Règles de réponse automatique pour les formulaires web

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Les formulaires web sont un outil puissant pour générer des leads, car ils établissent une ligne de communication directe entre les entreprises et leurs leads en aidant à enregistrer et suivre chaque demande soumise via le site web d'une entreprise dans leur outil CRM. Les entreprises peuvent ensuite assurer le suivi auprès des prospects pour fournir des informations supplémentaires, résoudre les préoccupations et, au final, conclure des ventes.

Cependant, ce processus de suivi implique souvent d'envoyer manuellement des e-mails de routine à chaque lead, ce qui peut être très exigeant. Les suivis manuels peuvent même entraîner la perte de leads importants et d'opportunités commerciales.

Avec la dépendance croissante aux formulaires web pour capturer les leads potentiels, les entreprises doivent rationaliser leur processus de suivi pour s'assurer qu'elles ne perdent aucune opportunité. Dans cet article, nous explorerons l'importance des suivis automatisés en utilisant les règles de réponse automatique.

Qu'est-ce qu'une règle de réponse automatique ?

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez automatiser une réponse à chaque lead lorsqu'il soumet une demande via vos formulaires web. Vous pouvez créer plusieurs règles de réponse automatique pour différents formulaires web associés à un module CRM, ainsi qu'activer plusieurs règles de réponse automatique simultanément pour envoyer des réponses à vos formulaires web. Par exemple, si vous avez deux formulaires web—l'un pour l'inscription à un événement et l'autre pour l'inscription au module Leads—vous pouvez créer et activer une règle de réponse automatique pour chaque formulaire web dans le même module.

À ne pas confondre avec les répondeurs automatiques

Bien que les répondeurs automatiques soient une fonctionnalité de Zoho CRM et semblent similaires aux règles de réponse automatique, les deux sont très différents :

Règles de réponse automatique	Répondeurs automatiques
Un outil qui vous permet d'envoyer des réponses automatisées immédiates à chaque prospect qui a soumis une demande dans Zoho CRM via votre site web.	N'ont aucun lien avec les formulaires web. Les répondeurs automatiques permettent d'automatiser les suivis programmés avec les leads et les contacts, indépendamment de leur provenance de votre site web. Ils sont utiles lorsque vous planifiez des campagnes goutte à goutte.
Idéal pour automatiser la confirmation de réception d'une demande.	Idéal pour envoyer des suivis en fonction d'une date et d'une heure spécifiques ou selon un modèle récurrent (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.).

Scénario

Timothy, directeur commercial, anime un webinaire sur les nouvelles fonctionnalités de produit sorties au cours du dernier trimestre. Il vise à mettre en évidence l'efficacité de chaque fonctionnalité en effectuant une démonstration lors de son webinaire. Il crée et associe un formulaire d'inscription client au module Leads. Il crée également un formulaire de retours client pour tous les participants de son webinaire, qu'il associe également au module Leads.

En créant plusieurs règles de réponse automatique, Timothy peut assurer le suivi auprès des utilisateurs qui soumettent des demandes à partir de différents formulaires web avec les réponses appropriées. Pour ce faire, il crée deux règles de réponse automatique :

Inscription client: L'activation de la règle d'inscription client génère automatiquement un message de bienvenue qui est envoyé à chaque utilisateur qui s'inscrit au webinaire de Timothy.
Retours client: L'activation de la règle de retours client envoie un message de remerciement automatique à chaque participant qui a soumis des retours.

En configurant plusieurs règles de réponse automatique, les participants au webinaire de Timothy reçoivent une réponse personnalisée pour chaque formulaire.

Disponibilité

Autorisation requise - Les utilisateurs autorisés à créer des formulaires web peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Le nombre de règles de réponse automatique qui peuvent être créées dépend de l'édition CRM souscrite. Consultez le tableau ci-dessous

Édition CRM	Nombre de règles de réponse automatique
Gratuit	1
Standard	5
Professional	10
Enterprise	20
Ultimate	25

Créer des règles de réponse automatique

Pour créer une règle de réponse automatique pour les formulaires web

Accédez à Paramètres > Canaux > Formulaires web.
Sélectionnez l'onglet Règles de réponse automatique.
Dans la page Règles de réponse automatique, cliquez sur Créer une règle.
Entrez le Nom de la règle et sélectionnez le module auquel cette règle doit s'appliquer. Cliquez sur Suivant.
Définissez des règles qui déterminent quels visiteurs recevront la réponse automatique via la page d'entrée de règle :
a. Spécifiez les Critères de la règle.
b. Cliquez sur Sélectionner un modèle pour choisir un modèle d'e-mail ou cliquez sur le lien + Créer un modèle pour créer un modèle.

c. Entrez l'adresse e-mail appropriée dans le champ De. Cliquez sur Ajouter une réponse pour ajouter une adresse e-mail qui doit recevoir les réponses.
d. Ici, vous pouvez choisir l'une de ces options :
- Votre adresse e-mail de compte
- L'adresse e-mail de votre organisation
- L'adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement
- L'adresse e-mail d'un autre utilisateur
Remarque : Veuillez noter que vous devez spécifier et enregistrer les critères pour activer la règle.
Cliquez sur Terminé.
Pour ajouter un nouveau critère de règle, cliquez sur Ajouter une condition.
Remarque : Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 conditions par règle et 25 critères de règle par condition.
Une fois que vous avez créé plusieurs conditions, vous pouvez les réorganiser en cliquant sur le lien Réorganiser les conditions en haut à droite.
Pour réorganiser les conditions, il vous suffit de cliquer et faire glisser les conditions à leur position comme indiqué ci-dessous et cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Enregistrer pour activer la règle de réponse automatique.

Gérer les règles de réponse automatique

Pour modifier les règles de réponse automatique :

Accédez à Paramètres > Canaux > Formulaires Web.
Sélectionnez l'onglet Règles de réponse automatique pour afficher la liste des règles en cours de création.
Cliquez sur l'icône (...) plus et cliquez sur Modifier pour apporter des modifications aux règles de réponse automatique.
Cliquez sur l'icône modifier comme indiqué dans la capture d'écran pour apporter des modifications, et cliquez sur Terminé.

Pour activer / désactiver les règles de réponse automatique :

Accédez à Paramètres > Canaux > Formulaires Web.
Sélectionnez l'onglet Règles de réponse automatique pour afficher la liste des règles en cours de création.
Cliquez sur le bouton bascule à côté d'une règle pour l'activer ou la désactiver.
Une fois qu'une règle de réponse automatique est désactivée, elle ne fonctionnera pas pour son formulaire Web associé jusqu'à ce qu'elle soit réactivée.

Pour supprimer les règles de réponse automatique :

Accédez à Paramètres > Canaux > Formulaires Web.
Sélectionnez l'onglet Règles de réponse automatique pour afficher la liste des règles en cours de création.
Cliquez sur l'icône (...) plus et cliquez sur Supprimer pour modifier les règles de réponse automatique.
Lors de la suppression, si une règle est associée à un formulaire web, notez que l'option de confirmation pour les visiteurs sera désactivée, ce qui signifie que les visiteurs de ce formulaire web ne recevront pas d'e-mail de confirmation.

Remarque :

Remarque : Quand les informations collectées via un formulaire web ne satisfont pas aux critères d'une règle de réponse automatique, le modèle d'e-mail (par exemple, e-mail de confirmation) sélectionné lors de la création du formulaire web sera envoyé. Consultez aussi : Configuration des formulaires web - Spécification des détails du formulaire.