Admin Tools pour la gestion des configurations
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Objectif et périmètre
L'administration de Zoho CRM est une mission exigeante qui consiste principalement à associer les défis de votre organisation à des solutions Zoho CRM, puis à mettre en œuvre efficacement ou « configurer » ces solutions choisies. À ce stade, il est important de retenir que l'administrateur doit non seulement créer ces configurations utiles, mais aussi surveiller régulièrement leur utilisation tout au long de son mandat. Vous pouvez être confronté à des workflows obsolètes, des modèles qui ne font pas appel aux champs de fusion appropriés, ou à des rapports qui ne sont plus valides.
En outre, en cas de plusieurs administrateurs de Zoho CRM, il peut arriver qu'un administrateur A configure des paramètres pour des besoins ponctuels et que ceux-ci soient abandonnés lors de son départ. Dans ces situations, il est d'autant plus important d'examiner régulièrement quels paramètres de Zoho CRM restent utiles et lesquels ne sont plus nécessaires. Si vous ne supprimez pas ces configurations inutiles, vous risquez de rencontrer les désagréments suivants.
- un système qui ne fonctionne plus comme prévu
- atteindre les limites pour chaque configuration (par exemple, les workflows, les modèles, les champs).
- des interruptions dans le fonctionnement de vos équipes
Il est par conséquent essentiel d'éliminer les configurations inutiles ou obsolètes de votre système Zoho CRM, et c'est là qu'Admin Tools intervient. Admin Tools vous offre une interface améliorée pour consulter une liste complète des configurations et supprimer celles dont vous n'avez plus besoin.
Fonctionnement d'Admin Tools
Admin Tools vous permet actuellement de supprimer des modèles, des vues personnalisées, des Workflow Rules, des rapports, des rôles, des profils et des formulaires web dans Zoho CRM.
Une fois que vous accédez à Admin Tools, vous verrez une liste complète de toutes les configurations disponibles pour la fonctionnalité et le module sélectionnés.
Par exemple, voici une liste complète de toutes les vues personnalisées du module Leads.
Vous pouvez supprimer les vues personnalisées inutilisées de deux façons.
- Sélectionner les configurations manuellement
C'est l'option idéale lorsque vous savez exactement quelles configurations vous souhaitez supprimer. Par exemple, vous avez créé accidentellement quelques vues personnalisées avec les mauvais critères. Dans ce cas, au lieu de supprimer manuellement chaque vue de la section Vues personnalisées, vous pouvez accéder à Admin Tools et supprimer ces vues spécifiques en sélectionnant les entrées et en les supprimant. - Filtrer les configurations en utilisant des critères
C'est l'option idéale lorsque vous souhaitez supprimer un ensemble de configurations répondant à certains critères, mais que vous n'êtes pas sûr des noms des paramètres ou de leur nombre. Par exemple, vous souhaitez supprimer toutes les configurations créées à une date donnée ou par une personne spécifique. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des critères pour filtrer ces configurations et supprimer les paramètres en masse.
Sélectionner les configurations manuellement
- Accédez à Configuration > Administration des données > Admin Tools.
- Cliquez sur Commencer.
- Sélectionnez la fonctionnalité pour laquelle vous souhaitez afficher et supprimer des configurations, ainsi que le module applicable. Par exemple, Vues personnalisées du module Leads.
- Sélectionnez celles dont vous n'avez plus besoin et cliquez sur Supprimer les vues personnalisées pour les supprimer définitivement
Filtrer les configurations en utilisant des critères
- Sur la page Admin Tools, après avoir sélectionné la fonctionnalité et le module, cliquez sur Ajouter un critère.
- Entrez les critères et les valeurs appropriés. Par exemple, si vous souhaitez filtrer les vues personnalisées consultées pour la dernière fois il y a un an.
Vous pouvez ensuite utiliser la Dernière consultation comme critère pour accomplir cette tâche. Il vous suffit de choisir « Date de dernière consultation antérieure à une date donnée ». - Cliquez sur Afficher les résultats. Cette action affichera la liste complète des vues personnalisées consultées pour la dernière fois avant le 11 mars 2021, comme dans cet exemple.
Par exemple, dans cet exemple, vous voyez certaines vues « sans titre » et d'autres portant des noms aléatoires. Il peut s'agir de paramètres inutiles qui ont peut-être été créés lors d'une exécution de test et ignorés par la suite. Toutefois, la présence de ces paramètres pourrait entraver vos processus et affecter vos limites de fonctionnalités. Après avoir filtré ces vues en utilisant le critère « dernière consultation », vous pouvez sélectionner toutes les vues ou celles de votre choix, puis cliquer sur Supprimer les vues personnalisées.
Critères dans Admin Tools — Exemples et suggestions
Les critères disponibles pour filtrer les configurations à supprimer varient selon le choix de la fonctionnalité et du module.
Par exemple, les critères disponibles pour les modèles sont différents de ceux des vues personnalisées.
Voici les fonctionnalités et les critères associés parmi lesquels vous pouvez choisir.
Outils Phase 1 :
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Modèles
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les vues personnalisées
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Workflows
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Rapports
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Phase 2 tools :
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Rôles
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Profils
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Formulaires web
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En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez choisir les critères de votre choix pour filtrer l'ensemble approprié de configurations à supprimer. Voici quelques exemples dans ce contexte qui peuvent souvent s'avérer utiles pour tout administrateur CRM.
a) Critères basés sur le temps
Dans tout compte CRM, il sera nécessaire d'utiliser des critères basés sur le temps pour filtrer les configurations inutilisées. Tout ce qui a été utilisé il y a longtemps est un bon candidat pour être supprimé du système. Le facteur de temps « Dernier accès » peut être utilisé fréquemment pour tous les paramètres — Vues personnalisées, Rapports, Workflows et Modèles.
a) Critères basés sur les personnes
Dans un autre scénario, vous devrez peut-être filtrer les paramètres définis par un utilisateur particulier. Par exemple, supposons qu'un utilisateur nommé Amelia Burrows quitte l'organisation et vous devez supprimer toutes les vues personnalisées créées par Amelia, vous pouvez utiliser le filtre « Créé par » et choisir l'utilisateur. Les vues personnalisées correspondant aux critères énoncés s'affichent. Vous pouvez les sélectionner toutes et les supprimer.
De même, vous pouvez utiliser l'ensemble de critères le plus approprié pour filtrer les configurations de votre choix et les supprimer. « Dernière exécution », « Nom de la vue » et « Dossiers » constituent un bon ensemble de critères pour les workflows, les vues personnalisées et les modèles, respectivement.
Historique des suppressions
Vous pouvez également consulter l'historique de toutes les suppressions effectuées via l'outil Admin par fonctionnalité et par heure.
Remarque :
- Cette fonctionnalité sera déployée de façon progressive, à partir de cette semaine (22 mars 2022).
- Édition Enterprise et supérieure. Non disponible dans les éditions d'essai.
- Les configurations supprimées via Admin Tools sont supprimées définitivement.
- Les configurations définies par le système ne s'affichent pas dans Admin Tools pour suppression.
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Seuls les 500 000 derniers journaux seront disponibles pour consultation. Tous les autres journaux seront supprimés définitivement.