Utiliser les macros suggérées automatiquement par Zoho CRM
Zoho CRM élève l'utilisation des macros à un niveau supérieur en suggérant intelligemment suggérant automatiquement des macros que vous pourriez créer en fonction de vos activités CRM. Si vous avez répété les mêmes actions pendant une période donnée sur plusieurs enregistrements, Zoho CRM vous suggérera automatiquement de créer des macros à partir de ces actions. Considérez le scénario suivant, dans lequel le même ensemble d'actions est effectué trois fois sur une période de 10 jours.
Jour 1 : Vous envoyez un modèle Welcome Email à un ensemble de leads sous la vue personnalisée « Today's Leads » puis vous mettez à jour le champ Statut du lead à Contacté.
Jour 3 : Vous envoyez le même modèle Welcome Email à un autre ensemble de leads sous la vue personnalisée « Today's Leads » puis vous mettez à jour le Statut du lead à Contacté.
Jour 8 : Lorsque vous répétez cette action pour la troisième fois consécutive, c'est-à-dire après avoir envoyé le modèle Welcome Email cette fois-ci à un ensemble de leads sous la vue personnalisée « Today's Leads » et mis à jour le Statut du lead à Contacté, vous verrez une fenêtre contextuelle vous suggérant de créer une macro à partir de cette action.
Vous pouvez soit SaveMacro soit Discard la macro. Une fois la macro enregistrée, vous pouvez la retrouver dans la page Gérer les macros. Si vous avez fermé la fenêtre contextuelle, vous pouvez également accéder ultérieurement aux macros suggérées depuis la page Gérer les macros.
Pour accéder aux macros suggérées automatiquement par Zoho CRM
- Cliquez sur le module souhaité.
- Choisissez la vue de liste personnalisée.
- Sélectionnez une liste d'enregistrements et cliquez sur Exécuter les macros > Gérer les macros.
- Dans la page Gérer les macros, cliquez sur le bouton Macros suggérées .
- Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, pointez sur la macro suggérée souhaitée.
- Entrez un nom pour la macro et cliquez sur Enregistrer.
Si vous ne souhaitez pas enregistrer la macro suggérée, vous pouvez également la Discard.
- Zoho CRM suggère automatiquement les macros uniquement après une période minimale de sept jours à compter de la date à laquelle les actions ont été effectuées pour la première fois.
- Les macros suggérées automatiquement apparaissent également lors de la création d'une macro pour un module. Vous pouvez utiliser les macros suggérées ou écrire les vôtres.
- Une fois que vous avez rejeté une macro suggérée automatiquement, vous ne pouvez pas la récupérer.
- Zoho CRM ne suggérera pas à nouveau une macro rejetée pendant 60 jours à compter du jour où elle a été rejetée. Après une période de 60 jours, si vous effectuez les mêmes actions, elle sera considérée comme une nouvelle macro et sera de nouveau suggérée.
Comprendre quand Zoho CRM suggère automatiquement les macros
Voici les critères qui doivent être remplis pour que Zoho CRM suggère automatiquement les macros :
- Les macros suggérées automatiquement n'apparaîtront que si le même utilisateur a effectué les mêmes actions (mêmes e-mails, mêmes tâches et mêmes mises à jour de champs) à chaque instance requise.
- De plus, les actions doivent être effectuées sur des enregistrements du même module, de la même vue personnalisée et du même numéro de page.
- Lorsque les macros suggérées automatiquement s'affichent lors de l'exécution d'une action, la macro liée à l'action la plus récente que vous venez d'effectuer s'affiche en premier. Elle sera suivie par d'autres macros suggérées automatiquement.
- Cependant, dans la page Gérer les macros, lorsque vous accédez à Macros suggérées, l'ordre dans lequel les macros s'affichent est basé sur la fréquence des actions : l'ensemble d'actions le plus fréquemment effectué s'affichera en tant que première macro.