CRM : La validation des données

CRM : La validation des données

Soyons honnête : il est difficile d'avoir un CRM parfaitement organisé. Le garder dénué d'erreur demande du temps et de l'organisation. La bonne nouvelle est qu'avec une méthode adaptée, vous pouvez arriver à tout et sans trop de difficulté.
En l'occurence, l'une des tâches les plus ardues d'un CRM est de garantir la validité des données qu'il contient.
C'est simple : ce que vous retirerez de votre CRM sera le reflet de ce que vous y mettez. Si des données de mauvaises qualités se retrouvent dans votre CRM, vous pouvez vous attendre à des résultats mitigés. La meilleure façon d'éviter cela est d'utiliser la validation des données. 
 
Qu'est-ce que la validation des données ?
 
La validation des données est tout simplement un système de processus mis en place pour garantir que toutes les informations saisies dans votre CRM sont correctes et d'actualités. Sans ces données "propres", un CRM peut devenir vulnérable aux erreurs et aux lacunes dans les informations fournies, ce qui se répercute sur votre équipe, et directement sur vos activités.
 
Zoho CRM possède justement une solution pour répondre à cette exigence : elle se nomme "Règles de validation", et vous aide à surmonter ce problème en stoppant l'insertion de mauvaises données avant même qu'elles ne puissent entrer dans le CRM.
Les données insérées par vos collaborateurs peuvent être automatiquement soumises à l'approbation d'un supérieur, en se basant sur des fonctions personnalisées.
 
Les règles de validation dans Zoho CRM vous permettent ainsi de définir l'exactitude et la validité des données qui entrent dans le système CRM.  Vous allez pouvoir définir les valeurs indésirables d'un champ : si une valeur saisie pour un enregistrement correspond aux critères définis dans la règle, le CRM lancera une alerte et stoppera l'enregistrement.
 
Prenons cet exemple, que nous allons par la suite vous démontrer à travers des captures d'écran :
- Votre entreprise désire s'introduire sur le marché français, ou y lance un nouveau produit. À cette occasion, elle décide d'offrir une offre promotionnelle de 25% à ses clients Français. Vous pouvez ainsi paramétrer une règle n'autorisant cette réduction uniquement pour le marché "France", et une seconde qui n'autorise aucun dépassement de remise.
Si quelqu'un saisi alors une remise pour un autre pays, ou une remise qui dépasse 25%, l'action sera automatiquement bloquée, et le manager du service sera automatiquement alerté. Pratique non ?
 
Voici comment appliquer la validation des données, étape par étape :

Cliquez sur le module "Prospects" :



Une fois sur l'interface "Prospects", rendez-vous sur "Règles de validation", et cliquez sur le bouton "Create New Validation Rule" :



Une fenêtre va alors s'ouvrir, à travers laquelle vous allez pouvoir choisir le champs pour lequel vous souhaitez ajouter une règle de validation. Pour cet exemple, nous allons choisir "Réduction" :



Choisissez le type de validation "Basé sur les critères" et cliquez sur "Suivant" :



Vous y êtes presque ! Vous voilà arrivé sur l'interface qui nous intéresse. Ici, vous pouvez spécifier le critère de validation. Pour rappel, pour notre exemple nous choisissons une limite de réduction de 25%. Nous allons donc sélectionner "Réduction, Supérieure >, 25."



Ensuite, nous souhaitons que cette remise ne soit applicable que pour le marché Français. Dans le bloc "Cette règle sera appliquée pour tous les enregistrements", cliquez sur modifier :



Vous pouvez ainsi sélectionner le critère "Pays, est, "France". Cliquez sur "Terminé" :



Vous pouvez ainsi constater que le critère de réduction est correctement appliqué, et qu'il s'applique bien pour la France. La prochaine et dernière étape consiste à rédiger le message qui sera affiché si l'un de vos collaborateurs dépasse ces critères :



Cliquez sur "Valider" et... Félicitations ! Vous avez créé votre première règle de validation !



Pour s'assurer qu'elle est bien valide, vous pouvez créer un nouveau prospect remplissant la condition d'appartenir au marché Français, et tenter d'appliquer une réduction supérieure à 25%. Ici, nous pouvons voir le message d'erreur s'afficher, la règle de validation est donc bien appliquée :




Pour conclure, il est important de rappeler que bien que nous ayons choisi pour cet exemple les critères "pays" et "remise", les règles de validation peuvent être paramétrées pour tout type de critères. Par exemple : numéro de téléphone, nombre d'utilisateur, origine du prospect etc.
Vous pouvez ainsi vous assurer du respect de l'intégralité de vos processus, d'une manière totalement automatisée.




      • Sticky Posts

      • CRM - Astuce #5 : Effectuer des actions en masses

        Bonjour à tous,   Au programme du jour : éviter les répétitions grâce à la fonction "en masse". Gagnez du temps sur ces actions simples pour vous concentrez sur votre entreprise. Allez dans le module concerné et cliquer sur les : (...)   Suppression en

      • Zoho CRM - Il y a du nouveau chez les modèles d'e-mails

        Bonjour à tous,   Nous sommes ravis d'annoncer que les modèles d'email dans Zoho CRM sont désormais adaptés au design pour tous les ordinateurs et mobiles. Le responsive design désigne une méthode selon laquelle les pages sont conçues pour s'afficher

      • Nouveautés Zoho CRM : la page d'accueil et le tableau de bord actualisés !

        Bonjour à tous, Nous avons apporté quelques améliorations à la page d'accueil des utilisateurs et à l'onglet Tableau de bord, en voici un aperçu. Des composants supplémentaires dans la page d'accueil pour les nouveaux inscrits : Dans l'onglet Accueil,

      • CRM Blueprint #5: Glossaire

        Bonjour à tous,  Voici le dernier volet de notre série sur les Blueprints : un glossaire pour comprendre tous les termes nécessaire à l'automatisation de votre process. État : fait référence à chaque étape de votre processus. Par exemple : qualification,

      • CRM : Ajoutez de la couleur à vos balises CRM

        Bonjour à tous, Les tags sont des identifiants uniques qui peuvent être associés à différents enregistrements ce qui permet de rechercher, trier, catégoriser, filtrer et segmenter efficacement les enregistrements. Cette nouvelle amélioration a pour but

        • Recent Topics

        • Zoho Vault Passwords

          Is there a way to consume Zoho Vault Manager passwords using the API? Thanks in advance.

        • Is the ChatGPT Assistant integration capable of recognizing WhatsApp voice messages?

          I was wondering: if a visitor sends me a voice message on WhatsApp, would the assistant be able to transcribe it and reply to them?

        • Zoho Creator to Zoho CRM Images

          Right now, I am trying to setup a Notes form within Zoho Creator. This Notes will note the Note section under Accounts > Selected Account. Right now, I use Zoho Flow to push the notes and it works just fine, with text only. Images do not get sent (there

        • 【Zoho CRM】レポート機能のアップデート

          ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中から、レポート機能のアップデートをご紹介します。 目次 1. レポートのエクスポート時のレコードIDの表示について 2. 通貨項目の表示について 3. レポートの削除の監査ログへの反映について 1. レポートのエクスポート時のレコードIDの表示について これまで、レポートをエクスポートするとファイルにレコードIDが必ず含まれていました。レコードIDが識別子として役立つ場合もありますが、実際には多くの企業で参照されることはありません。

        • Translation in zoho bookings

          We cant translate zoho booking emails. The general text we can change. But what about text like: ""Here a link to join the meeting online:"" and "Add to Zoho Calendar" and "Add to Google Calendar"? No professional business have mixed languages. Its looking

        • Is there any way to bill one client in different currencies on different invoices?

          I have some customers who have their currency set as USD and most of their billing is done in USD.   However, from time to time I have a need to bill them in my base currency GBP for some specific invoices, but there seems to be no way of doing this that I can see. The only workaround that I can see is to create two client records for the same client, one for USD billing and one for GBP billing, but this is not an ideal situation. Is it likely that the (hopefully!) soon to arrive multi-currency support

        • API name for all fields in Zoho Project (Standard or custom)

          Hi! I struggle to find easily all API name of all field in Zoho Project to build my API rest with other services. We can find them very fast in CRM but not in PRoject.   Could you share a function to get the list of all API Name of any field of an App

        • Disappearing Mouse cursor in Zoho Mail / Windows 11 (Chrome + Edge)

          I'm seeing an issue when writing mails with the light theme with the mouse cursor being white and the document area also being white - making it nearly impossible to see the mouse cursor. I see the problem on Windows 11 under Chrome and Edge. (Yet to

        • Zoho Assist not rendering NinjaTrader chart properly

          Hi everyone. Just installed and testing Zoho Assist. I want to display my laptop' screen (Windows 11) on a monitor connected to my Mac mini. The laptop is running a stock trading program called NinjaTrader. Basically, when running, this program displays

        • Dropshipping Address - Does Not Show on Invoice Correctly

          When a dropshipping address is used for a customer, the correct ship-to address does not seem to show on the Invoice. It shows correctly on the Sales Order, Shipment Order, and Package, just not the Invoice. This is a problem, because the company being

        • Best way to schedule bill payments to vendors

          I've integrated Forte so that I can convert POs to bills and make payments to my vendors all through Books. Is there a way to schedule the bill payments as some of my vendors are net 30, net 60 and even net 90 days. If I can't get this to work, I'll have

        • Link(s) between Notes

          Hello Everyone, It would be great if links could be created between notes. Let's say we have 5 Notes A, B, C , D, E. I would like to be able to link Note A to Note B but not in other way, so no link appears in Note B linking to Note A. An so on, linking

        • Zoho Books | Product updates | August 2025

          Hello users, We’ve rolled out new features and enhancements in Zoho Books. From the right sidebar where you can manage all your widgets, to integrating Zoho Payments feeds in Zoho Books, explore the updates designed to enhance your bookkeeping experience.

        • Feature Request: Assign Documents to Already Entered Bills, Expenses, Invoices, etc.

          Hi Zoho Team, We are regular users of the Documents module in Zoho Books and appreciate its ability to keep financial records well-organized. However, we’ve noticed a limitation: There is no way to attach a document from the "Documents > Files" section

        • I don't see any WITHDRAWL transaction at all

          Hi I manually imported my bank statement to Zoho books today and I am a complete newbie. I have been reading the knowledgebase but unable to fix this. I only see "Uncategorized 91 DEPOSIT transactions". I don't see any WITHDRAWL transaction at all. Also,

        • Shared inbox unable to see replies

          Hi we are a small company me and someone else, we have a shared inbox for our sale@ and contact@ however we have this issue where by if i reply to an email or the other person reply to the email, it does not show it to them and therefore we end up replying

        • Kaizen #136 - Zoho CRM Widgets using ReactJS

          Hey there! Welcome back to yet another insightful post in our Kaizen series! In this post, let's explore how to use ReactJS for Zoho CRM widgets. We will utilize the sample widget from one of our previous posts - Geocoding Leads' Addresses in ZOHO CRM

        • 404 error at checkout

          Our customers are getting a 404 error at checkout. Anyone else with the same problem?

        • FONT Sizing in Notebook

          Hi Kishore - What is the status of adding font sizing to the application? I have several things that I have pasted directly into Notebook and the fonts are HUGE! I would like the ability to highlight them and reduce the font to a legible size. Nothing

        • Can managers Upload documents to their direct rapports?

          Admin employees have the ability to upload documents to employees' files; however, managers do not have add/manage button - is it possible for managers to upload their direct reports' documents, such as absence documents or 121 documents. Is there something

        • Leave balance display for next year

          Is there a way to not have a rollover or not limit the leave balance depending on the date. For example an employee has 10 days leave balance and wants to apply for January leave in December. They cant because the rollover doesnt show the leave balance

        • Please add an “Auto-Apply Unused Credits” toggle

          Hello — please add a simple org-level option to automatically apply unused credits (credit notes, excess payments, retainers) to new invoices and/or bills. An ON/OFF toggle with choices “invoices”, “bills”, or “both” would save lots of manual work for

        • Zoho Books not working/loading

          Hi! I haven't been able to access/load Zoho Books for the past hours. I get a time out (and it is not due to my internet connection). Could you please check this asap? Thank you!

        • Custom Fields with Data Types for Expense and Payments Received in Zoho Books

          Hi all, We are glad to present to you, the option to create Custom Fields for the Expense and Payments received modules in Zoho Books. This also comes with an icing on top of it - Yes, the custom fields can now be created with different data types. Types like Text, Number, Decimal, Amount, Auto Number and Check Box are supported as of now. Rush to the gear icon at the top right corner, select 'More Settings', choose 'Preferences' in the left pane. Click the Expense/Payment preferences where you can

        • Zoho Cliq - Incident alert (Server outage - IN DC) | August 28

          We've received server down alerts and are currently investigating the issue (IN DC) to find the root cause. Our team is actively working to restore normal operations at the earliest. Status: Under investigation Start time: 09:44:21 AM IST Affected location:

        • Claude + MCP Server + Zoho CRM Integration – AI-Powered Sales Automation

          Hello Zoho Community 👋 I’m excited to share a recent integration we’ve worked on at OfficehubTech: ✅ Claude + MCP Server + Zoho CRM This integration connects Zoho CRM with Claude AI through our custom MCP Server, enabling intelligent AI-driven responses

        • How can I see content of system generated mails from zBooks?

          System generated mails for offers or invices appear in the mail tab of the designated customer. How can I view the content? It also doesn't appear in zMail sent folder.

        • Limitations on editing a message in Cliq

          Hi I've checked the documentations and there's no mention of how many times a message can be edited. When trying with code, I get various numbers such as ~1000 edits or so. Please mention if there's a limit on how many times one can change a message via

        • Narrative 10: Assignment Rules - Streamlining Ticket Management

          Behind the scenes of a successful ticketing system: BTS Series Narrative 10: Assignment Rules - Streamlining Ticket Management In the complex world of customer support, a flood of incoming tickets can hit the help desk in seconds. Businesses must do more

        • Free webinar! Digitize recruitment and onboarding with Zoho Sign and Zoho Recruit

          Hello, Tired of being buried in onboarding paperwork? With the integration between Zoho Sign and Zoho Recruit, a powerful applicant tracking system, you can digitize and streamline the entire recruitment and onboarding process, all from one platform.

        • Custom form - Duplicate Value Present

          I am new to Zoho People. I create a new form on Zoho People quite simple. A date (by default the current date) and a radio button with 3 options (Yes, No, Not applicable) I defined the date as ‘No duplicate’ as only one entry by date is allowed. I added:

        • Zoho API connection issues

          Hi, Today at around 1930 GMT our application started experiencing intermittent timeouts from the Zoho API. These intermittent timeouts are not enabling our app to work properly. The API connection was working just fine before. HTTPSConnectionPool(host='www.zohoapis.com',

        • Query Regarding our Partnership between AIC-JKLU and Zoho

          Dear Zoho Team, I am writing to raise a concern on behalf of AIC-JKLU, one of Zoho’s incubator partners. Recently, our startups have been facing difficulties while trying to get themselves onboarded on Zoho through our dedicated partner link. Unfortunately,

        • Disputed Purchase Invoices

          We have recently moved to Zoho Books from Sage. In Sage we were able to post a purchase/vendor invoice but mark it as on dispute. This would usually be a pricing query or if something was damaged. It would show in their ledger, so we could agree their

        • Getting events in the future

          Hi I am trying to get events in the future by calling this API Endpoint https://www.zohoapis.eu/crm/v8/Events?fields=Event_Title,Created_By,Created_Time,Start_DateTime But that gives me all events in the database. How do I make a query that returns all

        • Created Date/Invalid Fields

          Since Saturday we have suddenly had issues with our webhooks and data retrieval from CRM. Specifically how Created Date is handled. It appears there was some sort of change within CRM that broke a lot of our code that has been in place for several years.

        • Zoho Inventory. Preventing Negative Stock in Sales Orders – Best Practices?

          Dear Zoho Inventory Community, We’re a small business using Zoho Inventory with a team of sales managers. Unfortunately, some employees occasionally overlook stock levels during order processing, leading to negative inventory issues. Is there a way to

        • integration zoho form - drive

          I integrated my form with Google Drive. The report of user submissions from the Google Form becomes a Google Sheets table. When I used Google Forms for the same task, the summary sheet adapted to the form. For example, if I added a new field to the form,

        • add employees and customiz

          I want a Zoho software to track employees record. I logged in a demo so now I tried adding employee, first thing when I click on add employee it takes me to a page where it says add user maximum 10 users, my first doubt why users I don't want employees

        • Revenue Management: #9 Revenue Recognition in Media & Publishing

          Media & Publishing industry has evolved in recent times. It offers subscriptions, bundles digital and print access, runs sponsored content, and sometimes even sells ad spaces. If you run a media or publishing business, you will always get into a situation

        • Next Page