Arattai est une application de messagerie de Zoho. En intégrant votre compte Arattai Business Platform à Zoho CRM, vous pouvez recevoir les messages des clients qui utilisent Arattai et leur répondre directement depuis le CRM, chaque conversation étant enregistrée contre le lead ou le contact correspondant.

Comme pour les autres fournisseurs de messagerie professionnelle, seul le client peut initier une conversation. Lorsqu'il le fait, le message apparaît dans votre module Messages, est assigné à un utilisateur de votre équipe et peut recevoir une réponse dans les 48 heures suivantes.

Prérequis

Avant d'intégrer Arattai à Zoho CRM, vous devez disposer des éléments suivants :

• Un compte Arattai Business Platform.

• Un numéro de téléphone associé à ce compte

• Des droits d'administrateur dans Zoho CRM, car seul un administrateur peut configurer l'intégration

Pour créer un compte Arattai Business Platform, accédez à arattaibusiness.in/business-platform et suivez la procédure d'inscription. Vous pouvez consulter ici pour plus d'informations.

Intégration d'Arattai à Zoho CRM

Seul un administrateur peut initier cette intégration.

Pour intégrer Arattai à Zoho CRM

1. Accédez à Configuration → Canaux → Messagerie professionnelle.

2. Sous Arattai, cliquez sur Détails → Intégrer. La page de connexion à l'Arattai Business Platform s'ouvre.

3. Saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe de votre compte Arattai Business Platform, puis connectez-vous.

4. Sur la page de demande d'accès, consultez la liste des informations auxquelles Zoho CRM sera autorisé à accéder.

5. Cochez la case de consentement et cliquez sur Accepter.

6. Dans la fenêtre contextuelle Arattai Business Profile :

• Saisissez un surnom pour le profil Arattai Business dans le CRM. Vous identifierez ce profil par ce nom dans le CRM.

• Sélectionnez la société Arattai Business. L'identifiant de numéro associé s'affiche. Si votre compte ne comporte qu'une seule société, cette liste déroulante est désactivée.

• Sélectionnez le compte Arattai Business.

• Sélectionnez le numéro de téléphone à utiliser pour cette intégration. Les numéros disponibles dépendent du compte sélectionné.

7. Cliquez sur Suivant.

8. Dans la fenêtre contextuelle Préférences du compte :

• Dans le champ Ajouter en tant que, choisissez si les messages provenant d'expéditeurs inconnus doivent créer des leads ou des contacts.

• Dans le champ Assigner à, choisissez Utilisateurs, Rôles ou Groupes.

• Dans la liste déroulante qui s'affiche, sélectionnez les utilisateurs, le rôle ou le groupe chargé de traiter ces messages. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs, mais un seul rôle ou un seul groupe.

9. Cliquez sur Enregistrer.

Un message de confirmation indique que l'intégration a réussi. Sur la page Messagerie professionnelle, la vignette Arattai affiche désormais un badge Intégré.

À propos des préférences du compte

Lorsqu'un client potentiel contacte votre entreprise pour la première fois, Zoho CRM ne peut pas l'associer à un enregistrement existant : il apparaît alors comme un expéditeur inconnu. Les préférences du compte indiquent au CRM la marche à suivre pour ces contacts.

« Ajouter en tant que » détermine si l'expéditeur est créé en tant que lead ou contact. « Assigner à » détermine le responsable du message entrant. L'attribution s'effectue en rotation équitable entre les utilisateurs, les utilisateurs du rôle sélectionné ou les membres du groupe sélectionné.

Vous pouvez modifier ces préférences à tout moment après l'intégration.

Vous pouvez associer un seul numéro de téléphone Arattai à une organisation Zoho CRM.

Gestion de l'intégration

Après l'intégration, accédez à Configuration → Canaux → Messagerie professionnelle et cliquez sur Détails sur la vignette Arattai. Les détails du compte s'affichent, ainsi que des options pour modifier ou désactiver l'intégration.

Affichage et modification des préférences du compte

1. Accédez à Configuration → Canaux → Messagerie professionnelle.

2. Cliquez sur Détails sur la vignette Arattai. Une fenêtre contextuelle affiche le nom du compte et le numéro de compte, suivis de la section Préférences du compte.

3. Cliquez sur l'icône Modifier.

4. Modifiez Ajouter en tant que», Attribuer à, ainsi que les utilisateurs, le rôle ou le groupe dans la liste de sélection.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Un message confirme la modification. Les nouvelles attributions suivent les préférences mises à jour ; les messages déjà attribués ne sont pas réattribués.

Crédits

La vignette Arattai affiche un libellé Crédits disponibles ainsi qu'une option Acheter des crédits.

Répondre aux messages envoyés par vos clients ne consomme pas de crédits. Cette version ne prenant pas en charge les messages initiés par l'entreprise, aucune action effectuée dans le canal Arattai n'est facturée. L'option Acheter des crédits sera disponible pour les fonctionnalités introduites dans les versions ultérieures..

Désactivation de l'intégration

1. Accédez à Configuration → Canaux → Messagerie professionnelle.

2. Sur la vignette Arattai, cliquez sur Détails → Désactiver.

3. Dans la Voulez-vous vraiment désactiver cette intégration ? fenêtre contextuelle, cliquez sur Désactiver. Pour conserver l'intégration, cliquez sur Annuler.

La désactivation de l'intégration n'affecte pas les messages Arattai d'une fiche. Les messages ne sont supprimés que si la fiche elle-même est supprimée.

Réception et gestion des messages des utilisateurs Arattai

Les messages des utilisateurs Arattai partagent la même interface que vos autres messages professionnels. Un message entrant est automatiquement associé à un lead ou un contact existant. Si l'expéditeur ne correspond à aucune fiche, Zoho CRM en crée une pour lui. Le type de fiche créée (lead ou contact) dépend de la préférence Ajouter en tant que définie lors de la configuration, et son propriétaire est sélectionné à partir de votre paramètre Attribuer à, selon un mode de rotation.

Remarque : si l'utilisateur a choisi de ne pas partager son numéro sur Arattai, il sera considéré comme un expéditeur inconnu et une nouvelle fiche lead/contact sera créée pour lui.

Réception des notifications pour les nouveaux messages

Chaque message entrant s'affiche sous forme de notification contextuelle sur votre écran Zoho CRM. Vous pouvez y répondre immédiatement ou l'ignorer et répondre ultérieurement.

Les messages Arattai entrants apparaissent également dans vos notifications Signals, à condition que les signaux pour la messagerie professionnelle soient activés.

Pour activer les signaux pour les messages professionnels entrants

1. Accédez à Configuration → Centre d'expérience → Signals. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Signals dans la barre supérieure, puis cliquer sur Paramètres en bas du panneau qui s'ouvre.

2. Sous Messagerie professionnelle, sélectionnez Messages entrants.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs reçoivent désormais une notification à chaque fois qu'un client envoie un message.

Utilisation du module Messages

Les conversations Arattai apparaissent dans le module Messages avec les messages de vos autres fournisseurs, classés chronologiquement, sans différence dans l'interface. Survolez le nom d'un prospect ou d'un client pour afficher la source du message.

Vous pouvez choisir parmi les vues suivantes :

• Tous les messages

• Tous les messages sans réponse

• Tous les messages du jour

• Mes messages

• Mes messages sans réponse

• Mes messages du jour

Deux filtres prédéfinis par le système sont disponibles : Messages sans réponse et Messages avec réponse. Vous pouvez également filtrer par Heure du message, Notifications, Propriétaire de la fiche et Répondu par, et trier la liste par Heure du message en ordre croissant ou décroissant.

Cliquez sur un message pour ouvrir la vue de conversation, divisée en trois sections. Le panneau de gauche liste les messages texte de l'ensemble des clients. Le panneau central est dédié à la lecture et à la réponse, avec les onglets Messages et Pièces jointes. Le panneau de droite contient les onglets Infos, Chronologie et Conversations.

L'onglet Infos affiche les informations de base du lead ou du contact, avec des options pour envoyer un e-mail, ajouter des notes et créer des Task, des réunions et des appels. L'onglet Chronologie liste les actions effectuées sur la fiche dans l'ordre chronologique. L'onglet Conversations affiche les conversations sur les réseaux sociaux, les e-mails envoyés depuis le CRM et les messages.

Réponse aux utilisateurs Arattai

Le propriétaire du message peut répondre une fois que le client a initié la conversation. Vous pouvez saisir un message, insérer un texte prédéfini ou utiliser des champs de fusion pour personnaliser votre réponse, par exemple «Bonjour, $[Leads.First Name]». Prévisualisez la valeur fusionnée avant l'envoi.

Remarque : vous pouvez répondre à un message dans les 48 heures suivant sa réception. Passé ce délai, il n'est plus possible de répondre à ce message.

Pour configurer un texte prédéfini

1. Accédez au Messages module et cliquez sur un message.

2. À côté de la barre de saisie, cliquez sur Nouveau texte prédéfini. Vous pouvez également cliquer sur Gérer → + Nouveau texte prédéfini.

3. Saisissez un nom pour le texte, par exemple Salutations.

4. Saisissez le message. Vous pouvez utiliser des champs de fusion.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier ou supprimer un texte prédéfini, cliquez sur Manage, survolez le texte puis cliquez sur l'icône Modifier ou Supprimer. Vous ne pouvez pas changer le module lors de la modification d'un texte prédéfini, car cela romprait les champs de fusion qui y sont utilisés.

Envoi de pièces jointes

Vous pouvez joindre jusqu'à cinq fichiers à un message. Les fichiers peuvent être ajoutés depuis votre ordinateur ou depuis Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box et Evernote.

Tous les fichiers envoyés et reçus dans une conversation sont regroupés dans l'onglet Pièces jointes, où vous pouvez les prévisualiser et les télécharger.

Liste associée des messages

Selon la préférence de compte définie lors de la configuration, les messages entrants sont associés au lead ou au contact. Vous pouvez les consulter sur la fiche, dans la liste associée des messages, en ordre chronologique.

Voir aussi

• Messagerie professionnelle — Vue d'ensemble

• Arattai Business Platform