Beim Einrichten Ihres CRM-Kontos fügen Sie als nächstes Benutzer hinzu und bestimmen deren Rollen und Berechtigungen, mit denen sie dann bestimmte Aufgaben ausführen können. Ein Benutzer ist die Person, die innerhalb des Unternehmens Datensätze verwaltet. Dies können seine eigenen Datensätze sein oder geteilte Datensätze mit anderen Benutzern. Je nach erworbener Edition und Anzahl der Benutzerlizenzen können Sie Benutzer hinzufügen. Benutzer können sich jeweils mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort in ihrem Konto anmelden. Jedem Benutzer wird eine Rolle in CRM basierend auf seiner hierarchischen Position innerhalb des Unternehmens zugewiesen. Standardmäßig stehen CEO und Managerrollen zur Verfügung. Sie können auch weitere Aufgaben basierend auf Ihrer Unternehmensstruktur hinzufügen, beispielsweise Vertriebsleiter oder Vertriebsmitarbeiter. Legen Sie auch die Rollenhierarchie fest. Mit "Rollen erstellen" können Sie Benutzern die geeignete Zugriffsebene für ihre Position zuweisen. 

Ein Profil ist eine Sammlung von Berechtigungen, mit denen Benutzer auf Werkzeuge und Funktionen zugreifen können. Sobald Sie die Rollen von Benutzern definiert haben, haben Sie auch einen besseren Überblick über die Aktionen, die diese Benutzer innerhalb des CRM ausführen sollen. Basierend darauf können Sie Profile erstellen und diese den entsprechenden Benutzern zuweisen. 

Es gibt zwei Arten von standardmäßigen Profilberechtigungen:

• Administratoren: Benutzer, die auf das gesamte System zugreifen können. Es muss mindestens ein Administrator vorhanden sein, der Zugriff auf alle Daten und Funktionen in Ihrem Zoho CRM-Konto hat. Beispiel: CEO oder ähnliche Führungskraft.
  
• Standardbenutzer: Benutzer, die entsprechend den definierten Berechtigungen (Profilen) und Rollen auf die Daten des Unternehmens zugreifen können. Beispiel: Vertriebsmanager, Marketing Manager, Supportmitarbeiter usw.
  

Je nach Ihren Geschäftsanforderungen können Sie auch Zugriff auf bestimmte Funktionen verweigern oder gewähren, indem Sie die Option Profilberechtigung verwalten verwenden. Manchmal sind verschiedene Teammitglieder für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Deal erforderlich. In solchen Fällen können Sie die Regeln zum Teilen von Daten aktivieren, um uneingeschränkten Zugriff auf einen Datensatz in Teams und Abteilungen zu ermöglichen. 

Benutzer, Rollen und Profile 

• Benutzer:  Fügen Sie Ihrem CRM-Konto Benutzer hinzu, und weisen Sie ihnen Rollen und Profile zu. Beachten Sie, dass Sie erst nach dem Hinzufügen eines Benutzers zu Ihrem Konto in der Lage sind, neue Profile und Rollen hinzuzufügen. Dem ersten Benutzer, den Sie hinzufügen, können die vom System vorgegebene Rolle (Geschäftsführer, Manager) und das vom System definierte  Profil  (Administrator, Standard) zugeordnet werden. Siehe auch FAQ
  
• Profil: Erstellen Sie Profile, die die Zugriffsrechte für die verschiedenen CRM-Module und Funktionen festlegen.
  
• Rollen: Legen Sie darüber hinaus die unternehmensweite Hierarchie fest, indem Sie Rollen erstellen und Benutzern zuweisen.