FAQ : Administration des données (général)

FAQ : Administration des données (général)

Comment puis-je supprimer les données existantes de mon compte Zoho CRM et créer un nouveau compte ?

Vous devez supprimer manuellement toutes les données de votre compte pour créer un nouveau compte. Vous pouvez également clôturer le compte existant et vous inscrire à un nouveau compte Zoho CRM avec la même adresse e-mail (non recommandé).

Comment puis-je supprimer des pièces jointes pour libérer de l'espace de stockage ?

Quand des e-mails (avec pièces jointes) sont envoyés à l'aide du modèle d'e-mail, la pièce jointe n'est comptée qu'une fois pour votre stockage. Par exemple, si vous envoyez des e-mails à 100 utilisateurs, le document joint n'est pas compté 100 fois sur votre stockage. Seuls les documents joints au modèle sont pris en compte pour l'espace de stockage.

Si vous souhaitez supprimer la pièce jointe dans le modèle d'e-mail, vous pouvez modifier le modèle et la retirer. Vous pouvez également parcourir les enregistrements et supprimer les pièces jointes dont vous n'avez pas besoin.

Lien connexe
Modèles d'e-mail

Vous pouvez lier des contacts à un compte à l'aide de la page Field Mapping. Pour en savoir plus sur le mappage des champs, cliquez ici.

Je souhaite ajouter un autre composant à l'onglet « All ». Puis-je le personnaliser ?

Non. Pour le moment, l'onglet « All » ne peut pas être personnalisé. Par défaut, il affiche les mises à jour de vos clients, contacts potentiels, leads/contacts et de personnes inconnues. Vous ne pouvez pas supprimer ou ajouter d'autres composants à cet onglet.

Comment puis-je créer une sauvegarde des conversations par e-mail d'un utilisateur désactivé dans Zoho CRM ?

Pour créer une sauvegarde de toutes les conversations par e-mail d'un utilisateur désactivé, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Setup > Users and Control > Security Control > Zoho Mail Add-On Users.
  2. Sur la page Zoho Mail Add-on Users, cochez la case correspondant à l'utilisateur désactivé.
  3. Cliquez sur Latest Backup.
Remarque :
  1. Vous pouvez effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie POP3 uniquement. La sauvegarde ne peut pas être effectuée pour les comptes IMAP.
  2. Vous pouvez uniquement effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie possédant le type Record-Level Sharing ou Complete Sharing. De plus, l'administrateur peut verrouiller la configuration de l'extension de messagerie des utilisateurs, pour leur interdire de changer les paramètres de leurs comptes de messagerie en Private Account, avant que leurs comptes ne soient désactivés.
  3. Le domaine de l'adresse e-mail du compte dont vous souhaitez effectuer une sauvegarde doit correspondre à votre domaine.


Comment puis-je empêcher la création de doublons de leads et de contacts lorsque ces leads et contacts utilisent plusieurs adresses e-mail pour communiquer ?

Vous pouvez utiliser des champs uniques pour éviter la duplication des leads et des contacts. Par exemple, si un lead ou un contact a un identifiant de messagerie différent, mais que d'autres champs, tels que le nom, le numéro de contact ou le numéro de téléphone portable sont identiques, vous pouvez marquer le nom comme un champ unique. Cela permet de s'assurer que le même lead ou contact n'est pas créé plusieurs fois. Vous pouvez également utiliser les options De-duplication et Find and Merge pour trouver les doublons existants dans les modules Leads ou Contacts et les fusionner en un seul enregistrement.

Pour en savoir plus sur la création de champs uniques, cliquez ici.

Le stockage CRM inclut-il également le stockage des e-mails pour les utilisateurs de l'extension Zoho Mail ?

Non. La fonctionnalité de stockage des e-mails est la même que celle fournie par Zoho Mail. Le stockage Zoho CRM n'inclut pas le stockage des e-mails. Cependant, les pièces jointes envoyées avec vos e-mails sont incluses dans le stockage CRM. La limite de pièces jointes varie en fonction de votre édition Zoho CRM.
Il s'agit de la taille totale des pièces jointes, et cela comprend les pièces jointes incluses dans les modèles d'e-mail.



Comment puis-je supprimer des exemples de données de Zoho CRM ?

Pour supprimer des exemples de données de votre compte CRM, procédez comme suit :
  1. Accédez à Setup > Data Administration > Remove Sample Data.

  2. Cliquez sur Yes, Proceed.

    Le processus de suppression des exemples de données sera programmé. Vous recevrez une notification une fois que les exemples de données auront été complètement supprimés.

20. Pouvons-nous mettre à jour/ajouter des données aux leads existants ? Par exemple, lorsque des leads existants ont d'autres demandes concernant une vente, ces derniers doivent les envoyer manuellement à l'équipe commerciale. Est-ce possible d'éviter cela ?

Vous pouvez généralement identifier les enregistrements en double à l'aide d'un champ unique, tel que Email address ou Phone number.
Si vous importez des leads dans Zoho CRM, vous pouvez utiliser l'option Overwrite pour ajouter les valeurs aux leads existants. 



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