FAQ : Gestion des stocks

FAQ : Gestion des stocks

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, consultez la version anglaise originale.

Comment créer des modèles de stocks ?

Zoho CRM propose une galerie de modèles de stocks prédéfinis que vous pouvez utiliser selon vos besoins professionnels. Vous pouvez aussi créer votre propre modèle et le personnaliser selon vos besoins.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un modèle :
  1. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Modèles > Stocks.
  2. Cliquez sur + Nouveau modèle.
  3. Sélectionnez le module (Devis, Commandes de vente, Bon de commande, Factures) pour lequel vous souhaitez créer un modèle de stocks.
  4. Cliquez sur Suivant pour accéder à la page Galerie de modèles .
    Choisissez ensuite un modèle vierge ou préconçu.
En savoir plus sur l'aperçu des modèles, l'organisation de ceux-ci, la création de dossiers de modèles et bien d'autres sujets.

Comment personnaliser les Conditions générales pour les factures, devis ou commandes ?

Les Conditions générales constituent un champ défini par le système dans la catégorie des champs spéciaux, disponible exclusivement pour les modules de stocks. Ce champ vous permet d'inclure les règles et directives que votre organisation suit dans les factures, devis, commandes de vente et bons de commande avant de les partager avec vos partenaires commerciaux.

Vous pouvez personnaliser la valeur de ce champ en suivant les étapes ci-dessous :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Modules et champs > Devis/Factures/Commande de vente/Bon de commande.
  3. Dans le champ Conditions générales , cliquez sur l'icône Plus > Paramètres > Modifier les propriétés.
  4. Dans le champ Modifier les propriétés : spécifiez les conditions dans la zone de texte Valeur.
  5. Cliquez sur Fait.

Quels types de modèles différents puis-je créer avec les modèles de stocks ?

Avec la fonctionnalité de modèles de stocks, vous pouvez créer des modèles personnalisés pour les devis, commandes de vente, factures et bons de commande. En savoir plus sur la création de modèles à partir des ressources ci-dessous :

Puis-je modifier le champ de numérotation automatique pour les devis et factures ?

Non, vous ne pouvez pas modifier le champ de numérotation automatique pour les devis et factures. Cependant, vous pouvez créer votre propre champ de numérotation automatique et masquer les champs Numéro de devis et Numéro de facture. Vous pouvez utiliser le champ personnalisé que vous créez dans le modèle d'e-mail de devis ou de facture. Voir aussi Modèles de stocks

Pour créer un champ de numérotation automatique pour un module donné,
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs > Modules.
  3. Choisissez le module souhaité.
  4. Si le module comporte plusieurs mises en page, cliquez sur Mise en page.
  5. Dans la page Mise en page, glissez-déposez le champ de numérotation automatique. Mettez à jour les numéros/valeurs que vous souhaitez dans ce champ.
  6. Cliquez sur Enregistrer la mise en page.
Remarque : Le champ de numérotation automatique est masqué lors de la création ou de la modification d'un enregistrement.

Voici une capture d'écran du champ Numérotation automatique pour Devis. Vous pouvez suivre ces étapes pour Factures également.



Pour masquer des champs
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les droits Administrateur.
  2. Accédez à Paramètres > Personnalisation > Modules et champs > Modules.
  3. Choisissez le module correspondant et cliquez sur Mise en page.
  4. Dans la page Mise en page, survolez le champ que vous souhaitez masquer.
  5. Cliquez sur Paramètres (icône d'engrenage) sur le côté droit du champ.
  6. Cliquez sur Permissions du module et définissez la permission requise en sélectionnant les profils qui doivent avoir accès au module.
  7. Sélectionnez Ne pas afficher pour les champs que vous souhaitez masquer pour un profil utilisateur spécifique.
          
8. Cliquez sur Enregistrer.

NotesRemarque : Les champs qui ont été définis comme obligatoires par le système ne peuvent pas être masqués.

Comment ajouter des Conditions générales communes pour les enregistrements d'inventaire ?

Certaines organisations utilisent un ensemble commun de directives et de conditions de service pour chaque service ou produit qu'elles vendent. Il serait logique de définir une valeur commune dans le champ Conditions générales qui s'applique à l'ensemble de l'organisation.

Pour définir une valeur commune pour le champ Conditions générales :
  1. Accédez à Paramètres > Personnalisation > Modules et champs > Devis.
  2. Survolez Conditions générales > Modifier les propriétés.
  3. Dans la page Modifier les propriétés, cliquez sur le lien Modifier correspondant au champ Conditions générales.
  4. Spécifiez les conditions générales dans Valeurs zone de texte sous Propriétés multi-lignes.
                    
5. Cliquez sur Terminé.

Vous pouvez faire cela pour les Bons de commande, les Factures, les Devis et les Commandes clients. En procédant ainsi, tous les enregistrements du module auront les Conditions générales par défaut que vous avez spécifiées.

Où puis-je trouver les détails du Prix unitaire, de la Quantité en stock et du Total après remise dans l'article ?

Une fois qu'un article est ajouté aux Devis, Factures et Commandes, la Quantité en stock et le Prix unitaire du produit peuvent être vus en survolant Nom du produit/ Code du produit dans l'article.



Pour afficher le Montant total après remise dans l'article, survolez Remise.


Comment les informations de stock d'un produit sont-elles mises à jour automatiquement ?

Les représentants commerciaux doivent être conscients du stock disponible en inventaire avant de confirmer une réservation auprès du client. Lorsqu'une réservation est effectuée manuellement, ils peuvent vérifier et informer le client et l'équipe de gestion des stocks si le stock s'épuise. Cependant, dans les cas où le traitement des commandes est effectué via des systèmes automatisés, il est important d'avoir un moyen selon lequel il n'y a pas de dépendance vis-à-vis des mises à jour manuelles et le système met à jour automatiquement l'inventaire en fonction de différents facteurs.

Pour faciliter cela, nous disposons d'un système automatique pour mettre à jour les informations de stock en fonction de ces trois facteurs :
  1. quantité en stock
  2. quantité demandée
  3. quantité commandée
Quantité en stock
La quantité en stock s'ajuste en fonction des détails de la facture et de la commande d'achat, comme suit :
  1. La quantité en stock augmente lorsqu'une commande d'achat est livrée.
  2. La quantité en stock diminue lorsqu'une commande d'achat déjà livrée est annulée.
  3. La quantité en stock diminue lors de la création d'une facture (cela inclut la conversion d'un devis ou d'une commande client en facture).
  4. La quantité en stock augmente lors de l'annulation d'une facture.
Quantité demandée
La quantité demandée s'ajuste en fonction de l'état des commandes client, comme suit :
  1. La quantité demandée augmente lorsqu'une commande client est créée.
  2. La quantité demandée diminue lorsqu'une commande client est livrée ou annulée.
  3. La quantité demandée diminue également lorsqu'une commande client est convertie en facture. Le statut de la commande client ainsi convertie passe automatiquement à « livrée ».
La quantité commandée s'ajuste en fonction de l'état des commandes d'achat, comme suit :
  1. La quantité commandée augmente lorsqu'une commande d'achat est créée.
  2. La quantité commandée diminue lorsqu'une commande d'achat est livrée ou annulée.
Lisez cet exemple pour bien comprendre la logique ci-dessus.

Comment ajouter des produits à un devis, une facture ou une commande ?

Vous pouvez ajouter les détails de produits à un devis, une facture et une commande en ajoutant des articles à ces enregistrements dans les modules respectifs. Les produits répertoriés dans le module Produits s'affichent pour vous permettre de sélectionner le produit approprié. Vous pouvez également créer un nouveau produit à partir de là.



Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour ajouter des produits à une commande d'achat, une commande client ou une facture.

Comment rechercher des produits lors de l'ajout d'articles ?

Pour créer une commande, une facture ou un devis pour un produit, vous les ajoutez à l'onglet Articles. Lors de l'ajout d'un produit, vous pouvez facilement trouver le produit souhaité dans la liste en entrant au moins 1 caractère du Nom du produit ou du Code du produit dans Sélectionner des produits.
En savoir plus sur l'ajout d'articles dans les commandes client, factures, commandes d'achat et devis.

Puis-je modifier les valeurs de taxe ou de remise pour un article ajouté à une ligne de produit ?

Oui, vous pouvez.
Pour modifier la taxe ou la remise, survolez la valeur avec la souris et cliquez sur l'icône Modifier qui apparaît au survol, puis modifiez les valeurs. La modification de la valeur d'un produit entraîne automatiquement la modification des valeurs connexes en conséquence.


Puis-je modifier l'ordre des articles dans un devis ou une commande d'achat ?

Oui, vous pouvez réorganiser les articles dans un module d'inventaire à tout moment. Pour réorganiser les articles, faites-les simplement glisser-déposer à l'endroit souhaité.

Je souhaite inclure le prix catalogue d'un barème tarifaire pour un produit dans un devis. Comment faire ?

Pour inclure le prix catalogue d'un barème tarifaire pour un produit dans un devis, suivez ces étapes :
  • Survolez la valeur du prix catalogue avec la souris et cliquez sur l'icône de recherche du barème tarifaire.
  • Choisissez le barème tarifaire requis et cliquez sur Ajouter.
Les remises et le prix catalogue correspondant seront ajoutés au produit.

Combien d'articles peuvent être ajoutés à un devis ou à tout autre module d'inventaire ?

Vous pouvez ajouter un maximum de 200 articles à un devis, une commande d'achat, une commande client ou une facture.

Comment modifier la valeur ou le pourcentage de la remise ?

Pour modifier une remise, survolez la valeur de la remise avec la souris et cliquez sur l'icône Modifier qui apparaît au survol.

Pour modifier une valeur de remise au total général, cliquez sur Remise champ de texte plutôt que sur l'étiquette « Remise ».

Comment appliquer des ajustements négatifs au total ?

Pour appliquer des ajustements négatifs au total, tapez simplement la valeur précédée d'un signe moins (-). Par exemple (-1500)

Puis-je modifier les décimales arrondies qui apparaissent dans une valeur de devise ?

Oui, vous pouvez modifier les décimales arrondies qui apparaissent dans une valeur de devise en modifiant les paramètres de devise correspondants.
  1. Cliquez sur Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Devises.
  2. Cliquez sur Personnaliser à côté de Format zone de texte et modifier le nombre de décimales.

J'ai d'autres champs ajoutés à la section Détails du produit. Les nouvelles mises à jour du module inventaire affecteront-elles ces données ?

Non. Les mises à jour dans les modules d'inventaire n'affecteront aucune de vos données existantes. Notez cependant que vous ne pourrez pas ajouter d'autres sections à la section Détails du produit à l'avenir.

Comment puis-je voir des informations supplémentaires sur un produit lors de son ajout à une ligne d'inventaire ?

Lorsque vous ajoutez des lignes d'article dans la fenêtre Choisir les produits, vous devez saisir au moins un caractère du nom du produit ou du code produit pour rechercher le produit souhaité.
Lors de votre recherche, pointez votre souris sur l'icône Info à côté du produit. Vous verrez une vue de carte de visite qui affiche des informations supplémentaires sur le produit.

Comment puis-je créer des devis dans différentes devises ?

Vous pouvez créer des devis dans différentes devises uniquement si vous avez activé la fonctionnalité de multi-devise dans votre compte. Voir aussi Multi-devise.

Pour ajouter des devises :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Paramètres > Général > Paramètres de l'entreprise.
  3. Dans la page Détails de l'entreprise, cliquez sur Devises.
  4. Sous la section Devises, cliquez sur Ajouter
  5. sélectionnez le pays dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un produit ?

Vous ne pouvez pas supprimer un produit s'il est lié à un enregistrement de facture ou de devis. Pour supprimer des produits, vous devez dissocier les produits du devis ou de la facture existants.

Puis-je convertir une commande client en commande fournisseur ?

Non, vous ne pouvez pas convertir une commande client en commande fournisseur.

Vous êtes autorisé à convertir une commande client en facture. En savoir plus sur la façon de convertir une commande client en facture.

Puis-je créer une facture pro forma à partir de Zoho CRM ?

Une facture pro forma, également connue sous le nom de devis commercial, peut être envoyée à partir du module Devis de Zoho CRM. Une facture pro forma ou un devis commercial est un accord juridiquement contraignant entre le client et l'entreprise pour livrer les produits demandés dans le délai stipulé au prix finalisé. Vous pouvez créer des devis pour différents produits, services ou fournisseurs et les stocker dans le module Devis.

Vous pouvez créer des devis comme suit :
  1. Cliquez sur Créer un devis dans le module Devis.
  2. Entrez les détails du devis dans la page Créer un devis.
  3. Cliquez sur Ajouter des lignes d'article dans le module Détails du produit section.
  4. Recherchez le produit requis dans la liste déroulante de la fenêtre contextuelle Choisir les produits.
  5. Entrez la quantité souhaitée pour le produit choisi.
  6. Une fois que vous avez ajouté toutes les lignes de produits, cliquez sur Ajouter des produits pour les ajouter au devis. Tous les détails requis pour la ligne d'article choisie, notamment les taxes, les remises du tarif et les descriptions de produits, seront remplis automatiquement.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Comment puis-je créer et envoyer des factures ?

Une facture est un document de facturation émis par un fournisseur à un client pour les biens ou services qu'il a commandés. Elle contient généralement le numéro de référence de la commande d'achat, la date, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, les conditions de paiement et les lignes d'article (produits ou services) avec les quantités et les prix de chacun.
Vous pouvez créer une facture dans CRM soit en clonant une facture existante, soit en remplissant les détails dans le formulaire de création de facture.

 Pour créer une facture manuellement

    Étape 1 : Cliquez sur l'icône (+) Créer une facture dans le module Factures.

    2. Saisissez les détails de la facture dans la Créer une facture page.

    3. Cliquez sur Ajouter un article dans la Détails du produit section.
    Notez que vous pouvez ajouter jusqu'à 200 articles à une facture.

    4. Une fois que vous avez ajouté tous les articles de produit, cliquez sur Ajouter des produits pour les ajouter à la facture.

    5. Cliquez sur Enregistrer. 

Pour dupliquer une facture

    1. Cliquez sur la facture que vous souhaitez dupliquer dans l'onglet Factures.

    2. Cliquez sur l'icône Plus (…) dans la page Détails de la facture et sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant.

    3. Modifiez les détails requis dans la page Dupliquer la facture page.

    4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également convertir un devis ou un bon de commande directement en facture en cliquant sur le bouton Convertir dans la page de détails de l'enregistrement du devis ou du bon de commande.

Une fois la facture créée, vous pouvez soit l'exporter au format PDF, soit la partager par e-mail.

Comment ajouter notre propre numéro de facture dans les Factures ?

Vous pouvez ajouter votre numéro de facture en créant votre propre champ de numérotation automatique et en masquant le champ Numéro de facture existant. Vous pouvez ensuite utiliser ce champ personnalisé dans le modèle de facture pour afficher le numéro de facture personnalisé. Voir aussi Modèles d'inventaire.

Pour créer un champ de numérotation automatique
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Paramètres > Personnalisation > Modules et champs.
  3. Sélectionnez le module souhaité dans la liste déroulante.
  4. Dans la page Liste des champs, cliquez sur + Créer et modifier les champs.
  5. Dans la page Nouveau champ personnalisé, effectuez les opérations suivantes :
    • Dans la section Sélectionner le type de champ, sélectionnez Numérotation automatique.
    • Dans la section Fournir les détails du champ, saisissez les détails relatifs au champ.
      Vous pouvez également créer les champs pour les enregistrements existants.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
NotesRemarque : Vous devez créer un champ avec un nom unique.
Masquer des champs
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges Administrateur.
  2. Cliquez sur Paramètres > Personnalisation > Modules et champs.
  3. Sélectionnez le Module dans la liste déroulante.
  4. Dans la page Mise en page, glissez-déposez les champs dans la section Liste des champs supprimés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Pourquoi le champ Grand Total dans un modèle Inventaire n'affiche-t-il pas les valeurs de l'enregistrement ?

  1. Les champs de fusion sont utilisés lorsque la valeur d'un champ particulier change constamment. Le champ Grand Total est un champ défini par le système qui affiche des données en fonction de la valeur du champ de fusion dans un enregistrement. Si la valeur n'est pas récupérée avec succès malgré son apparition dans l'enregistrement, assurez-vous que le module ne possède pas de champ personnalisé portant le même nom « Grand Total ».