Rapport Workflow Rules

Rapport Workflow Rules

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Workflow Rules joue un rôle crucial dans la simplification de vos processus métier en automatisant diverses tâches. En définissant des conditions spécifiques, vous pouvez déterminer si une règle doit s'appliquer ou non aux enregistrements de votre système. Cette automatisation contribue à réduire les efforts manuels, à améliorer l'efficacité et à garantir une exécution cohérente de vos règles métier.
 
Lors de la configuration des workflows, il est essentiel de comprendre clairement les critères que vous souhaitez définir. Il est probable que vous ayez déjà une idée générale du nombre d'enregistrements susceptibles de satisfaire aux conditions spécifiées. Cependant, pour évaluer avec précision la performance de vos règles de workflow, il est crucial d'obtenir des insights sur le nombre réel d'enregistrements qui passent par chaque niveau de configuration.

En analysant le nombre d'enregistrements à chaque étape, vous pouvez évaluer l'efficacité de vos critères d'exécution des règles. Cette information vous permet de prendre des décisions éclairées et d'affiner vos workflows pour obtenir des résultats optimaux. Le rapport d'utilisation des workflows est conçu pour vous fournir exactement cela : les nombres d'enregistrements à chaque étape de configuration d'une règle de workflow.
 
Par exemple, vous pouvez consulter le nombre d'enregistrements qui correspondent à un déclencheur particulier, le nombre total d'enregistrements qui satisfont une condition donnée, le nombre d'enregistrements pour les actions instantanées ou programmées. De plus, pour les actions instantanées et programmées, vous pouvez consulter des détails supplémentaires concernant l'action, comme pour les e-mails, vous pouvez voir le nombre d'actions réussies, échouées ou en attente.

Supposons que vous ayez configuré une règle pour « envoyer un e-mail » à tous les prospects qui ont récemment assisté à une conférence. La règle est déclenchée et les e-mails sont envoyés, mais vous n'avez aucune idée du nombre d'e-mails envoyés, du nombre d'e-mails qui ont rebondi ou du nombre qui sont en attente, etc. Avec les rapports de workflow, vous pouvez voir le nombre exact d'e-mails envoyés, non envoyés, rebondis, non ouverts, cliqués, etc. Pour les e-mails qui ont rebondi, vous pouvez également cliquer dessus pour trouver l'enregistrement auquel ils appartiennent et relancer l'envoi vers une autre adresse e-mail ou rectifier celle existante avant d'envoyer.

Réessayer les actions échouées

Les rapports de workflow catégorisent les taux de succès et d'échec des actions effectuées. Tandis que le taux de succès implique que l'action est exécutée sans problème, le taux d'échec indique l'incapacité à exécuter l'action. Une action peut échouer pour des raisons telles que une adresse e-mail incorrecte, le dépassement de la limite d'e-mails pour la journée, ou tout dysfonctionnement dans le webhook ou les fonctions personnalisées, etc.. Ces insights d'échec sont affichés avec la raison de l'échec et les détails de l'enregistrement associé. Avec la vue de liste des échecs, vous pouvez voir quelles actions ont échoué et la raison de leur échec. Cela vous aide à corriger l'erreur, puis à réessayer les actions pour tous les enregistrements ou un enregistrement individuel.

Avant de procéder à l'action de réessai, vous serez invité à choisir 2 paramètres - Réessayer l'action avec et Effectuer la vérification de la condition de workflow avant de réessayer.
  1. Réessayer l'action avec - pour déterminer les données à prendre en compte avant d'exécuter l'action de réessai.
    1. Valeurs de champs de la tentative précédente - Cette option est utile si vous souhaitez réessayer les actions échouées avec les anciennes valeurs de champs. Par exemple, si la raison de l'échec est un problème de connexion ou l'épuisement de la limite d'e-mails pour la journée, alors un simple réessai ultérieur avec les anciennes données sera suffisant.
    2. Valeur de champ actuelle - Cette option est utile si vous souhaitez réessayer les actions échouées avec les valeurs de champs mises à jour. Par exemple, si l'adresse e-mail est incorrecte, vous pouvez la corriger et sélectionner l'option de valeur de champ actuelle, pour réessayer en utilisant la valeur mise à jour.
  2. Effectuer la vérification de la condition de workflow avant de réessayer - pour choisir si vous souhaitez exécuter à nouveau la condition de workflow avant de réessayer les actions échouées ou non.
  1. Oui - Sélectionner Oui, vous autoriserez les règles de workflow à vérifier la condition du ou des enregistrement(s) par rapport à la règle configurée et à réessayer si elle est satisfaite. Cela validera les valeurs mises à jour si elles s'appliquent aux règles.
  1. Non - Sélectionner Non, vous permettra de procéder directement à l'action de réessai sans effectuer les conditions de workflow.
Les utilisateurs ayant Gérer l'automatisation autorisation ou administrateurs seront en mesure de réessayer ces actions échouées.

Dans les scénarios où vous ne souhaitez pas réessayer l'action ou les actions, ou limiter d'autres utilisateurs disposant d'une autorisation de workflow à réessayer l'action, vous pouvez choisir d'exclure l'action du réessai. Lorsque vous choisissez d'exclure, vous serez invité par un champ obligatoire à fournir la raison de l'exclusion, aidant ainsi les autres utilisateurs à comprendre la raison de l'exclusion d'une action du réessai. Par exemple, vous pouvez exclure les actions échouées d'une ancienne campagne du réessai. Si vous souhaitez que les enregistrements exclus soient inclus à nouveau, vous pouvez choisir d'inclure les actions à nouveau pour réessayer. Par exemple, si vous avez exclu une action échouée par erreur, vous pouvez l'inclure à nouveau pour réessayer.


Notes
Notes :
  1. L'action de réessai n'est disponible que pour l'action automatisée suivante :
    1. Notifications par e-mail
    2. Webhooks
    3. Fonctions personnalisées
Les métriques d'échec pour les notifications par e-mail seront affichées en termes de nombre d'e-mails qui ont rebondi. Tandis que pour les Webhooks et les Fonctions personnalisées, il est affiché comme Succès et Taux d'échec.
  1. Le nombre de tentatives augmentera, chaque fois que l'action de réessai échoue.
  2. Pour une action, un maximum de 5 tentatives peuvent être effectuées.
  3. Si l'action de réessai est réussie, l'entrée sera automatiquement supprimée de la liste.
  4. Chaque action échouée d'un enregistrement est listée comme un élément d'action séparé. Par conséquent, les statistiques d'échec fourniront le nombre d'échecs et le nombre d'enregistrements uniques distinctement. (Exemple : 3 actions e-mail échouées, 1 Lead(s) unique(s)). Cela vous permet de sélectionner un élément d'action spécifique à réessayer.
  5. Pour les utilisateurs qui n'ont pas la permission d'accéder à un module particulier, le rapport d'échec n'affichera pas les détails de l'enregistrement pour cet utilisateur, mais il sera plutôt affiché comme une option Afficher l'enregistrement dans les détails de l'enregistrement.

  6. L'option de renvoi sera disponible uniquement pour les e-mails ayant échoué envoyés à des domaines externes (c'est-à-dire un lead ou un client). Elle ne s'affichera pas pour les e-mails ayant échoué envoyés aux utilisateurs, rôles et groupes du CRM.
  7. Si des enregistrements sont en attente, vous pouvez cliquer sur le nombre dans le rapport du workflow pour obtenir les détails des actions en attente sous la forme d'une fenêtre contextuelle.

    Vous pouvez également trouver ces actions dans la section Actions à venir de la chronologie d'un enregistrement.

Pour afficher les rapports du workflow,

  1. Accédez à Configuration [] > Automatisation > Workflow Rules.
  2. Dans la vue de liste des Workflow Rules, sélectionnez la règle dont vous souhaitez afficher le rapport et la configuration. Le rapport s'affiche en premier.
Pour afficher la configuration des Workflow Rules, cliquez sur le bouton Afficher les configurations en haut à droite de la page.

Pour relancer les actions de workflow ayant échoué

  1. Cliquez sur le nombre d'enregistrements ayant échoué.
  2. Survolez l'enregistrement dont vous souhaitez relancer l'action.
    Comprendre et résoudre la raison de l'échec
    1. Ensuite, cliquez sur Relancer.
    2. Vous pouvez également sélectionner plusieurs enregistrements et cliquer sur Relancer .  
  3. Sous Relancer l'action avec , procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Valeurs de champ de la tentative précédente , si vous souhaitez relancer avec les données existantes.
    2. Sélectionnez Valeur de champ actuelle , si vous souhaitez relancer en utilisant la valeur de champ mise à jour.
  4. Sous Effectuer la vérification de la condition du workflow avant de relancer ,
    1. Sélectionnez Oui , pour exécuter la vérification de la condition du workflow sur l'enregistrement après la mise à jour.
    2. Sélectionnez Non , pour procéder au relancement de l'action.
  5. Cliquez sur le Relancer bouton pour programmer le relancement de l'action.
Pour exclure les enregistrements du relancement
  1. Sélectionnez l'action ayant échoué que vous souhaitez exclure du relancement.
  2. Cliquez sur le Exclure du relancement bouton .
  3. Fournissez la raison de l'exclusion et cliquez sur Exclure du relancement .
Pour inclure les actions ayant échoué exclues au relancement,
  1. Sélectionnez l'action ayant échoué exclue.
  2. Cliquez sur le Inclure dans le relancement bouton.
Info
Points à retenir
Info
  1. Vous pouvez afficher le rapport passé d'une règle en cliquant sur la liste déroulante sur la page de vos rapports de workflow. Vous pouvez également utiliser le filtre pour afficher les règles des jours passés (7 derniers jours, 30 derniers jours) ou définir une plage de dates personnalisée jusqu'à 7 jours.

Info Info
  1. Le nombre d'enregistrements ne peut pas être calculé pour les déclencheurs suivants :
Info
    1. Mise à jour de champ
    2. Basé sur le score
    3. Champ Date/Heure
    4. Annulation d'un événement
Info
  1. Lorsque vous passez d'une condition à une autre, comme de Créer à Modifier ou de Créer à Supprimer et vice-versa, le rapport sera réinitialisé et les données seront affichées à partir de la dernière date de modification. Le nombre d'enregistrements sera calculé en fonction de la nouvelle condition.
  2. Si vous désactivez une Workflow Rule, le suivi sera mis en pause et reprendra à partir du même nombre une fois que la règle sera réactivée.
  3. Si vous avez défini une Workflow Rule pour les e-mails entrants reçus d'utilisateurs inconnus et défini des fonctions ou un webhook comme actions, ces actions seront effectuées sur l'e-mail puisque l'enregistrement de l'utilisateur n'a pas encore été ajouté au CRM.
  4. Dans le cas ci-dessus, si vous définissez l'action sur la création d'enregistrement, les actions suivantes seront effectuées sur l'enregistrement.
  5. Si une condition est modifiée, le nombre d'enregistrements sera réinitialisé pour l'ensemble du rapport.
  6. Pour les actions, le nombre d'enregistrements sera calculé à partir du moment où l'action est associée à un workflow.
  7. L'étiquetage des enregistrements sera effectué conformément à la limite de la fonctionnalité dans le CRM (10 étiquettes/enregistrement). Par conséquent, une fois que l'enregistrement atteint une limite maximale d'étiquetage, les étiquettes restantes seront affichées sous le nombre d'échecs. Par exemple, si un enregistrement a déjà 5 étiquettes et qu'une Workflow Rule doit en ajouter 7 autres, seules 5 étiquettes supplémentaires seront ajoutées en fonction de la limite et les 2 étiquettes restantes seront listées sous le nombre d'échecs.
  8. Vous pouvez afficher le nombre d'échecs pour les notifications par e-mail, les fonctions et les webhooks. Les raisons suivantes d'échec d'e-mail seront enregistrées : désabonnement des e-mails, échec du processus interne, limite par jour pour l'envoi d'e-mail atteinte et rejeté.

Pour afficher l'utilisation du workflow

  1. Dans Workflow Rules, créez une nouvelle règle ou sélectionnez une règle existante.
  2. Dans la Critères de règle page, cliquez sur Afficher l'utilisation en bas à droite de la page.
  3. Dans le rapport, vous pouvez afficher l'utilisation du workflow pour le type d'exécution configuré, les conditions et les actions.
    Vous pouvez cliquer sur l'icône Fermer ( ) pour quitter la page du rapport d'utilisation et afficher la règle de workflow correspondante.