Analyseur d'e-mails

Analyseur d'e-mails

Par exemple, imaginez que vous gérez une agence immobilière et avez mis les informations de vos biens sur un portail immobilier. Les acheteurs ou locataires potentiels saisissent leurs informations à travers le portail du site Web et les informations des utilisateurs vous sont envoyées dans un e-mail. Au lieu de vous obliger à saisir manuellement les informations dans CRM, un analyseur d'e-mails peut récupérer les informations de l'e-mail et les ajouter sous la forme d'un enregistrement dans n'importe quel module dans votre compte CRM.

Disponibilité
Autorisation requise
Permission Required (Autorisation requise) : les utilisateurs avec un profil Administrateur peuvent créer un analyseur d'e-mails.

Créer et configurer l'analyseur d'e-mails

Étapes pour la création et la configuration de l'analyseur d'e-mails :

Étape 1. Créer un analyseur d'e-mails, choisir un nom d'analyseur et associer un module

Vous pouvez créer un analyseur pour les prospects, contacts, comptes et modules personnalisés. Lorsque vous saisissez le nom de l'analyseur et choisissez le module à associer, une adresse e-mail d'analyseur est générée.
Dans Zoho CRM, vous pouvez créer jusqu'à 20 analyseurs d'e-mails, mais seulement 10 analyseurs peuvent être actifs simultanément.

Étape 2. Configurer les informations d'analyse

Un modèle est un e-mail dans lequel vous mentionnez les champs de données à associer aux champs CRM respectifs. Si besoin, vous pouvez modifier les champs de données manuellement. Seuls les e-mails entrants qui suivent le modèle fourni seront analysés.

Il existe deux façons de créer un modèle :

  1.  Envoyer un e-mail à l'adresse de pré-analyse - Vous pouvez envoyer tout e-mail que vous voulez utiliser comme modèle, à une adresse de pré-analyse. L'e-mail doit contenir les informations sur les champs de données.
  2.  Copier et coller le contenu de l'e-mail - Vous pouvez copier et coller le contenu de tout e-mail que vous souhaitez utiliser comme modèle.
Quels sont les différents types de logiciels d'entreprise ?

Il existe deux types de modèles que vous pouvez utiliser pour analyser vos données. Vous pouvez utiliser l'un des modèles comme analyseur, mais la meilleure pratique consiste à utiliser des paires clé-valeur car cela simplifie et facilite l'extraction de données.

Key-value pair (Paire clé-valeur) - Une seule information comme le prénom ou l'adresse e-mail est la clé et une référence à cette clé est une valeur. Dans ce type de modèle, la clé et la valeur sont séparées par un délimiteur.
Par exemple :
Prénom : Nicholas
Nom : Woods
Pays : Canada
 E-mail : nicholas.wood@gmail.com
 Ici, la clé  est prénom, pays, et la  valeur est Nicholas, Canada. 

 Format de paragraphe - Un format de paragraphe ne contient aucun délimiteur* ou séparateur entre le format de la clé et de la valeur. Chaque phrase ou paragraphe que vous saisissez est un champ de données qui doit être associé au champ CRM correspondant.

Par exemple : un appartement d'une superficie de 110 mètres carrés.

C'est une phrase sans délimiteur. Au cours de l'analyse, cette phrase entière sera traitée comme la  donnée qui doit être associée à un champ CRM correspondant, comme la  superficie du bien.

* Délimiteur - Un délimiteur est un caractère utilisé pour indiquer le début ou la fin de vos données. Un délimiteur peut être deux-points, un tiret ou un autre caractère de ce type.

Comment une adresse e-mail d'analyseur est-elle générée ?

L'adresse e-mail d'analyseur est générée automatiquement par Zoho CRM lorsque vous configurez un analyseur. Tous les e-mails que vous souhaitez analyser doivent être envoyés à l'adresse e-mail d'analyseur.

Étape 3. Envoyer des e-mails à l'adresse e-mail d'analyseur

L'adresse à partir de laquelle se fait le transfert des e-mails des prospects vers l'adresse e-mail d'analyseur doit être approuvée. Vous pouvez soit transférer les e-mails à partir de votre adresse e-mail ou le fournisseur ou le portail immobilier peut ajouter l'adresse e-mail d'analyseur en Cc, lors de l'envoi des e-mails des prospects vers votre adresse. Dans les deux cas, les adresses e-mail doivent d'abord être approuvées afin d'éviter des erreurs.

Étape 4. Mettre à jour un champ CRM

Vous pouvez choisir de mettre à jour les champs pour les enregistrements qui seront créés dansCRM à l'aide de la méthode d'analyse. Par exemple, vous avez décidé que tous les enregistrements créés via la méthode d'analyse sont pour un appartement particulier. Dans ce cas, vous pouvez décider que le nom de l'appartement sera automatiquement mis à jour une fois les enregistrements ajoutés à CRM.

Étape 5. Affecter le propriétaire d'enregistrement

Choisissez et affectez un propriétaire d'enregistrement pour chaque enregistrement créé par la méthode d'analyse d'e-mails. Vous pouvez sélectionner plus d'un utilisateur pour ces enregistrements et l'affectation de l'utilisateur suivra la méthode circulaire (round-robin). Vous pouvez également choisir d'attribuer ces enregistrements à un rôle particulier dans votre organisation.

Veuillez noter que l'affectation d'un propriétaire d'enregistrement est une étape obligatoire pour configurer l'analyseur d'e-mails.

Étape 6. Saisir l'adresse e-mail approuvée

Indiquez l'adresse ou les adresses e-mail à partir desquelles les e-mails seront envoyés à l'adresse e-mail de l'analyseur. Il existe deux options pour envoyer un e-mail :

  • Vous pouvez envoyer les e-mails directement depuis votre adresse e-mail vers l'adresse e-mail d'analyseur.
  •  Le portail immobilier peut ajouter l'adresse e-mail d'analyseur au champ cclors de l'envoi des e-mails à votre adresse.

Notez que vous ne pouvez pas transférer un e-mail à l'adresse e-mail de l'analyseur. 

Pour créer un analyseur d'e-mails, choisir un nom d'analyseur et associer un module

  1.  Allez dans Setup (Configuration)    Channels (Canaux)    Email (E-mail).
  2.  Sur la page Email (E-mail) , cliquez sur  Email Parser (Analyseur d'e-mails) Create Your First Email Parser (Créer votre premier analyseur d'e-mails).


    Sur la page  Create Your First Email Parser (Créer votre premier analyseur d'e-mails), saisissez le nom de l'analyseur dans le champ  Parser Name (Nom de l'analyseur) et choisissez un  module  dans la liste déroulante.
  3.  Cliquez sur Next (Suivant)  pour continuer.
    Vous devez ensuite créer un modèle d'e-mail pour l'analyseur soit en envoyant un e-mail, soit en copiant-collant le contenu.

Pour configurer en envoyant un e-mail à l'adresse de pré-analyse

  1.  Dans la section Give us the email contact to be used as template for parsing by (Indiquez le contact e-mail à utiliser comme modèle pour l'analyse en) , sélectionnez  Sending an email (Envoyant un e-mail) dans la liste déroulante. 
    Une adresse e-mail de pré-analyse sera générée (par exemple : m6orzlr@preparser.zohocrm.com) 
  2. Envoyez un e-mail à l'adresse e-mail de pré-analyse.
    Vous pouvez envoyer le contenu soit sous forme de paragraphe, soit au format clé-valeur.
  3.  Cliquez sur Click Here (Cliquez ici)  pour générer le contenu dans CRM.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5.  Cliquez sur Next (Suivant)  pour continuer.
    À l'étape suivante, vous allez mettre à jour le champ CRM.

Pour configurer en copiant-collant le contenu de l'e-mail

  1.  Dans la section Give us the email contact to be used as template for parsing by (Indiquez le contact e-mail à utiliser comme modèle pour l'analyse en) , sélectionnez  Copy and pasting email content (Copiant-collant le contenu de l'e-mail) dans la liste déroulante. 
  2.  Collez le contenu à utiliser comme modèle d'analyse.
    Vous pouvez coller le contenu soit sous forme de paragraphe, soit au format clé-valeur.
  3. Cliquez sur analyse.
  4.  Cliquez sur le contenu et choisissez les champs de données CRM auxquels associer le contenu dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6.  Cliquez sur Next (Suivant)  pour continuer.
    À l'étape suivante, vous allez mettre à jour le champ CRM.

Remarque
  • Vous pouvez utiliser une adresse de pré-analyse une seule fois. Elle est auto-générée et temporaire, et sera révoquée.
  •  Après avoir collé le contenu à analyser, cliquez sur How it Works (Comment ça marche)  pour en savoir plus sur l'analyse. Si vous avez utilisé le format paire clé-valeur, Zoho CRM propose une liste des délimiteurs que vous pouvez utiliser.
  •  Vous pouvez également choisir de modifier le contenu que vous avez collé à l'aide de l'option Change the Content (Modifier le contenu) .
  • Vous pouvez choisir d'ajouter les pièces jointes de l'e-mail à l'enregistrement CRM créé.

  • Il peut arriver que vous receviez une erreur d'e-mail non valide. Les raisons possibles sont les suivantes :
    • Le contenu fourni ne correspond pas au contenu de l'analyseur.
    • Les données fournies dépassent ou ne correspondent pas au champ mappé. 
  1.  Dans l'option Update Field (Mettre à jour un champ) , sélectionnez un champ CRM dans la liste déroulante.
  2.  Saisissez la valeur du champ de données correspondant à mettre à jour.
  3.  Cliquez sur l'icône Add (Ajouter)  pour ajouter d'autres champs.

  1.  Dans l'option Assign Record Owner (Affecter le propriétaire d'enregistrement) ,  allez dans  Assign Based on (Affecter en fonction de) et  sélectionnez Users (Utilisateurs) , Roles (Rôles)  ou  Assignment Rules (Règles d'affectation) à partir de la liste déroulante. 
  2.  Sélectionnez l'utilisateur dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur  Next (Suivant)  pour continuer.
    À l'étape suivante, vous devez saisir les adresses e-mail approuvées.

  1.  Dans le champ Approved Email address (Adresse e-mail approuvée), indiquez l'adresse e-mail.
  2.  Cliquez sur l'icône Add (Ajouter)  pour ajouter d'autres adresses e-mail.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

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