Asignar aplicaciones usando condiciones
- Inicia sesión en Zoho One, luego haz clic en Panel de Administración en el menú de la izquierda.
- Ve a Aplicaciones, luego elige una aplicación.
- Ve a Asignación Condicional, luego haz clic en Asignar Grupo.
- Elige un grupo al que aplicar la condición, o haz clic en Todos si deseas aplicar la condición a toda tu organización.
- Selecciona También aplicar condición a los miembros existentes para aplicar las condiciones a los usuarios ya presentes en el grupo elegido. Si esto no está marcado, esos usuarios serán excluidos de la condición.
- Selecciona Sobrescribir los roles asignados manualmente a los Usuarios para aplicar la condición a los usuarios que ya tienen acceso a la aplicación. Si esto no está marcado, esos usuarios serán excluidos de la condición y mantendrán el rol asignado manualmente por el administrador.
- Si deseas filtrar usuarios según criterios, elige Usuarios que cumplen con los criterios bajo Aplicar regla a. De lo contrario, elige Todos los miembros.
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Si eliges Usuarios que coincidan con los criterios, establece los criterios:
- Elige un atributo para filtrar usuarios.
- Establece el valor para los criterios y la relación entre el atributo y el valor.
- Haz clic en Asignar.
- Si agregas más de un criterio, establece el patrón de criterios.
- Elige la configuración de la aplicación. La configuración de la aplicación cambia según la aplicación que se asigne. Algunas aplicaciones pueden no tener ninguna configuración de aplicación.
- Haz clic en Guardar para guardar la regla.
- Para agregar otra regla, haz clic en AGREGAR NUEVA REGLA.
Nota: Cuando agregas más de una regla, si la primera regla se aplicó a Todos los miembros, será cambiado a Otros miembros. Eligiendo Otros miembros asignará la aplicación a los usuarios que no coincidan con las reglas anteriores.
13. Después de agregar las reglas requeridas, haz clic en Asignar.
Si hay múltiples reglas presentes, se verificarán en el orden en que se agreguen. Solo los usuarios que no coincidan con la primera regla serán verificados contra la segunda, y así sucesivamente. También puedes agregar múltiples condiciones para una aplicación. Sin embargo, las condiciones se priorizarán en función de prioridad de la condición.
Establecimiento de criterios y patrón de criterios
Los criterios son los filtros fundamentales de la Asignación Condicional. Si eliges Usuarios que coinciden con los criterios al configurar la regla, puedes agregar uno o más criterios para filtrar a los usuarios.
Puedes establecer criterios utilizando los 13 atributos disponibles:
- Rol del Grupo
- Nombre
- Apellido
- Todos los correos electrónicos
- Hora de creación
- Tipo de Usuario
- Estado del Usuario
- Reporta a
- Ubicación
- Designación
- Departamento
- Miembro del Grupo
Info: Si has añadido campos personalizados, también puedes usarlos como atributos.
Para filtrar usuarios con mayor precisión, puedes agregar múltiples criterios. Cuando agregas el segundo criterio, puedes conectarlo al primer criterio usando los condicionantes AND/OR. Una relación AND significa que la regla solo se aplicará a los usuarios que cumplan ambos criterios, mientras que una relación OR significa que la regla se aplicará a los usuarios que cumplan cualquiera de los criterios. Por defecto, los criterios recién agregados están relacionados con los existentes a través de una relación OR.
Puedes establecer el patrón de criterios haciendo clic en Editar junto a PATRÓN DE CRITERIOS. Utiliza corchetes para agrupar criterios y cambiar la forma en que se relacionan entre sí. Veamos algunos ejemplos:
- ((1 AND 2) OR 3) — Esto significa que el usuario debe cumplir con el tercer criterio o con los dos primeros criterios para que la regla se aplique a ellos.
- (1 AND (2 OR 3)) — Esto significa que el usuario debe cumplir con el primer criterio y con cualquiera de los dos últimos criterios para que la regla se aplique a ellos.
Considera el siguiente caso: necesitas asignar Zoho CRM solo a usuarios activos en California y Nueva York que se unieron en 2018. Puedes hacer esto con una sola condición, asignando la aplicación a Todos y estableciendo estos criterios:
Una vez que domines el uso de atributos (como User.UserType, User.Designation, y User.ReportsTo) y patrones de criterios, podrás crear condiciones personalizadas para satisfacer todas tus necesidades de asignación automática de aplicaciones.