Activation de Motivator pour Zoho CRM

Motivator pour Zoho CRM peut être activé par les administrateurs à partir de la configuration CRM.

Si vous utilisez Gamescope, les jeux et badges en cours seront interrompus lors de l'activation de Motivator pour Zoho CRM. Les accomplissements et configurations existantes ne seront pas affectées.

1. Accédez à Configuration > Général > Gamescope.
   
2. Cliquez sur Essayer maintenant sous Motivator pour Zoho CRM.
   Vous allez être redirigé vers la page Motivator pour Zoho CRM.
3. Cliquez sur Démarrer.
   
   
4. Dans l'alerte Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Continuer.
   
   
5. Vous serez redirigé vers la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM dans le nouvel onglet.
   

Accès et utilisation de Motivator pour Zoho CRM

Motivator pour Zoho CRM est accessible depuis la page d'accueil de votre compte CRM en cliquant sur l' icône dans le panneau inférieur.

 

Page d'accueil Motivator 

Motivator pour Zoho CRM se compose des éléments suivants :

1. Accueil
   
2. Tableaux de bord
   
3. KPI (indicateurs clés de performance)
   
4. Objectifs
   
5. Jeux
   
6. Accomplissements
   
7. Chaînes de télévision
   
8. Équipes
   

Pour créer l'un des éléments ci-dessus, vous pouvez cliquer sur le menu ou sur la vignette correspondante sur la page d'accueil (Créer une équipe, Créer un jeu, etc.)

Vous pouvez masquer le panneau ou le menu de gauche en cliquant sur l'icône  en haut de la page. 

Basculement entre les thèmes sombre et clair

L'interface utilisateur peut être personnalisée selon les préférences de l'utilisateur. Un utilisateur peut passer en mode sombre ou clair en faisant basculer l'icône en regard de l'image de profil. Le mode clair sera toujours défini comme le thème par défaut.

Composants et leurs limites pour chaque édition

Création de KPI  

Remarque : les KPI de Motivator pour Zoho CRM ne sont pas liés aux KPI créés dans l'onglet Analyses CRM.

Éléments clés d'un KPI

1. Comparer les performances entre les périodes 
   Afin de comprendre les résultats des KPI dans les différentes périodes et de les comparer, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte les enregistrements pour l'évaluation des KPI. Par exemple, en sélectionnant la période de création d'un enregistrement, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
1. Vérifier si le nombre d'enregistrements créés ce mois-ci ou cette semaine est supérieur ou inférieur à celui du mois ou de la semaine précédente. 
   
2. Vérifier si le nombre d'activités prévues cette semaine est supérieur ou inférieur au nombre de la semaine précédente. 
   Remarque : la période est calculée sur la base du mois, de la semaine et du jour du calendrier. Par exemple, si l'objectif mensuel est défini le 15, vous obtiendrez les résultats du 15 au 30 de ce mois. Pour les mois suivants, le résultat sera affiché pour le mois civil complet (du 1er au 30/31).   
2. Définir des notes ou des points pour les bénéficiaires
   Il existe deux façons de définir les notes des vendeurs : 
1. Attribuer les points manuellement chaque fois qu'un enregistrement répond à un critère défini. Par exemple, si le KPI est exécuté lors de la création d'un enregistrement, un point est attribué chaque fois qu'un enregistrement est créé par le vendeur. 
   
2. Utilisez la valeur présente dans un champ numérique ou monétaire, comme le score d'un lead, l'évaluation d'un client ou le nombre de tickets clôturés, comme points pour le représentant commercial.  
   
3. Bénéficiaire des points
   Les scores ou les points peuvent être attribués au propriétaire de l'enregistrement, à l'utilisateur qui modifie ou crée l'enregistrement, ou à tout utilisateur secondaire associé à l'enregistrement. Par exemple, si un ticket est créé par un responsable de l'assistance technique mais résolu par l'expert, vous pouvez attribuer des points à l'expert plutôt qu'au créateur du ticket. 

1. Connectez-vous à votre compte CRM en tant qu'administrateur.
   
2. Cliquez sur l'icône Motivator ventes () sur la page d'accueil CRM.
   
3. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, sélectionnez Créer un KPI.
   
   Vous pouvez également sélectionner le KPI dans le menu.
   
   
4. Sur la page Créer un KPI :
   
1. Saisissez le nom du KPI.
   
2. Sélectionnez le module.
   
3. Sélectionnez la période de sélection des enregistrements dans la liste déroulante.
   Par exemple, la période créée s'appliquera aux enregistrements créés à partir de la date de configuration.
   
   
4. Sélectionnez les enregistrements auxquels vous voulez appliquer le KPI.
   Vous pouvez définir des critères pour les enregistrements auxquels appliquer le KPI.
5. Sélectionnez l'une des options suivantes pour le calcul des points :
1. Définir des points par enregistrement : saisissez une valeur, par exemple 1 point, pour chaque lead généré.
2. Utiliser la valeur du champ comme points : sélectionnez un champ numérique à utiliser pour la note, comme la note du lead ou la note du ticket. 
   
3. Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante Bénéficiaire du point, comme le propriétaire du lead ou le directeur des ventes.
5. Cliquez sur Enregistrer.
   
   

1. Cliquez sur KPI dans le panneau de gauche.
   
2. Sur le tableau des KPI, passez le curseur sur les trois points et cliquez sur Modifier ou Supprimer.
   
   

 Remarque

Lorsque vous supprimez un KPI :

1. Il sera dissocié de tous les jeux.
   
2. Les objectifs, les chaînes de télévision et les tableaux de bord associés au KPI seront également supprimés. 
   

Affichage des performances d'un KPI

Pour comprendre les performances d'un KPI, vous pouvez consulter les éléments suivants :

1. Augmentation ou diminution en pourcentage : vous pouvez sélectionner une durée (ce mois-ci, aujourd'hui, cette semaine, cette année, ce trimestre, ou une période personnalisée) pour voir le pourcentage d'augmentation ou de diminution de l'indicateur KPI. Par exemple, dans l'image ci-dessous, la création de leads a diminué de 10 % ce mois-ci par rapport au mois précédent.  
   

1. Performances d'un utilisateur : vous pouvez voir le nombre de points gagnés par chaque individu. La représentation graphique permet de comparer et de voir facilement qui a gagné le plus de points.
   
   

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur KPI dans le menu de gauche.
   
2. Choisissez un KPI et cliquez dessus.
   
3. Cliquez sur Tendance, Par utilisateur ou Par champ pour afficher les performances.
   Si vous sélectionnez Par champ, sélectionnez un champ dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur Afficher les enregistrements pour afficher les enregistrements qui ont remporté les points respectifs.
   
   

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Équipes dans le menu de gauche.
   
2. Sur la page Créer une équipe, saisissez un nom d'équipe.
   
3. Sélectionnez les utilisateurs dans la liste déroulante.
   
4. Sélectionnez l'un des utilisateurs comme chef d'équipe.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Définition du logo d'une équipe

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Équipes dans le menu de gauche.
   
2. Sur la page Créer une équipe, cliquez sur + Ajouter le logo d'équipe.
   
3. Sélectionnez une image sur votre ordinateur, recadrez le logo pour qu'il soit défini comme logo de l'équipe.
   Cliquez sur Modifier pour sélectionner un autre logo.
4. Saisissez un Nom d'équipe.
   
5. Dans Ajouter des utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs dans la liste déroulante.
   
6. Sélectionnez un utilisateur comme chef d'équipe.
   
7. Cliquez sur Enregistrer.
   

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Objectifs dans le menu de gauche.
   
2. Sur la page Créer un objectif, saisissez le Nom de l'objectif, par exemple : Objectif hebdomadaire de génération de leads.
   
3. Sélectionnez un KPI dans la liste déroulante.
   Vous pouvez également créer un KPI.
4. Sélectionnez Période de l'objectif dans la liste déroulante.
   
5. Dans Définir l'objectif pour, choisissez Société, Personne ou Équipe et attribuez des points. Vous pouvez définir un objectif pour les trois entités.
   Si vous choisissez Personne ou Équipe, sélectionnez un utilisateur ou une équipe, respectivement.
6. Cliquez sur + pour ajouter d'autres objectifs.
   
7. Ajoutez un badge.
   
8. Cliquez sur Enregistrer.
   
   

Affichage de la progression de l'objectif

Pour chaque objectif, une barre de statut affiche le taux d'achèvement. Un tableau d'objectif est créé pour chaque objectif que vous avez défini pour un KPI. Par exemple, vous avez créé trois objectifs, deux pour chaque utilisateur et un pour l'équipe. Trois tableaux d'objectif seront créés et vous pourrez les utiliser pour suivre leur statut individuellement. 

Filtrer les KPI et les objectifs 

1. Module : vous pouvez sélectionner un module pour afficher les KPI et les objectifs qui ont été créés pour celui-ci.
2. Période : utilisez un filtre de temps pour afficher les KPI et les objectifs créés aujourd'hui ou pendant le mois, la semaine, le trimestre ou l'année en cours. Vous pouvez également saisir des dates personnalisées pour afficher les objectifs ou les KPI d'une période donnée. 
3. Créé pour : affichez les KPI et les objectifs créés pour l'ensemble de la société, des équipes spécifiques ou des utilisateurs. 
   
   

Comparer les KPI et les objectifs

De même, il est possible de comparer les performances du mois en cours à celles du mois précédent pour un domaine particulier.

Paramètres de comparaison pour les KPI

1. Un KPI peut être comparé à d'autres KPI.
   
2. La comparaison peut être effectuée au niveau des équipes, des utilisateurs, de la société ou de la durée.
   
3. Un KPI basé sur l'utilisateur ou l'équipe peut être comparé à 4 autres KPI similaires.
   
4. La durée peut être : hier, la semaine dernière, le mois dernier, le trimestre dernier ou l'année dernière.
   

Paramètres de comparaison pour l'objectif

Remarque

1. Cliquez sur le bouton Réinitialiser pour supprimer la comparaison.
   
2. Si vous cliquez sur Afficher les enregistrements, seuls les enregistrements du KPI ou de l'objectif parent seront affichés. Les enregistrements des KPI et des objectifs utilisés pour la comparaison ne seront pas affichés.
   
3. Les résultats de la comparaison ne peuvent pas être enregistrés. 
   

Pour comparer les KPI et les objectifs

1. Sur la page Motivator ventes, cliquez sur KPI ou Objectif.
   
2. Sur la page KPI ou Objectif, sélectionnez l'un des composants.
   
3. Cliquez sur Comparer.
   
4. Choisissez des KPI ou des objectifs en fonction du composant que vous souhaitez comparer.
5. Dans Comparer, sélectionnez Société, Utilisateurs, Équipes ou comparez avec une période affichée à l'écran.
   Les options s'affichent en fonction de la durée sélectionnée pour le composant parent.
   
6. Cliquez sur Comparer.
   
7. Vous pouvez cliquer sur Réinitialiser pour supprimer la comparaison.
8. Sélectionnez respectivement les onglets Par utilisateur ou Par champ et cochez la case Comparer avec le mois dernier.
   

Création de jeux 

Pour que les membres de votre équipe restent enthousiastes et concentrés sur leur travail, vous pouvez les faire participer à des jeux amusants en vue de les mettre au défi d'atteindre leurs objectifs plus rapidement. 

Un jalon individuel ou un KPI peut être rendu plus intéressant en créant un jeu où les personnes et les équipes peuvent se mesurer les unes aux autres pour gagner. Vous pouvez décider des dates de début et de fin du jeu, puis le définir pour qu'il se répète tous les jours, tous les mois ou tous les ans pendant une période définie. Cela vous permet de répéter automatiquement un jeu lorsque les critères spécifiés pour le KPI sont remplis.

Pour certaines étapes particulièrement difficiles, vous pouvez sélectionner des observateurs qui peuvent regarder le jeu en direct sans y participer. 

Sur la page d'accueil Jeux, les jeux sont classés dans En cours, À venir et Terminé.

1. Jeu en cours : vous pouvez mettre fin à un jeu en cours quand vous le souhaitez. Le tableau de jeu affiche le nombre total de points remportés par les participants. Un graphique vous indique le score du jour. Vous pouvez cliquer sur Détails complets sur le graphique pour afficher le nombre de points remportés pour chaque enregistrement et le module auquel l'enregistrement appartient. 
2. Jeu à venir : vous pouvez modifier ou supprimer un jeu à venir. Le tableau de jeu affiche la durée du jeu et les participants.
3. Jeu terminé :  le tableau affiche la durée du jeu, les participants et leurs points, ainsi que les badges remportés par chaque participant.
   
   

Pour créer un jeu

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Jeux dans le menu de gauche.
   
2. Cliquez sur Créer un jeu et saisissez le Nom du jeu.
   
3. Sélectionnez un ou plusieurs KPI dans la liste déroulante.
   Vous pouvez également créer un KPI.
4. Choisissez le Type de jeu : Individuel ou En équipe.
   
1. Individuel : sélectionnez des utilisateurs dans la liste déroulante.
   
2. En équipe : sélectionnez les équipes dans la liste déroulante.
   
5. Dans Définir la durée, sélectionnez une date et une heure pour les dates de début et de fin.
   
6. Cochez la case Répéter ce jeu et sélectionnez la période : jour, semaine ou mois.
   
7. Saisissez le nombre de jours/semaines/mois.
   
8. Sélectionnez les Observateurs dans la liste déroulante.
   
9. Cliquez sur Enregistrer. 
   

Accomplissements 

Vous pouvez afficher les trophées et badges gagnés par la société, les utilisateurs individuels et les équipes dans l'onglet Accomplissements. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent filtrer les résultats par module, période ou type de composant pour voir leur position dans un jeu particulier et les trophées qu'ils ont obtenus. La durée du jeu et les points qu'ils ont remportés s'affichent également.

Diffusion des performances sur les chaînes de télévision et tableaux de bord 

Chaînes de télévision

Les chaînes de télévision utilisées dans votre société pour la diffusion d'informations internes peuvent être utilisées pour afficher les notes de KPI, les objectifs atteints et les jeux remportés par les autres participants. Vous pouvez diffuser un composant à la fois.

Pour créer une chaîne de télévision

1. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Chaînes de télévision dans le menu de gauche.
   
2. Cliquez sur Créer votre première chaîne de télévision.
   
3. Cliquez sur l'icône +.
   
4. Sur la page Ajouter un composant, sélectionnez un type de composant : KPI, Objectif ou Jeu.
   
1. KPI : choisissez un KPI et sélectionnez le type (utilisateur, équipe ou société). Sélectionnez les utilisateurs et l'équipe dont vous souhaitez afficher les KPI. Sélectionnez la période pendant laquelle vous souhaitez diffuser.
   
2. Objectif : choisissez un objectif et sélectionnez le type (utilisateur, équipe ou société). Sélectionnez l'utilisateur, l'équipe ou la société dont vous souhaitez afficher l'objectif.
5. Si vous sélectionnez Jeu, choisissez un jeu dans la liste déroulante.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   
   
   

Tableau de bord

Un tableau de bord par défaut défini par le système affiche tous les KPI, les objectifs et les jeux. Vous pouvez créer un tableau de bord, y ajouter les composants de votre choix et le partager avec tout le monde ou le marquer comme favori.

Pour créer un tableau de bord

1. Sur la page d'accueil Motivator ventes, cliquez sur Tableau de bord dans le menu de gauche.
   
2. Cliquez sur la liste déroulante en haut et sélectionnez Créer un tableau de bord.
   
3. Sur la page Créer un tableau de bord, saisissez le Nom du tableau de bord.
   
4. Sélectionnez Visibilité.
   
5. Cochez Marquer comme Favori, le cas échéant.
   
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   Vous allez être redirigé vers la page Ajouter un composant.

Pour ajouter un composant au tableau de bord

1. Cliquez sur Ajouter un composant.
   
2. Sélectionnez un type de composant et suivez les étapes 5 à 11 comme indiqué dans les instructions pour créer une chaîne de télévision.
   
3. Sur la page Ajouter un composant, sélectionnez un type de composant : KPI, Objectif ou Jeu.
   
1. KPI : choisissez un KPI et sélectionnez le type (utilisateur, équipe ou société). Sélectionnez les utilisateurs et l'équipe dont vous souhaitez afficher les KPI. Sélectionnez la période pendant laquelle vous souhaitez diffuser.
   
2. Objectif : choisissez un objectif et sélectionnez le type (utilisateur, équipe ou société). Sélectionnez l'utilisateur, l'équipe ou la société dont vous souhaitez afficher l'objectif.
   
3. Jeu : choisissez un jeu dans la liste déroulante.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Pour filtrer les tableaux de bord

1. Dans l'onglet Tableau de bord, cliquez sur la liste déroulante.
   
2. Sélectionnez le filtre pour afficher les tableaux de bord créés par vous, partagés avec vous, récemment consultés et favoris.
   

Désactivation de Motivator pour Zoho CRM

Les utilisateurs disposant d'une autorisation de personnalisation de module dans leurs profils peuvent désactiver Motivator pour Zoho CRM. Une fois désactivé, les KPI, les jeux, les objectifs, les équipes, les chaînes de télévision et les tableaux de bord configurés cesseront de fonctionner.

Remarque

1. Si Motivator pour Zoho CRM est réactivé, les objectifs reprennent à partir du jour de réactivation. Ainsi, si vous procédez à la réactivation le 10 décembre, votre objectif mensuel pour décembre sera calculé du 10 au 31 décembre. À partir de janvier, l'objectif mensuel sera calculé du 1 au 31 janvier.
2. D'autres configurations telles que celles relatives au jeu, au KPI, à l'équipe, etc. doivent être configurées à nouveau. 

Pour désactiver Motivator pour Zoho CRM

1. Accédez à Configuration > Général > Motivator pour Zoho CRM.
   
2. Sur la page d'accueil Motivator pour Zoho CRM, cliquez sur Passer à Gamescope.
   
3. Dans l'alerte, cliquez sur Continuer.
   

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VOIR ÉGALEMENT

Motivator pour Zoho CRM : présentation