Envoi d’e-mails en masse

Envoi d’e-mails en masse

Établir des relations solides avec les clients est essentiel en entreprise, et un moyen efficace d'y parvenir est une communication par e-mail maîtrisée. Zoho CRM propose une gamme d'outils de communication par e-mail de masse conçus exclusivement à des fins de vente. Ces outils permettent aux utilisateurs d'entrer en contact avec de nombreux clients, de déployer des réponses automatiques, de planifier des envois d'e-mails en masse et de créer des modèles d'e-mail facilement accessibles.
 
Les avantages de l'utilisation des e-mails de masse dans un contexte de vente sont nombreux :
  1. Gain de temps : Le processus rationalisé permettant d'atteindre l'ensemble de la clientèle fait gagner un temps précieux dans les efforts de communication.
     
  2. Envois planifiés : Les utilisateurs peuvent programmer les e-mails avec précision en fonction des fuseaux horaires individuels ou régionaux afin d'optimiser la portée et pour plus de commodité.
     
  3. Mécanismes d'opt-in/opt-out : Les clients ont la possibilité de s'abonner ou de se désabonner des e-mails, garantissant la conformité aux réglementations telles que le RGPD et respectant les préférences de confidentialité des destinataires.

Les fonctionnalités d’envoi d’e-mails en masse de Zoho CRM mettent l’accent sur un efficace, personnalisé et méticuleux engagement par e-mail. Pour vous offrir une meilleure compréhension de ces fonctionnalités, il est important d’identifier les différents types d’e-mails de vente que vous pouvez créer grâce à elles:

 
  1. E-mails promotionnels de vente: Dynamisez les ventes en mettant en avant des offres spéciales ou des promotions.
     
  2. E-mails de vente croisée ou de vente incitative : Recommandez des produits supplémentaires ou des mises à niveau pour améliorer les achats des clients.
     
  3. E-mails de bienvenue ou d'intégration: Présentez le produit ou le service aux nouveaux clients et guidez-les au cours des premières étapes.
     
  4. Invitations à des événements : Invitez les clients à participer à des événements, à des webinaires ou à des rencontres spéciales.
     
  5. Annonces de produits ou mises à jour : Tenez les clients informés des nouveaux produits, des nouvelles fonctionnalités ou des mises à jour.
     
  6. E-mails de réengagement : Encourager les clients inactifs à se réengager avec la marque.
     
  7. Enquêtes et retours: Recueillez des informations précieuses auprès des clients pour améliorer les produits ou services.
     
  8. E-mails de relance : Assurez un suivi auprès des clients après une vente ou une interaction afin de garantir leur satisfaction.
     
  9. E-mails de renouvellement/d’abonnement : Rappelez aux clients de renouveler leurs abonnements ou adhésions.
En explorant ces différents types d'e-mails de vente, les utilisateurs peuvent exploiter de manière stratégique les fonctionnalités d'envoi d'e-mails en masse de Zoho CRM à des fins spécifiques liées aux ventes, améliorant ainsi leurs stratégies globales de communication et d'engagement.
 

Remarque:
 
  1. La fonctionnalité d’envoi d’e-mails en masse dans Zoho CRM s’étend aux modules Prospects, Contacts, Affaires et aux modules personnalisés, offrant une approche polyvalente pour interagir avec les clients en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’envoyer des mises à jour ciblées ou des e-mails de suivi personnalisés à un large public à différentes étapes des interactions avec les clients.
     
  2. Il est essentiel de noter que, bien que les e-mails de masse au sein de Zoho CRM fassent office d'outil facilitateur, ils ne remplacent pas les fonctionnalités plus spécialisées qu'offrent les outils logiciels dédiés aux campagnes e-mail; leur utilité principale au sein de l'écosystème CRM est de rationaliser et d'améliorer vos processus commerciaux.
     
  3. Il existe des considérations essentielles à garder à l'esprit avant d'envoyer des e-mails en masse, telles que la validité des adresses e-mail dans vos enregistrements, qui sont nécessaires pour garantir une communication réussie.
     
  4. L’exécution des envois d’e-mails en masse dépend de la limite d’e-mails propre à votre édition de Zoho CRM. Seuls 10 envois d’e-mails en masse peuvent être planifiés à la fois. Pour plus de détails, consultez les limites d’e-mails ici.
     
  5. Il est impératif de créer des modèles d'e-mails avant d'utiliser la fonctionnalité d'envoi d'e-mails en masse afin d'assurer une communication par e-mail fluide et efficace. La section Modèles d'e-mails fournit des informations et des conseils précieux pour utiliser cette fonctionnalité de manière optimale.
     
 

Envoyer et planifier des e-mails en masse

Zoho CRM vous permet d'envoyer efficacement plusieurs e-mails à la fois, avec la flexibilité de les envoyer immédiatement ou de les planifier pour une heure précise. Disons que vous devez envoyer des e-mails à certains clients à 10 h (PST), mais vous serez en réunion à ce moment-là. Pas de souci — vous pouvez planifier les e-mails pour cette heure exacte.
 
Pour une période donnée, vous pouvez configurer jusqu'à 10 processus d'envoi d'e-mails en masse par module. Et lorsqu'il s'agit de choisir les destinataires, vous avez trois options :
 
  1. Sélectionnez des contacts depuis une vue en liste d'un module.
     
  2. Sélectionnez des contacts à l’aide d’une vue personnalisée.
     
  3. Sélectionnez des contacts en fonction de critères spécifiques.

Envoi d'e-mails en masse depuis la vue de liste d'un module :

  1. Sélectionnez n’importe quel module (Prospects, Contacts, Affaires, etc.)
     
  2. Sélectionnez des enregistrements (un ou plusieurs) dans la liste des enregistrements du module et cliquez sur Envoyer un e-mail.
     
  3. Dans la Envoyer un e-mail fenêtre contextuelle, sélectionnez un modèle d’e-mail.
     
  4. Vous pouvez également cliquer sur le Créer un modèle lien pour créer un nouveau modèle.
    Voir aussi: Création de modèles d'e-mails
  5. Sous les champs De et Répondre à, procédez comme suit :
     
    1. Choisissez l'une de ces options dans la liste déroulante (à noter que, par défaut, votre adresse e-mail s'affichera dans les deux champs) :
       
      1. Adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement
         
      2. Adresse e-mail de l'organisation, si elle est déjà configurée.
        Voir aussi>> Adresses e-mail de l'organisation
  6. Dans Options d'envoi, procédez comme suit :
     
    1. Cliquez sur Envoyer immédiatement pour envoyer l'e-mail tout de suite.
       
    2. Cliquez sur Planifier ultérieurement pour envoyer l'e-mail plus tard. Saisissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez planifier l'envoi des e-mails.
       
  7. Vous pouvez définir une action de suivi:
     
    1. Cliquez sur + Déclencher une action
       
    2. Vous pouvez choisir votre déclencheur en fonction des événements email suivants : lorsque l'email est ouvert, lorsqu'un lien de l'email est cliqué, ou lorsque l'email rebondit.
       
    3. Une fois que vous avez sélectionné le déclencheur, vous pouvez configurer une ou plusieurs des options suivantes : Mettre à jour des champs, Ajouter une tâche de suivi, ou Planifier un appel.
       
    4. Cliquez sur Terminé.
       
  8. Cliquez sur Envoyer ou Planifier.

     

Envoi d'e-mails en masse à partir d'une liste de vue personnalisée :
 

  1. Dans la page Vue de la liste des modules, cliquez sur le bouton Actions.
     
  2. Sélectionnez E-mail de masse dans la liste des options.
     
  3. Sur la page Résumé des e-mails de masse, cliquez sur Créer un e-mail de masse.
     
  4. Sélectionnez des destinataires à partir de la vue personnalisée dans la liste déroulante.
     
  5. Sélectionnez un modèle d'e-mail et répétez les étapes décrites dans la section précédente pour envoyer ou planifier des e-mails en masse.
     

Envoi d'e-mails en masse en fonction de critères :
 

  1. Dans la page Vue de la liste du module, cliquez sur le bouton Actions.
     
  2. Sélectionnez E-mail de masse dans la liste des options.
     
  3. Sur la page Récapitulatif des e-mails en masse, cliquez sur Créer un e-mail en masse.
     
  4. Sous À, cliquez sur Selon des critères dans la liste déroulante.
     
  5. Dans Spécifier les critères, saisissez les informations appropriées.
     
  6. Click Save.
     
  7. Sélectionnez un modèle d'e-mail et répétez les étapes décrites dans la section précédente pour envoyer ou programmer des e-mails en masse.

Configurer des actions de déclenchement dans les e-mails de masse 
 

Vous pouvez automatiser certaines actions en fonction des performances de vos envois d’e-mails en masse, notamment mettre à jour un champ, planifier une tâche de suivi ou prévoir un appel — le tout déclenché selon qu’un e-mail est ouvert, cliqué ou rejeté.
 
 
Par exemple, après qu’un contact a ouvert votre e-mail ou y a cliqué, vous pouvez planifier automatiquement une tâche de suivi, comme lui envoyer davantage de détails sur vos produits. À l’inverse, si un e-mail revient en erreur, vous pouvez mettre en place une mise à jour automatique d’un champ.
 
 
Voici quelques scénarios où vous pouvez appliquer des actions de déclenchement :
 
Ouvertures ou clics d'e-mail : Lorsqu'un destinataire ouvre ou clique sur un e-mail de masse, vous pouvez automatiser certaines actions, comme mettre à jour un champ, planifier une tâche de suivi ou programmer un appel.
E-mails rejetés : Si un e-mail de masse est rejeté (n'est pas remis), vous pouvez déclencher automatiquement la mise à jour d'un champ.

Pour définir une action de déclenchement :
 

  1. Dans la fenêtre contextuelle d'e-mails groupés, cliquez sur Déclencher une action.
     
  2. Sélectionnez l'un des déclencheurs suivants dans la liste déroulante:
    1. L'e-mail est ouvert
       
    2. L'e-mail est cliqué
       
    3. L'e-mail est rejeté
       
  3. Choisissez une action, cliquez sur Configurer, puis procédez comme suit :
    1. Mettre à jour les champs - Choisissez un champ qui doit être mis à jour lorsque l’e-mail est ouvert, cliqué ou rejeté.
      1. Dans la fenêtre contextuelle Mettre à jour les champs, sélectionnez un champ dans la liste déroulante et saisissez une valeur correspondante.
         
      2. Cliquez sur Enregistrer.
         
    2. Ajouter une tâche de suivi - Choisissez cette option pour ajouter une tâche de suivi aux enregistrements des e-mails qui sont ouverts ou cliqués.
      1. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter une tâche de suivi, saisissez les détails tels que l’objet, la date d’échéance, le statut, la priorité et la personne assignée.
         
      2. Cliquez sur Terminé.
         
    3. Planifier un appel - Sélectionnez cette option pour planifier un appel si l’e-mail est ouvert ou cliqué.
      1. Dans la fenêtre contextuelle Planifier un appel, saisissez un sujet.
         
      2. Choisissez un propriétaire dans la liste déroulante.
         
      3. Sélectionnez l’Heure de début de l’appel.
         
      4. Cliquez sur Terminé.
         
  4. Cliquez sur Terminé.

     

Remarque :
 
  1. Pour les e-mails rejetés, vous ne pouvez mettre à jour qu'un champ ; vous ne pouvez pas ajouter de tâches de suivi ni planifier d'appels.
     
  2. Pour chaque action de déclenchement, vous pouvez ajouter jusqu'à trois mises à jour de champ, trois tâches de suivi et trois appels planifiés.

Ajouter des e-mails de suivi aux e-mails en masse   

Lorsque vous envoyez des e-mails en masse, Zoho CRM vous permet d'anticiper en programmant des e-mails de suivi. Disons que vous envoyez un e-mail de bienvenue aux clients le Jour 1. Vous pouvez ensuite configurer un e-mail de suivi pour ceux qui ont reçu ou ouvert le message de bienvenue, qui sera envoyé à une date précise ou après un nombre précis de jours.
 
 
De plus, vous pouvez personnaliser votre suivi en excluant certains clients. Par exemple, vous pouvez choisir de ne pas envoyer de suivi à ceux qui ont déjà effectué un achat. Et si vous souhaitez ajouter des actions supplémentaires à votre suivi—comme déclencher un événement spécifique—Zoho CRM le permet également.

Remarque
 
  1. Si vous choisissez d'envoyer un e-mail de relance aux clients qui ont ouvert le premier e-mail, vous ne pourrez pas sélectionner une date précise pour l'e-mail de relance et devrez plutôt configurer l'envoi de l'e-mail de relance pour qu'il soit envoyé après un nombre précis de jours.
     
  2. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de suivi à un e-mail de masse.
     

Ajout d'un e-mail de relance :
 

  1. Sur la page Récapitulatif de l’envoi groupé d’e-mails, cliquez sur Créer un envoi groupé d’e-mails.
     
  2. Faites défiler jusqu'à E-mails de relance et cliquez sur Ajouter une relance.
     
  3. Dans la fenêtre contextuelle de suivi, sélectionnez une valeur pour Qui doit recevoir l'e-mail de suivi?
     
  4. Cliquez sur Spécifier des critères à ignorer si vous souhaitez empêcher certains destinataires de recevoir un e-mail.
     
  5. Sélectionnez un modèle d'e-mail.
     
  6. Saisissez le nombre de jours ou sélectionnez une date dans le calendrier dans Quand l'e-mail de relance doit-il être envoyé ?
     
  7. Cliquez sur Ajouter.
     
  8. Dans l’Action de suivi, cliquez sur Déclencher une action et sélectionnez un déclencheur dans la liste déroulante.

     

Modifier, arrêter ou supprimer des e-mails:   
 

Sur la page de synthèse des e-mails en masse dans Zoho CRM, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble claire de vos activités liées aux e-mails, y compris les e-mails qui ont été planifiés, envoyés ou arrêtés. Voyons plus en détail ce que vous pouvez faire :
  1. E-mails programmés : Cette section répertorie les e-mails de masse et de suivi planifiés pour un envoi ultérieur. Vous pouvez les modifier, les arrêter ou les supprimer. Remarque importante : si vous modifiez un e-mail programmé à moins de 15 minutes de son heure d'envoi, il est déplacé vers la liste des e-mails arrêtés. La suppression d'un e-mail de masse supprime également les e-mails de suivi associés.
     
  2. E-mails envoyés: Ici, vous pouvez voir les e-mails qui ont déjà été envoyés. Si nécessaire, vous pouvez les supprimer. Si un e-mail de masse a été envoyé mais que le suivi est en attente, vous pouvez modifier le suivi depuis la section des e-mails envoyés. De plus, vous pouvez obtenir des statistiques concernant les e-mails envoyés, y compris le nombre d'e-mails envoyés, rejetés, livrés, ouverts, non ouverts, cliqués et non cliqués.
     
  3. E-mails interrompus : Les e-mails qui n'ont jamais été envoyés se trouvent ici. Vous pouvez les modifier, les démarrer ou les supprimer. La suppression d'un e-mail interrompu supprime également tous les e-mails de suivi associés.

Remarque
 
  1. Seul l'utilisateur qui a créé un e-mail de masse peut le modifier, l'arrêter ou le lancer . Les autres utilisateurs sont uniquement autorisés à le consulter ou à le supprimer.
     
  2. Vous pouvez également essayer l'intégration Zoho Campaigns pour utiliser vos Prospects et Contacts dans Zoho CRM afin de mener des campagnes d'e-mails. De plus, vous pouvez suivre les clics, les taux de rebond et bien plus encore, ainsi qu'utiliser les modèles d'e-mails standard de Zoho Campaigns.

Voir les statistiques des e-mails   
 

Il est essentiel de comprendre les performances de vos e-mails envoyés et, dans Zoho CRM, vous pouvez facilement consulter ces statistiques sur la page Récapitulatif des e-mails. Ces statistiques vous donnent un aperçu du nombre d’e-mails envoyés, ouverts, cliqués, rejetés, livrés, non ouverts et non cliqués. De plus, vous pouvez voir la liste des destinataires pour chaque catégorie.
 
Voici comment consulter vos statistiques d’e-mails :
 
  1. Accédez à la page Récapitulatif des e-mails groupés.
     
  2. Cliquez sur E-mails envoyés et sélectionnez un e-mail spécifique.
     
  3. Consultez les statistiques d’e-mails disponibles.
     
  4. Pour afficher la liste détaillée des destinataires, cliquez sur des catégories comme Ouverts ou Rejetés


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