La réussite des ventes est étroitement liée aux activités quotidiennes des commerciaux, telles que le nombre de suivis, la rapidité à rappeler les clients ou à répondre à leurs questions et la réactivité aux tickets d’assistance. Tous ces facteurs jouent un rôle crucial en déplaçant les leads rapidement à travers l'entonnoir des ventes qui mène éventuellement à une vente réussie.
Un aspect important dans la réalisation de ce qui précède est, l’organisation et la planification correctes du processus d’attribution de leads dans une organisation La plupart des entreprises s'appuient sur plusieurs sources pour générer des leads. Cela augmente la probabilité d'obtenir des leads provenant de divers emplacements, secteurs, intérêts ou exigences. Chaque lead/client ayant des besoins différents, il est déconseillé de les attribuer au hasard à n'importe quel commercial. En effet, les représentants qui ont l'expérience de la gestion des leads d'une région particulière ou d'un produit spécifique peuvent mieux comprendre les besoins du client. Bien qu’il soit important d'identifier et de séparer les commerciaux en fonction des facteurs mentionnés ci-dessus, il peut être difficile de le réaliser manuellement.
L’outil de règles d'attribution de Zoho CRM est conçu pour vous permettre d'automatiser le processus d'attribution de leads en définissant des règles d’attribution de leads à un ensemble de commerciaux défini. Vous pouvez configurer les différents critères en fonction des spécifications de votre secteur, comme le territoire, l’intérêt envers le produit, la source de leads, etc., de sorte que seuls les leads qui satisfont aux critères sont automatiquement attribués au commercial sélectionné. En automatisant le processus d'attribution de leads, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'efforts, tout en réduisant les erreurs involontaires qui peuvent se produire en raison d'interventions manuelles.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs autorisés à définir des règles d'attribution pour un module peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Points à retenir
- Vous pouvez associer jusqu'à 25 critères différents dans chaque entrée de règle.
- Vous pouvez utiliser des règles d'attribution pour les enregistrements générés par importation, formulaire Web et API uniquement.
- Vous ne pouvez pas utiliser des règles d'attribution si vous créez les enregistrements manuellement.
- Dans Affichage Liste, vous pouvez réorganiser les entrées de règles pour modifier l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées.
Création de règles d'attribution
Vous pouvez créer une règle d'attribution pour les leads, les contacts, les transactions, les dossiers et les modules personnalisés. La configuration des règles d'attribution comprend les étapes suivantes.
Étape 1. Saisissez les détails de base
Vous devez spécifier le module, le nom de la règle et la description.
Étape 2. Sélectionnez les enregistrements auxquels s'applique la règle
La règle peut être créée pour tous les enregistrements ou pour les enregistrements sélectionnés en fonction d'un critère. Par exemple, un responsable des ventes peut définir une règle pour tous les leads en provenance d'Inde.
Étape 3. Attribuer l'enregistrement à
Les enregistrements peuvent être attribués aux utilisateurs par catégorie ou condition.
Catégorie – L'enregistrement peut être attribué à des utilisateurs individuels ou des utilisateurs dans des rôles ou des groupes. Lorsque plusieurs utilisateurs sont sélectionnés, les enregistrements sont attribués selon la méthode circulaire (round-robin).
Condition – L'utilisateur est attribué à un enregistrement sur la base des critères définis, tels que le pays qu'il gère. Par exemple, Steve gère les enregistrements de l'Inde et Jerusha gère les enregistrements des États-Unis. Lorsqu'un lead américain se présente, il est attribué à Jerusha.
Étape 4. Vérifiez la disponibilité de l'utilisateur avant d'attribuer un enregistrement
Lors de l'attribution d’enregistrements, vous pouvez choisir de vérifier la disponibilité de l'utilisateur. La disponibilité des utilisateurs est vérifiée en fonction du statut en ligne (connecté à CRM) et/ou des horaires de travail (s’ils sont mentionnés dans les détails de la société).
Étape 5. Attribuer une tâche de suivi à l'utilisateur
Une fois l'enregistrement attribué à l'utilisateur, vous pouvez y ajouter une tâche de suivi. Par exemple, vous pouvez spécifier si l'utilisateur doit appeler ou envoyer un e-mail au lead après l'attribution de l’enregistrement.
Étape 6. Attribuer un utilisateur par défaut
Dans l'étape 3 vous avez sélectionné certains utilisateurs. Dans certains cas, les enregistrements ne peuvent pas être attribués à ces utilisateurs. Il est alors conseillé de sélectionner un utilisateur (par défaut), à qui les enregistrements sont attribués. Les raisons de l’attribution de l'enregistrement à l'utilisateur par défaut sont les suivantes :
- L'utilisateur sélectionné n'est pas disponible (non connecté ou non disponible dans ces horaires).
- L'utilisateur est désactivé ou a été supprimé du compte CRM.
Remarque
Un utilisateur par défaut peut être un utilisateur connecté (qui a lancé l'action d'enregistrement) ou tout autre utilisateur dans CRM. Un utilisateur connecté pour les cas suivants se présente comme suit :
- Importation : un utilisateur connecté est celui qui initie l'action
- API : l'utilisateur dont le jeton d’authentification est utilisé dans l'API
- Formulaire Web : l'utilisateur qui a créé la règle du formulaire Web. Cependant, s'ils sont désactivés ou supprimés, le super administrateur devient l'utilisateur connecté.
