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Qu'est-ce qu'un journal d'audit et en quoi est-il utile ?
Un journal d'audit, également connu sous le nom de piste d'audit, est un enregistrement de toutes les actions effectuées par chaque utilisateur dans votre compte CRM, présenté dans l'ordre chronologique. Un journal d'audit peut vous aider à identifier quel utilisateur a effectué quel type de modification, ainsi que les enregistrements qu'ils ont modifiés.
Les utilisateurs ayant un profil administrateur ou un rôle de PDG peuvent accéder aux journaux d'audit. Cependant, les autres types d'utilisateurs ne disposant pas de privilèges administrateur peuvent consulter leurs propres journaux d'audit, ainsi que ceux de leurs subordonnés.
En quoi les journaux d'audit diffèrent-ils de la fonctionnalité Chronologie dans les enregistrements ?
La fonctionnalité Chronologie dans Zoho CRM est propre aux enregistrements ; c'est-à-dire qu'il s'agit d'un historique de toutes les actions effectuées sur un enregistrement spécifique.
Les journaux d'audit enregistrent les activités et actions effectuées dans tous les enregistrements du CRM, dans l'ordre chronologique. En d'autres termes, les journaux d'audit ne sont pas propres à un seul enregistrement, mais englobent l'ensemble des actions et activités que les utilisateurs de votre CRM ont effectuées. 
Tandis qu'une Chronologie ne peut être consultée que dans un enregistrement et ne peut pas être téléchargée ou exportée. Vous pouvez exporter votre journal d'audit en tant que fichier .csv.
Quels types d'actions les journaux d'audit enregistrent-ils ?
Les journaux d'audit énumèrent chaque création, modification, mise à jour, suppression et importation d'enregistrements, ainsi que d'autres actions liées aux modules dans lesquels elles ont été effectuées et aux fonctionnalités utilisées pour apporter les modifications. Les actions effectuées lors de la configuration du compte et toutes les autres actions liées à la configuration sont également enregistrées dans les journaux d'audit.
Les journaux d'audit enregistrent les actions suivantes effectuées dans les modules :
Modules | Actions effectuées |
| Ajouter, modifier, supprimer des enregistrements Mise à jour en masse et suppression en masse Importer et exporter des enregistrements Conversion de lead Supprimer de la corbeille Annuler les modifications Restaurer les enregistrements supprimés Restaurer les enregistrements en masse Trouver et fusionner les enregistrements dupliqués Supprimer les doublons des cenregistrements Mapper les champs pour la conversion de leada
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Campagnes Solutions Fournisseurs Devis Commandes client Commandes d'achat Factures
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Les journaux d'audit enregistrent les actions suivantes effectuées lors de la configuration :
Fonctionnalités | Actions effectuées |
Modèles d'e-mail et dossiers Modèles d'inventaire et dossiers Fusion de messages modèles et dossiers Réponses automatiques règles Entrée de règle pour les réponses automatiquesAlertes automatiques rde flux de travails Alertes de flux de travailrègles Alertes de flux de travailATâches Alertes de flux de travailmMises à jour de champs Alertes de flux de travaildSuiviWebhooks Alertes de flux de travaildEscalade de cas Cas Formulaires Web (leads, contacts, cas)rHeures commercialesrègles Entrée de règle pour les réponses automatiquesRôles, profils, rHeures commercialesrègles Pdermissionsleads, Rontacts, Rases) Horaires commerciauxPermissions Rôles, profils, groupes Rapports et rapport foldiers Affectation règles Règle entrée pour affectation règles Web tonglets
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Les actions en masse sont-elles enregistrées dans le journal d'audit ?
Oui ; les actions en masse suivantes sont enregistrées dans le journal d'audit :
Mise à jour en masse |
Suppression en masse |
Importation |
Exportation |
Restaurer les enregistrements de la rcorbeille |
Puis-je voir l'historique de connexion d'un utilisateur dans le journal d'audit ?
Le journal d'audit n'enregistre pas les historiques de connexion des utilisateurs. L'historique de connexion est enregistré dans Zoho Directory. Les journaux d'audit enregistrent les actions que chaque utilisateur effectue par rapport aux enregistrements et à d'autres actions de configuration, dans l'ordre chronologique.
Pour afficher l'historique de connexion d'un utilisateur, vous pouvez accéder à "Paramètres > Contrôle de sécurité > Historique de connexion.
Comment puis-je voir les modifications apportées à Workflow Rules dans les journaux d'audit ?
Toute action effectuée dans Workflow Rules — y compris la création, la modification, la mise à jour, la suppression, le verrouillage ou l'ajout d'actions aux règles — s'affichera dans le journal d'audit, ainsi que les détails sur qui a effectué la modification, quand elle a été effectuée, quelle règle a été modifiée et le nom de la règle.
Pour voir les modifications apportées, cliquez sur Afficher les modifications à côté de l'action pour laquelle vous souhaitez voir plus de détails.
Voir aussi >> Journal d'audit pour Workflow Rules
Oui, vous pouvez filtrer les entrées du journal d'audit en fonction de l'entité (module, paramètres, analytique), l'utilisateur, le type d'action (ajouter, mettre à jour, supprimer, etc.) ou une plage de dates sélectionnée.
Pendant combien de jours une action sera-t-elle répertoriée dans le journal d'audit ?
Zoho CRM ne capture que les actions effectuées au cours des 3 dernières années. Toute action antérieure à cela est définitivement supprimée.
Puis-je exporter le journal d'audit et l'enregistrer sur mon ordinateur local ?
Oui, les journaux d'audit peuvent être exportés au format .csv et enregistrés sur votre appareil local ou votre lecteur cloud.
Pour exporter un journal d'audit, suivez ces étapes :
Accédez à Paramètres > Contrôle de sécurité > Journal d'audit.
Cliquez sur Exporter le journal d'audit sur le côté droit.
Cliquez sur Télécharger dans le coin inférieur droit une fois que le journal a été exporté avec succès.
Qui peut accéder au journal d'audit ?
Tous les utilisateurs de votre compte CRM peuvent accéder au journal d'audit. Cependant, les utilisateurs non-administrateurs ne peuvent voir que leurs propres actions et celles de leurs subordonnés.
Un administrateur de compte ou un administrateur peut consulter l'historique chronologique complet des activités et des actions qu'il a effectuées et de celles effectuées par les utilisateurs qui lui rendent compte dans la hiérarchie des rôles.
Par défaut, les administrateurs peuvent consulter les journaux d'audit de tous les utilisateurs de leur organisation.
Pourquoi je ne peux pas consulter les journaux d'audit d'autres utilisateurs ?
Si votre profil n'est pas celui d'un administrateur, vous ne pouvez consulter que vos propres journaux d'audit et ceux de vos subordonnés.
Les utilisateurs disposant du profil administrateur peuvent consulter le journal d'audit de tous les utilisateurs de leur organisation.
Pourquoi je ne peux pas voir le journal d'audit de mon supérieur dans mon compte ?
Les autorisations du journal d'audit suivent la hiérarchie établie au sein de votre organisation, où les supérieurs peuvent consulter les journaux d'actions de leurs subordonnés pour gérer l'équipe plus efficacement. Par conséquent, tout utilisateur non-administrateur ne peut consulter que ses propres journaux d'actions et ceux de ses subordonnés.
Seul l'administrateur du compte CRM peut consulter les entrées de tous les utilisateurs dans le journal d'audit.
Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur les journaux d'audit vous a été utile. Si vous avez d'autres questions qui n'ont pas été abordées, merci de nous le faire savoir
ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts du domaine et de les ajouter ultérieurement. N'oubliez pas non plus de partager votre avis ci-dessous.