FAQ : Mises en page

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Est-il possible de limiter l'accès des utilisateurs en fonction de leur département ?

Oui. Zoho CRM vous permet de définir les permissions pour les modules, les enregistrements, les mises en page et les champs afin de déterminer si les utilisateurs d'un rôle ou d'un département particulier peuvent accéder aux données ou non. Par exemple, si vous souhaitez que le département des ventes accède uniquement aux modules Leads, Accounts, Deals et Contacts tandis que l'équipe d'assistance client accède uniquement aux modules Cases et Solutions, vous pouvez créer deux profils, Sales et Support, et leur donner accès aux modules concernés.

Pour créer un profil, accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils, puis cliquez sur Créer un nouveau profil et saisissez les informations.

Une fois les profils créés, configurez la permission du module :

Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs > Leads.
Survolez le Leads module et sélectionnez Permissions du module.
Sélectionnez les profils auxquels donner accès, en l'occurrence Administrator et Sales. Suivez les mêmes étapes pour les autres modules.

Vous pouvez également utiliser les mises en page pour gérer différents départements. Pour limiter l'accès à la mise en page :

Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs > Leads > Mise en page Standard.
Cliquez sur l'icône en forme de roue et sélectionnez Permission de la mise en page.
Sélectionnez les profils auxquels donner accès, en l'occurrence Administrator et Sales. Suivez les mêmes étapes pour les autres mises en page.

Comment puis-je personnaliser Zoho CRM pour de nombreux services différents ?

Utilisez les mises en page conditionnelles pour personnaliser Zoho CRM en fonction de nombreux services différents. Par exemple, si vous exploitez un centre de services automobiles proposant différents types de services tels que le service général, le service payant, le service mensuel ou le service gratuit, il existe différents ensembles de conditions pour chaque type de service. Selon le service sélectionné par le client, vous pouvez définir les champs qui doivent s'afficher.

En savoir plus sur les mises en page conditionnelles.

Si je désactive une mise en page, que se passe-t-il pour les enregistrements qui appartiennent déjà à cette mise en page et pour les Workflow Rules associées ?

Lorsque vous désactivez une mise en page, vous êtes invité à transférer les enregistrements existants associés à la mise en page vers l'une des autres mises en page du module. Concernant les Workflow Rules, elles ne sont pas supprimées. Cependant, lorsque vous supprimez une mise en page, les enregistrements ne répondront plus aux critères de la mise en page, de sorte que les actions ne seront pas exécutées.

Si je supprime un champ d'une mise en page, sera-t-il aussi supprimé d'une autre mise en page où il est utilisé ?

Non. Si vous supprimez un champ d'une mise en page, il sera envoyé vers la section Champs inutilisés pour cette mise en page. Il ne sera pas supprimé d'une autre mise en page. Vous pouvez réintégrer un champ supprimé dans la mise en page à partir de la section Champs inutilisés.

Puis-je mapper les champs d'une mise en page avec les mises en page correspondantes d'un autre module ?

Oui, si vous avez créé plusieurs mises en page pour un module, vous pouvez activer la conversion de leads entre les mises en page des modules. Supposons, par exemple, que vous ayez créé une mise en page appelée Mobile Service dans le module Leads. Tous les champs de Mobile Service du module Leads peuvent être mappés avec la mise en page Mobile Service des modules Contacts, Accounts et Deals selon vos besoins.

Suivez ces étapes pour mapper les champs en fonction des mises en page.

Si un enregistrement a été créé et que la mise en page n'a pas été mise à disposition du propriétaire de l'enregistrement, celui-ci peut-il quand même y accéder et le modifier ?

Oui. Même si une mise en page de l'enregistrement n'est pas disponible pour le propriétaire de l'enregistrement, il/elle peut accéder à l'enregistrement et le modifier.

Que se passe-t-il si la mise en page est modifiée pour un enregistrement assigné à un commercial ? L'utilisateur peut-il continuer à y accéder même s'il n'a pas accès à la nouvelle mise en page ?

Oui. Le propriétaire d'un enregistrement peut continuer à accéder à un enregistrement et à le modifier, même si la mise en page de l'enregistrement a été modifiée.

Les permissions de champ sont-elles spécifiques à la mise en page ?

Non. Les permissions de champ ne sont pas spécifiques à la mise en page. Si vous modifiez les permissions de champ pour un champ dans une mise en page, ces permissions s'appliquent également au champ dans les autres mises en page du module.

Les valeurs du champ de liste déroulante sont-elles spécifiques aux profils ?

Les valeurs du champ de liste déroulante accessibles à un utilisateur dépendent de la permission de mise en page pour cet utilisateur. Par exemple, si un module a 3 mises en page avec 5 valeurs différentes chacune pour un champ de liste déroulante et qu'un utilisateur n'a accès qu'à deux mises en page, il/elle n'aura accès qu'à 10 valeurs de liste déroulante.

Comment puis-je réutiliser les valeurs de liste déroulante d'un champ d'une mise en page à une autre ?

Si vous souhaitez réutiliser les valeurs d'un champ de liste déroulante qui ont été supprimées d'une mise en page (même la mise en page où vous souhaitez ajouter la valeur), suivez ces étapes :

Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs et choisissez le module requis.
Sélectionnez la mise en page souhaitée (par exemple, Mise en page B) et cliquez sur Modifier la mise en page.
Cliquez sur Modifier les propriétés sur le champ de liste déroulante requis.
Cliquez sur Ajouter des options en masse > À partir de la valeur inutilisées.
Dans la fenêtre Valeurs inutilisées, cochez le champ requis et cliquez sur Ajouter.

Que se passera-t-il pour les enregistrements si une mise en page est supprimée ?

Lorsque vous tentez de supprimer une mise en page, vous serez invité à transférer les enregistrements de cette mise en page vers une autre mise en page existante.

Une fois que vous avez supprimé cette mise en page, les enregistrements seront transférés vers la mise en page que vous avez choisie.

Je ne parviens pas à créer une nouvelle mise en page. Pourquoi ?

Voici les raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas créer une nouvelle mise en page :

Vous n'êtes pas dans l'édition Enterprise de Zoho CRM.
Vous n'avez pas la permission Personnaliser Zoho CRM.

Si je modifie les propriétés d'un champ dans une mise en page, sera-t-elles répercutées dans une autre mise en page ? Où il est utilisé ?

Non. Si vous modifiez les propriétés d'un champ dans une mise en page, les modifications ne s'appliquent qu'à cette mise en page.

Un profil peut-il avoir plusieurs mises en page ?

Oui, un profil peut avoir accès à plusieurs mises en page, mais il ne peut y avoir qu'une seule mise en page par défaut pour un profil.

Pour gérer l'attribution des mises en page

Accédez à Paramètres > Configuration > Modules et champs et sélectionnez le module requis.
Choisissez la Mise en page dans la liste.
Cliquez sur le bouton Attribution de mise en page.
Dans la fenêtre contextuelle Attribution de mise en page, attribuez les mises en page à chaque profil et sélectionnez le profil par défaut pour chaque mise en page.

Par exemple, ici, le profil Responsables des ventes a accès à 3 mises en page, mais une seule mise en page peut être définie comme mise en page par défaut pour le profil. Dans ce cas, Mobile Sales.

Cela signifie que les utilisateurs du profil Responsables des ventes peuvent accéder à toutes les trois mises en page, mais s'ils créent des enregistrements via l'application mobile CRM, les enregistrements seront envoyés vers la mise en page Mobile Sales par défaut.

Lorsqu'une mise en page est clonée, les champs de la mise en page sont-ils également clonés ?

Oui. Lorsque vous clonez une mise en page, tous les champs et sections, ainsi que leurs propriétés, sont clonés vers la nouvelle mise en page. Vous pouvez modifier la nouvelle mise en page pour effectuer les modifications souhaitées.

Puis-je avoir un ensemble différent d'options pour le champ Stage/liste de sélection dans différentes mises en page ?

Oui, vous pouvez.

Puis-je définir un ensemble différent de champs obligatoires dans différentes mises en page ?

Oui, vous pouvez.

Comment les enregistrements créés via des API seront-ils associés à différentes mises en page ?

Les enregistrements créés via des API seront associés à la mise en page par défaut spécifiée pour ce module.

Comment puis-je associer les enregistrements créés via des formulaires web à une mise en page ?

Lors de la création du formulaire web, vous aurez la possibilité de choisir la mise en page par défaut à laquelle les enregistrements créés via des formulaires web doivent être attribués. Tous les enregistrements créés via des formulaires web seront ensuite attribués à la mise en page choisie ici.

Comment puis-je associer les enregistrements à des mises en page lors de l'importation ?

Pour associer les enregistrements à des mises en page lors de l'importation :

Accédez au module souhaité.
Cliquez sur Importer > Importer [enregistrements].
Dans la fenêtre contextuelle Importer des enregistrements écran, sélectionnez le fichier d'importation et sélectionnez une valeur pour le champ Mise en page.
Cliquez sur Suivant et procédez à l'exécution du mappage des champs et à l'importation des enregistrements.

Que se passe-t-il pour les enregistrements existants d'un module lorsque je crée des mises en page pour la première fois ?

Lorsque vous créez une mise en page pour la première fois, vos enregistrements existants seront attribués à la mise en page Standard du module respectif.

Comment modifier les champs d'une page pour passer d'une mise en page à deux colonnes à une mise en page à une colonne ?

Par défaut, la mise en page Créer [enregistrement] est définie sur 2 colonnes. Vous pouvez personnaliser la mise en page et la configurer en une seule colonne en suivant ces étapes :

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
2. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
3. Sélectionnez le module souhaité et cliquez sur Mise en page.
4. Dans la page Mises en page, cliquez sur l'icône Paramètres.
5. Sous Disposition de section, sélectionnez Colonne unique comme disposition des colonnes.

6. Cliquez sur Enregistrer la disposition.

Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur les dispositions de page vous a été utile. Si vous avez encore des questions sans réponse, veuillez nous le faire savoir ici. Nous serons ravi d'en discuter avec nos experts métier et de les ajouter à l'avenir. N'oubliez pas non plus de partager votre évaluation ci-dessous.