Comprendre et créer des rapports

Comprendre et créer des rapports

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.
À mesure que votre organisation se développe, vous remarquez deux choses :
  1. Vos données Zoho CRM deviennent de plus en plus complexes. Ces données contiennent des informations précieuses sur vos clients, collaborateurs, bénéfices, ventes et opportunités.
  2. Vous devez exploiter ces données pour clarifier votre vision d'ensemble et prendre des décisions en toute confiance. Une aide basée sur les données est essentielle pour justifier vos choix et renforcer la confiance.
Les rapports dans Zoho CRM vous aident à accomplir cela en regroupant les données pertinentes pour atteindre des objectifs spécifiques, comme un rapport mensuel qui suit les leads nouvellement acquis. Une fois créé, vous pouvez partager le rapport de plusieurs façons avec ceux qui en ont besoin.

Créer des rapports

Explorez plus en détail le choix des modules pour votre rapport
Lorsque vous créez des rapports, lapremière étape consiste à choisir un module principal.

La deuxième étape (facultative) consiste àajouter des modules associés et définir les relations entre eux. Les concepts présentés ici vous aideront à comprendre cette deuxième étape.
Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de mémoriser tous les concepts présentés ici. Vous pouvez toujours consulter cette page quand vous en avez besoin.

Créer un rapport

Les rapports peuvent être créés et partagés dans différents formats par les PDG, responsables, commerciaux et autres utilisateurs de CRM, et sont construits à partir de données provenant d'un ou de plusieurs modules de votre CRM. Les rapports peuvent être créés pour un module spécifique et les données qui y sont associées dans un autre module, par exemple, les comptes et leurs contacts associés ou les transactions et leurs devis associés.

Commencez par un ensemble de données et progressez à partir de là
Nous vous permettons d'établir des relations entre les ensembles de données de votre rapport, de sorte que seules les données pertinentes s'affichent. Vous pouvez le faire en établissant des relations parent-enfant entre les modules que vous souhaitez inclure.



Examinons de plus près comment fonctionnent ces relations.

Module principal

Le module principal est le module de base à partir duquel les données du rapport sont extraites. Vous pouvez également choisir un ou plusieurs modules qui sont associés au module principal à inclure dans le rapport. Par exemple, voici un rapport sur les leads acquis au cours du trimestre passé, en utilisant Leads comme module principal.



La relation entre un module est divisée en parent et enfant. La liste parent affiche tous les modules référencés dans les champs de recherche du module principal. La liste enfant, en revanche, affiche tous les modules référencés dans les listes associées du module principal. Si vous n'avez besoin que du module principal pour créer le rapport, vous pouvez ignorer cette étape.

Modules parents

Un module parent est un module qui est associé au module principal via un champ de recherche. Par exemple, s'il existe un champ de recherche pour Comptes dans le module Transactions, alors Comptes peut être sélectionné comme module parent pour Transactions. Lorsque vous sélectionnez un module parent, le nom du champ de recherche s'affiche également. Vous pouvez sélectionner plusieurs modules parents pour le module principal dans votre rapport.

Plusieurs modules parents

Si vous souhaitez créer un rapport qui offre des informations plus complexes sur le module principal, vous pouvez ajouter plusieurs modules parents. Par exemple, Utilisateurs (Créé par) et Utilisateurs (Propriétaire du lead) peuvent être ajoutés comme modules parents pour le module Leads afin d'afficher quels utilisateurs de CRM ont travaillé sur chaque lead.



De même, Nom du contact, Propriétaire de la transaction et Nom de la campagne peuvent être ajoutés comme modules parents pour le module Transactions afin d'inclure cette information dans le rapport. Un maximum de cinq modules parents peut être ajouté à chaque rapport.


Modules enfants

Les modules qui apparaissent dans la liste associée du module principal peuvent être ajoutés au rapport comme modules enfants. Par exemple, Contacts peut être ajouté comme module enfant quand le module principal est Comptes.
Pour créer un rapport combiné utilisant plusieurs modules, vous devrez associer des modules enfants au module principal. Les modules disponibles pour être ajoutés comme modules enfants dépendront du module principal.

Relation parent-enfant entre modules

Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez ajouter à la fois des modules parents et enfants au module principal. La liste parent affiche tous les champs de recherche qu'un module possède, tandis que la liste enfant affiche toutes les listes associées. Par exemple, si vous choisissez Transactions comme module principal, seuls les modules liés à celui-ci via les listes associées seront répertoriés comme modules enfants.


Remarque :
Dans un rapport, les utilisateurs pourront voir tous les enregistrements accessibles pour eux dans le module principal
  1. Si ce module principal estconnecté à des modules parents et/ou enfants etsi les champs de ces modules parents/enfants sont inclusdans le rapport
  2. alors les utilisateurs pourront voir ces champs et enregistrements,même s'ils n'ont pas accès à ces enregistrements dans le module parent/enfant. Cela s'applique lorsqu'ils ont accès aux modules mais pas aux enregistrements spécifiques. Si l'utilisateur n'a accès ni au module parent ni au module enfant dans son profil, il ne pourra pas consulter le rapport.
Vous pouvez utiliser les relations parent-enfant entre les modules pour ajouter d'autres modules à un rapport.Par exemple, si vous choisissez Transactions comme module principal, puis Activités comme module enfant, vous pouvez choisir parmi les modules qui apparaissent comme listes associées dans le module Activités pour ajouter un autre niveau de données.



Type de relation entre les modules

Lorsque vous choisissez un module enfant pour un rapport, vous pouvez décider si vous voulez qu'il ait une relation exclusive ou inclusive avec son module parent. Cela vous permet de contrôler les données affichées dans votre rapport.



Exclusive : Une relation exclusive affichera uniquement les enregistrements du module parent qui contiennent des données associées dans le module enfant. Par exemple, un établissement d'enseignement pourrait créer un rapport pour afficher uniquement les étudiants ayant une bourse sportive. Choisir une relation exclusive vous permet d'exclure les données non nécessaires pour le rapport.

Inclusive : Une relation inclusive affichera tous les enregistrements du module parent, qu'ils contiennent ou non des données associées dans le module enfant. Par exemple, vous pouvez créer un rapport qui affiche tous les comptes, qu'ils aient ou non des transactions associées.

Exemples

Exemple : 1
Patricia souhaite analyser les performances commerciales du dernier trimestre afin de voir tous les comptes créés au cours du trimestre passé et d'afficher toutes les transactions associées.



Elle peut créer un rapport avec une relation inclusive entre les modules Comptes et Transactions.



Exemple : 2
David souhaite voir les comptes les plus récemment ajoutés à l'entreprise et le statut des transactions associées pour une discussion lors de la prochaine réunion des parties prenantes.



Il peut créer un rapport avec une relation exclusive entre les modules Comptes et Transactions.



Exemple : 3
Amelia souhaite soumettre un rapport mensuel à Patricia et David sur les comptes pour lesquels des transactions ont été créées au cours du dernier mois, en indiquant s'il existe ou non des activités associées à ces transactions.




Elle peut créer un rapport avec une relation inclusive entre les modules Comptes et Transactions, ainsi qu'une relation exclusive entre les modules Transactions et Activités.





 
 Pour créer un rapport
  1. Connectez-vous à votre Zoho CRM et cliquez sur Rapports.
  2. Cliquez sur Créer un rapport en haut à droite pour créer un rapport.

  3. Choisissez le module principal dans la liste déroulante.
  4. Si vous souhaitez ajouter plus de données associées au module principal, cliquez sur les icônes + pour ajouter d'autres modules.
  5. Cliquez sur le + vert au-dessus du module principal pour ajouter un module parent, ou le + bleu en dessous du module principal pour ajouter un module enfant.

  6. Si vous ajoutez un module enfant, choisissez le type de relation : Inclusive ou Exclusive.

  7. Une fois que vous avez ajouté tous les modules que vous souhaitez inclure, cliquez sur Continuer.
    Vous verrez maintenant les données que vous avez sélectionnées organisées dans un tableau. Cela peut être personnalisé selon vos besoins.

Personnaliser les rapports

Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez personnaliser la présentation des données en groupant ou en agrégant les colonnes et les lignes, en filtrant les données et en affichant ou en masquant les champs. Cela vous permet d'afficher exactement les informations dont vous avez besoin pour analyser votre progression vers la réalisation de vos objectifs commerciaux.


Modifier les colonnes

Cliquez sur l'icône + en regard de Colonnes à gauche du rapport pour apporter des modifications aux colonnes affichées dans le rapport.
Ajoutez ou supprimez des colonnes du rapport à l'aide des cases à cocher. Vous pouvez faire défiler la liste ou utiliser le champ Rechercher des champs pour rechercher un champ particulier que vous souhaitez ajouter ou supprimer en tant que colonne. Cliquez sur Effacer tout pour décocher toutes les cases à cocher.


Vous pouvez faire glisser et déposer les colonnes pour les réorganiser. Pour redimensionner les colonnes, cliquez et faites glisser les lignes verticales de l'en-tête d'une colonne pour ajuster sa taille.
De plus, vous pouvez faire glisser et déposer les colonnes pour les réorganiser.


Remarque :
  1. Si vous configurez un champ multiligne dans le rapport, vous pouvez afficher le contenu jusqu'à 255 caractères dans les rapports de l'application. Les enregistrements dont le nombre de caractères dépasse la limite auront le contenu réduit et compressé à la fin. Toutefois, vous pouvez les développer et afficher l'intégralité du contenu dans un message contextuel.
    Limitations à l'export : Lorsque vous choisissez d'exporter au format un rapport contenant 4 colonnes ou plus avec des champs multilignes, les limitations de caractères suivantes s'appliquent :
    1. Pour les trois premiers champs multilignes, l'export affichera 5 000 caractères par champ.
    2. Pour les rapports contenant plus de 3 colonnes (quatre et plus), les champs multilignes restants afficheront uniquement les 255 premiers caractères.
  2. Avec cette restriction en place, si vous exportez un rapport, l'export au format exportera le rapport avec l'affichage actuel et le contenu tronqué. Si vous dépendez des valeurs dans les champs multilignes pour vos analyses (par exemple, si vous souhaitez analyser les exigences des clients), nous vous recommandons dans ce cas d'utiliser le type d'export détaillé.
  3. Vous disposez d'environ 10 champs multilignes dans un rapport.

Filtrage des données

Vous n'aurez peut-être pas besoin de toutes les données de votre CRM pour votre rapport. Par exemple, vous souhaiterez peut-être afficher uniquement les informations concernant les leads créés au cours des 30 derniers jours. Vous pouvez ajouter un filtre au rapport pour limiter les données qu'il affiche.



Sélectionnez l'onglet Filtres puis cliquez sur l'icône + en regard de Filtres. Choisissez les critères de filtre dans la fenêtre contextuelle Ajouter un filtre. Il existe deux façons de créer des filtres :
  1. Créez des critères basés sur la date pour filtrer les enregistrements en fonction des champs de date du module principal utilisé pour le rapport.
  2. Créez également des filtres avancés en utilisant d'autres champs. Définissez les critères auxquels les enregistrements doivent répondre pour être inclus dans le rapport.
    Vous pouvez ajouter une valeur statique (exemple : 40 000 USD) ou choisir un autre champ parmi les modules sélectionnés pour définir les critères. Cela vous permet d'effectuer une comparaison champ-valeur ou champ-champ selon vos besoins.


Remarques :

  1. Les champs utilisés dans un critère doivent être du même type de données.
  2. Tous les champs présents dans les modules utilisés dans le rapport seront affichés dans les critères.
  3. Pour les rapports joints, le filtre sera configuré et appliqué pour chaque rapport.
Limitations :
  1. Actuellement, vous ne pouvez utiliser que le type de champ suivant comme valeur de critère :
    1. Date, date et heure
    2. Case à cocher
    3. Nombre, décimal, pourcentage et entier long
    4. Devise
      Si la multidevis est activée dans votre organisation, vous pouvez utiliser les champs du même module pour comparer et filtrer.
  2. Vous ne pouvez actuellement pas utiliser d'autres types de données tels que les champs de liste de sélection ou de recherche pour comparer et qualifier.
  3. Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre critères de filtre pour un rapport.

Regroupement des données

Si vous avez une grande quantité de données dans un rapport, vous pouvez les condenser en groupes pour les rendre plus faciles à comprendre. Le regroupement des données signifie généralement les segmenter ou les catégoriser en fonction de propriétés spécifiques. Cela aide les utilisateurs à se concentrer sur les informations importantes qu'ils recherchent. Vous pouvez regrouper les lignes et les colonnes dans les rapports pour catégoriser les enregistrements en fonction de critères spécifiques.

Par exemple, vous avez ajouté quelques enregistrements à votre CRM. Vous pourriez créer un rapport pour afficher les enregistrements créés chaque mois au cours de cette année. Vous pouvez créer un groupe de lignes pour catégoriser les enregistrements par Mois d'ajout. Vous souhaiterez peut-être ensuite pouvoir afficher la source de lead pour les enregistrements ajoutés chaque mois, vous pourriez donc créer un groupe de colonnes en utilisant le champ Source de lead. Cela vous permettra d'afficher les leads créés dans un mois spécifique et leur source, pour une comparaison facile.



Les groupes de lignes et de colonnes peuvent être utilisés pour faciliter le résumé d'informations complexes ou la comparaison de valeurs dans différents champs.

Regroupement des lignes

Le regroupement des lignes vous permet de regrouper tous les enregistrements de la même catégorie. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de lignes pour le champ Secteur d'activité afin de regrouper les clients en fonction du travail qu'ils effectuent.

Pour regrouper les lignes, cliquez sur l'icône + en regard de Regroupement par lignes et choisissez les champs par lesquels vous souhaitez regrouper dans la liste.


Regroupement des colonnes

Le regroupement des colonnes est utilisé pour créer une autre couche de regroupement au sein des groupes de lignes. Par exemple, pour catégoriser les enregistrements qui ont déjà été regroupés par Secteur d'activité selon leur Chiffre d'affaires annuel et Type de compte. Si vous utilisez les deux types de regroupement, les données seront affichées dans un format de grille avec les étiquettes de lignes et de colonnes, également connu sous le nom de rapport matriciel.



Pour regrouper les colonnes, cliquez sur l'icône + en regard de Groupes de colonnes et choisissez les champs par lesquels vous souhaitez regrouper dans la liste.

Agrégation des données

L'agrégation des données vous permet d'effectuer des calculs sur les groupes de lignes et de colonnes que vous créez. Vous pouvez utiliser ces fonctions pour afficher la somme, la moyenne, la plus grande valeur, la plus petite valeur et le nombre d'enregistrements. Par exemple, vous pourriez trouver le chiffre d'affaires annuel moyen et le nombre total d'employés dans chaque pays de facturation.



Pour agréger les données, cliquez sur l'icône + en regard de Colonnes d'agrégation et choisissez les champs dans la liste. Sous Afficher Détails lien, décochez Lignes de détail, Sous-totaux ou Totaux généraux cases selon vos besoins.


Rapports joints

Vous pouvez joindre deux rapports ou plus pour créer une vue combinée. Cela vous permet de comparer différents ensembles de données du même module côte à côte. Vous ne pouvez joindre que les rapports qui ont été créés avec le même module principal.
Par exemple, vous pourriez joindre trois rapports qui ont tous Comptes comme module principal, affichant respectivement les données concernant les affaires, les devis et les factures associés aux comptes. Cela vous permettra de voir l'état des affaires, des devis et des factures pour chaque nom de compte en un coup d'œil.

Remarque :
Vous pouvez ajouter les champs du module principal en tant que « regroupements par lignes » qui regrouperont tous les rapports associés à ce rapport joint.
Pour joindre des rapports
  1. Ouvrez un rapport existant et cliquez sur le lien Joindre un rapport en haut du rapport.

  2. Cliquez sur Ajouter un rapport dans Créer un rapport joint et choisissez les rapports dans la liste déroulante. Vous pouvez joindre un maximum de trois rapports.

  3. Réorganisez les rapports selon les besoins par glisser-déposer.
  4. Cliquez sur Terminé.

Effectuer des actions sur les rapports

Vous pouvez effectuer des actions rapides à l'aide de l'icône en regard du nom d'un rapport sur la page de liste des rapports. Les options Exécuter, Modifier, Cloner et Exporter sont également accessibles à partir de chaque rapport.


Exécution et modification des rapports

Une fois que vous avez créé un rapport, vous pouvez l'exécuter pour prévisualiser la façon dont les données seront affichées.

Clonage de rapports

Copiez les données et la personnalisation d'un rapport en les clonant. Cliquez sur Cloner option et le rapport cloné s'ouvrira automatiquement.

Exportation de rapports

Exportez les rapports pour les télécharger en format Excel, PDF ou CSV. Vous pouvez choisir d'exporter le rapport dans l'un des types suivants :
  1. Un "rapport formaté qui inclut tous les regroupements de lignes et de colonnes que vous avez créés et sera exporté avec la mise en forme exacte telle qu'elle apparaît dans l'interface.
  2. Un rapport détaillé qui n'inclut aucun regroupement de lignes ou de colonnes.
Pour exporter un rapport
  1. Accédez à l'onglet Rapports.
  2. Survolez le rapport que vous souhaitez exporter et cliquez sur l'icône plus .Sélectionnez Exporter.

    Vous pouvez également ouvrir un rapport. Cliquez sur la flèche vers le bas près du bouton Modifier et sélectionnez Exporter.

  3. Selon vos besoins, vous pouvez :
    1. Choisissez le type d'export en tant que rapport formaté ou rapport détaillé.
    2. Activez la case à cocher Afficher la colonne d'ID d'enregistrement si vous souhaitez inclure les ID d'enregistrement du module principal dans l'export.
      Veuillez noter que si vous avez ajouté l'ID d'enregistrement du module principal en tant que colonne dans le rapport, il sera inclus dans l'export même si vous laissez cette option décochée.
    3. Choisissez le Format d'export en tant qu'Excel, PDF ou CSV.

  4. Cliquez Exporter pour lancer l'export.
Remarque :
  1. Vous pouvez exporter un maximum de 2 000 lignes en export formaté et 50 000 lignes en export détaillé
  1. Assurez-vous de trier les colonnes pour que les lignes que vous souhaitez exporter se trouvent en haut. Par exemple, dans un rapport formaté contenant (6 000) lignes, seules les (2 000) premières lignes seront exportées.
  2. Limites quotidiennes d'export de rapports :
    Rapports formatés : exports illimités.
    Rapport détaillés :
    Édition gratuite : 0 exports
    Édition Ultimate : jusqu'à 300 exports
    Autres éditions : jusqu'à 200 exports

Ordre de tri dans les rapports


Croissant (Asc) et Décroissant (Desc) sont les options de tri disponibles pour les colonnes d'un rapport récapitulatif ou matrice. Les colonnes peuvent être triées dans n'importe quel ordre, selon vos besoins.

Par exemple, la colonne Type de compte est triée en ordre croissant.

Filtrer un rapport à l'aide du filtre d'aperçu rapide

En plus des filtres présents lors de l'étape de personnalisation du rapport, vous pouvez utiliser les filtres d'aperçu rapide pour trier rapidement le rapport traité en fonction des caractéristiques souhaitées.
Vous pouvez utiliser les types de données suivants pour trier le rapport :
Date, Date et heure, Case à cocher, Recherche d'utilisateur, Liste de sélection, Liste de sélection multiple.

Remarques :
Vous pouvez appliquer jusqu'à cinq filtres à un rapport.


En plus de ce filtrage rapide du rapport, vous pouvez également prédéfinir les critères de filtre lors de l'étape de personnalisation du rapport. Cette prédéfinition des critères aidera à partager des valeurs de rapport contextuelles aux destinataires, même si le rapport est exhaustif.
Pour définir les critères du filtre d'aperçu rapide
  1. Accédez au rapport que vous souhaitez consulter.
  2. Survolez ou cliquez sur l'option de filtre sur le côté gauche de la page des rapports.
  3. Fournissez les critères en choisissant les champs, le qualificateur et la ou les valeurs.
  4. Cliquez Appliquer le filtre pour afficher les résultats.
  5. Si vous souhaitez afficher toutes les valeurs du rapport, vous pouvez effacer les attributs de filtre en cliquant sur l'option Effacer au-dessus du rapport.
Suppression de rapports
Vous pouvez supprimer les rapports que vous n'utilisez plus. Les rapports supprimés apparaîtront dans la liste Récemment supprimés pendant 30 jours, puis seront supprimés définitivement. Vous pouvez également choisir de les restaurer à partir de la liste Récemment supprimés, ou de les supprimer définitivement avant l'expiration des 30 jours.


Création de graphiques pour les rapports

Communiquez les résultats de votre rapport plus efficacement en créant des représentations visuelles de vos données sous forme de graphiques. Vous pouvez créer différents types de graphiques, tels que des graphiques en camembert, en barres ou en courbes, une fois que vous avez terminé la création de votre rapport.

Pour créer un graphique
  1. Accédez au rapport et cliquez sur Créer un graphique.


  2. Choisissez les noms de champs pour le Groupement (axe x) et la Mesure (axe y). Sélectionnez le type de graphique dans la liste déroulante.


  3. Cliquez sur Plus d'options pour ajouter des repères et des limites de groupement au graphique.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Votre graphique nouvellement créé apparaîtra en haut du rapport. Vous pouvez modifier ou supprimer le graphique à tout moment.



Ajouter des graphiques comme composants du tableau de bord
Les graphiques peuvent être utilisés pour fournir des informations analytiques à votre organisation. Vous pouvez les ajouter à votre tableau de bord en tant que composant en cliquant sur Ajouter au tableau de bord. Entrez un nom et choisissez le tableau de bord auquel vous souhaitez ajouter le graphique dans la fenêtre contextuelle Ajouter au tableau de bord.


Remarque :
La modification ou la suppression d'un graphique dans un rapport n'aura aucun effet sur les tableaux de bord auxquels le graphique a été ajouté.

Rôles et autorisations pour les rapports

Il existe deux types d'utilisateurs qui peuvent consulter les rapports : le propriétaire du rapport, qui l'a créé, et les utilisateurs avec lesquels le rapport est partagé. Les autorisations de créer, de consulter et de partager les rapports dépendent du type de rôle de l'utilisateur.

Type de rôle
Autorisations disponibles
Utilisateur
1. Créer, consulter et partager leurs propres rapports.

2. Consulter d'autres rapports qui se trouvent dans un dossier partagé avec eux.
Administrateur
1. Créer, consulter et partager leurs propres rapports

2. Consulter tous les rapports créés par d'autres utilisateurs du compte, indépendamment des autorisations de partage.
Remarque :
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les rapports peuvent créer, modifier et partager des dossiers de rapports.

Envoi de rapports par e-mail

Partagez les rapports avec les autres membres de votre organisation par e-mail pour qu'ils puissent les consulter et les analyser. Vous pouvez les partager immédiatement ou planifier l'envoi de l'e-mail à une date et une heure spécifiques.
Pour partager des rapports par e-mail
  1. Cliquez sur la flèche déroulante en regard de l'option Modifier pour le rapport requis dans la liste de tous vos rapports.
  2. Cliquez sur Envoyer un e-mail dans la liste déroulante.


  3. Dans la fenêtre contextuelle Options d'envoi de courrier, procédez comme suit :
    1. Choisissez le modèle d'e-mail à utiliser.
    2. Choisissez les adresses e-mail des utilisateurs dans le champ Destinataires.
    3. Si vous souhaitez partager le rapport avec des personnes en dehors de votre organisation, entrez leurs adresses e-mail dans le champ Destinataires supplémentaires.
    4. Choisissez un type d'export pour le type de fichier.
    5. Activez Afficher la colonne ID d'enregistrement si vous souhaitez inclure les ID d'enregistrement du module principal.

    6. Sélectionnez soit Envoyer immédiatement soit Planifier pour plus tard dans la liste déroulante Options d'envoi.

      Si vous choisissez de planifier l'envoi de l'e-mail pour plus tard, ajoutez une date et une heure.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Dossiers de rapports

Si vous devez gérer un grand nombre de rapports, il peut rapidement devenir difficile de trouver et de partager des rapports spécifiques. Pour éviter d'être submergé, vous pouvez créer des dossiers pour suivre et gérer vos rapports. Par exemple, il peut être utile de créer un dossier contenant tous les rapports relatifs au T1.

Il existe des dossiers prédéfinis sur la page de liste des rapports, tels que Tous les rapports et Favoris.

Les dossiers personnalisés que vous créez s'affichent sous ces dossiers par défaut. Par défaut, les dossiers sont listés dans l'ordre de leur création. Pour modifier cet ordre, cliquez sur Éditer les dossiers en regard du libellé Dossiers dans la barre latérale. Faites glisser-déposer les dossiers pour les réorganiser.

 Ajouter des rapports aux dossiers existants
Lors de l'enregistrement d'un rapport, vous pouvez choisir le dossier dans lequel le placer à partir du menu déroulant Dossier.
Pour créer un dossier
  1. Créez un rapport et cliquez sur Enregistrer.
  2. Choisissez + Créer un dossier dans le menu déroulant Dossier de la Enregistrer le rapport sous fenêtre contextuelle.





Dans la fenêtre contextuelle Créer un dossier :
  1. Saisissez un nom pour le dossier.

  2. Sélectionnez Moi seul, Tous ou Utilisateurs sélectionnés dans Partager le dossier pour définir les autorisations d'accès.


  3. Si vous avez choisi Utilisateurs sélectionnés, choisissez des utilisateurs individuels pour partager le rapport ou sélectionnez des groupes, des rôles ou des rôles et leurs subordonnés pour partager le rapport.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Effectuer des actions sur les dossiers de rapports

Vous pouvez modifier le nom d'un dossier, le partager au sein de votre organisation ou le masquer de la liste. Ces actions peuvent être sélectionnées en cliquant sur l'icône en regard du nom du dossier dans la page de liste des rapports.



Pour renommer un dossier
Cliquez sur Renommer et saisissez le nouveau nom dans la fenêtre contextuelle Renommer le dossier.



Partage des dossiers de rapports
Cliquez sur Partager et définissez l'autorisation sur Tous, Moi seul ou Utilisateurs sélectionnés dans la fenêtre contextuelle Partager le dossier. Si vous choisissez Utilisateurs sélectionnés, sélectionnez des utilisateurs individuels pour partager le rapport ou sélectionnez des groupes, des rôles ou des rôles et leurs subordonnés pour partager le rapport. Lorsque vous partagez des dossiers avec des utilisateurs, ils apparaissent automatiquement dans la liste de leur module Rapports.


 
Masquage des dossiers de rapports
Cliquez sur Masquer pour masquer le dossier de la liste. Les rapports du dossier seront toujours listés sous Rapports. Pour afficher un dossier masqué, cliquez sur l'icône d'édition en regard de Dossiers et décochez le dossier dans la liste.



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