FAQ : Module Réunions

FAQ : Module Réunions

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, consultez la version originale en anglais.

Comment créer des réunions dans Zoho CRM ?

Pour créer une réunion dans votre CRM
  1. Dans le module Réunions, cliquez sur   Créer des réunions .
  2. Dans la fenêtre contextuelle Informations de la réunion, spécifiez les détails de l'événement.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Comment configurer des rappels pour les réunions ?

Pour configurer des rappels pour une réunion

  1. Accédez à l'onglet Réunions .

  2. Cliquez sur la réunion pour laquelle vous souhaitez configurer des rappels.

  3. Cliquez sur Modifier sur la page Réunions   Détails .

  4. Dans la fenêtre contextuelle Réunion   Informations , choisissez le délai avant le début de la réunion auquel vous souhaitez être alerté dans la liste déroulante Rappel .

  5. Cliquez sur Enregistrer . Après avoir créé une réunion, vous pouvez inviter des utilisateurs, des prospects ou des contacts en cliquant sur Ajouter des participants .

Comment fermer une réunion pour qu'elle n'apparaisse pas dans la liste des réunions ouvertes ?

Vous ne pouvez pas marquer manuellement une réunion comme terminée, mais vous pouvez modifier la date d'échéance à la date et l'heure actuelles pour qu'elle soit marquée comme terminée et déplacée vers la vue Réunions terminées .

Dois-je terminer manuellement les réunions ?

Non, vous n'avez pas besoin de terminer manuellement les réunions dans Zoho CRM. Les réunions seront automatiquement marquées comme terminées une fois que l'heure de fin est passée. Vous pouvez afficher toutes les réunions terminées dans la vue Réunions terminées . Par exemple, si la date/heure de fin est le 08/05/2021, 12:45 , la réunion sera automatiquement marquée comme terminée à 12:46 .


Comment ajouter des participants à une réunion ?

Pour inviter des membres à une réunion
  1. Accédez à l'onglet Réunions
  2. Sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez ajouter des participants à partir de la page d'accueil Réunions .
  3. Cliquez sur Ajouter dans la section Participants de la page Détails de la réunion .
  4. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez inviter. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs à partir des listes déroulantes Prospects, Contacts, Utilisateurs, et Groupes pour inviter à la réunion.
  5. Cliquez sur Ajouter. Les utilisateurs seront invités à la réunion.


Notes
Remarque :
  1. Si un rappel par e-mail est défini pour la réunion, le propriétaire de la réunion et les participants recevront des rappels.
  2. Si un rappel contextuel est défini pour la réunion, le propriétaire de la réunion et les participants qui sont des utilisateurs dans votre compte CRM recevront des rappels contextuels.

Quels types de notifications puis-je configurer lors de la création d'une réunion ?

Lors de la création d'une Task ou d'une réunion dans Zoho CRM, vous pouvez définir deux types de rappels :

  • Alerte par e-mail : Sélectionnez cette option pour recevoir des rappels pour vos Tasks ou réunions par e-mail.

  • Alerte contextuelle : Sélectionnez cette option pour recevoir des rappels contextuels pour vos Tasks ou réunions.


Comment afficher les réunions d'autres utilisateurs ?

Pour afficher toutes les réunions créées dans votre CRM, vous devez configurer une règle de partage des données pour les réunions selon l'un des critères suivants, en fonction du type d'autorisation requis.


  1. Lecture publique uniquement
  2. Lecture/écriture publique
  3. Lecture/écriture/suppression publique.
Vous pouvez également créer une nouvelle règle de partage pour personnaliser les critères de partage des enregistrements si vous souhaitez que certains utilisateurs consultent ces enregistrements. Pour afficher les réunions, accédez au module Réunions et cliquez sur la vue de liste Toutes les réunions de la page d'accueil des réunions.

Comment afficher la liste des invités pour une réunion que j'ai créée ?

Pour afficher une liste des invitations pour une réunion
  1. Cliquez sur l'onglet Réunions .
  2. Sélectionnez la réunion souhaitée.
  3. Vous pouvez voir la liste des invités dans la section Participants .

Comment ajouter d'autres participants à une réunion existante ?

Vous pouvez ajouter des participants à une réunion existante à partir de la page Détails de la réunion .
1. Sélectionnez la réunion sur la page Détails de la réunion .
2. Accédez à la section Participants et cliquez sur Ajouter .
3. Sélectionnez les participants à ajouter et cliquez sur Ajouter .
4. Un e-mail d'invitation sera envoyé aux nouveaux participants et les modifications seront enregistrées.

Comment serai-je averti quand une réunion m'est assignée ?

Pour recevoir une notification quand une réunion vous est assignée

  1. Cliquez sur Calendrier .

  2. Choisissez une vue : Jour, Semaine, ou Mois.

  3. Cliquez sur Préférences .

  4. S Sélectionnez la case à cocher M'avertir quand une réunion m'est assignée dans la section Notifications de la fenêtre contextuelle Préférences .

  5. Cliquez sur Enregistrer .

Comment modifier une réunion ?

Pour modifier une réunion
  1. Accédez au module Réunions .
  2. Sélectionnez la réunion souhaitée et cliquez sur l'icône Modifier .
  3. Entrez les détails nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer

Pourquoi ne puis-je pas définir la durée de la réunion à plus de 3 heures ?

Quand vous créez une réunion, la durée maximale que vous pouvez définir dans les listes déroulantes De et À est de 3 heures. En effet, la plupart des réunions durent généralement 3 heures ou moins. Lors de la création d'un événement, vous pouvez définir la durée jusqu'à 3 heures uniquement à l'aide des listes déroulantes De et À. En effet, la plupart des événements sont généralement organisés pendant 3 heures ou moins. Cependant, vous pouvez définir manuellement la durée à plus de 3 heures. Double-cliquez sur le champ À et entrez l'heure de fin requise.


Puis-je créer des réunions pour d'autres utilisateurs ?

Vous ne pouvez créer des réunions pour d'autres utilisateurs que si vous êtes un Administrateur CRM . Pour les réunions, vous pouvez sélectionner l'organisateur dans la liste des autres utilisateurs.

Comment afficher tous les détails d'une réunion ?

Vous pouvez accéder aux détails depuis la page Détails de la réunion .  
Pour afficher les détails de la réunion
  1. Accédez au module Réunions .
  2. Cliquez sur la réunion souhaitée pour afficher ses informations.

Comment supprimer ou annuler une réunion dans Zoho CRM ?

Si vous avez ajouté des participants à la réunion, nous vous recommandons d'abord d'annuler puis de supprimer la réunion.
  1. Accédez à la réunion que vous souhaitez annuler.
  2. Cliquez sur le bouton de points de suspension (...) sur la page de détails de la réunion. Détails de la réunion .
  3. Cliquez sur Annuler et une fenêtre contextuelle s'affichera vous demandant si vous souhaitez que la notification d'annulation de réunion soit envoyée aux participants. Choisissez Envoyer ou Ne pas envoyer.


Notes
Le bouton Annuler s'affichera uniquement si l'e-mail d'invitation a été envoyé.
Pour supprimer une réunion
  1. Accédez à la réunion que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur le bouton de points de suspension (...) sur la page de détails de la réunion.
  3. Cliquez sur Supprimer . Une fenêtre contextuelle s'affichera vous demandant de confirmer la suppression de la réunion. Cliquez sur Supprimer .

Vous pouvez également sélectionner des enregistrements dans la vue de liste du module Réunions et les supprimer.
  1. Accédez au module Réunions .
  2. Sélectionnez les réunions que vous souhaitez supprimer en cliquant sur leurs cases à cocher.
  3. Cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer .
  4. Une fenêtre contextuelle demandant la confirmation de la suppression s'affichera, cliquez sur Supprimer .

Puis-je arrêter un événement récurrent dans Zoho CRM ? Si oui, comment ?

Oui. Pour arrêter un événement récurrent, accédez à l'événement à une date spécifique à partir de laquelle vous souhaitez l'annuler. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que l'événement soit créé à partir de demain, accédez à l'événement de ce jour dans votre calendrier et cliquez sur Supprimer. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, cliquez sur Supprimer tous les événements futurs pour vous assurer qu'il ne se répète plus.

Info Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur le module Réunions vous a été utile. Si vous avez d'autres questions qui n'ont pas été traitées, n'hésitez pas à nous les faire savoir ici . Nous serons ravi de les discuter avec nos experts en la matière et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre avis ci-dessous !