FAQ : Macros
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Qu'est-ce qu'une macro ?
Les macros sont un ensemble d'actions pouvant être exécutées sur un groupe d'enregistrements dans un module. Ces ensembles d'actions comprennent l'envoi d'e-mails, la création de tâches et la mise à jour d'un champ dans les enregistrements avec une valeur spécifiée. Vous pouvez avoir un ensemble d'actions que vous effectuez quotidiennement ou fréquemment sur certains enregistrements. Vous pouvez combiner toutes ces actions dans une seule macro et les exécuter à nouveau et à nouveau.
Supposons que vous deviez appeler une nouvelle série de leads tous les jours. Une fois l'appel terminé, vous devez leur envoyer un e-mail standard et mettre à jour le statut du lead en « Contacted ». Ensuite, vous assignez les leads à votre collègue afin qu'il puisse poursuivre.
Vous avez maintenant trois choses à faire dans le CRM :
- Envoyer un e-mail
- Mettre à jour un champ
- Créer une Task
Imaginez faire la même chose pour chaque lead. Cela deviendrait fastidieux et monotone, et le temps de vos commerciaux serait gaspillé. Vous pouvez plutôt créer une « macro » pour ces trois tâches. Vous pouvez ensuite simplement sélectionner les enregistrements et exécuter la macro. Toutes ces modifications seraient appliquées aux enregistrements sélectionnés, vous faisant gagner du temps et des efforts.
Quels modules sont pris en charge dans les macros ?
Les modules Leads, Contacts et Deals sont pris en charge pour les macros dans votre Zoho CRM.
Comment puis-je créer des macros pour les modules dans Zoho CRM ?
Les utilisateurs disposant des autorisations d'envoi d'e-mails en masse, de mise à jour en masse et de création d'activités dans leur profil peuvent créer et accéder aux macros.
Pour créer des macros pour les modules (Leads) :
Cliquez sur le Leads module
Sur la page d'accueil Leads, sélectionnez les enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer une macro.
- Sur la Créer une macro page, fournissez un Nom et une Description pour la macro.
Choisissez un modèle d'e-mail sous Envoyer un e-mail.
Sous Mettre à jour un champ, choisissez le champ à mettre à jour et la nouvelle valeur.
Sous Créer une Task, remplissez les détails requis et cliquez Ajouter.
Une fois que vous avez fourni tous les détails, cliquez sur Créer.
Remarque : Les macros doivent être exécutées manuellement. Vous ne pouvez pas automatiser l'exécution des macros.
Combien d'e-mails, de tâches et de mises à jour de champs puis-je configurer dans une macro ?
Vous pouvez inclure un e-mail, trois tâches et trois mises à jour de champs dans une seule Macro.
Le système peut-il m'aider à reconnaître les modèles répétitifs ?
Oui, la Macro Suggestion de Zia identifie automatiquement les actions répétitives que vous effectuez et vous suggère des macros. Si vous effectuez le même ensemble d'actions sur les enregistrements au fil du temps, Zia détectera ce modèle et recommandera de créer une macro. En savoir plus sur la Macro Suggestion de Zia.
Pourquoi ne puis-je pas voir le bouton Exécuter la macro ?
Si vous ne voyez pas le bouton Exécuter la macro, c'est probablement parce que la fonctionnalité Macros, ainsi que le bouton Exécuter la macro, n'est accessible que lorsque vous disposez de ces trois autorisations de profil :
- Envoi d'e-mails en masse
- Mise à jour en masse
- Créer des activités
Les e-mails envoyés à l'aide de macros seront-ils répertoriés sous un enregistrement ?
Oui, les e-mails envoyés à l'aide de la fonctionnalité Macros seront enregistrés et affichés sous l'enregistrement associé. Il est important de noter que ces e-mails sont envoyés à l'adresse e-mail fournie dans le champ E-mail.
Si l'option Désabonnement e-mail est activée, l'e-mail ne sera pas envoyé. Vous pouvez également afficher les actions effectuées ou les e-mails envoyés dans la chronologie des enregistrements.