Introduction   

1. Qui peut accéder à quoi ?
   
2. À quelles données ou fonctionnalités chaque type d'utilisateur peut-il accéder ?
   
3. Comment l'accès est-il accordé et géré ?
   
   

Pour répondre à ces besoins, Zoho CRM propose désormais un modèle d'administration multicouche composé des rôles suivants :

Que vous soyez super admin, teamspace admin ou team module admin, ce guide vous aidera à prendre en main vos responsabilités dans les structures d'équipe décentralisées de Zoho CRM For Everyone.

Rôles et responsabilités du super admin

Les super admins (ou admins centraux) se trouvent au sommet de la hiérarchie CRM. Chaque équipe ayant besoin de configurer ses propres processus, reposer exclusivement sur le super admin peut engendrer des retards et des goulets d'étranglement. Le super admin peut donc déléguer certaines responsabilités à des utilisateurs appropriés, généralement des responsables ou des chefs d'équipe. Déléguer dans Zoho CRM ne signifie pas perdre le contrôle ; cela revient à partager les responsabilités tout en conservant des garde-fous.

1. Créent et désactivent des utilisateurs.
   
2. Gèrent les abonnements et les licences CRM.
   
3. Supervisent l'accès aux données à l'échelle de l'organisation.
   
4. Peuvent attribuer ou supprimer d'autres admins.
   
5. Créent des rôles et des profils.
   
6. Contribuent à définir la structure des modules et les politiques de données.
   
7. Accompagnent les teamspace admins et les team module admins dans leurs besoins de configuration.
   

Points à retenir pour les super admins ou les admins centraux

- Comprendre les différents types d'admins dans Zoho CRM
-  Connaître les différences entre les teamspaces et les modules d'équipe
- Suivre les bonnes pratiques lors de la nomination des teamspace admins et des team module admins

Rôles et responsabilités du teamspace admin

Les teamspaces sont des espaces de travail dédiés dans lesquels les équipes mènent leurs opérations quotidiennes. Le teamspace admin supervise chaque teamspace, à l'image d'un office manager dans un bureau physique. Il veille à ce que chaque membre soit affecté à un rôle précis et résout toute perturbation de travail en apportant les ajustements nécessaires. Grâce à une structure de teamspace hautement organisée et flexible, Zoho CRM permet à chaque équipe d'évoluer dans un environnement conçu spécifiquement pour répondre à ses responsabilités et objectifs.

1. Affectent des utilisateurs aux teamspaces (utilisateurs, groupes, rôles ou profils).
   
2. Ajoutent ou retirent des modules dans les teamspaces.
   
3. Créent des dossiers pour regrouper les modules.
   

Points à retenir pour les teamspace admins

-- Les teamspace admins gèrent « qui et quoi » — et non « comment » fonctionnent les modules.  
-- Si un utilisateur ne voit pas un teamspace, vérifiez qu'il est bien affecté au bon teamspace et ajoutez-le si nécessaire. 
-- Tout utilisateur disposant de la permission Gérer le teamspace peut ajouter, supprimer et réorganiser des modules directement dans la barre latérale.
-- Les teamspace admins ne peuvent gérer que les teamspaces pour lesquels ils ont été désignés comme admins, sauf s'ils disposent de la permission Gérer le teamspace activée, auquel cas ils peuvent également gérer d'autres teamspaces. 

Qui peut être désigné comme admin d'un teamspace ?

1. Tout utilisateur CRM peut être ajouté en tant que teamspace admin. Aucune autorisation de profil spécifique n'est requise pour qu'un utilisateur CRM devienne teamspace admin.
   
2. Tout utilisateur disposant de la permission Gérer le teamspace activée dans son profil peut gérer l'ensemble des teamspaces.
   
3. Un teamspace ne peut avoir qu'un seul teamspace admin désigné.
   

Rôles et responsabilités du team module admin  

Les modules d'équipe ont pour vocation de soutenir les équipes dans leurs teamspaces respectifs en leur permettant de gérer les workflows et de collaborer efficacement. Les team module admins disposent d'un contrôle total sur les modules, depuis les données en front-end jusqu'aux paramètres en back-end. Dans un bureau physique, ces admins s'apparentent à des responsables de département qui maîtrisent les exigences des différents processus, identifient les personnes les mieux placées pour chaque domaine, etc.

1. Créent et gèrent les modules d'équipe.
   
2. Affectent des utilisateurs aux modules d'équipe en tant que Managers, Members, Participants ou Requesters.
   
3. Gèrent les activités pour chaque profil.
   
4. Contrôlent la mise en page, les champs, les vues et les autorisations dans le module.
   
5. Configurent les processus d'automatisation.
   

En savoir plus sur les team module admins et leur configuration.

Points à retenir pour les team module admins  
 
- Les team module admins gèrent le « comment » — et non l'appartenance globale à l'équipe.
- Si un utilisateur ne voit pas un module, vérifiez qu'il y a bien été ajouté. 
-Les team module admins non ajoutés à un teamspace   ne pourront pas voir les enregistrements dans l'interface frontale. Cependant, ils peuvent toujours accéder aux enregistrements via un lien direct. Autrement dit, les administrateurs de module d'équipe peuvent configurer les paramètres du module d'équipe sans avoir accès aux données de l'espace d'équipe.
- Les administrateurs de module d'équipe sont limités à la création et à la consultation de leurs propres demandes.  
- Le non-respect des normes de confidentialité et de sécurité appropriées peut contraindre votre super administrateur à révoquer vos privilèges d'accès.

Qui peut être désigné comme administrateur de module d'équipe ?

Collaboration entre administrateurs

Voyons comment différents administrateurs peuvent collaborer pour que Zoho CRM permette à toutes les opérations métier de se dérouler sans accroc.  

1. Les super administrateurs posent les fondations.
   

1. Les administrateurs d'espace d'équipe gèrent les périmètres.
   

1. Les administrateurs de module d'équipe aménagent les espaces intérieurs.