El complemento de Zoho Mail te ayuda a administrar toda la correspondencia de clientes en tu cuenta de Zoho CRM. Te ayuda también a realizar un seguimiento de toda la comunicación por correo electrónico entre los clientes y los usuarios de Zoho CRM. Además, como administrador, cuenta con el siguiente conjunto de funciones para administrar los usuarios del complemento de Zoho Mail.

• Realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo del usuario desactivado
• Bloquear las configuraciones del complemento de Zoho Mail
• Desbloquear las configuraciones del complemento de Zoho Mail

Estas características son beneficiosas cuando un usuario, que utiliza el complemento de Zoho Mail, está desactivado en Zoho CRM. Cuando un usuario está desactivado, se pierden todas las conversaciones de correo electrónico que tuvo el usuario con los clientes. Para evitar este problema, tienes la opción de realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario desactivado. Si lo haces, los correos electrónicos asociados a los registros de Zoho CRM se restauran y quedan disponibles para que los demás usuarios (representantes de ventas) puedan usarlos.

Realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario

Puedes realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario desactivado solo si el tipo de cuenta es de tipo "Uso compartido a nivel de registro" o "Uso compartido completo". Cuando realices la copia de seguridad, todos los correos electrónicos del usuario asociados a los registros de Zoho CRM estarán disponibles.

Para realizar una copia de seguridad de los datos

1. Ve a Configuración > Usuarios y Control > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
2. En la página Usuarios del complemento de Zoho Mail, se mostrarán todos los usuarios activos y confirmados que utilicen el complemento de Zoho Mail.
   Puedes ver los detalles del buzón y el tipo de cuenta de todos los usuarios. También estarán disponibles los detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
3. Haz clic en Realizar copia de seguridad de los datos.
   Se iniciará la copia de seguridad de los correos electrónicos asociados a los registros de Zoho CRM. Una vez que se obtiene la copia de seguridad, el estado pasará a Completado.

Bloquear la configuración del complemento de Zoho Mail

Solo los mismos usuarios pueden cambiar las configuraciones del complemento de Zoho Mail. No puedes cambiar las configuraciones de las cuentas de correo electrónico del usuario, pero, como administrador, puedes bloquear las configuraciones. Al bloquearlo, el usuario no podrá cambiar la configuración del complemento de Zoho Mail, lo que incluye cambiar el tipo de cuenta o el buzón de correo.

Esta función es útil cuando piensas realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo del usuario desactivado. Puedes realizar copias de seguridad solamente para los tipos de cuenta con las opciones "Uso compartido a nivel de registro" y "Uso compartido completo". Entonces, para evitar que el usuario pueda cambiar el tipo de cuenta a modo privado, puedes bloquear la configuración del complemento de Zoho Mail.

Para bloquear las configuraciones del complemento de Mail

1. Ve a Configuración > Usuarios y control > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
   Se mostrarán todos los usuarios activos y confirmados que utilizan el complemento de Zoho Mail.
   Puedes ver los detalles del buzón y el tipo de cuenta para todos los usuarios. También estarán disponibles los detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
2. Haz clic en Bloquear la configuración para el usuario que corresponda.

Desbloquear la configuración del complemento de Zoho Mail

Como administrador, siempre puedes bloquear las configuraciones del complemento de Zoho Mail para los usuarios, a fin de evitar que puedan cambiar los ajustes, y también desbloquearlas.

Para desbloquear las configuraciones del complemento de Zoho Mail

1. Ve a Configuración > Usuarios y control > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
   Se mostrarán todos los usuarios activos y confirmados que utilizan el complemento de Zoho Mail.
   Puedes ver los detalles del buzón y el tipo de cuenta para todos los usuarios. También estarán disponibles los detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
2. Haz clic en Desbloquear la configuración para el usuario que corresponda.

Realizar la copia de seguridad más reciente

Cuando se desactiva a un usuario, se puede realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo del usuario. También puede darse el caso de que un usuario vuelva a unirse a la empresa y utilice la cuenta de Zoho CRM para enviar correos electrónicos. Si el usuario se vuelve a desactivar, puedes realizar una copia de seguridad de los correos electrónicos más recientes asociados a la cuenta de Zoho CRM.
Dos casos en los que la opción “Copia de seguridad más reciente” no estará disponible:

1. Si el usuario no guarda la configuración del complemento de Zoho Mail cuando el administrador la activa para él. El usuario debe iniciar sesión en su cuenta y guardar la configuración del complemento de Zoho Mail.
2. Si el usuario modifica el ajuste a Cuenta privada, el administrador no podrá realizar una copia de seguridad después de volver a desactivar al usuario.

Para realizar la copia de seguridad más reciente

1. Ve a Configuración > Usuarios y Control > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
2. En la página Usuarios del complemento de Zoho Mail, selecciona la casilla de verificación que corresponda al usuario desactivado.
3. Haz clic en Copia de seguridad más reciente.