Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1
Beste Community leden,
Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.
We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.
De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.
Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
- Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
- Melding naar de juiste persoon
- 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping
Vereisten | Aanbevolen applicatie van Zoho |
Klacht invoer | Zoho Forms |
Toewijzen van agenten en probleem escalatie | Zoho Desk |
Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.
Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.
Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.
Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.
Klachtenformulier maken in Zoho Forms
Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.
- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.
Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.
Klachtenformulier
Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.
De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.
Access your files securely from anywhere
Zoho FSM Video Tutorials
Centralize Knowledge. Transform Learning.
All-in-one knowledge management and training platform for your employees and customers.
New to Zoho Recruit?
Zoho Developer Community
New to Zoho LandingPage?
Zoho LandingPage Resources
New to Zoho Survey?
New to Zoho CRM Plus?
Deliver unforgettable customer experiences
New to Zoho CRM Plus?
Deliver unforgettable customer experiences
New to Zoho Marketing Plus?
Everything you need to run your marketing
New to Zoho Marketing Plus?
Everything you need to run your marketing
New to Bigin?
Topic Participants
Sukhpreet Singh
Sticky Posts
Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen
Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragenDoe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht
Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragenWat is er nieuw in Zoho Desk 2023
Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favorieteTips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2
In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho FormsTips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1
Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal
New to Zoho TeamInbox?
Zoho TeamInbox Resources
Zoho CRM Plus Resources
Zoho Books Resources
Zoho Billing Resources
Zoho Projects Resources
Zoho Sprints Resources
Qntrl Resources
Zoho Creator Resources
Zoho CRM Resources
Design. Discuss. Deliver.
Zoho Show Resources
Get Started. Write Away!
Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.
Zoho CRM コンテンツ
-
オンラインヘルプ
-
Webセミナー
-
機能活用動画
-
よくある質問
-
Ebook
-
-
Zoho Campaigns
- Zoho サービスのWebセミナー
その他のサービス コンテンツ
Nederlandse Hulpbronnen
ご検討中の方
Recent Topics
Create a single record from multiple images with ICR
Hello all, Zia's Intelligent Character Recognition can now create a single record from multiple images. Users can upload up to three images at once, such as an ID, a passport, and a business card, and Zia will extract the relevant information from allFree Plan mail accounts details
In the zoho mail pricing there's a free plan that includes: FREE PLAN Up to 25 Users 5GB* /User, 25MB Attachment Limit Webmail access only. Single domain hosting. I need to make sure that I'm able to create multiple email accounts in the form of: name@domain.comcan not use my zoho mail
i bouht domain( avta group.com) and set up mail(Avtar@avta group.com) but i cannot receive or send emails . can you please help out.Display Issues
Hello, Our company just changed General Managers and the other one was the super admin. Since deleting his profile and making our new General Manager the super admin there have been ongoing issues. One in particular, is when creating estimates, salesIntroducing Night Mode for Zoho Recruit [BETA]
Late-night hiring sessions? Long hours reviewing resumes? We heard you. Night mode [BETA] is now available in Zoho Recruit, giving you a cleaner, more comfortable workspace that’s easier on the eyes while keeping the focus on what matters most: hiring.Unblock ME
info@pentekykloi.gr Unable to send message;Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked. Learn more. I purchase additional storageZoho Calendar integration for Bigin
Hello everyone, We're excited to introduce Zoho Calendar's integration in Bigin! For a while now, users have been able to sync events in Bigin with Google Calendar and Outlook Calendar - but with this new topping, it syncs with Zoho Calendar as well.Workflows, webhooks, and zero manual work: Your webinar operations, on autopilot
Running a webinar is never just about going live. There's the flurry of registrations to track, attendees to follow up with, recordings to share, CRM records to update, and somehow, all of this has to happen on time, every time. Until now, most of itZoho Mail - More contextual actions on email list view
Hi Zoho Mail team, I recently completed an email migration from Gmail to Zoho Mail and noticed a feature in Gmail that I think would be a great addition to the Zoho Mail interface. When you hover over an email in Gmail's list view, a number of quick actionsSupervisor Rules --> Custom Function
Hello, currently I can't add a custom function to a supervise rule. Is there a reason for this? Background: We have BluePrint managed tickets and actually we have a Supervise rule which should set the ticket to "closed" after 168 hours since the lastErro
Subject: CRM Standalone Function creation returns INTERNAL_ERROR Hello Zoho Support, I am trying to create a Standalone Deluge Function in Zoho CRM for a lead intake REST API. The CRM account reports that the Standalone category is enabled, but functionDigest Septembre - Un résumé de ce qui s'est passé le mois dernier sur Community
Bonjour chère communauté ! 👋 Le mois dernier a été riche en nouveautés, en échanges et en découvertes ! Retrouvez ici les contenus les plus utiles, les discussions les plus intéressantes et plus encore. En septembre, nous avons mis en lumière trois nouveautésNew Update: Convert External Users in Bulk in Zoho Directory
Greetings to all Zoho Directory users out there! We’re excited to introduce a new update that makes user management in Zoho Directory even more efficient; you can now convert external users in bulk! Earlier, admins could convert only one external userPresenting ABM for Zoho CRM: Expand and retain your customers with precision
Picture this scenario: You're a growing SaaS company ready to launch a powerful business suite, and are looking to gain traction and momentum. But as a business with a tight budget, you know acquiring new customers is slow, expensive, and often deliversAPI - Bank Accounts | Reconciliation Discrepancy
Unless I'm reading it wrong, the documentation for the Bank Reconciliations API is inconsistent with itself. https://www.zoho.com/books/api/v3/bank-accounts/#create-a-bank-reconciliation The text definition says that the transaction_id should be a string,Employment Contract / HRMS Documents - Zoho People
How do I create customized HR documents for disbursal from Zoho People ? Example, say offer letters ? appointment letters ? Memos ? We want to be able to preset these in one or ther other form and issue them to employees who are in Zoho People.Mobile authentication for Zoho Creator portals
Note: This feature was previously available in beta for IN data center users on request. It is now generally available for all users in the IN and US data centers on paid plans of Zoho Creator. Currently, it will be available only for Indian (+91) mobileHOw to disable or block OTP login on browser.
Hi Support, One of my employee tried & successfully logged in via OTP login mode on his mobile device even though user does'nt have login password . As per our company policy we don't allow user to login on any other device. This feature is availableChange email address
I would like to change the email address to info@gogetherenterprises.comEnhanced audit trail in Zoho Creator
Hello everyone, We're pleased to announce that the Audit Trail feature has been significantly enhanced by expanding its scope to give you a more complete picture of activity across your applications. What was once a simple record-and-report log is nowAllocating inventory to specific SO's
Is there a way that allocate inventory to a specific sales order? For example, let's say we have 90 items in stock. Customer 1 orders 100 items. This allocates all 90 items to their order, and they have a back order for the remaining 10 items which couldZoho Sheet as KB Document
It would be nice if Zia Agents could take Zoho Sheets as part of the knowledge base. The use case here is that it's infinitely easier for humans to maintain a spreadsheet table than any .md / TAML / JSON document. For situations where humans are responsibleIntroducing native agents: Configure your CRM with natural language
Hello all, Configuring your CRM just got a lot faster. We're introducing native agents into Zoho CRM that configure your settings using natural language. Instead of navigating multiple screens, describe what you need and the agent builds it for you. What'sTransferring CRM Templates
I have two different scenarios for transferring the CRM template and would like to know if it is possible to do for either. 1. When designing my CRM template, I created all the fields in the Leads module. I have not duplicated all of the fields (or their positions on the page) in other modules like the Contacts, Potentials, Accounts, etc. Once I get my Leads template designed the way I want, I would like to copy the fields and their page positions to the other modules. Is it possible to doIs it possible to clone my Lead module layout to Customer and Potential layouts?
I've customized all fields and their order for Leads module and I would like to know if I'm able to clone those fields into another modules, only to avoid repeated work. Awaiting.URGENT: Stalled DC Migration >72 Hours - Records Locked [Ticket #: 167813877
The DC migration was started on 1st October at 6 pm and we were informed migration period as 48 hours but even after more than 72 hours, the migration seems still in progress. We sent two emails to check the status but no responses. We need the migrationError AS101 when adding new email alias
Hi, I am trying to add apple@(mydomain).com The error AS101 is shown while I try to add the alias.Account not Active For any support or queries, kindly contact support@zohomail.com
HI! I am trying to sign up to Zoho Mail which is not working. All I can see is the following error message, " Please help me. Account not Active For any support or queries, kindly contact support@zohomail.com"How can I add a Custom Field (or Customer_name) to a picklist?
Our workflow is Shopify-->SO -->Picklist-->Package-->Shipment. We would like to have the Picklist template to include a custom field "Customer_Notes" (we have created this field already). This way we get alerted when a customer has notes on their account.Introducing Zoho Commerce 2.0 — It's more than just selling!
Hello! We are proud to launch Zoho Commerce 2.0, a reimagination of how online businesses look, feel, and function. This launch is both timely and symbolic, as we reaffirm our commitment to empowering small and medium enterprises with powerful, yet simple-to-useZoho Thrive connection to off-line purchases
Is it possible for Zoho thrive to connect to subscriptions or Books and pull purchase data from clients who purchase off-line or maybe through a different sales department where items are not listed on a website for sale? Say I have a customer that signedPayroll Options
Would like to see a payroll service implemented; Maybe not a true payroll but at least the ability of tracking payments to employees without making them a vendor. please help. Thanks. I didn't find the right solution from the internet. References: https://zohofinance.uservoice.com/forums/283818-zoho-booksEsta dirección de correo electrónico ya se encuentra en uso en otra organización... agregar usuarios
Buenos dias , tengo este problema a la hora de agregar usuarios mi dominio es implementos.com.peHow to setup noreply@ example.com
How do I setup noreply@example.com so the mail never gets delivered. I currently have a catchall setup aswell.How do you associate multiple contacts to a deal in the mobile app?
When opening a deal in the mobile app, only one customer shows as the contact. How can we add multiple contacts on our mobile device?Zoho Books Support
Dear Team, Zoho Books offers a demo before you purchase zoho books. But after that when he actually purchases the product he has to rely on toll free number or help documents. But this might get frustrated in the initial period. Specially in initial period.Linking Multi-UOM Barcodes to Products in Zoho Books
Greetings, I'm using Zoho Books for retail shop and I'm running into a bit of a challenge with products that have multiple Units of Measurement (UOMs) and corresponding barcodes. For example, I sell cigarettes both as individual packets and in cartonsBest practices for importing phone numbers
I've recently found a problem with my phone provider, integrated with Zoho CRM, where a phone number that starts with 00 instead of + won't work. The problem has no solution: they tell me to replace all 00 with + I've always preferred using 00 insteadHas anybody managed to do ANYTHING with Zoho CRM Zia Agents?
I have 'hired' a few agents from the 'store', and also built the super simplest Agent I could think of (retrieve the email address for a given Contact), and none of them work. I get errors like "LLM Inference failed" even from the store Agents (e.g. "Searchcustom function
I want to send a request following the webhook pattern with Endpoint Type Intranet, I received a Zoho access response from Daniel. Please advise on how to implement invokeUrl with Endpoint Type Intranet and a probeNext Page