Utilisation de BCC Dropbox

Utilisation de BCC Dropbox

Lorsque vous utilisez plusieurs comptes de messagerie pour votre entreprise, vos communications par e-mail sont enregistrées dans différents clients de messagerie. Vous pouvez regrouper toutes ces communications en un seul endroit, sur votre compte Zoho CRM. Pour cela, vous n'avez pas besoin de configurer vos comptes de messagerie dans CRM, mais simplement d'utiliser le BCC Dropbox.
BCC Dropbox fournit une adresse e-mail unique pour chaque utilisateur de votre compte Zoho CRM.
Avec cette adresse e-mail, vous pouvez automatiquement extraire tous les e-mails envoyés à vos leads et contacts dans Zoho CRM. Il vous suffit de saisir l'adresse e-mail BCC Dropbox lors de l'envoi d'un e-mail à vos leads/contacts. 
Si le lead/le contact n'existe pas dans Zoho CRM, en fonction de vos paramètres BCC Dropbox, un nouveau lead/contact peut également être créé.

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant l'autorisation Manage Automation (Gérer l'automatisation) dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.

 Par défaut, la permission BCC Dropbox est activée pour les profils Administrateur et Standard.

L'adresse e-mail BCC Dropbox peut être utilisée uniquement pour les modules Leads (Prospects) et Contacts, c'est-à-dire que vous pouvez associer les e-mails envoyés uniquement aux leads ou contacts en fonction des paramètres. Accédez à Setup (Configuration) > Channels (Canaux) > Email (E-mail) > BCC Dropbox pour trouver votre adresse e-mail BCC Dropbox. Vous aurez également la possibilité de :

  • Préciser le motif de recherche : en fonction de l'option sélectionnée pour rechercher l'adresse e-mail du destinataire dans CRM, les e-mails seront associés au bon enregistrement. Vous aurez la possibilité de rechercher l'adresse e-mail du destinataire dans l'un des modules (Leads (Prospects) ou Contacts), ou d'effectuer une recherche dans les deux modules. Si l'adresse e-mail du destinataire ne correspond pas à un lead ou un contact dans CRM, un nouvel enregistrement peut être créé. Si vous n'êtes pas autorisé à consulter l'onglet Leads (Prospects) ou Contacts, le lien  Edit Search Pattern (Modifier le schéma de recherche) ne sera pas disponible.
  • Télécharger l'adresse e-mail sous forme de vCard : vous permet de stocker l'adresse e-mail BCC Dropbox ailleurs pour pouvoir y accéder à chaque fois que cela est nécessaire.
  • Régénérer l'adresse e-mail : chaque fois que cela est nécessaire, vous pouvez régénérer l'adresse e-mail BCC Dropbox unique. 
  • Specify your email address (Indiquer votre adresse e-mail) : vous pouvez spécifier jusqu'à 5 adresses e-mail différentes que vous utilisez pour vos activités. Seuls les e-mails envoyés à partir de ces adresses e-mail mentionnées par vos soins seront associés aux leads/contacts dans Zoho CRM.
Remarque
La limite quotidienne de traitement des e-mails pour une organisation est la suivante :
  1. Édition Starter (Débutant) - 5000 e-mails
  2. Édition Standard - 10000 e-mails
  3. Professionnelle et au-dessus - e-mails illimités

Activer BCC Dropbox

Par défaut, cette fonction est activée pour les profils Administrateur et Standard. Un utilisateur qui dispose d'une autorisation de gestion des profils peut activer cette fonction pour les utilisateurs des autres profils.

Pour activer BCC Dropbox

  1. Cliquez sur  Configuration  Users and Control  (Utilisateurs et contrôle) Security Control (Contrôle de sécurité)    Profiles (Profils).
  2. Sur la page  Profils, cliquez sur le profil auquel vous voulez donner accès.
  3. Dans Setup permissions > Email and Templates > Email and Chat Settings , sélectionnez le BCC Dropbox .
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Indiquer le schéma de recherche

Le schéma de recherche dispose de trois options qui vous permettront de choisir où rechercher l'adresse e-mail du destinataire, dans le module Leads (Prospects)/Contacts ou dans les deux modules. Sur la base de cette option, Zoho CRM recherchera l'enregistrement correspondant et y associera l'e-mail.

Pour indiquer un schéma de recherche

  1. Cliquez  sur Configuration > Canaux > E-mail > BCC Dropbox.
  2. Sur la page  BCC Dropbox, cliquez sur le lien  Edit Search Pattern (Modifier le schéma de recherche).
  3. Dans la fenêtre contextuelle  Edit Search Pattern (Modifier le schéma de recherche), choisissez l'un des éléments suivants :
    • Rechercher dans Contacts et, si introuvable, créer un nouveau contact : CRM recherche l'adresse e-mail du destinataire uniquement dans le module Contacts. Si aucun enregistrement correspondant n'est trouvé, un contact est créé.
    • Rechercher dans Leads (Prospects) et, si introuvable, créer un nouveau lead : CRM recherche l'adresse e-mail du destinataire uniquement dans le module Leads (Prospects). Si aucun enregistrement correspondant n'est trouvé, un lead est créé.
    • Search in Contacts, if not found search in Leads, still not found, then  [Select option from the drop-down list] (Rechercher dans Contacts, si aucun résultat rechercher dans Leads [Prospects], si aucun résultat, alors [Choisir une option dans la liste déroulante]) - CRM cherchera l'adresse e-mail du destinataire d'abord dans le module Contacts. Si aucun enregistrement correspondant n'est trouvé, il est alors recherché dans le module Leads (Prospects). Si aucun résultat correspondant n'est trouvé, vous pouvez choisir une action parmi ce qui suit :
      • Créer un prospect
      • Créer un contact
  4. Cliquez sur Terminé.
Remarque
  1.  Si vous n'êtes pas autorisé à consulter l'onglet Leads (Prospects) ou Contacts, le lien  Edit Search Pattern (Modifier le schéma de recherche) ne sera pas disponible.
  2. Lorsqu'aucun enregistrement correspondant n'est trouvé, l'adresse e-mail du destinataire est utilisée pour créer un enregistrement. L'adresse e-mail est utilisée dans les champs  E-mail  et  Last Name  (Nom) pour créer l'enregistrement.
    Par exemple, charless@zillum.com  sera la valeur pour les champs Email et Last  Name  (Nom) dans l'enregistrement qui est créé. 

Envoyer des e-mails en utilisant l'adresse e-mail BCC Dropbox

Seuls les e-mails envoyés à partir des adresses e-mail mentionnées par vos soins seront associés aux leads/contacts dans Zoho CRM

Pour envoyer des e-mails en utilisant l'adresse e-mail Cci

  1. Allez sur votre compte de messagerie et rédigez un e-mail destiné à votre client.
  2. Dans le champ To (À), saisissez l'adresse e-mail de votre client.
  3. Dans le champ Cci, spécifiez l'adresse e-mail Dropbox BCC.
    L'adresse e-mail BCC Dropbox sera disponible dans Zoho CRM dans Setup (Configuration)  Channels (Canaux)   Email (E-mail)   BCC Dropbox . 
  4. Envoyez votre e-mail au(x) client(s).
    Sur la base du schéma de recherche spécifié, l'e-mail envoyé au client sera associé au bon lead/contact dans Zoho CRM.
Remarque
  1. La ou les pièces jointes de l'e-mail ne doivent pas dépasser un total de 10 Mo.
  2. Cela peut prendre jusqu'à 3 minutes pour associer les e-mails à des leads ou des contacts dans CRM.
  3. Les e-mails seront listés dans l'option  Sent Emails from CRM (E-mails envoyés depuis le CRM) dans la liste déroulante.
Régénérer l'adresse e-mail BCC Dropbox

Pour régénérer l'adresse e-mail BCC Dropbox

  1. Cliquez  sur Configuration > Canaux > E-mail > BCC Dropbox.
  2. Dans le BCC Dropbox Cliquez sur le lien régénérer.
    La nouvelle adresse e-mail unique sera générée

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