excited to support your enthusiasm! As part of our commitment to delivering seamless cross-platform experiences,

    • Next Page