WorkDrive - Zoho Mail 集成

WorkDrive - Zoho Mail 集成

WorkDrive 允许用户在使用 Zoho Mail 时执行多项功能。在访问 Zoho Mail 时，用户可以使用以下三种方式访问其 WorkDrive 存储空间：
  1. 使用 WorkDrive Picker 组件从 WorkDrive 存储空间选取文件。
  2. 使用 WorkDrive Adder 将邮件附件直接保存到 WorkDrive。
  3. 在 Mail 中设置筛选器条件，以自动将附件添加到 WorkDrive。

通过邮件编写器中的 WorkDrive Picker 组件插入文件

借助 Zoho Mail 中的 WorkDrive Picker 组件，用户可以将其 WorkDrive 帐户中的文件作为附件或链接插入到电子邮件中。
当以链接形式发送时，收件人可以根据用户指定的共享权限访问数据。

在 Zoho Mail 中发送电子邮件时，您可以按照以下步骤在 Zoho WorkDrive 中附加文件。

  1. 单击 Zoho Mail 应用左上角的新建邮件。

  2. 在编写器中，从格式工具栏中选择 WorkDrive 图标。

  3. 当 Zoho WorkDrive 在 eWidget 中打开后，从中选择所需文件。

  4. 选中后，单击底部的选取。



  5. 选择共享选定项的方式。您可以将选定文件作为链接或文件的可下载副本发送。如果选择作为副本附加到邮件中，则系统将会下载相关文件并将其作为副本附加到邮件中。


    Writer、Sheet 和 Show 文件不能下载并作为副本附加到邮件中。
  6. 如果选择将选定文件作为链接附加到邮件中，则发件人必须进一步选择谁可以访问该文件。具体选择包括：

    i.只有此电子邮件的收件人可以访问该文件。（必须是同一团队中的用户才能访问）。
    ii.只有已具有文件访问权限的成员才能访问。
    iii.只有同一团队中的成员可以访问该文件。
    iv.互联网上的任何用户都可以访问该文件。
非管理员或组织者的用户只能通过选项 (ii) 来附加文件。只有已具有文件访问权限的用户才能访问邮件附件。如果您禁用了 WorkDrive 的“团队”、“团队文件夹”或“我的文件夹”设置中的外部共享选项，则不允许使用最后一个选项互联网上的任何用户。

  1. 选择选项 (iii)（即同一团队内的成员）时，发件人必须为收件人选择具体的文件权限级别。文件将作为链接添加到邮件中，收件人可根据您选择的共享权限查看和访问文件。

以链接形式发送文件可帮助您节省收件箱中的空间，并确保其他人始终可以查看文件的最新版本。

从 Zoho Mail 将附件添加到 WorkDrive

对于在 Zoho Mail 中通过电子邮件、消息流帖子、笔记和任务收到的附件，用户可以将这些附件直接保存到自己的 WorkDrive 帐户。

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。

  2. 在附件查看器中，找到要添加到 WorkDrive 帐户的附件。

  3. 单击更多选项图标。

  4. 将鼠标悬停在添加到云端，然后选择添加到 WorkDrive。



  5. WorkDrive eWidget 将在右侧打开。选择用来保存附件的目标 WorkDrive 文件夹。

  6. 单击底部的添加，将文件保存到您的 WorkDrive 帐户。

只有具有管理员、组织者和编辑者角色的成员才能从 Zoho Mail 将文件添加到 WorkDrive 的“团队”文件夹中。

设置邮件筛选器以直接在 WorkDrive 中上传文件

Zoho Mail 中的筛选器可通过设置操作帮助用户自动整理电子邮件。筛选器还用于对符合特定条件的电子邮件自动执行某些操作。

其中一个筛选器可将 Zoho Mail 与 WorkDrive 相集成，即添加到 WorkDrive 筛选器。使用此筛选器，Zoho Mail 用户可以根据所设定的一些条件将接收的电子邮件和附件自动存储到 WorkDrive 帐户。 

下面介绍了如何在 Zoho Mail 中使用“添加到 WorkDrive”筛选器：
  1. 登录 Zoho Mail。
  2. 单击设置图标。
  3. 转到“筛选器”。
  4. 打开传入电子邮件筛选器选项卡。
  5. 单击新建筛选器。
  6. 在“创建筛选器”弹出窗口中输入以下详细信息：

    i.筛选器名称 - 用于标识筛选器的名称。
    ii.条件类型 - 指明执行检查时所依据的条件的组合。（OR、AND、所有传入电子邮件）
    iii.条件 - 电子邮件需要满足的参数。

  7. 在“操作”部分中，向下滚动浏览选项，然后在第一个框中选择“添加到 WorkDrive”。
  8. 在第二个框中，选择以下选项之一：

    i.仅附件 - 仅保存附件。
    ii.电子邮件 (EML) + 附件 - 以 .eml 格式保存电子邮件和附件。
    iii.电子邮件 (HTML) + 附件 - 以 .HTML 格式保存电子邮件和附件。

  9. 单击第三个框时，WorkDrive eWidget 将在右侧打开。选择用来保存附件的目标 WorkDrive 文件夹。
  10. 单击保存。

在创建此筛选器时，您只能将“我的文件夹”存储空间或您拥有其管理员、组织者或编辑者角色之一的“团队文件夹”设为目标文件夹。

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