Attribuer le propriétaire d'enregistrement
L'action Attribuer un propriétaire vous permet d'attribuer automatiquement la propriété d'un enregistrement lorsque la règle de workflow associée est déclenchée. Cette action s'applique à tous les déclencheurs, à l'exception de la suppression d'un enregistrement ou de l'annulation d'une réunion.
Si un enregistrement répond à plus d'un critère de workflow, l'attribution du propriétaire sera déclenchée UNIQUEMENT à partir de la première règle de workflow à laquelle il correspond. Pour les workflows suivants, toutes les autres actions, à l'exception de l'attribution du propriétaire, seront exécutées. En effet, il n'est pas possible de changer le propriétaire d'un enregistrement en fonction de chaque règle.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant le profil d'administration peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Attribution d'utilisateur
Vous pouvez sélectionner des utilisateurs dans trois groupes différents, en fonction de la personne à qui vous souhaitez attribuer les enregistrements.
- En fonction de la catégorie – Vous pouvez sélectionner les utilisateurs parmi les catégories suivantes : Utilisateurs, Rôles et Groupes. L'attribution de l'utilisateur se fera selon la méthode circulaire.
- En fonction des critères de l'utilisateur – Vous pouvez définir un critère en fonction duquel l'utilisateur sera attribué à un enregistrement particulier. Tous les champs spécifiques au module de l'utilisateur s'affichent ici. En outre, si plusieurs utilisateurs remplissent les conditions définies, l'attribution des utilisateurs sera basée sur la méthode circulaire.
- En fonction des règles d'attribution – Vous pouvez sélectionner l'utilisateur en fonction de la règle d'attribution que vous avez créée.
Attribution des enregistrements aux utilisateurs en ligne
Vous pouvez attribuer des enregistrements uniquement aux utilisateurs qui sont en ligne sur le Web au moment de l'attribution. Aucun propriétaire ne sera attribué ou l'action Attribuer un propriétaire sera ignorée si aucun des utilisateurs sélectionnés n'est en ligne. En outre, cette option s'affiche uniquement lorsque vous choisissez l'attribution de l'utilisateur en fonction de la catégorie ou des critères de l'utilisateur.
Envoyer une notification par e-mail aux utilisateurs sélectionnés
Cette option vous permet d'envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs sélectionnés. Notez que les e-mails seront envoyés uniquement aux utilisateurs CRM confirmés.
Transférer les enregistrements associés
Lors de l'attribution de l'enregistrement à un propriétaire, vous pouvez également choisir de transférer les enregistrements connexes tels que les réunions ouvertes, les appels ou les tâches au nouveau propriétaire. Seules les activités ouvertes peuvent être transférées, la création ou la suppression d'un appel ou d'une tâche et l'annulation d'une réunion ne peuvent pas l'être.
Pour attribuer le propriétaire d'enregistrement
- Accédez à Configuration > Automatisation > Règles de workflow > Créer des actions instantanées > Attribuer un propriétaire.
- Sur la page Attribuer un propriétaire, accédez à Sélectionner un utilisateur en fonction de et procédez comme suit :
- Catégorie – Sélectionnez des Utilisateurs, Rôles ou Champs utilisateur dans la liste déroulante.
- Critères – Spécifiez les critères en fonction desquels le propriétaire de l'enregistrement sera attribué.
- Règles d'attribution – Sélectionnez une règle d'attribution. Toutes les règles créées pour le module sélectionné s'affichent.
Vous pouvez également créer une nouvelle règle d'attribution. - Cliquez sur Attribuer uniquement aux utilisateurs en ligne, si vous souhaitez que seuls les utilisateurs en ligne soient pris en compte.
- Cliquez sur Envoyer une notification par e-mail aux utilisateurs sélectionnés, pour envoyer des notifications par e-mail.
- Dans Transférer les enregistrements connexes sélectionnez les (enregistrements connexes)que vous souhaitez transférer dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque
- Avec un modèle circulaire, si les utilisateurs sélectionnés ne disposent d'aucune autorisation pour un module, la propriété de l'enregistrement sera conservée par le propriétaire précédent.
- Vous ne pouvez configurer qu'une seule action d'attribution de propriétaire par règle.
- Si le propriétaire actuel de l'enregistrement est sélectionné sous le modèle circulaire, l'attribution de l'utilisateur sera ignorée.
- Vous ne pouvez configurer que 1 action d'attribution de propriétaire par module. Vous pouvez configurer un maximum de trois actions.
- L'option Attribuer en fonction de la règle d'attribution sera disponible uniquement pour le module actuel (le module pour lequel le workflow est créé/modifié).
VOIR ÉGALEMENT
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