Configuration de la messagerie pour IMAP et POP3

Configuration de la messagerie pour IMAP et POP3

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Zoho CRM prend en charge l'intégration de la messagerie à partir de n'importe quel service de messagerie via les protocoles IMAP et POP3, permettant une synchronisation fluide et la gestion de la communication par e-mail au sein de la plateforme. De plus, Zoho CRM propose une intégration de messagerie spécialisée via l'API pour Google, offrant des fonctionnalités améliorées et une expérience plus rationalisée pour les utilisateurs de ces services. Cette intégration facilite une meilleure gestion de la messagerie directement dans Zoho CRM, permettant aux entreprises de suivre efficacement et d'interagir avec leurs clients via leurs plateformes de messagerie préférées.
IMAP (Internet Message Access Protocol) est un protocole de messagerie essentiel conçu pour permettre l'intégration fluide d'un compte de messagerie avec des clients de messagerie comme Zoho CRM. Cette intégration garantit que toutes les activités liées à la messagerie sont constamment synchronisées et mises à jour sur une large gamme d'appareils, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. En tirant parti d'IMAP, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages de messagerie et les gérer à partir de n'importe quel appareil, maintenant une vue unifiée et à jour de leurs communications par e-mail dans Zoho CRM, améliorant l'efficacité et la productivité dans la gestion des relations clients.

Zoho CRM recommande cette configuration car les utilisateurs bénéficient d'un statut de messagerie en temps réel, d'un stockage de messagerie efficace et d'une sauvegarde de messagerie avec ce type de configuration.

Zoho CRM recommande cette configuration car elle offre des mises à jour instantanées sur les activités de messagerie synchronisées sur les appareils tels que les PC, ordinateurs portables, téléphones mobiles et tablettes. Elle garantit également un stockage et une sauvegarde de messagerie efficaces. Cette approche conduit à une gestion de la messagerie plus efficace et plus fiable.

Messagerie de Zia Les fonctionnalités d'intelligence, notamment l'analyse des sentiments, la détection des intentions et l'analyse des émotions, sont disponibles pour les e-mails reçus via l'intégration IMAP. Si vous prévoyez d'utiliser ces fonctionnalités intelligentes, la configuration d'IMAP est requise.

POP3

POP3 est un protocole de messagerie alternatif conçu pour permettre aux utilisateurs de télécharger les messages de messagerie sur leurs appareils. Il fonctionne en transférant les e-mails du serveur vers un appareil local, puis en les supprimant du serveur. Néanmoins, les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner l'option de conservation des messages sur le serveur, ce qui permet la rétention des e-mails même après leur téléchargement.

Zoho CRM permet aux utilisateurs d'intégrer leur messagerie en utilisant POP3.

Une fois que vous configurez IMAP ou POP3, les e-mails sont synchronisés et apparaissent dans SalesInbox, organisés dans des dossiers désignés pour les trouver plus facilement.

Configuration d'un compte IMAP ou POP3

Par défaut, tous les utilisateurs ayant des profils Standard ou Administrateur peuvent configurer des comptes IMAP ou POP3, sauf si l'administrateur a désactivé les paramètres de messagerie et de chat dans leurs profils.

Pour configurer des comptes IMAP ou POP3

  1. Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Canaux > Messagerie > Configuration de la messagerie.
  2. Dans l'onglet Intégration de la messagerie, choisissez un service de messagerie populaire.
  3. Sous Choisir le protocole à configurer, sélectionnez IMAP ou POP.
  4. Sélectionnez une période à partir de laquelle vous souhaitez synchroniser vos e-mails. Vous pouvez choisir de synchroniser à partir des 6 derniers mois, 1 an, 2 ans, le début ou à partir d'une date spécifique.
    1. Si vous avez choisi la synchronisation à partir d'une date spécifique, sélectionnez une date antérieure dans le calendrier.
  5. Entrez le Nom d'affichage, Adresse e-mail, et Mot de passe.
  6. Cliquez sur Configurer.
  7. Une fois l'autorisation de la boîte aux lettres effectuée, d'autres préférences peuvent être configurées :
    1. Dans la fenêtre contextuelle Filtre d'importation, cliquez sur Importer. Vous pouvez ignorer cette étape et la faire plus tard.
      Remarque : Lors de la configuration d'IMAP/POP pour SalesInbox à l'aide de fichiers .xml ou .dat, vous pouvez importer les filtres existants de votre boîte aux lettres connectée. Cela inclut tous les filtres que vous avez déjà configurés pour différents types d'e-mails ou des adresses spécifiques.
    2. Dans Paramètres de partage de messagerie, sélectionnez la permission de partage dans la liste déroulante.
    1. Vous pouvez choisir entre Privé, Public, et Personnalisé options de partage de messagerie.
      Remarque : La capacité à modifier cette fonctionnalité n'est pas disponible automatiquement pour tout le monde. Elle ne sera modifiable que si l'administrateur accorde les permissions de choix de l'utilisateur à un utilisateur sur la page Partage de messagerie Admin. Sans cette permission, les utilisateurs ne pourront pas apporter de modifications.
    2. Dans la fenêtre contextuelle Préférences de synchronisation de messagerie, choisissez la date souhaitée à partir de laquelle vous souhaitez que les e-mails soient synchronisés.
      Remarque : Cette étape vous permet de configurer la durée, si vous aviez oublié de choisir la préférence lors de l'association de la boîte aux lettres.
  8. Dans Adresse d'envoi supplémentaire, l'adresse par défaut affichera l'adresse e-mail saisie à l'étape 6.
  9. Cliquez sur Ajouter une adresse e-mail pour entrer d'autres adresses d'envoi.
  10. Sous Mappage des dossiers, sélectionnez les dossiers de votre boîte aux lettres personnalisée à mapper avec le dossier approprié dans SalesInbox.
  11. Cette option n'est disponible que pour les utilisateurs IMAP. Le mappage des dossiers n'est pris en charge que si le serveur de la boîte aux lettres intégrée n'est pas standard.
    1. Cliquez sur Paramètres du serveur pour afficher les paramètres du serveur entrant et sortant. Les Paramètres du serveur sont automatiquement remplis lors de la sélection de l'une des IMAP intégrations populaires.
  12. Cochez Stocker les messages envoyés sur le serveur.
  13. Notez que, cette option ne s'affichera que si votre fournisseur SMTP ne propose pas d'option pour enregistrer les e-mails envoyés par défaut.
  14. Cette option ne sera disponible que pour les utilisateurs IMAP.
  15. Cliquez sur Mettre à jour.
L'intégration IMAP étant terminée, vous pouvez désormais activer les fonctionnalités d'intelligence e-mail de Zia pour mieux comprendre vos communications client :
  • Analyse du sentiment des e-mails : Zia classe les e-mails entrants par ton (positif, négatif ou neutre), vous aidant à identifier les clients qui pourraient avoir besoin d'une attention immédiate. Vous pouvez également recevoir des alertes pour les e-mails consécutifs négatifs du même client.
  • Détection de l'intention des e-mails : Zia identifie le but de chaque e-mail entrant en le classant comme demande, question, réclamation ou demande d'achat. Vous pouvez également créer des intentions personnalisées adaptées aux besoins de votre entreprise.
  • Analyse des émotions dans les e-mails : Allez au-delà du sentiment avec une classification détaillée des émotions (heureux, frustré, reconnaissant, confus, etc.) pour mieux comprendre l'état d'esprit de vos clients.
  • Enrichissement des données : Zia peut extraire les coordonnées des signatures d'e-mails et les remplir directement dans vos enregistrements CRM.
  • Extraction d'activités : Zia identifie les réunions, tâches et appels mentionnés dans les e-mails et suggère de les ajouter au CRM.
Pour activer et configurer ces fonctionnalités, accédez à Setup > Zia > Communication > Email Intelligence. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter Zia for Emails.
Notes
 NOTE :
  1. Les utilisateurs d'Office 365, Outlook et Gmail peuvent se connecter à leurs comptes via OAuth.
  2. SalesInbox sera activée pour tous les utilisateurs qui activent l'intégration IMAP ou POP dans n'importe quel service de messagerie.
  3. Si l'intégration de la messagerie est désactivée, les administrateurs seront invités à indiquer s'ils souhaitent conserver les dossiers, filtres et libellés.
  4. À propos de la préférence de synchronisation de la messagerie :
    1. À tout moment après la synchronisation, si vous souhaitez modifier la date de synchronisation, vous pouvez le faire. Et le système va
      1. Synchroniser le reste des e-mails en arrière-plan et les ajouter à la boîte aux lettres SalesInbox existante : dans le cas du choix d'une date de synchronisation antérieure par rapport au paramètre précédent.
      2. Supprimer les e-mails excédentaires de la synchronisation et par conséquent de l'affichage dans la boîte aux lettres SalesInbox : dans le cas du choix d'une date de synchronisation plus récente que le paramètre précédent.

Configuration de comptes IMAP ou POP3 personnalisés :

Pour configurer un compte de messagerie personnalisé à l'aide de configurations IMAP/POP3 :

  1. Accédez à Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Dans l'onglet Email, choisissez Autre messagerie dans la liste.
  3. Sous Choisir le protocole à configurer, sélectionnez IMAP ou Intégration POP.
  4. Cliquez sur Configurer.
  5. Dans l'onglet Ajouter une intégration POP/IMAP, entrez les détails suivants :
    1. Nom d'affichage : Entrez un nom pour la boîte aux lettres.
    2. Adresse e-mail / Nom d'utilisateur : Entrez l'adresse e-mail ou le nom d'utilisateur que vous souhaitez configurer.
    3. Mot de passe : Ajoutez le mot de passe pour votre adresse e-mail utilisée pour la configuration.
    4. Si vous avez activé l'authentification à deux facteurs pour le compte, vous devez entrer le mot de passe spécifique à l'application et non le mot de passe habituel.
  6. Sous Paramètres du serveur entrant
    1. Serveur entrant : Entrez le serveur entrant de l'e-mail. Par exemple, pop.gmail.com (pour un compte Gmail) ou pop.zoho.com (pour un compte Zoho Mail) ou pop.zylker.com (pour un compte zylker).
    2. Si vous n'êtes pas sûr de ce détail, vérifiez auprès de votre administrateur système.
    3. Port : Choisissez un numéro de port parmi 995 et 143.
    4. Cochez l'option Utiliser SSL, si nécessaire.
  7. Sous Paramètres du serveur sortant
    1. Adresse e-mail : Entrez l'adresse e-mail du compte à partir duquel vous souhaitez envoyer des e-mails.
    2. Serveur sortant : Entrez le serveur sortant de l'e-mail. Par exemple, smtp.gmail.com pour un compte Gmail.
    3. Port : Choisissez un numéro de port parmi les ports disponibles, 465, 587, et 25.
    4. Utiliser une connexion sécurisée : Vous pouvez choisir une connexion sécurisée parmi SSL, TLS ou aucune connexion sécurisée en choisissant Jamais.
    5. Authentification requise : Choisissez si l'authentification est requise pour le serveur parmi Oui et Non.
    6. Cochez la case en regard de Stocker le message envoyé sur le serveur si vous souhaitez stocker les e-mails envoyés dans votre compte CRM.
      Notez que cette option s'affichera uniquement si votre SMTP fournisseur ne propose pas d'option pour enregistrer les e-mails envoyés par défaut.
      Cette option ne sera disponible que pour IMAP les utilisateurs.
  8. Cliquez sur Configurer.
Vous avez intégré avec succès votre e-mail à Zoho CRM.

Authentification IMAP ou POP3 basée sur OAuth moderne

Les utilisateurs qui souhaitent connecter leur compte CRM avec des services de messagerie tels qu'Outlook, Gmail ou Office 365 ont la possibilité d'utiliser la méthode d'authentification OAuth. Cette approche offre une sécurité renforcée pour le processus d'intégration.

Pour intégrer Outlook, Gmail ou Office 365 à CRM :

  1. Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Dans l'onglet E-mail, cliquez sur Démarrer.
  3. Dans l'onglet Intégration d'e-mail onglet, à partir de Service de messagerie populaire, choisissez Outlook, Gmail, ou Office 365.
  4. Sous Choisir le protocole à configurer, sélectionnez IMAP ou POP dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Configurer.
    Vous serez invité à vous connecter à votre Office 365, Gmail, ou Outlook compte.
  6. Connectez-vous à votre compte à l'aide de votre adresse e-mail et cliquez sur Suivant.
  7. Si vous êtes déjà connecté, choisissez un compte pour vous connecter et cliquez sur Configurer.
  8. Après l'avoir configuré avec succès, vous serez redirigé vers la page Zoho CRM pour IMAP ou POP configuration. Le processus de synchronisation s'effectuera peu après.

Générer un mot de passe spécifique à l'application pour les fournisseurs de services de messagerie comme Zoho Mail et Yahoo

L'authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche supplémentaire de sécurité aux comptes de messagerie fournis par tous les principaux clients de messagerie tels que Gmail, Zoho Mail, Yahoo, Outlook, Office 365, etc. Lorsque la 2FA est activée, l'accès au compte nécessite non seulement le nom d'utilisateur et le mot de passe, mais également un code d'accès unique envoyé au numéro de téléphone mobile enregistré de l'utilisateur. Cette étape supplémentaire renforce la sécurité de votre compte de messagerie.

Si vous souhaitez configurer un compte de messagerie avec 2FA dans Zoho CRM, vous devez utiliser un mot de passe spécifique à l'application pour la configuration IMAP, et non le mot de passe de compte standard. Vous trouverez ci-dessous les étapes pour créer un mot de passe spécifique à l'application pour divers clients de messagerie bien connus.

Pour un compte Zoho Mail :

Si vous souhaitez configurer votre compte Zoho Mail via IMAP/POP3 dans Zoho CRM et que vous avez activé le service 2FA pour celui-ci, suivez les instructions ci-dessous pour générer le mot de passe spécifique à l'application pour votre compte Zoho Mail.

Pour générer un mot de passe spécifique à l'application pour un compte Zoho Mail :

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho.
  2. À partir du menu de gauche, accédez à Sécurité et cliquez sur Mots de passe d'application.
  3. Cliquez sur Générer un nouveau mot de passe.
  4. Dans la fenêtre Mots de passe spécifiques à l'application, entrez le nom de l'application, comme Zoho Mail et cliquez sur Générer.
  5. Copiez le Mot de passe spécifique à l'application.
  6. Vous pouvez supprimer un mot de passe si vous n'utilisez plus l'application ou si vous souhaitez révoquer l'accès à l'application.
Notes
Remarque :
  1. Le mot de passe spécifique à l'appareil ne s'affichera qu'une seule fois et ne s'affichera plus après.
  2. Lorsque vous entrez le mot de passe dans vos clients de messagerie, entrez-le sans espace.
  3. Vous pouvez supprimer un mot de passe spécifique à l'application à tout moment si vous n'utilisez plus cet appareil ou cette application ou si vous souhaitez révoquer l'accès à cette application.

Pour un compte Yahoo Mail :

Vous pouvez visiter la page d'assistance du compte Yahoo Mail en cliquant ici pour apprendre comment configurer un mot de passe spécifique à l'application pour un compte Yahoo Mail.  

Affichage des e-mails dans CRM

Après avoir configuré le compte IMAP/POP, vous pouvez visualiser toutes les interactions par e-mail avec vos leads et contacts directement dans Zoho CRM sous la liste des e-mails connexes. Cela inclut les messages envoyés aux adresses e-mail primaires et secondaires de vos leads et contacts. Dans la liste connexe des enregistrements, vous pouvez organiser les e-mails selon :
  1. E-mails envoyés à CRM
  2. E-mails de tous les utilisateurs IMAP partagés
  3. E-mails de tous les utilisateurs POP partagés
  4. E-mails par nom d'utilisateur
  5. E-mails de tous les éléments ci-dessus


Alert
Remarque : Les utilisateurs ne sont pas tenus de configurer leur propre boîte de réception pour consulter les conversations e-mail de la boîte de réception configurée d'autres utilisateurs de Zoho CRM au sein de leur organisation.
Ceci est particulièrement utile dans les cas où l'accès à la consultation des e-mails est nécessaire pour des utilisateurs disposant d'informations sensibles dans leur e-mail boîtes de réception et qui ne souhaitent pas connecter leur boîte de réception à Zoho CRM.

Ce changement a été déployé pour toutes les régions dans toutes les éditions disposant de la fonctionnalité de configuration de la boîte de réception e-mail.

Sauvegarde des e-mails

Les administrateurs ont la capacité de sauvegarder les e-mails des utilisateurs de CRM dans un délai de 6 mois à compter de la désactivation de l'utilisateur, à condition que ces utilisateurs aient configuré leurs comptes e-mail en utilisant POP3 ou IMAP, et que leurs e-mails aient été partagés publiquement avec des privilèges de partage complets et au niveau des enregistrements personnalisés. Ces utilisateurs inactifs s'afficheront sous Setup > Security Control > Zoho Mail add-on users tab.
Pour lancer une sauvegarde, les administrateurs peuvent simplement sélectionner l'option Sauvegarder les e-mails à côté des détails de l'utilisateur respectif. Il est important de noter que si un utilisateur est désactivé du compte CRM sans une sauvegarde préalable de ses e-mails, ces e-mails, qu'ils aient été envoyés ou reçus par l'utilisateur, ne seront pas visibles dans la liste associée.

Notes
Remarque :
  1. La sauvegarde des e-mails pour les utilisateurs inactifs doit être complétée avant six mois à partir de la date de désactivation de l'utilisateur. Les données d'e-mail ne seront plus conservées au-delà de cette période de six mois, et toutes les données seront perdues si une sauvegarde n'a pas été effectuée.
  2. Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, désactivez-le et effectuez la sauvegarde des e-mails. Procédez à la suppression après cela.
  3. Les administrateurs peuvent verrouiller la configuration e-mail des utilisateurs pour les empêcher de modifier les paramètres de leur compte e-mail en Compte privé avant la désactivation de leurs comptes.
  4. Pour la sauvegarde basée sur la configuration IMAP, le compte effectuant la sauvegarde doit rester actif jusqu'à la fin de la sauvegarde. Sinon, la sauvegarde ne fonctionnera pas pour IMAP.