Collaboration autour des fichiers

Collaboration autour des fichiers



S'il est aujourd'hui évident de travailler sur des outils de bureautique, la technologie a elle-même pu mettre des obstacles sur son propre chemin. En effet, bien que l'objectif ait été de simplifier les opérations et de partager l'information, de nombreux chefs d'entreprise constatent que leurs employés sont confrontés à un ensemble frustrant de problèmes courants liés aux documents et à la collaboration parce que les systèmes qu'ils utilisent ne sont pas alignés.
 
7 problèmes courants liés à la collaboration autour des documents :
  • Duplication de fichiers et difficulté d'accéder à la version la plus récente du document. Les utilisateurs sont ne sont pas sûrs de savoir quelle est la version finale.
  • Des documents importants sont accidentellement supprimés.
  • Perte de temps à rechercher des documents qui, souvent, ne sont jamais retrouvés.
  • Les conventions de dénomination des documents sont compliquées.
  • Les autorisations d'accès aux documents portent à confusion.
  • La collaboration avec les clients et le partage des fichiers ne sont pas clairement définis.
  • Les utilisateurs sont incapables d'accéder aux documents, formulaires et modèles standard.
Le temps où nous annotions nos documents au stylo est derrière nous ; aujourd'hui, nous disposons d'outils qui permettent de co-créer en temps réel dans le cloud et tout est en zéros et en uns derrière des couches de cryptage et des mots de passe.

Dans WorkDrive, la collaboration n'a pas besoin d'être présentée ; mais il convient de rappeler qu'il ne s'agit pas d'un simple stockage de documents : depuis WorkDrive, on peut collaborer directement.

Les dossiers d'équipe

Le travail d'équipe à l'aide de plateformes de collaboration de contenu traditionnel implique le partage de fichiers avec vos coéquipiers, la gestion de leurs autorisations d'accès, mais cela ne s'arrête pas là. Chaque fois que vous avez besoin d'accéder à un fichier créé par quelqu'un d'autre, vous devez demander l'accès et attendre qu'il le partage avec vous. Il est encore plus difficile de garder ces fichiers organisés pour un accès facile. Ces problèmes de collaboration font désormais partie du passé. Zoho WorkDrive introduit une toute nouvelle façon de créer, stocker et partager des fichiers pour collaborer avec les membres de votre équipe - les dossiers d'équipe.
 
Les dossiers d'équipe sont de deux types : les dossiers d'équipe privés et les dossiers d'équipe publics.

 Dossiers d'équipe privés

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe privés pour stocker et travailler sur des fichiers qui sont exclusifs à votre département ou liés à un projet spécifique. Seuls les membres de l'équipe qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ceux-ci.

Dossiers d'équipe publics

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe publics pour stocker des fichiers d'équipe communs auxquels tous les membres de votre équipe ou organisation peuvent accéder. Tout membre de l'équipe ou de l'organisation peut rejoindre un dossier d'équipe public et accéder à ses différents fichiers et dossiers.

Les dossiers d'équipe facilitent votre travail quotidien

Une intégration en toute simplicité pour les nouveaux membres de l'équipe.
Ajouter des membres à votre dossier d'équipe est simple et rapide. Il suffit de saisir l'adresse e-mail, d'attribuer un rôle approprié (administrateur/ organisateur/ éditeur/ commentateur/ visiteur) et de les ajouter.

Vous pouvez également ajouter des groupes à un dossier d'équipe. Si votre équipe ou organisation utilise des groupes dans WorkDrive, vous pouvez facilement ajouter un groupe entier à un dossier d'équipe et attribuer au groupe un rôle spécifique au lieu d'ajouter chaque membre individuellement. Tous les membres du groupe recevront le rôle attribué à leur groupe dans ce dossier d'équipe. Vous pouvez ajouter des groupes, modifier les rôles des membres et supprimer des groupes des dossiers d'équipe à tout moment.


Rôles et autorisations à structure précise

WorkDrive vous permet d'attribuer à un membre d'un dossier d'équipe des autorisations d'accès plus élevées à un fichier ou à un dossier au sein de celui-ci. Par exemple, un membre ayant le rôle de visiteur dans un dossier d'équipe peut recevoir un accès de modification ou un accès plus élevé à un sous-dossier ou à un fichier.


Partage de fichiers avancé

L'objectif des dossiers d'équipe est de réduire le nombre de fois où vous devez partager des fichiers individuellement avec vos coéquipiers. Les fichiers ajoutés à un dossier d'équipe sont déjà disponibles pour tous ses membres.
Notre fonction avancée de partage externe vous permet de créer plusieurs liens pour partager le même fichier avec différentes personnes, comme des clients et des partenaires. Vous pouvez définir des autorisations d'accès, des mots de passe et des dates d'expiration, et décider qui peut télécharger un fichier. Vous pouvez également demander les données de l'utilisateur, comme son nom, son numéro de téléphone et son e-mail.


Bon à savoir : en tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver complètement le partage externe pour votre Dossier d'équipe si nécessaire.

Souhaitez-vous nous faire part de votre expérience avec Zoho Work Drive ? N'hésitez pas à laisser vos commentaires dans la section ci-dessous.

L'équipe Zoho France 


      • Sticky Posts

      • Collaboration sans faille avec Zoho One

        Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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          Apparently i cannot recive emails on my adress contact@sportperformance.ro I can send, but do not recive. The mail i'm trying to send from mybother adress gets sent and doesn't bounce back... but still doesn't get in my inbox. Please advise

        • Not receiving MailChimp verification e-mail

          It seems that their verification e-mails are blocked. I can receive their other e-mails, but not their verification of domain ownership e-mail. I've checked and double checked how I typed the e-mail, using different e-mails (my personal e-mail can receive it), white listing the domain and all that is left is for the IP's to be white listed, but I don't have that power.  If a staff member could take a look at this -> http://mailchimp.com/about/ips/ And perhaps white list them for me, that would be

        • Creating my 2nd email account

          After creating my first email address, I decided to get another email address. I would like to use this new address as the primary address too. I don't know how to set it up there doesn't seem to be an option for that

        • Cannot - create more email account - Unusual activity detected from this IP. Please try again after some time

          Hello, I come across the error message in Control Panel. Unusual activity detected from this IP. Please try again after some time and i cannot create any more users We are an IT company and we provide service for another company Please unlock us.

        • "Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain"

          Good day. When I try to send mail through ZOHO mail I get the following error : "Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain" I need help with this. My zohomail is : @eclipseweb.site Thank you,

        • Transfert de domaine pour création des comptes emails

          Bonjour , je ne parviens point à créer des mails avec le domaine 'raeses.org' suite à la souscription du domaine auprès d'un autre hébergeur, dont j'ai fait la demande du code de transfert qui est le suivant : J2[U8-l0]p8[ En somme, attente de l'activation

        • Help! Unable to send message;Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.

          Kindly help me resolved this issue that i am facing here.

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          We are often using Zoho Books for estimates that then get converted to invoices within Books. We would like the sales team to migrate entirely to Zoho Inventory and no longer need to use Zoho Books so that they are only on one system. How are people managing

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          Currently in the search options, it has "date", "from date" and "to date". I think it would be great if there were options like "date greater than x days ago" and "date less than x days ago". I realise that as a once off you can just use the existing

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          We have used Mail and Cliq for about three years now. I used to use both on the browser. Both have, over the past 6 months, had a severe degradation in performance. I switched to desktop email, which appeared to improve things somewhat, although initial

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          Hello everyone! It's time for the next round of Ask the Experts (ATE). This month is all about giving Zoho Desk a complete makeover and making it truly yours. Rebrand Zoho Desk with your organization’s details, customize ticket settings based on your

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          Hi, When can we expect to have payroll in Canada with books 

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          I'm having some trouble with Cloudflare here in Pakistan. I want to configure Zoho Mail for my domain, but I'm not sure how to set it up without going through Cloudflare. My website, https://getcrunchyrollapk.com/ , is currently using CF, but I'd like

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          My two accounts have been blocked and I am not able to unblocked them myself. Please respond to email, I am traveling and this is urgent.

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          Hello. I have been attempting get the DKIM verified but Toolkit keeps sending the message that it is not configured, but both Namecheap and Zoho show it as configured properly. What am I missing?

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          i registered zoho mail with my own domain. I can login and access the mail app. I tried to send email from an outlook email account and an icloud email account. Both emails were not received. My plan is free. I also tried to send email from this zoho

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          Hello, I would like to create a waterfall chart on Zoho analytics which shows the movement in changes of budget throughout a few months, on a weekly basis. Should look something like the picture below. Does anyone know how to?

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          Hello, I have a Case Module with a related list which is Attachment. I want to trigger a workflow if I added an attachment. I've seen some topics about this in zoho community that was posted few months ago and based on the answers, there is no trigger

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          Hello users, We're happy to bring you the latest updates and enhancements we've made to Zoho Expense over the past three months, which include introducing the Trip Expense Summary report in Analytics, extending Chatbot support to more editions, rolling

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          You often find yourself using similar phrases in an email —like confirming appointments or providing standard information. Constantly switching between the mouse and keyboard interrupts your flow and slows you down.Instead of typing the same phrases over

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          Behind the scenes of a successful ticketing system - BTS Series Narrative 9: GC—Meaningful conversations that benefit your customers Customers often seek immediate solutions, which is why self-service options are essential. Guided Conversations provides

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