La comunicación es una función importante en la gestión de proyectos. Los correos electrónicos se han vuelto útiles en el mundo empresarial para comunicarse de manera eficaz. Zoho Projects comprende muy bien este hecho y proporciona plantillas de correo electrónico para personalizar los correos electrónicos automatizados según sus necesidades. Con plantillas de correo electrónico, puede personalizar la estructura de correo de notificación para varios eventos, es decir, cuándo un tema se crea, actualiza, elimina, etc. Puede asociar las plantillas de correo electrónico a cualquier evento de notificación o SLA.

Disponibilidad de funciones: plan Empresa.

  Crear una nueva plantilla de correo electrónico

1. Haga clic en en la esquina superior derecha y, a continuación, haga clic en Rastreador de temas. 
   
2. Seleccione Plantilla de correo electrónico.
   
3. Seleccione un proyecto en el cuadro de selección y haga clic en Agregar plantilla de correo electrónico.
   
4. En la página Agregar plantilla de correo electrónico, especifique todos los campos.
   
5. Nombre y Asunto son campos obligatorios. El asunto se utiliza como el asunto del correo electrónico de notificación y el mensaje escrito en el editor se utiliza como el contenido del correo, respectivamente.
   
   
   
6. Haga clic en Insertar marcador de posición para insertar marcadores de posición de la información clave relacionada con el tema, como la clave del tema, el título del tema, el asignatario, el nivel de escalación, etc. 
   
7. Puede insertar marcadores de posición junto con su contenido, cuando sea necesario, en el campo Asunto y en el área de texto de contenido del correo.
   
8. Puede utilizar los campos predeterminados o los campos personalizados según corresponda cuando inserta marcadores de posición.
   
9. Haga clic en Guardar para continuar.
   

  Asociar una plantilla de correo electrónico a una notificación de tema

1. Vaya a > Rastreador de temas > Notificaciones.
   
2. Seleccione un proyecto de la lista desplegable.
3. Seleccione un criterio de notificación y elija una de las plantillas de correo electrónico existentes en el cuadro de selección. De lo contrario, haga clic en el enlace Crear nueva plantilla de correo electrónico para crear una nueva plantilla de correo electrónico del evento. 
   
4. Especifique el campo Notificar a con los valores requeridos.
   
   • Puede seleccionar más de una persona para notificar. Es decir, puede elegir Asignatario, Informador, Propietario del proyecto o cualquiera de los usuarios del proyecto en la sección Usuarios o cualquiera de los usuarios en la sección Listas de selección de usuarios según corresponda.
     
5. Haga clic en Guardar para continuar. Obtener más información acerca de las notificaciones de tema.
   

También puede asociar una plantilla de correo electrónico a un SLA. Más información. 

  Editar o eliminar una plantilla de correo electrónico

1. Vaya a > Rastreador de temas > Plantillas de correo electrónico.
   
2. Seleccione un proyecto en el cuadro de selección.
3. Pase el cursor sobre la plantilla de correo electrónico requerida. Haga clic en .
   
4. Seleccione Editar o Eliminar.
   
5. Actualice los campos necesarios y haga clic en Guardar o confirme para eliminar. 
   

• El contenido del correo electrónico de la plantilla permite 32 000 caracteres.
  
• Las imágenes en línea se pueden cargar en el contenido del correo, mientras que los videos no se pueden incluir en la plantilla de correo electrónico. Sin embargo, puede enlazar un video en la plantilla de correo electrónico.
  
• Si se elimina una plantilla de correo electrónico asociada, la plantilla de correo electrónico predeterminada se utilizará para notificaciones de temas y SLA.
  
• Si existe un marcador de posición de campo personalizado eliminado en una plantilla de correo electrónico, no se reemplazará por ningún campo predeterminado.
  
• El marcador de posición Ejecutor de la acción representa al usuario que realiza la acción. Es decir, la persona que informa el tema, actualiza el estado del tema, etc.
  
• En los correos de escalación de SLA, el marcador de posición Ejecutor de la acción se reemplaza por el nombre del propietario del proyecto.