Anmeldeformulare in Portalen | Zoho CRM

Anmeldeformulare in Portalen

Portale dienen dazu, das CRM-Konto des Unternehmens auf Kunden, Lieferanten oder Partner auszuweiten. Portalbenutzer können auf die ihnen zur Verfügung gestellten Module und Felder zugreifen. In einigen Fällen haben die Portalbenutzer möglicherweise auch Zugriff auf die Bearbeitung von Datensätzen.
 
Nicht alle Kunden haben Zugriff auf das Portal; nur gültige Kunden werden dem Portal hinzugefügt. Benutzer werden dem Portal auf zwei Arten hinzugefügt:
  1. Auf Einladung von Zoho CRM
  2. Über Anmeldung mit Portalformularen
 
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie auf das Portal zugreifen und Benutzer aus Zoho CRM einladen können, klicken Sie hier.

Portalformulare

Der Hauptzweck eines Portalformulars besteht darin, Kunden, Lieferanten und Partnern die Möglichkeit zu geben, sich selbst in das Portalkonto des Unternehmens einzuladen. Dem Portalkonto werden nur gültige Kunden hinzugefügt. Zoho CRM validiert den Kunden, bevor er dem Portalkonto hinzugefügt wird.
 
Portalformulare sind Webformularen sehr ähnlich; alle in Webformularen verwendeten Funktionen sind auch in Portalformularen verfügbar. Analysen können auch für Portalformulare durchgeführt werden und Sie können auch A/B-Tests für diese durchführen.


So erstellen Sie ein Portalformular:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Wählen Sie den Portal-Benutzertyp, für den Sie ein Portalformular erstellen möchten.
  3. Sobald Sie sich in der Benutzertyp-Registerkarte des Portals befinden, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke.

  4. Klicken Sie auf Manage Portal Forms.
  5. Eine neue Registerkarte wird geöffnet. Sie enthält die vorhandenen Portalformulare sowie die Option zum Erstellen von Portalformularen. Sie können das bereits vorhandene Formular bearbeiten oder bei Bedarf ein neues Formular erstellen.


    Wenn Sie ein vorhandenes Portalformular bearbeiten, werden Sie zur Formular-Builder-Seite weitergeleitet. Wenn Sie ein neues Formular erstellen, müssen Sie einige Standarddetails eingeben, bevor Sie zur Formular-Builder-Seite wechseln.

  6. Der als Standard vorgegebene Typ ist Portalformular, da dieses von der Portalseite erstellt wird. Geben Sie die erforderlichen Details im Popup-Fenster New Form ein. Sie werden zur Formular-Builder-Seite für Kundenerlebnisse weitergeleitet.
Hinweise Ein Benutzer muss sowohl über die Berechtigungen Web-Formulare verwalten als auch Portale verwalten verfügen, um Portalformulare erstellen zu können.

Formular-Builder

Bei Portalformularen stellt Zoho CRM standardmäßig Felder bereit, die für die Kontoerstellung erforderlich sind. Sie können auch andere verfügbare Felder verwenden, indem Sie sie anklicken und in den Builder ziehen.
Nachdem Sie das Formular erstellt haben, können Sie vor der Veröffentlichung eine Vorschau der Ansicht anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Preview klicken.
Klicken Sie auf Next und geben Sie die erforderlichen Details im Popup-Fenster ein:
  1. Die Startseite des Portals ist die Landing-Page für jedes Portalformular. Sie kann nicht geändert werden.
  2. Der Eigentümer des Datensatzes kann direkt ausgewählt werden oder Sie können die Zuweisungsregel-Option auswählen.
  3. Sie können auch Tags für das Formular verwenden.
  4. Double Opt-in ist standardmäßig aktiviert. Es kann nicht deaktiviert werden, da nur gültige Kunden in das Portal zugelassen werden sollen.
  5. Eine Benachrichtigung kann auch an den Eigentümer des Kontakts gesendet werden.
Klicken Sie auf Save, um die Anmeldungs-URL zu generieren. Kopieren Sie die URL und lassen Sie das Formular hosten.
Sobald das Portalformular online ist, erhält jeder Ihrer Kunden, der die Daten einträgt, ein Einmalpasswort (OTP) an seine E-Mail-Adresse.

Validierung von Portalbenutzern  

Sobald das Portalformular auf der Website des Unternehmens verfügbar ist, können die Kunden direkt auf das Unternehmensportal zugreifen. Nur legitime Kunden können in das Portal aufgenommen werden, sodass ein OTP gesendet wird, nachdem sie das Formular zur Validierung abgeschickt haben.
Kunden benötigen ein OTP nur bei der ersten Anmeldung. Sobald dieses eingegeben wurde, können sie sich mit ihren Anmeldedaten einloggen.

Der Kunde wird erst in das Portal eingeloggt, nachdem er sich mit dem OTP verifiziert hat.

Anpassen von Begrüßungs-E-Mails 

Eine systemgenerierte Begrüßungs-E-Mail wird an die Kunden gesendet, nachdem sie Portalbenutzer wurden. Die Begrüßungs-E-Mail kann entsprechend angepasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals > User Type.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Mehr (...) und wählen Sie Custom Email Templates. 
  3. Ändern Sie die Vorlage nach Bedarf. Denken Sie immer daran, den URL-Link des Portals in die E-Mail-Vorlage einzufügen. Eine Fehlermeldung wird ausgelöst, wenn die Portal-URL nicht in der E-Mail-Vorlage hinzugefügt wird.


  4. Klicken Sie auf Save Template.

Fehler beim Abschicken des Formulars  

Manchmal gibt das Portalformular Fehler aus, nachdem es abgeschickt wurde. Zu den wichtigsten Fehlern zählen:
  1. Portalformular deaktiviert: Dieser Fehler wird ausgelöst, wenn das Portalformular deaktiviert ist. Wenn das Portalformular deaktiviert ist, wird auch das OTP nicht generiert. Dies bedeutet auch, dass kein Portalbenutzer angelegt wird. Die Details zum Kunden werden jedoch per E-Mail an den CRM-Benutzer gesendet.

  2. Portal-Benutzertyp ist deaktiviert : Dieser Fehler wird ausgelöst, wenn der spezifische Benutzertyp deaktiviert ist. Wenn ein Portal-Benutzertyp deaktiviert ist, werden alle Portalformulare innerhalb dieses bestimmten Portal-Benutzertyps ebenfalls deaktiviert. Auch wenn Sie den Portal-Benutzertyp aktivieren, werden die Portalformulare weiterhin deaktiviert. Der Benutzer muss es erneut manuell aktivieren.

  3. Portalbenutzer ist deaktiviert: Dieser Fehler wird ausgelöst, wenn der Portalbenutzer deaktiviert wird.


  4. Limit überschritten: Dieser Fehler wird ausgelöst, wenn das Benutzerlimit des Portals im CRM-Konto überschritten wird.
    Betrachten Sie dieses Beispiel: Zylker Real Estates hat eine Lizenzanzahl von maximal 500 Portalbenutzern. Wenn die Gesamtanzahl der Portalbenutzer 500 überschreitet, werden die Benutzer nicht mehr innerhalb des Portals zugelassen. Die Benutzer, die in das Portal kommen, sind jedoch potenzielle Kunden, daher ist es wichtig, sie nicht zu verlieren. Jedes Mal, wenn sich Kunden nach Überschreitung des Limits beim Portal anmelden, werden ihre Daten in einer anderen Ansicht abgelegt. Sie werden dem Portal nicht direkt hinzugefügt und sind in der Ansicht "Waiting for Portal Approval" aufgeführt.

    Um diese anzuzeigen, navigieren Sie zu Setup > Channel > Portals > Any Portal User Type > Waiting for Portal Access .
    Jedes Mal, wenn ein Kunde auf die Zugangsseite des Portals zugreift, erhält der CRM-Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung. Kunden in der Liste Waiting for Portal Access muss vom CRM-Benutzer manuell Zugang gewährt werden.
    Zuvor muss der CRM-Benutzer zusätzliche Portal-Benutzerkontingente erwerben. Zoho CRM unterstützt auch Massenaktionen wie Massengenehmigung, Massenablehnung usw.

    Die maximale Anzahl für Waiting for Portal Access beträgt 100. Nachdem 100 Kundenanmeldungen gespeichert wurden, werden alle Kunden, die danach versuchen sich anzumelden, hier nicht gespeichert. Die Details zu diesen Kunden werden in einer E-Mail an den CRM-Benutzer gesendet und müssen dem Portal manuell hinzugefügt werden.
Hinweise
Hinweis:
Auf der Seite Portal-Benutzertyp wird die Anzahl der für Ihr Konto verfügbaren Portalbenutzer angezeigt. Von hier aus können Sie die Portal-Benutzerlizenzen direkt erwerben.


Beschränkungen der Versionen

  1. In der Testversion kann nur ein Portalformular erstellt werden.
  2. Portalformulare werden in den Versionen Enterprise und Ultimate unterstützt. Pro Benutzertyp können fünf Portalformulare erstellt werden.
  3. Benutzeranzahl für Ansicht "Waiting for Portal Access":
    1. In der Testversion kann das System 10 Benutzer aufnehmen.
    2. In den kostenpflichtigen Versionen kann das System 100 Benutzer aufnehmen.