こんにちは！ 

機械に定期的なメンテナンスが必要なように、CRMでもデータのメンテナンスが必要です。

ある程度の期間がたつと、古い電話番号や無効なメールアドレス、統一されていない略称、重複するデータが必ず出てきます。こうしたデータがあると、検索をかけた際に混乱が生じる可能性があります。

 

今回の記事では、CRMのデータベースをクリーンに維持する方法をご紹介します。

  

だからここにある - スタイルシートを維持する

ある営業担当者が、特定の地域の顧客リストに対して一括メールを送信しようとしています。その地域に関連するデータを抽出する際、一部のデータが除外されました。 「USA」で抽出しましたが、一部データが「United States」で登録されていたためです。この場合、どちらも正しいし同じ地域であることは分かりますが、統一されていません。

データ登録のルールを複雑にする必要はありません。「USA」「US」「United States of America」のどれで登録すべきなのかはルールとして統一しておくと、CRM上のデータを綺麗に保てます。

不必要な混乱を避けるために、CRMにデータを登録する際は、社内で用語を統一しておくことが不可欠です。

例えば以下のケースです。

・住所の入力（3-6-1／３−６−１／3丁目6番1号／３丁目６番１号）

・会社名（株式会社／(株)／（株））

・テンプレート名

・予定（アポ／商談／訪問）

想定される用語のリストと標準のデータ入力フォーマットを作成します。このルールに沿ってデータが登録されれば、正確なレポートの作成やデータのフィルタリングができ、人的ミスのリスクを減らすのに大いに役立ちます。

他にも工夫やアイデアがあればぜひコメントください！