RingCentral

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Configurer l'intégration RingCentral

RingCentral est un système de communication basé sur le cloud conçu pour l'entreprise. Il est simple à configurer et à utiliser. Passez des appels, envoyez des SMS, des fax, organisez des conférences téléphoniques, participez à des réunions en ligne, etc., à tout moment, depuis n'importe quel appareil, sans avoir besoin de basculer entre différents systèmes. Une fois que vous intégrez RingCentral à Zoho CRM, vous pouvez accomplir les tâches suivantes.

  • Lorsque vous recevez un appel entrant en provenance d'un contact CRM ou lancez un appel sortant vers un contact CRM via RingCentral, vous pouvez consulter la fiche contact du contact dans Zoho CRM.
  • Tous les appels effectués ou reçus via RingCentral sont automatiquement enregistrés dans Zoho CRM et vous pouvez consulter les journaux d'appels.
  • Vous pouvez ajouter des activités de suivi à la fin de chaque appel depuis Zoho CRM.
Remarque
  • Pour que cette intégration fonctionne, vous devez disposer d'un compte RingCentral.
  • Vous devez également avoir le softphone RingCentral installé sur votre appareil.
  • Seul un administrateur d'un compte Zoho CRM peut activer l'intégration RingCentral.
  • Une fois activée par l'administrateur, l'intégration est activée pour tous les utilisateurs. Chaque utilisateur du compte d'organisation Zoho CRM peut se connecter à RingCentral avec ses identifiants uniques.

Pour configurer RingCentral dans Zoho CRM, vous devez

  1. Activer l'intégration RingCentral
  2. Se connecter à votre compte RingCentral dans Zoho CRM

Activer l'intégration RingCentral

Pour activer l'intégration RingCentral

  1. Allez à Configuration > Canaux > Téléphonie.
  2. Sélectionnez RingCentral.

  3. Cliquez sur Activer.

Remarque
  • Après avoir cliqué sur Activer, veuillez attendre que la page s'actualise automatiquement. Ne cliquez nulle part ailleurs jusqu'à ce que l'écran RingCentral Login n'apparaisse.

Se connecter à RingCentral

Une fois que vous avez activé l'intégration RingCentral, vous serez invité à vous connecter à votre compte RingCentral depuis Zoho CRM.

Pour vous connecter à votre compte RingCentral

  1. Cliquez sur Se connecter à RingCentral si vous souhaitez vous connecter à votre compte immédiatement.
  2. Vous serez redirigé vers la page de connexion RingCentral où vous devez saisir vos identifiants de connexion et cliquer sur Connexion.
     
  3. Si vous vous connectez ultérieurement, vous pouvez utiliser l'icône Téléphone en bas à droite de la page pour accéder à l'écran de connexion RingCentral.

  4. Une fois connecté, indiquez comment vous souhaitez passer des appels à partir de la fenêtre Préférences.

Remarque
  • Pour vous déconnecter de RingCentral, veuillez suivre les étapes ici.

Préférence pour l'enregistrement des appels manqués

Par défaut, si quelques membres du groupe de file d'attente d'appels n'acceptent pas un appel entrant, un appel manqué sera enregistré pour chaque utilisateur dans le module Appels du CRM. Vous pouvez activer l'option « Ne pas enregistrer l'appel manqué si un autre utilisateur Zoho répond » si vous ne souhaitez pas enregistrer plusieurs entrées d'appels manqués du même numéro. En activant cette option, vous allez :
  1. Enregistrer un appel manqué pour l'un quelconque des membres de la file d'attente lorsqu'aucun utilisateur ne répond à l'appel
  2. Enregistrer un appel reçu pour le membre qui répond à l'appel.
 
Pour activer la préférence de journal des appels
  1. Allez à Paramètres > Canaux > Téléphonie.
  2. Sur la page d'accueil RingCentral, allez à l'onglet Préférence.
  3. Activez le bouton bascule. 


Préférences

Une fois RingCentral intégré, vous pouvez configurer la méthode préférée pour passer vos appels. Les préférences peuvent également être modifiées en cliquant sur l'icône Téléphone ( ) en bas à droite de votre fenêtre.

Vous pouvez passer des appels via :
  1. RingOut
  2. Navigateur
  3. Softphone
  4. Application RingCentral pour ordinateur

Passer des appels via RingOut

RingOut vous permet d'appeler vos clients (n'importe quel numéro) à partir de votre compte RingCentral. Les appareils configurés avec RingCentral seront disponibles et vous pourrez les utiliser pour passer un appel sortant ou recevoir un appel entrant. Le statut du softphone sera soit En ligne, soit Hors ligne. Veuillez noter que lorsque le softphone est hors ligne, vous ne pourrez pas passer ni recevoir d'appels dans Zoho CRM.


  1. Téléphone personnalisé
    En plus du softphone, vous pouvez également passer des appels en spécifiant le numéro de téléphone. Lorsque vous appelez votre client, RingCentral appellera d'abord votre appareil. Un message vocal vous demande d'appuyer sur 1. Une fois cela fait, RingCentral appellera votre client (ou le numéro que vous souhaitez appeler).

Appels RingCentral via navigateur

Les appels via navigateur pour RingCentral vous permettent de passer des appels directement depuis votre CRM sans avoir à basculer entre votre compte CRM et RingCentral. Des plugins WebRTC sont installés pour offrir une expérience d'appel sans tracas et une communication en temps réel sera établie avec l'utilisateur final.

Vous devez sélectionner l'option Navigateur dans la fenêtre contextuelle des préférences d'appel pour passer des appels via votre navigateur. Vous pouvez également enregistrer vos préférences ainsi que l'ID d'appelant sortant du destinataire, de sorte que vous puissiez facilement identifier vos appels vers vos numéros RingCentral lors des appels sortants.

Vous pouvez maintenant passer des appels directement depuis votre navigateur sans avoir à utiliser un softphone. Vous pouvez également répondre directement aux appels entrants depuis votre CRM.



Passer des appels via Softphone

Vous pouvez choisir de passer des appels à vos clients en utilisant le softphone RingCentral. Pour cela, le Softphone doit être installé sur votre appareil.
Cliquez ici pour installer.

Passer des appels via l'application RingCentral pour ordinateur

Vous pouvez passer des appels à vos clients en utilisant l'application RingCentral pour ordinateur après avoir téléchargé l'application. Cliquez ici pour télécharger.


Remarque
  1. Les fonctionnalités Muet, Son activé, Mise en attente, Reprendre et Pavé numérique seront incluses dans la fenêtre contextuelle si vous choisissez l'option Navigateur.
  2. Les fonctionnalités Muet, Son activé, Mise en attente et Reprendre seront incluses dans la fenêtre contextuelle pour les options RingOut et Softphone.
  3. Veuillez consulter les fonctionnalités de connectivité réseau avant de choisir l'option Navigateur.
  4. Les appels via navigateur seront pris en charge uniquement dans Chrome 29 et supérieur et Firefox 47 et supérieur.

Utiliser l'intégration RingCentral

Une fois que vous avez activé RingCentral dans Zoho CRM et vous êtes connecté à votre compte RingCentral dans Zoho CRM ainsi que dans le softphone RingCentral, vous êtes prêt à utiliser cette intégration RingCentral. Vous pouvez recevoir des appels entrants, lancer des appels sortants et ajouter des activités de suivi à partir de Zoho CRM.

Recevoir des appels

Lorsque vous recevez un appel entrant d'un contact CRM via RingCentral, vous pouvez voir une vue Carte de visite du contact.



À la fin de l'appel, les options de suivi sur la Appel terminé fenêtre vous permettent d'ajouter des appels et d'assigner des tâches à votre contact.


Passer des appels

Lorsqu'un appel sortant est lancé vers un contact dans Zoho CRM, l'appel est effectué via RingCentral.

Pour lancer un appel sortant à partir de Zoho CRM

  1. Cliquez sur l'enregistrement souhaité.
  2. Sur la page Détails de l'enregistrement, cliquez sur l'icône Téléphone à côté du numéro de téléphone.



Activité de suivi

À la fin de chaque appel via RingCentral, vous pouvez effectuer une ou plusieurs des activités suivantes à partir de la Appel terminé fenêtre dans Zoho CRM. Elles seront automatiquement associées à l'enregistrement respectif.

  • Ajouter un appel de suivi.

  • Ajouter une tâche de suivi.

Afficher les journaux d'appels et les enregistrements d'appels

Les appels passés, reçus, manqués et sans réponse dans Zoho CRM via RingCentral sont automatiquement enregistrés dans le module Appels.

Pour afficher les journaux d'appels

  1. Cliquez sur module Appels.
  2. Sélectionnez la vue de liste Tous les appels.
  3. Cliquez sur l'enregistrement souhaité pour afficher les détails de l'appel.
  4. Les appels enregistrés sont affichés dans cette section.
Remarque
  • Les appels enregistrés ne peuvent être affichés que si l'intégration RingCentral est activée et que l'utilisateur est connecté.

Désactiver l'intégration RingCentral

L'intégration RingCentral peut être désactivée à tout moment. Seul l'administrateur d'un compte Zoho CRM peut désactiver l'intégration.

Pour désactiver l'intégration RingCentral

  1. Accédez à Configuration > Canaux > Téléphonie.
  2. Cliquez sur Désactiver.

Remarque
  • Lors de la désactivation de l'intégration RingCentral, vous ne pourrez plus passer d'appels dans Zoho CRM via RingCentral.
  • Une fois désactivée par l'administrateur, l'intégration est désactivée pour tous les utilisateurs du compte Organisation.
  • Les détails d'appel saisis avant la désactivation de l'intégration restent intacts.

Appels via navigateur pour RingCentral

Les appels via navigateur pour RingCentral permettent aux utilisateurs de passer des appels directement depuis votre CRM sans basculer entre le compte CRM et le logiciel RingCentral. Les plugins WebRTC sont installés pour offrir des appels via navigateur sans tracas et une communication en temps réel avec l'utilisateur final.

Examinons les composants de connectivité réseau suivants qui doivent être inclus dans le réseau utilisateur.

Configuration du pare-feu

Le pare-feu comprend une interface réseau étendu (WAN) telle qu'une ligne DSL, Ethernet ou un modem câble. La configuration du pare-feu permet de contrôler les ports TCP et UDP sortants vers Internet public à partir du navigateur qui utilise le client RingCentral. Elle permet également l'ouverture de ports afin que le serveur client ait le temps d'échanger des informations avec le serveur distant.

Routeur

Le routeur assure l'acheminement, la direction du trafic, le transfert de paquets et fournit également une assistance pour les utilitaires ping et traceroute ICMP, la gestion de la bande passante, la priorisation des paquets et l'inspection intelligente des paquets.

Accès au pare-feu

L'accès au pare-feu garantit que le port du pare-feu entrant et sortant est ouvert entre le réseau utilisateur interne et le WAN du fournisseur d'accès Internet pour les applications telles que le contrôle d'appel, les médias RTP, l'approvisionnement et l'enregistrement téléphonique et les services auxiliaires. Cet accès au pare-feu permet la connectivité du contrôle d'appel et du chemin média.

Plugins WebRTC

WebRTC permet aux applications multimédias en temps réel de fonctionner sans l'installation d'extensions ou de plugins supplémentaires. Il permet la communication en temps réel vers l'utilisateur final indépendamment du navigateur utilisé. Voici les ports à ouvrir avant d'activer l'option du navigateur dans les préférences d'appel RingCentral.

Type de trafic
 Protocoles
 Numéro de port source
 Numéro de port de destination
Signalisation et médias (sécurisés) (WebRTC)
 HTTP/TLS/TCP, STUN/UDP
 5060, 6182, 8080, 8083
 5060, 6182, 8080, 8083

Pour plus d'informations sur les exigences réseau de RingCentral, cliquez ici.