Utiliser Zoho Sheet View

Utiliser Zoho Sheet View

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Tirez parti de la puissance des feuilles de calcul au sein de votre compte CRM en utilisant Zoho Sheet View. Dans cette vue, vous pourrez accéder aux données de votre module au format feuille de calcul. Ce mode de travail est particulièrement pratique lorsque vous devez apporter plusieurs modifications dans plusieurs enregistrements.

Comment Zoho Sheet View aide-t-il un commercial ?

En tant que commercial, vous communiquez avec plusieurs prospects tout au long de votre journée. Vous devez rester actif sur votre téléphone, gérer le flux d'e-mails qui remplit votre boîte de réception, surveiller de nombreuses plateformes de messagerie, et bien plus encore. Au cours de toute cette activité, il est courant qu'un commercial passe d'un onglet à l'autre pour mettre à jour les enregistrements. Ces mises à jour doivent être effectuées plusieurs fois au cours d'une journée de travail.
Cela peut être frustrant pour certains commerciaux. Si vous vous reconnaissez dans cette situation, vous pouvez passer à Zoho Sheet View. Désormais, vous pouvez :
  1. Créer une vue personnalisée de vos prospects
  2. L'ouvrir dans Zoho Sheet View et modifier confortablement plusieurs enregistrements
  3. Envoyer ces modifications à votre CRM en sauvegardant simplement la feuille

Disponibilité

Les utilisateurs disposant de la permission Sheet View (Permissions du module > Autres) peuvent accéder à cette fonctionnalité dans les modules où ils disposent de la permission Créer et Modifier. Si un utilisateur ne dispose que de la permission Modifier , il peut accéder à la fonctionnalité mais ne peut pas créer de nouveaux enregistrements.

Pour utiliser Zoho Sheet View

  1. Cliquez sur le [Module] dans la barre latérale. Le module peut être Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  2. Dans la [Module] page qui s'ouvre, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez la vue en liste que vous souhaitez afficher dans Zoho Sheet View.
  2. Cliquez sur ... près du coin supérieur droit.
  3. Sélectionnez Zoho Sheet View .
  1. La vue Sheet View s'ouvre dans un nouvel onglet. Apportez les modifications requises dans la feuille de calcul.
  2. Cliquez sur Enregistrer pour envoyer ces modifications à votre compte CRM.
Remarque
  1. Les données des enregistrements non modifiés dans la feuille de calcul ne remplaceront pas les données correspondantes dans votre CRM.
  2. En plus de l'envoi des modifications à votre compte CRM, les événements suivants se produisent lors de l'enregistrement de la feuille :
    1. Les automations sont déclenchées
    2. Les entrées sont ajoutées dans la chronologie et le journal d'audit pour les modifications effectuées avec Zoho Sheet View

    3. Le champ Date de dernière activité est mis à jour pour les enregistrements modifiés
  3. Si vous ne pouvez pas voir l'option Zoho Sheet View lorsque vous cliquez sur Actions :
  1. Veuillez vérifier si le module prend en charge Sheet View. La liste des modules non pris en charge est fournie dans la section Remarque.
  2. Si le module est pris en charge, veuillez vérifier si vous utilisez la vue Kanban. Pour accéder à Sheet View, vous devrez utiliser la vue en liste ou la vue Canvas.

Scénario

Supposons que vous disposez d'une liste de 50 produits dans votre compte CRM et que vous souhaitez mettre à jour la description de chacun de ces produits. Examinons les différentes options disponibles et choisissons la plus rapide :
  1. Modification rapide dans la page de détail de l'enregistrement : cette option est conçue pour apporter un petit nombre de modifications dans un seul enregistrement. Notre tâche consiste à apporter des modifications dans de nombreux enregistrements, cette option nous ralentirait donc.
  2. Bouton Modifier dans la page de détail de l'enregistrement : cette option est destinée à de nombreuses modifications dans un seul enregistrement. Comme l'option précédente, l'utilisation de cette option serait fastidieuse pour 50 enregistrements.
  3. Mise à jour en masse dans la page du module : c'est le meilleur choix pour mettre à jour un champ dans plusieurs enregistrements avec la même valeur. Comme nos descriptions diffèrent d'un produit à l'autre, cette option ne peut pas être utilisée efficacement pour accomplir la tâche. Si elle était utilisée, elle nécessiterait en réalité plus de travail que les deux options précédentes. Un autre problème est que le champ zone de texte ne peut pas être mis à jour en masse.
  4. Zoho Sheet View : c'est le bon choix pour ce scénario. Vous pouvez rapidement ouvrir la liste de tous vos produits en mode Sheet View, saisir leurs descriptions l'une après l'autre, et cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Vous avez mis à jour avec succès les descriptions de 50 produits en un minimum de temps et d'effort.

Meilleures pratiques

  1. Assurez-vous que tous les champs obligatoires ont des valeurs.
  2. Les champs de recherche s'afficheront sous la forme de deux colonnes : Nom de la recherche (Lecture seule) et ID d'enregistrement de recherche (Modifiable). Pour mettre à jour le champ de recherche, entrez la valeur correcte dans la colonne ID d'enregistrement de recherche.
  3. Pour modifier le propriétaire d'un enregistrement, entrez l'adresse e-mail de tout utilisateur actif dans la colonne propriétaire de l'enregistrement.
    La colonne propriétaire de l'enregistrement aura ce format : propriétaire [Module]. Par exemple, Propriétaire du prospect, Propriétaire du compte, Propriétaire de la transaction, et ainsi de suite.
  4. Évitez de modifier le format des dates car il est basé sur la locale.
  5. Pour ajouter plusieurs étiquettes, séparez-les par des virgules. Par exemple : New Lead, Manufacturing Industry, APAC.
  6. Veuillez noter que vous pouvez ajouter un maximum de 10 étiquettes à chaque enregistrement. Une fois cette limite atteinte, les étiquettes supplémentaires ne seront pas ajoutées à votre enregistrement.
  7. Pour sélectionner plusieurs options dans une liste de sélection multiple, séparez-les par des points-virgules. Par exemple : Retail;Wholesale;E-commerce.
Info
Lorsque vous modifiez les données dans la colonne ID d'enregistrement de recherche et enregistrez la feuille :
  1. Les modifications seront envoyées au CRM
  2. Les données correspondantes du nom de recherche dans Sheet View resteront inchangées
Veuillez fermer la feuille et accéder à nouveau à Sheet View pour voir les modifications reflétées dans la colonne Nom de la recherche.

Remarque

  1. Les modules suivants ne sont pas pris en charge :
  1. Activités
  2. Prévisions
  3. Devis
  4. Bons de commande
  5. Commandes client
  6. Factures
  1. Les champs suivants ne sont pas pris en charge :
  1. Recherche multi-sélection
  2. Téléchargement d'image
  3. Téléchargement de fichier
  4. Territoires
  1. Les champs suivants seront verrouillés pour éviter la perte de données :
  1. Champs définis par le système (exemple : ID d'enregistrement, Créé par, Modifié par, etc.)
  2. Champs en lecture seule
  3. Champs de formule
  1. Les champs qui ont été restreints pour l'export conformément à la conformité RGPD/HIPAA n'apparaîtront pas dans la vue Sheet. Pour en savoir plus sur cette option de restriction des données à l'export, consultez :
    1. Restreindre les données à l'export (RGPD)
    2. Conformité HIPAA dans Zoho CRM
  2. Les noms des champs définis par le système seront traduits dans la langue de l'utilisateur.
  3. Les validations suivantes sont prises en charge :
  1. Longueur des caractères
  2. Champs uniques
  3. Champs obligatoires
  4. Format de date pour les champs Date/Date-Heure
  5. Validité de l'URL pour le champ site web
  6. Validité de l'adresse e-mail pour le champ e-mail
  7. Validité des données pour le champ numérique
  1. Les fonctionnalités suivantes ne sont pas prises en charge :
  1. Règles de validation
  2. Champs de dépendance
  1. Les messages d'erreur s'afficheront dans la feuille lors de son enregistrement.
  2. Vous pouvez travailler sur un maximum de 100 lignes à la fois.
  3. Vous pouvez ajouter un maximum de 200 nouvelles lignes à la vue Sheet (en plus des 100 lignes mentionnées ci-dessus). Enregistrez-les pour créer de nouveaux enregistrements. Pour ajouter d'autres lignes, vous devrez fermer la vue Sheet existante, ouvrir à nouveau une vue sheet, puis ajouter les nouvelles entrées. Si des données sont saisies en dehors des colonnes prédéfinies et/ou au-delà du nombre maximum de lignes, elles ne seront pas enregistrées. Dans le diagramme ci-dessous, les données saisies dans la région marquée en vert seront enregistrées tandis que celles saisies ailleurs (marquées en rouge) seront ignorées.

  4. Les enregistrements seront verrouillés dans les cas suivants :
  1. Vous ne disposez pas des autorisations de modification pour ces enregistrements.
  2. La fonctionnalité de configuration du verrouillage des enregistrements est activée et les enregistrements ont été verrouillés manuellement ou automatiquement.
  1. Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrements dans la vue Sheet.
  2. Vous ne pouvez pas ajouter ni supprimer de colonnes dans la vue Sheet.
  3. Le délai d'expiration de la feuille est de six heures.
  4. Si vous êtes un utilisateur de Zoho Sheet et souhaitez exporter la liste vers votre compte Zoho Sheet, accédez à Fichier > Enregistrer dans mon compte.