Quelle est la différence essentielle entre une Workflow Rule pour le module Calls et l'ajout de Call comme action dans une Workflow Rule ?

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La création d'une automatisation de workflow pour le Calls module permet une gestion efficace des appels au sein du CRM — cela exécutera automatiquement des actions chaque fois qu'un appel est reçu, effectué, manqué ou programmé. Cela réduit considérablement l'effort manuel requis pour mettre à jour ou ajouter des détails sur les appels individuels.

Alors que l'ajout de Call à un workflow comme action instantanée fait partie de l'automatisation du suivi commercial — cela déclenche un appel automatiquement lorsque les conditions sont remplies. Cela augmente le taux de suivi commercial en incitant l'utilisateur à passer un appel via des notifications contextuelles, des e-mails, ou les deux.

Par exemple, une agence de voyages appelée Go India Travels Pvt Ltd. utilise Zoho CRM.

S'ils souhaitent que leurs commerciaux soient notifiés chaque fois qu'ils manquent un appel, ils peuvent configurer une Workflow Rule pour le Calls module pour les aider à gérer les appels.

S'ils souhaitent programmer automatiquement un appel de suivi commercial deux jours après la création de chaque lead, ils peuvent ajouter Call comme action instantanée dans une Workflow Rule pour le Leads module.

Examinons ces deux types de workflow en détail :

Comme nous l'avons vu, il existe une grande différence entre les workflows créés pour le Calls module et l'utilisation de l'action Call dans un workflow. Les Workflow Rules que vous créez pour le Calls module aident à automatiser votre gestion des appels, ce qui permet à vos commerciaux de mieux suivre leurs appels.

Par exemple, si vous oubliez d'appeler un lead ou un contact à l'heure prévue, la Workflow Rule déclenchera automatiquement un e-mail ou un message contextuel rappelant au commercial d'appeler le contact ou le lead qui était programmé pour lui. Cela non seulement leur rappelle de passer l'appel, mais aide aussi à réduire le travail manuel de programmation des appels et de vérification de l'échéance des appels.

Cependant, ce n'est qu'un exemple et les Workflow Rules peuvent faire bien plus que cela et peuvent être personnalisées en fonction de vos besoins commerciaux précis. Par exemple, si un commercial manque un appel entrant, le CRM peut déclencher automatiquement une notification à son responsable.

Les Workflow Rules peuvent aussi vous aider à assurer le suivi de vos clients. Vous pouvez configurer une Workflow Rule qui déclenche une notification au moment où l'appel est programmé ou à tout autre moment pour alerter le commercial avant l'heure prévue, ou lui rappeler s'il la manque. Vous pouvez aussi configurer une règle pour assigner l'appel programmé au responsable du contact, à son superviseur ou au responsable de l'équipe.

Dans la capture d'écran ci-dessus, le nom de la règle est surligné en rouge, le module pour lequel chaque règle a été créée est surligné en vert, et le type d'exécution est surligné en jaune. La flèche noire indique l'option pour ajouter une nouvelle règle.

Examinons maintenant l'ajout de Call comme action dans une Workflow Rule. Une action détermine ce que l'automatisation fera ou exécutera, ce qui signifie que l'ajout de Call comme action déclenchera un appel au contact ou au lead auquel la règle s'applique.

Lorsque vous cliquez sur + Créer une règle , vous verrez l'écran montré dans cette capture d'écran. Ici, la flèche rouge indique que cette Workflow Rule a été créée pour le Contacts module.

La zone surligée en rouge indique quand cette règle sera déclenchée. Dans cet exemple, la règle sera exécutée au moment de la création de l'enregistrement. Elle montre aussi que cet événement ne sera déclenché qu'une fois. Vous pouvez définir la récurrence au nombre de fois où vous avez besoin que la règle soit déclenchée.

L'onglet surligné en orange affiche les conditions qui déterminant si cette Workflow Rule sera déclenchée.

L'onglet surligné en vert est l'onglet Instant Actions qui est utilisé pour ajouter des actions qui doivent être effectuées immédiatement lorsque la condition est remplie. L'onglet surligné en jaune est l'onglet Scheduled Actions qui est utilisé pour ajouter des actions qui doivent être effectuées après un délai programmé une fois la condition remplie.

La capture d'écran ci-dessus montre les différents types d'actions disponibles dans l'onglet Instant Action . Tous ces types d'actions sont surlignés en rouge, sauf l'action Function dont nous discuterons plus tard. Vous verrez que Call n'est pas disponible comme type d'action. C'est parce que la clé d'appel n'a pas encore été activée dans Zoho CRM. Nous testons toujours cette intégration, et nous prévoyons de l'ajouter aux actions disponibles très bientôt.

Cependant, si vous disposez d'une API appropriée pour les appels, vous pouvez l'ajouter comme action en sélectionnant Function , qui est surligné en vert. Pour en savoir plus sur l'utilisation des API pour programmer les appels, consultez cet article du forum.

L'ajout de Call comme action peut déclencher un appel à l'heure spécifiée dans la Workflow Rule pour automatiser la gestion des appels et aider les responsables de contacts à suivre leurs appels programmés.

Nous espérons que cette foire aux questions est informative. Si vous avez encore des questions qui n'ont pas été traitées, veuillez nous le faire savoir ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts en la matière et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre avis ci-dessous !