Formulaires d'inscription dans les portails

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Les portails sont conçus pour étendre le compte CRM de l'organisation aux clients, fournisseurs ou partenaires. Les utilisateurs du portail peuvent accéder aux modules et aux champs qui leur sont fournis. Dans certains cas, les utilisateurs du portail peuvent également avoir accès à la modification des enregistrements.

Tous les clients n'auront pas accès au portail ; seuls les clients valides sont ajoutés au portail. Les utilisateurs sont ajoutés au portail selon deux méthodes :

Être invités depuis Zoho CRM
S'inscrire à l'aide de formulaires de portail

Pour en savoir plus sur la façon d'accéder au portail et d'inviter des utilisateurs depuis Zoho CRM, cliquez ici.

Formulaires de portail

L'objectif principal du formulaire de portail est de permettre aux clients, fournisseurs et partenaires de s'inviter eux-mêmes au compte de portail de l'organisation. Seuls les clients valides sont ajoutés au compte du portail. Zoho CRM valide le client avant qu'il soit ajouté au compte du portail.

Les formulaires de portail sont très similaires aux formulaires Web ; toutes les fonctionnalités utilisées dans les formulaires Web sont également disponibles dans les formulaires de portail. Des analyses peuvent également être effectuées sur les formulaires de portail, et vous pouvez également exécuter des tests A/B sur ceux-ci.

Création d'un formulaire de portail

Pour créer un formulaire de portail :

Accédez à Configuration > Canaux > Portails .
Choisissez le type d'utilisateur de portail pour lequel vous souhaitez créer un formulaire de portail.
Une fois que vous êtes dans l'onglet du type d'utilisateur de portail, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur Gérer les formulaires de portail .
Un nouvel onglet s'ouvrira contenant les formulaires de portail existants ainsi que l'option de Créer un formulaire de portail . Vous pouvez modifier le formulaire existant ou créer un nouveau formulaire, selon vos besoins.

Si vous modifiez un formulaire de portail existant, vous serez redirigé vers la page du générateur de formulaires. Si vous créez un nouveau formulaire, vous devrez entrer certains détails standard avant de passer à la page du générateur de formulaires.
Le type est Formulaire de portail par défaut, puisqu'il est créé à partir de la page du portail. Fournissez les détails nécessaires dans la Nouveau formulaire fenêtre contextuelle. Vous serez redirigé vers la page du générateur de formulaires.

Un utilisateur doit disposer des autorisations Gérer les formulaires Web et Gérer les portails pour pouvoir créer des formulaires de portail.

Générateur de formulaires

Pour les formulaires de portail, Zoho CRM fournit par défaut les champs nécessaires à la création de compte. Vous pouvez également utiliser d'autres champs disponibles en les glissant-déposant dans le générateur.

Une fois que vous créez le formulaire, vous pouvez prévisualiser la vue avant de le publier en cliquant sur le bouton Aperçu .

Cliquez sur Suivant, puis fournissez les détails nécessaires dans la fenêtre contextuelle :

La page d'accueil du portail est la page d'accueil de tout formulaire de portail. Elle ne peut pas être modifiée.
Le propriétaire de l'enregistrement peut être sélectionné directement, ou vous pouvez choisir l'option de règle d'affectation.
Vous pouvez également utiliser des balises pour le formulaire.
Double consentement est activé par défaut. Il ne peut pas être désactivé car seuls les clients valides sont autorisés à accéder au portail.
Une notification peut également être envoyée au propriétaire du contact.

Cliquez sur Enregistrer pour générer l'URL d'inscription. Copiez l'URL et hébergez le formulaire.

Une fois que le formulaire de portail est en ligne, tous vos clients qui remplissent les données recevront un OTP à leur adresse e-mail.

Validation des utilisateurs du portail

Une fois que le formulaire de portail est disponible sur le site Web de l'organisation, les clients peuvent maintenant accéder directement au portail de l'entreprise. Seuls les clients légitimes peuvent être ajoutés au portail, donc un OTP est envoyé après qu'ils soumettent le formulaire pour les valider.

Les clients n'ont besoin d'un OTP que lors de la première inscription. Après cela, ils peuvent se connecter à l'aide de leurs identifiants.

Le client ne sera connecté au portail qu'après s'être vérifié à l'aide de l'OTP.

Personnalisation des e-mails de bienvenue

Un e-mail de bienvenue généré par le système sera envoyé aux clients après qu'ils deviennent un utilisateur du portail. L'e-mail de bienvenue peut être personnalisé en conséquence. Pour ce faire :

Accédez à Configuration > Canaux > Portails > Type d'utilisateur .
Cliquez sur l'icône plus (...) et choisissez Modèles d'e-mail personnalisés .
Modifiez le modèle selon vos besoins. N'oubliez pas d'ajouter le lien d'URL du portail dans le modèle d'e-mail. Un message d'erreur s'affiche si l'URL du portail n'est pas ajoutée dans le modèle d'e-mail.
Cliquez sur Enregistrer le modèle .

Erreurs lors de la soumission du formulaire

Il y a des moments où le formulaire de portail générera des erreurs lors de sa soumission. Certaines des principales erreurs incluent :

Formulaire de portail désactivé : Cette erreur est générée lorsque le formulaire de portail est désactivé. Comme le formulaire de portail est désactivé, l'OTP n'est pas non plus généré. Cela signifie également qu'aucun utilisateur de portail n'est créé. Cependant, les détails sur le client sont envoyés à l'utilisateur CRM par e-mail.
Type d'utilisateur du portail désactivé : Cette erreur s'affiche lorsque le type d'utilisateur spécifique est désactivé. Lorsqu'un type d'utilisateur du portail est désactivé, tous les formulaires du portail dans ce type d'utilisateur du portail particulier sont également désactivés. Même après l'activation du type d'utilisateur du portail, les formulaires du portail restent désactivés. L'utilisateur doit les réactiver manuellement.
Utilisateur du portail désactivé : Cette erreur s'affiche lorsque l'utilisateur du portail est désactivé.
Limite dépassée : Cette erreur s'affiche lorsque la limite d'utilisateurs du portail est dépassée dans le compte CRM.

Prenons cet exemple : Zylker Real Estates dispose d'un maximum de 500 licences d'utilisateurs du portail. Si le nombre total d'utilisateurs du portail dépasse 500, ces utilisateurs n'ont pas accès au portail. Cependant, les utilisateurs qui accèdent au portail sont des clients potentiels, il est donc important de ne pas les perdre. Ainsi, chaque fois qu'un client s'inscrit au portail après dépassement de la limite, il est enregistré dans une vue différente. Il n'est pas directement ajouté au portail et est répertorié dans la vue En attente d'approbation du portail.

Pour voir cela, accédez à Configuration > Canal > Portails > Type d'utilisateur du portail > En attente d'accès au portail .

Chaque fois qu'un client accède à la page d'accès au portail, l'utilisateur CRM reçoit une notification à ce sujet. Pour les clients figurant dans cette En attente d'accès au portail liste, l'utilisateur CRM doit leur accorder manuellement l'accès.

Avant de faire cela, l'utilisateur CRM doit acheter des licences d'utilisateurs du portail supplémentaires. Zoho CRM prend également en charge les actions en masse, telles que l'approbation en masse, le rejet en masse, et ainsi de suite.

Le nombre limite maximal pour En attente d'accès au portail est 100. Une fois que 100 inscriptions de clients sont enregistrées, tout client qui tente de s'inscrire ne sera pas enregistré ici. Les informations de ces clients seront envoyées par e-mail à l'utilisateur CRM, qui devra les ajouter au portail manuellement.

Dans la page du type d'utilisateur du portail, vous pouvez voir le nombre d'utilisateurs du portail disponibles pour votre compte. À partir de là, vous pouvez acheter directement les licences d'utilisateurs du portail.

Limitations de l'édition

Pour l'édition d'essai, un seul formulaire de portail peut être créé.
Les formulaires du portail sont pris en charge dans les éditions Enterprise et Ultimate. Cinq formulaires du portail peuvent être créés par type d'utilisateur.
Nombre d'utilisateurs pour la vue En attente d'accès au portail :

Pour l'édition d'essai, le système peut accueillir 10 utilisateurs.
Pour les éditions payantes, le système peut accueillir 100 utilisateurs.