Vous disposez peut-être de listes de sélection dans votre système CRM qui contiennent le même ensemble de valeurs. Normalement, vous devriez créer et maintenir une copie de cet ensemble de valeurs séparément pour chaque liste de sélection.

Qu'sont les ensembles globaux ?

Les ensembles globaux sont des collections de valeurs de liste de sélection qui peuvent être associées à plusieurs listes de sélection dans plusieurs modules :

• Elles sont des collections car vous ne pouvez pas lier des parties d'un ensemble global avec une liste de sélection ; vous ne pouvez lier que l'ensemble complet des valeurs de liste de sélection.
• Elles sont associées avec une ou plusieurs listes de sélection. Cela signifie que les modifications apportées à un ensemble global seront répercutées dans toutes les listes de sélection associées.

Les avantages de l'utilisation des ensembles globaux incluent les éléments suivants :

• Éliminez le besoin d'entrer à plusieurs reprises un ensemble commun de valeurs de liste de sélection lors de la création de plusieurs listes de sélection.
• Simplifiez le processus d'ajout, de mise à jour et de suppression des valeurs de liste de sélection qui doivent être cohérentes dans plusieurs listes de sélection.

Certains aspects intégrés utiles sont les suivants :

• La modification d'une valeur d'ensemble global met à jour automatiquement cette valeur dans les enregistrements existants, les Workflow Rules, les mises à jour de champs, les rapports, etc.
• Flexibilité pour passer l'association d'une liste de sélection de locale à ensemble global et vice versa.
• Mappage des valeurs lors du passage d'une liste locale à un ensemble global. Cela comprend les éléments suivants :
• Mappage automatique des valeurs qui sont présentes à la fois dans la liste de sélection locale et dans l'ensemble global.
• Mappage manuel des valeurs qui sont présentes dans une liste de sélection locale mais absentes de l'ensemble global. Vous pouvez mapper ces valeurs aux valeurs existantes dans l'ensemble global.

Disponibilité

Quand faut-il utiliser les ensembles globaux ?

Utilisez les critères ci-dessous pour déterminer si vous devez utiliser les ensembles globaux dans un scénario donné :

• Si les valeurs de la liste de sélection sont spécifiques à un module, les valeurs de liste de sélection locale seraient l'option la plus efficace.

• Par exemple, les valeurs de liste de sélection telles que Numéro invalide , Le numéro est occupé et Rappel demandé sont spécifiques au module Appels. Dans ce cas, ajoutez-les en tant que valeurs de liste de sélection locale.

• Si les valeurs de la liste de sélection sont nécessaires dans plusieurs modules, un ensemble global serait l'option idéale.

• Par exemple, les sources de leads sont souvent utilisées dans les modules Leads, Contacts et Deals. Dans ce cas, créez un ensemble global avec les sources de leads en tant que valeurs de liste de sélection, puis associez cet ensemble global aux listes de sélection dans ces modules.

Scénario

Votre entreprise dessert un large éventail d'industries. Les équipes de votre organisation examinent les catégories d'industries comme un moyen de mieux comprendre les besoins de vos clients. En conséquence, les listes de sélection avec les types d'industries en tant que valeurs sont présentes dans plusieurs modules. Ces valeurs sont stockées dans plusieurs enregistrements et utilisées dans les Workflow Rules, les rapports, etc.

La maintenance de telles listes de sélection est un processus qui prend du temps :

1. Chaque fois que ces valeurs sont nécessaires dans une nouvelle liste de sélection, vous devez les entrer manuellement en grand nombre.
   
   
   
   
   
2. En réaction aux changements internes et externes, vous devrez peut-être mettre à jour ces valeurs fréquemment. Récemment, vous avez dû diviser la catégorie « Govt/Military » en deux catégories plus petites : « Government » et « Military ». Pour ce faire, vous avez dû apporter les modifications manuellement dans chaque liste de sélection pertinente.
   
   

Ce processus est indésirable pour deux raisons :

1. C'est inefficace. Vous répétez le même ensemble d'étapes dans plusieurs endroits.

2. C'est sujet aux erreurs. Puisque vous apportez les modifications manuellement dans plusieurs endroits, vous pouvez oublier d'ajouter ou de supprimer une valeur dans une ou plusieurs listes de sélection, vous pouvez entrer des orthographes différentes à différents endroits, ou vous pouvez commettre d'autres erreurs possibles.

Avec les ensembles globaux, ce processus est plus simple, plus rapide et plus précis :

1. Créez un ensemble global avec les industries en tant que valeurs.
   
   
2. Associez simplement plusieurs listes de sélection à cet ensemble global au lieu de taper manuellement des valeurs pour des listes de sélection locale séparées.
   
   
3. Mettez à jour une valeur dans l'ensemble global et elle sera répercutée dans tous les listes de sélection associées et autres emplacements du CRM.
   
   

C'est plus efficace et moins sujet aux erreurs que le processus requis pour les valeurs de listes de sélection locales. Ces avantages se maintiennent dans d'autres scénarios où le même ensemble de valeurs de listes de sélection est utilisé dans plusieurs listes de sélection.

Si vous souhaitez utiliser les ensembles globaux dans votre système CRM, consultez Utilisation des ensembles globaux.