FAQ : Devises multiples

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Qu'est-ce qu'une devise de base dans Zoho CRM ?

Devise de base est la devise principale que votre organisation utilise pour ses activités commerciales. Il s'agit généralement de la devise utilisée pour générer les rapports annuels et calculer les revenus de l'entreprise. La fonctionnalité de devise de base est particulièrement pertinente pour les entreprises multinationales qui exercent leurs activités dans plusieurs devises, comme une entreprise ayant des bureaux au Japon, en Inde et en Espagne, mais dont le siège social est aux États-Unis. Les chiffres financiers de cette entreprise sont exprimés en dollars américains, la devise de base est donc le dollar américain. En d'autres termes, une devise de base est la devise utilisée par une entreprise pour ses opérations financières dans le monde entier.

Qu'est-ce que la multi-devise et pourquoi en ai-je besoin dans mon compte ?

La fonctionnalité multi-devise dans Zoho CRM vous aide à gérer facilement les transactions commerciales sur le marché mondial. Si vous travaillez régulièrement avec des clients et des fournisseurs internationaux, la multi-devise facilitera les achats et ventes internationaux. Par exemple, si votre entreprise exerce ses activités en Australie, en Afrique du Sud, en Europe, en Inde, au Japon, et à Singapour, mais que le siège social de l'entreprise est au Royaume-Uni, votre devise de base est la livre sterling, mais les transactions sont effectuées dans les devises de ces autres pays.

Dans votre compte CRM, vous avez la possibilité d'activer la fonctionnalité de devises multiples dans lesquelles votre entreprise exerce ses activités. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez choisir les taux de change pour vous assurer que toutes les informations financières sont correctes. Pour vos enregistrements, cette fonctionnalité peut également estimer automatiquement la valeur d'une transaction en utilisant votre devise de base et la devise locale du client.

Avec le support multi-devise dans Zoho CRM, vous pouvez :

Générer et consulter des rapports dans la devise de votre organisation.
Importer un seul fichier contenant des données avec des valeurs dans plusieurs devises.

Avantages de l'utilisation de la multi-devise :

Éliminer les complexités dans les entreprises multinationales.
Consolider facilement les données financières provenant de plusieurs emplacements commerciaux.
Minimiser les conversions manuelles et améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation.
Générer et partager des rapports détaillés sur les transactions multi-devise.
Terminologies liées aux taux de change et à l'utilisation de plusieurs devises.

Qu'est-ce qu'une devise active ?

Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs devises à votre compte CRM dans lesquelles votre entreprise exerce ses activités. La liste des devises actives énumère toutes les devises actuellement disponibles dans votre CRM.

Qu'est-ce qu'une devise inactive ?

Si vous cessez d'exercer vos activités dans une certaine devise, vous pouvez désactiver la devise spécifiée dans votre compte CRM en modifiant leur statut dans la plateforme. Les devises spécifiées seront désormais inactives.

Qu'est-ce qu'un taux de change ?

Un taux de change est le taux actuel du marché utilisé pour convertir une devise en une autre. Par exemple, 1 dollar américain équivaut à 82,7* roupies indiennes. Cela signifie que pour 82,7* roupies indiennes, vous obtiendrez 1 dollar américain, ce qui est le taux de change actuel pour ces deux devises. Le taux de change varie pour chaque devise et change continuellement en fonction du marché.

Dans votre compte CRM, le taux de change est utilisé pour convertir un montant d'une devise à la devise de base utilisée par votre organisation.

*Les taux de change des devises changent continuellement, ces informations sont fournies à titre de représentation uniquement.

Qu'est-ce qu'une devise d'enregistrement ?

Il s'agit de la devise de chaque enregistrement individuel. Toutes les valeurs de devise pour un enregistrement seront basées sur la devise d'enregistrement sélectionnée. Par exemple, lors de la création d'une transaction, vous pouvez ajouter n'importe quelle devise à l'enregistrement dans laquelle l'affaire sera conclue.

Comment activer la multi-devise dans mon compte ?

Les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur doivent d'abord activer cette fonctionnalité en ajoutant une devise de base.

Veuillez noter qu'une fois activée, vous ne pouvez pas désactiver la fonctionnalité multi-devise.

À l'activation :

Le système prendra un certain temps pour appliquer votre devise de base en tant que devise d'enregistrement pour tous les enregistrements existants du compte CRM.
Tous les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur recevront un e-mail les informant que la fonctionnalité multi-devise est activée dans le compte CRM de l'organisation.
Les taux de change pour les enregistrements existants seront, par défaut, définis comme 1.
Le champ Paramètres régionaux de devise ne sera pas disponible sous Configuration > Général > Détails de l'entreprise.

Pour activer la multi-devise et définir une devise de base :

Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise.
Sur la page Paramètres de l'entreprise, accédez à l'onglet Devises.
Sélectionnez la Devise de base dans la liste déroulante.
Notez que la devise de base ne peut pas être modifiée. Le format de la devise sélectionnée s'affichera.
Cliquez sur Personnaliser pour modifier les éléments suivants :

Sélectionnez le Millier Séparateur dans la liste déroulante.
Sélectionnez le Décimal Décimales dans la liste déroulante.
Sélectionnez le Séparateur Décimal dans la liste déroulante.
Cliquez sur OK.

Cliquez sur Confirmer.

Comment modifier la devise de base ?

La devise de base ne peut être spécifiée que lorsque la fonctionnalité multi-devises est activée et ne peut pas être modifiée une fois définie.

C'est parce que la modifier aurait des conséquences sur les enregistrements existants. Cependant, si vous souhaitez toujours modifier votre devise de base, veuillez noter que :

La devise des enregistrements existants sera définie sur la nouvelle devise de base. Les valeurs de devise existantes ne seront pas converties, la même valeur sera conservée mais dans la nouvelle devise de base.
Les devises configurées dans la fonctionnalité multi-devises seront supprimées et seule la nouvelle devise de base sera disponible. Comme les taux de change sont définis en fonction de la devise de base, modifier la devise de base rend ces taux de change invalides.
Si vous acceptez ces conditions, envoyez un e-mail à support@zohocrm.com à partir de l'adresse e-mail principale de votre compte Zoho CRM. Nous réinitialiserons la fonctionnalité multi-devises depuis le backend et vous pourrez ensuite définir votre nouvelle devise de base dans votre compte.

Comment ajouter une devise dans Zoho CRM ?

Vous pouvez modifier la devise selon les besoins de votre organisation. Par défaut, la devise est définie en dollar américain. Cependant, l'utilisateur (ou les utilisateurs) disposant du privilège Administrateur peuvent suivre les étapes ci-dessous pour modifier les paramètres de devise :

Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec le privilège Administrateur.
Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise.
Sur la page Paramètres de l'entreprise, accédez à Devises.

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle devise, cliquez sur Ajouter et sélectionnez une devise dans la liste déroulante.
Personnalisez le format et ajoutez le taux de change actuel pour la devise.

Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez avoir jusqu'à 50 devises actives à la fois avec l'édition Ultimate de Zoho CRM.

Cliquez sur ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités disponibles dans les différentes éditions de CRM.

Que se passera-t-il si je désactive une devise actuellement utilisée ?

Lorsque vous désactivez une devise, elle ne sera plus disponible à l'utilisation. Après la désactivation :

Les nouveaux enregistrements ne peuvent pas être créés à l'aide des devises désactivées. Cependant, vos enregistrements existants peuvent toujours utiliser la devise désactivée.
La devise ne sera pas supprimée.
La devise désactivée sera disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.

Que se passe-t-il pour le champ Paramètres régionaux de devise sous Détails de l'entreprise après l'activation de la fonctionnalité multi-devises ?

Une fois que vous activez la fonctionnalité multi-devises, le champ Paramètres régionaux de devise sous Détails de l'entreprise ne sera pas disponible.

Il vous redirigera vers l'onglet Devises. La devise de base que vous avez définie lors de l'activation de la fonctionnalité multi-devises sera utilisée à la place.

Comment implémenter plusieurs devises dans mes formulaires web ?

Vous pouvez implémenter plusieurs devises dans vos formulaires web dans deux scénarios différents :

1. Les devises sous forme de liste déroulante dans le formulaire web.

Le visiteur peut sélectionner la devise requise lors du remplissage du formulaire web.
Si vous incluez le champ de devise dans votre formulaire web, le visiteur du site peut sélectionner la devise et spécifier le montant, puis ajouter ce montant à Zoho CRM. Une fois que vous avez publié un formulaire web, le champ de devise sera disponible sous forme de liste déroulantecomportant toutes les devises actives.

soumis ce formulaire, le champ de devise devient disponible dans l'enregistrement sous forme de liste déroulante comportant toutes les devises actives ajoutées dans votre compte CRM

2. Les devises comme champ masqué avec une valeur spécifiée dans le formulaire web.
Pour cela, vous devez inclure le champ de devise lors de la génération du formulaire web. Lorsque la valeur masquée est spécifiée, tous les enregistrements générés via ce formulaire web auront la devise spécifiée en place. Dans le code HTML généré, vous devez remplacer ce code pour le champ de devise:
<select name='Currency'><option value='USD'>USD</option><option value='INR'>INR</option> </select>

Remplacez-le par ce code :
<input type="hidden" name="Currency" value="USD"/>.

Pour cet exemple, nous avons remplacé les différentes options de devise par l'USD. Vous pouvez choisir n'importe quelle devise pour laquelle vous souhaitez que la valeur soit reflétée dans vos enregistrements lorsqu'un formulaire web est soumis.

Puis-je modifier la devise des enregistrements ?

Oui, vous pouvez modifier la devise des enregistrements dans Zoho CRM. Cependant, cela est soumis à certaines conditions.

1. Si vous n'avez pas activé la multi-devise dans votre compte CRM :

Vous pouvez modifier la devise par défaut dans Informations de localisation sous Paramètres > Général >

Paramètres de l'entreprise > Informations de localisation > Gérer les devises multiples. Sélectionnez la devise de votre choix.

La devise que vous définissez s'appliquera à tous les enregistrements du CRM.

2. Si vous avez activé la multi-devise dans votre compte CRM :

Vous pouvez modifier la devise d'un enregistrement individuel en le modifiant.

Accédez à votre Module et sélectionnez un enregistrement.
Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Modifier.
Sélectionnez la devise souhaitée dans la liste déroulante des devises.
Cliquez sur Enregistrer.

La devise est maintenant mise à jour pour cet enregistrement individuel.

Remarque : vous ne pouvez pas mettre à jour en masse la devise d'un groupe d'enregistrements.

J'ai placé une demande pour modifier la devise de base, mais elle n'a pas été confirmée. Pourquoi ?

Nous avons restreint les modifications de la devise de base une fois qu'elle a été définie, car cela affecte tous vos enregistrements existants.

Si la devise des enregistrements existants doit être définie sur une nouvelle devise de base, les valeurs de devise existantes des enregistrements ne seront pas modifiées, seuls les nouveaux enregistrements auront cette nouvelle devise de base. Si vous avez demandé une modification de votre devise de base pour votre compte CRM et qu'elle n'a pas été confirmée, il peut s'agir d'un problème d'infrastructure ou technique. Pour mieux comprendre la situation, veuillez contacter l'équipe d'assistance en envoyant un e-mail à support@zohocrm.com. Ils pourront vous aider..

Combien de devises peuvent être utilisées dans Zoho CRM

Les administrateurs peuvent ajouter autant de devises qu'ils le souhaitent au compte CRM de l'organisation. Cependant, seules 50 devises peuvent être actives à la fois dans l'édition Ultimate de Zoho CRM. Le nombre de devises actives dans votre compte CRM varie en fonction des éditions payantes de Zoho CRM.

Cliquez sur ici pour plus de détails.

Quels sont les éléments importants que je dois connaître avant d'activer la multi-devise ?

Gardez ces points à l'esprit avant d'activer la multi-devise dans votre compte :

La fonctionnalité multi-devise est disponible pour toutes les éditions payantes de Zoho CRM.
Seuls les utilisateurs disposant du profil Administrateur peuvent activer cette fonctionnalité et ajouter des devises.
Une fois activée, la fonctionnalité multi-devise ne peut pas être désactivée.
Après l'activation, votre devise de localisation sera modifiée en votre devise de base. Vous pouvez la trouver sous Paramètres > Détails de l'entreprise > Informations de localisation.
L'administrateur peut ajouter des devises et les activer dans le compte CRM en fonction de l'édition CRM qu'il utilise. Par exemple, dans l'édition Ultimate, vous pouvez utiliser 50 devises actives à la fois. Cliquez sur ici pour vérifier la disponibilité des fonctionnalités pour chaque édition.
Vous ne pouvez pas mettre à jour en masse la devise des enregistrements.
Les prévisions ne peuvent être effectuées que dans la devise de base.

Comment puis-je supprimer les devises que je n'utilise pas ?

Vous ne pouvez pas supprimer les devises que vous n'utilisez pas. En tant qu'administrateur, vous pouvez uniquement désactiver les devises.

Lorsque vous désactivez une devise :

Les nouveaux enregistrements ne peuvent pas être créés avec une devise désactivée. Cependant, vous pouvez conserver les enregistrements existants qui utilisent la devise désactivée.
La devise désactivée sera disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.

Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur la multi-devise est informative. Si vous avez encore des questions sans réponse, veuillez nous le faire savoir ici. Nous serions ravis d'en discuter avec nos experts métier et de les ajouter à l'avenir. N'oubliez pas de partager votre avis ci-dessous.