Datensätze deduplizieren (Duplikate automatisch zusammenführen)

Datensätze deduplizieren (Duplikate automatisch zusammenführen)

InfoHinweis: Um unseren Kunden schneller umfassendere Supportinformationen zur Verfügung zu stellen, wurde der Inhalt dieser Seite mithilfe maschineller Übersetzung auf German übersetzt. Die genauesten und aktuellsten Supportinformationen finden Sie in der englischen Version dieses Inhalts. Klicken Sie hierzu bitte hier.
Falls Sie nicht sicher sind, welche Datensätze doppelt vorhanden sind, können Sie CRM mithilfe des Deduplizierungstools eine Prüfung der Module durchführen lassen. CRM identifiziert automatisch Datensätze mit identischen Werten in den ausgewählten Deduplizierungsfeldern und führt sie zusammen. Wenn Konflikte bei Feldwerten auftreten, müssen Sie die Konflikte manuell auflösen und die Datensätze zusammenführen.
Betrachten Sie die folgende Abbildung. Es gibt zwei exakte Übereinstimmungen sowie einen Datensatz, bei dem sich nur die Felder „Telefonnummer" und „Unternehmen" unterscheiden. In diesem Fall führt CRM die ersten beiden Datensätze automatisch zusammen und fordert den Benutzer auf, den Konflikt im letzten Datensatz aufzulösen. Sobald der Konflikt aufgelöst wurde, werden die Datensätze zusammengeführt.
 
Da der Name des Leads in diesen Datensätzen identisch ist, könnten Sie erwarten, dass CRM sie automatisch zusammenführt. CRM bewertet Duplikate jedoch ausschließlich anhand der Felder, die für die Deduplizierungsprüfung ausgewählt wurden. Selbst wenn andere Felder dieselben Werte enthalten, berücksichtigt CRM diese nicht, sofern sie nicht in den Duplikatprüfungskriterien enthalten sind. In diesem Beispiel führt CRM die ersten beiden Datensätze automatisch zusammen, da sie identische Werte in den ausgewählten Deduplizierungsfeldern enthalten. Der dritte Datensatz wird nicht automatisch zusammengeführt, da ein Konflikt in den Feldern „Telefonnummer" und „Unternehmen" besteht. CRM fordert Sie daher auf, den Konflikt zu prüfen und aufzulösen, bevor die Datensätze zusammengeführt werden können.
Verfügbarkeit
Info
Erforderliche Berechtigung
Benutzer auf der höchsten Hierarchieebene der Organisation oder mit einem administrativen Profil können auf diese Funktion zugreifen.

Notes
Dieses Tool ist nur in den Modulen Leads, Accounts, Kontakte, Geschäfte, Lieferanten und benutzerdefinierten Modulen verfügbar.
Hinweise: Die Deduplizierung ist das reaktive Mittel zur Behandlung doppelter Datensätze in Zoho CRM. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Informationen, die Sie kennen sollten, bevor Sie mit der Deduplizierung von Datensätzen beginnen:
 
  1. Zoho CRM verhindert das Speichern von Datensätzen mit doppelten Angaben, sobald eindeutige Felder festgelegt wurden. Wenn Sie beim Erstellen eines neuen Datensatzes einen Wert eingeben, der bereits im System vorhanden ist, warnt CRM Sie aufgrund der Eindeutigkeitsprüfung und verhindert das Speichern des Datensatzes von vornherein.
     
  2. Wenn ein Datensatz über mehrere Kanäle – etwa Webformulare, die API oder ähnliche Quellen – in CRM gelangt, besteht die Gefahr von Duplikaten. 
     
  3. Falls Duplikate vorhanden sind, können Sie diese auflösen und die Datensätze automatisch zusammenführen.
     

Was ist ein Masterdatensatz?
 

CRM legt während des Zusammenführungsprozesses automatisch einen Datensatz als Masterdatensatz fest. Dieser wird anhand der aktuellsten letzten Aktivitätszeit unter den Duplikaten ausgewählt. Dieser Vorgang erfolgt automatisch und kann nicht manuell geändert werden. Unter fünf Datensätzen wird beispielsweise der Datensatz mit der jüngsten letzten Aktivitätszeit automatisch als Masterdatensatz ausgewählt.
 
 

So führen Sie doppelte Datensätze mithilfe des Deduplizierungstools zusammen
 

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte [Modul] (z. B. Leads, Accounts, Kontakte usw.).
     
  2. Klicken Sie auf der Startseite [Modul] auf Aktionen und wählen Sie [Modul] deduplizieren aus.
  3. Klicken Sie auf der Seite [Modul] deduplizieren auf die Felder, nach denen Sie nach doppelten Datensätzen suchen möchten.
  4. Sie können bis zu drei Felder auswählen. CRM sucht anhand dieser Felder nach Duplikaten. 

    Wenn Sie beispielsweise E-Mail und Unternehmen auswählen, sucht CRM nach Datensätzen, in denen die Feldwerte für E-Mail und Unternehmen identisch sind.
    Beachten Sie, dass hier die Felder angezeigt werden, die Sie als eindeutig markiert haben. Wenn Sie keine eindeutigen Felder festgelegt haben, zeigt CRM eine Standardauswahl eindeutiger Felder für das Modul an.
  5. Klicken Sie auf Duplikate suchen und zusammenführen.
     
  6. Ein Popup-Fenster [Modul] deduplizieren wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, fortfahren.
  7. Ein Popup-Fenster mit Informationen zur Deduplizierungsfunktion wird angezeigt. Klicken Sie auf OK.
  8. Wenn die Datensätze in den ausgewählten Deduplizierungsfeldern identische Werte enthalten und keine Konflikte erkannt werden, führt CRM sie automatisch zusammen. In diesem Fall ist keine weitere Aktion des Benutzers erforderlich. CRM berücksichtigt bei der Identifizierung von Datensätzen für die automatische Zusammenführung ausschließlich die ausgewählten Deduplizierungsfelder. Übereinstimmende Werte in anderen Feldern werden nicht berücksichtigt, sofern diese Felder nicht in den Duplikatprüfungskriterien enthalten sind.
    Beachten Sie, dass bei einer automatischen Zusammenführung der Datensatz mit der aktuellsten letzten Aktivitätszeit als Masterdatensatz gilt.
     
    Wenn zwischen den Duplikaten ein Konflikt bei Feldwerten besteht, müssen Sie den Konflikt auflösen und die Datensätze anschließend manuell zusammenführen.
     

Konflikte bei der Deduplizierung auflösen
 

Ein Konflikt bei der Deduplizierung liegt vor, wenn sich Feldwerte innerhalb von Duplikaten unterscheiden. Beispielsweise gibt es zwei Datensätze mit dem Namen David Smith, bei denen alle Feldwerte bis auf die Telefonnummer identisch sind. In diesem Fall kann CRM nicht bestimmen, welcher Datensatz als endgültig gilt und zusammengeführt werden soll. Sie müssen diese Konflikte daher manuell auflösen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Konflikte bei der Deduplizierung aufzulösen.
 
  • Sofort auflösen – Wenn CRM ein Popup-Fenster zum Konflikt anzeigt, können Sie diesen sofort auflösen, indem Sie auf Jetzt auflösen klicken.
     
  • Später auflösen – Wenn Sie gerade mit anderen Aufgaben beschäftigt sind, klicken Sie auf Später erledigen. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Deduplizierungsdetails. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail, um den Konflikt aufzulösen. Beachten Sie, dass dieser Link nur drei Tage lang gültig ist.
     
Sobald Sie auf „Konflikt auflösen" klicken, werden Sie zur Seite [Modul] deduplizieren weitergeleitet, auf der der jeweilige Datensatz und die Anzahl der gefundenen Duplikate angezeigt werden. Klicken Sie auf Anzeigen.
(Sie können zwischen den Registerkarten wechseln, um die Duplikate für jedes ausgewählte Feld anzuzeigen.)
 
  1. Entsprechend dem Beispiel in der Einleitung gibt es drei Leads mit denselben Feldwerten. Auf der Seite Leads deduplizieren werden die Datensätze daher als Spalten aufgeführt.
     
  2. Wählen Sie einen Masterdatensatz aus. Sie können auf Alle auswählen klicken, wenn Sie alle Werte des Masterdatensatzes als endgültig übernehmen und die Duplikate zusammenführen möchten.
  3. Klicken Sie andernfalls auf die Optionsfelder neben den entsprechenden Feldern anderer Datensätze, um CRM anzugeben, welche Feldwerte als „endgültig" gelten sollen.
     
    Die so ausgewählten Werte werden in der Spalte Masterdatensatz angezeigt.
     
  4. Sobald Sie die Konflikte in den Werten aufgelöst haben, klicken Sie auf Zusammenführen.
    Eine Warnmeldung wird angezeigt, die Sie über die Folgen der Zusammenführung von Datensätzen informiert. Bestätigen Sie die Aktion, sobald Sie sicher sind.
    Die Duplikate werden erfolgreich zusammengeführt.
     

Notes
 Hinweise
  • Der Deduplizierungsprozess kann pro Modul jeweils nur von einem Benutzer gleichzeitig gestartet werden.
     
  • Sie können maximal drei Datensätze gleichzeitig zusammenführen.
     
  • Wenn mehr als drei Duplikate vorhanden sind, werden Sie aufgefordert, drei davon aus der Liste aller Duplikate für die Zusammenführung auszuwählen.

     
  • Nach Abschluss der Zusammenführung werden alle zugehörigen untergeordneten Datensätze – wie E-Mails, Aufgaben, Ereignisse, Anrufe, Notizen und weitere verknüpfte Datensätze – in den Masterdatensatz verschoben.
  • Die duplizierten Datensätze werden nach der Zusammenführung dauerhaft gelöscht, und dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Es verbleibt ausschließlich der Masterdatensatz.

  • CRM führt keinen Bericht oder eine Überwachungsansicht, in der die im Rahmen der Deduplizierung zusammengeführten Datensätze aufgelistet sind. Sobald die Duplikate zusammengeführt und gelöscht wurden, ist nur noch der resultierende Masterdatensatz verfügbar.
  • Schreibgeschützte Felder verfügen über keine Optionsfelder.