1. Siendo invitado desde Zoho CRM
   
2. Registrarse usando formularios del portal
   

Formularios del Portal

 

Creando un Formulario de Portal

1. Ve a Configuración > Canales > Formularios web.
   
2. Elige el módulo para el cual deseas crear un formulario de portal.
   
3. Haz clic en Nuevo formulario.
   
    
4. Proporciona los detalles necesarios en la ventana emergente Nuevo formulario.
   
   
5. Cambia el Tipo a Formulario de Portal y haga clic en Crear. Serás redirigido a la página del creador de formularios.
   

1. Navega a Configuración > Canales > Portales.
   
2. Elige el grupo de usuarios del portal para el que deseas crear un formulario de portal.
   
3. Navega a la pestaña de Configuración > Formularios del Portal
   
4. Haz clic en Crear formulario de portal.
   
   
5. Cuando crees un nuevo formulario, deberás ingresar algunos datos estándar. Por defecto, el tipo es Formulario de Portal, ya que se crea desde la página del portal. Proporciona los datos necesarios en la ventana emergente Nuevo formulario y haz clic en Crear. Serás redirigido a la página del generador de formularios.
   
   

Si deseas editar un formulario del portal, puedes hacer clic en el nombre del formulario en la lista de formularios existentes. Serás redirigido a la página del creador de formularios. 

Un usuario debe tener tanto los permisos de Administrar formularios web como de Administrar portales para poder crear formularios de portal.

Constructor de formularios

Una vez que crees el formulario, puedes previsualizar la vista antes de publicarla haciendo clic en el botón Vista previa.

 

Haz clic en Siguiente, luego proporciona los datos necesarios en la ventana emergente:

1. La página de inicio del portal es la página de aterrizaje para cualquier formulario del portal. No se puede modificar.
   
2. El propietario del registro puede seleccionarse directamente, o puedes elegir la opción de regla de asignación.
   
3. También puedes usar etiquetas para el formulario.
   
4. La verificación de doble consentimiento está habilitada de forma predeterminada. No se puede deshabilitar, ya que solo se permitirá el acceso al portal a clientes válidos.
   
5. También se puede enviar una notificación al propietario del contacto.
    

Haz clic en Guardar para generar la URL de registro. Copia la URL y publica el formulario.

Validando usuarios del portal  

 

Personalización de correos electrónicos de bienvenida 

1. Ve a Configuración > Canales > Portales
   
2. Elige el grupo de usuarios del portal.
   
3. Navega a la pestaña de Configuración > Plantillas de correo electrónico.
4. Pasa el cursor sobre Correo de Bienvenida y haz clic en el botón de edición junto a él.
   
5. Modifica la plantilla según sea necesario. Recuerda siempre agregar el enlace de la URL del portal en la plantilla de correo electrónico. Se mostrará un mensaje de error si no se añade la URL del portal en la plantilla de correo electrónico.
    
   
   
    
6. Haz clic en Guardar plantilla.
   
    
   

Errores durante el envío del formulario  

1. Formulario del portal desactivado: Este error aparece cuando el formulario del portal está desactivado. Como el formulario del portal está desactivado, el OTP tampoco se genera. Esto igualmente significa que no se crea ningún usuario del portal. Sin embargo, los detalles sobre el cliente se envían al usuario de Zoho CRM por correo electrónico.
    

   

    
2. El grupo de usuarios del portal está desactivado: Este error se muestra cuando el grupo de usuarios específico está desactivado. Cuando se deshabilita un grupo de usuarios del portal, todos los formularios del portal dentro de ese grupo también se deshabilitan. Incluso después de habilitar nuevamente el grupo de usuarios del portal, los formularios del portal seguirán deshabilitados. El usuario debe activarlos manualmente otra vez.
   

   

   
   
   

    
3. El usuario del portal está desactivado : Este error se muestra cuando el usuario del portal está desactivado.
    
   
4. Error de validación y duplicados: Las presentaciones de formularios con entradas no válidas debido a las reglas de validación, y aquellas con entradas duplicadas debido a campos únicos, quedarán pendientes de aprobación en Módulo > Elipses (···) > Aprobar [Registros].
   
    
5. Límite excedido : Este error se muestra cuando se ha superado el límite de usuarios del portal en la cuenta de Zoho CRM.
   
   Considera este ejemplo: Zylker Bienes Raíces tiene un límite máximo de 500 licencias para usuarios del portal. En caso de que el número total de usuarios del portal supere los 500, no se permitirá el acceso a más usuarios. Sin embargo, los usuarios que intentan ingresar al portal son clientes potenciales, por lo que es importante no perderlos. Por eso, cada vez que un cliente se registra en el portal después de haber superado el límite, se almacena en una vista diferente. No se le agrega directamente al portal y aparece en la vista Esperando Aprobación para el Portal.
    

   Para ver esto, navega a Configuración > Canal > Portales > Cualquier grupo de usuarios del Portal > Usuarios > En espera de acceso al Portal.
    

   

    
   Cada vez que un cliente ingresa a la página de acceso al portal, el usuario de Zoho CRM recibe una notificación al respecto. Para los clientes que están en esta lista de Usuarios en espera de acceso al portal, el usuario de Zoho CRM debe otorgarles acceso manualmente.
   Antes de hacer eso, el usuario de Zoho CRM debe comprar un número adicional de usuarios de portal. Zoho CRM también admite acciones en lote, como aprobación en lote, rechazo en lote, y más.
   
    
   El límite máximo para En espera de acceso al portal es 100. Después de almacenar 100 registros de clientes, cualquier cliente que intente registrarse no será guardado aquí. Los detalles de esos clientes se enviarán por correo electrónico al usuario del CRM, y este tendrá que agregarlos manualmente al portal.
   

En la página de grupo de usuarios del portal, puedes ver la cantidad de usuarios del portal disponible para tu cuenta. Desde aquí, puedes adquirir licencias de usuario del portal directamente.

 

Limitaciones de la Edición

1. Para la edición de prueba, solo se puede crear un formulario de portal.
   
2. Los formularios de portal están disponibles en las ediciones Enterprise y Ultimate. Se pueden crear cinco formularios de portal por grupo de usuarios.
   
3. Cantidad de usuarios para la vista de Esperando acceso al portal:
   
   1. Para la edición de prueba, el sistema puede guardar hasta 10 usuarios.
      
   2. Para las ediciones de pago, el sistema puede guardar hasta 100 usuarios.