Egnyte

Egnyte

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Egnyte est un logiciel de partage et de synchronisation de fichiers de niveau entreprise. L'extension Egnyte pour Zoho CRM aide les commerciaux à stocker et à suivre les fichiers qu'ils utilisent quotidiennement, tels que les factures, les devis et les bons de commande. Une fois les comptes Egnyte et Zoho CRM synchronisés, l'ensemble de ces fichiers peut être facilement géré et envoyé aux prospects et aux clients directement depuis Zoho CRM.

Disponibilité
Permission du profil :
Les utilisateurs disposant du profil Administrateur peuvent installer cette intégration

Remarque :
  1. Seuls les administrateurs peuvent installer cette extension.
  2. L'extension sera disponible pour les éditions Standard et supérieures de Zoho CRM, ainsi qu'un essai gratuit de 15 jours.
  3. Les utilisateurs doivent également disposer d'un compte Egnyte actif.
  4. L'adresse e-mail utilisée pour se connecter au compte Zoho CRM et au compte Egnyte doit être identique.
  5. L'extension peut être utilisée avec les modules Leads, Contacts, Comptes, Deals et Cases.
  6. Veuillez noter que l'extension Egnyte pour Zoho CRM est disponible dans les US, EU, CN, IN, AU, CA, SA, et JP datacenters.

Installation de l'extension

Vous pouvez installer l'extension soit à partir de Zoho Marketplace soit en vous connectant à votre compte Zoho CRM et en l'installant.

Pour installer à partir de Zoho CRM :
  1. Accédez à Setup > Marketplace > All.
    Toutes les extensions installées seront listées.
  2. Cliquez sur All Extensions, puis parcourez et cliquez sur Egnyte.
  3. Cliquez sur Buy Now.
    Vous serez redirigé vers la page de paiement, où vous pourrez l'acheter. Une fois le paiement effectué, une fenêtre contextuelle s'affichera pour installer l'extension.
  4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Install Now.

  5. Acceptez les Terms of Service et cliquez sur Install.
  6. Dans la Privacy Declaration, lisez la déclaration et cliquez sur Agree and Continue.
  7. Dans la Choose Users/Profiles section, sélectionnez les utilisateurs pour lesquels l'extension doit être installée.
    1. Install for admin only - L'extension sera installée uniquement pour les utilisateurs disposant du profil administrateur.
    2. Install for all users - L'extension sera installée pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent disposer d'un compte Egnyte et faire partie du même domaine pour utiliser cette fonctionnalité.
    3. Choose profiles - L'extension sera installée uniquement pour les utilisateurs sélectionnés. Choisissez cette option, cliquez sur Continuer, puis sélectionnez les profils requis.
      Une fois l'extension installée, un onglet web Egnyte Settings sera créé.

  8. Cliquez sur Authorize pour activer la synchronisation entre les deux applications.
    Si vous ignorez cette étape, vous pouvez autoriser ultérieurement à partir de Settings > Setup > Marketplace > All. Sur la page des détails de l'extension Egnyte, vous pouvez cliquer sur Authorize.

  9. Dans la fenêtre contextuelle, spécifiez le nom de votre domaine Egnyte (ex. : zykler.egnyte.com) et cliquez sur Save and Authorize.

  10. Cliquez sur Allow Access pour accorder à Zoho CRM l'accès à Egnyte.

Configuration de l'extension

L'extension crée des dossiers de base dans Egnyte pour tous les modules pris en charge de Zoho CRM uniquement lorsqu'un enregistrement est créé après l'installation. Un sous-dossier sera créé pour chaque enregistrement de ces modules, et le nom du dossier sera le Nom complet de l'enregistrement pour les modules Contacts et Leads, le Nom du compte pour le module Comptes, le Nom de l'opportunité pour le module Opportunités, et le Numéro du ticket pour le module Tickets. Pour Contacts et Leads, ce nom de dossier peut être personnalisé selon d'autres noms de champs.

Pour personnaliser le nom du dossier :
  1. Cliquez sur l'Egnyte Settings onglet web.
    La page     Paramètres s'affichera.

  2. Sous Paramètres de personnalisation, sélectionnez le Nom du champ CRM pour les modules Contacts et Leads.
    Le nom de champ sélectionné dans Zoho CRM sera le nom du dossier dans Egnyte pour ces enregistrements des modules Contacts et Leads.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Sous Journal des événements, tous les paramètres de personnalisation apportés aux modules Contacts et Leads seront enregistrés.

Remarque : Une fois les paramètres personnalisés appliqués, le changement de nom du dossier ne s'affichera dans Egnyte que après avoir accédé à l'ajout de fichier à Egnyte ; jusque-là, l'ancien nom sera conservé dans Egnyte.

Télécharger des fichiers vers Egnyte depuis Zoho CRM

Chaque fois que vous créez un enregistrement dans les modules Contacts, Leads, Comptes, Opportunités et Tickets de Zoho CRM, un dossier pour cet enregistrement sera automatiquement créé dans votre compte Egnyte. Vous pouvez ensuite télécharger des fichiers dans ce dossier ; ils seront également listés dans la liste associée « Fichiers Egnyte » de votre enregistrement.
  1. Accédez aux modules Leads, Comptes, Contacts, Tickets ou Opportunités.
  2. Cliquez sur un enregistrement auquel vous souhaitez ajouter ou partager des documents.
  3. Sur la page des détails de l'enregistrement, cliquez sur Ajouter un fichier à Egnyte.

  4. Dans la fenêtre contextuelle, tous les fichiers déjà ajoutés pour l'enregistrement seront listés.
  5. Cliquez sur Ajouter un fichier.
  6. Sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir.
    Votre fichier sera ajouté à Egnyte.

  7. Vous pouvez même créer un sous-dossier pour l'enregistrement en cliquant sur Créer un dossier.
  8. Entrez le nom du dossier et cliquez sur Créer.

Tous les fichiers ajoutés seront listés dans la liste associée de cet enregistrement particulier dans Zoho CRM.

Désinstaller l'extension

Lorsque vous désinstallez l'extension, veuillez noter que toutes les données de Zoho CRM liées à Egnyte seront supprimées et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller l'extension Egnyte
  1. Accédez à Setup > Marketplace > All.
    Toutes les extensions installées sont listées.
  2. Recherchez Egnyte et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
  3. Cliquez sur OK pour confirmer.