FAQ : Devises multiples

FAQ : Devises multiples

Qu'est-ce qu'une devise principale dans Zoho CRM ?

La devise principale est celle que votre organisation utilise pour ses activités. Il s'agit généralement de la devise utilisée pour générer les rapports annuels et calculer les recettes de la société. La fonctionnalité de devise principale est plus pertinente pour les multinationales qui font des affaires dans plusieurs devises. Par exemple, une société avec des bureaux au Japon, en Inde et en Espagne, mais dont le siège social se trouve aux États-Unis. Les données financières de cette société sont exprimées en dollars américains ; la devise principale est donc le dollar américain. En d'autres termes, la devise principale est la devise utilisée par une société pour ses opérations financières dans le monde entier.


Qu'est-ce que la fonctionnalité de devises multiples et pourquoi en ai-je besoin sur mon compte ?

La fonctionnalité de devises multiples dans Zoho CRM vous permet de gérer facilement les transactions commerciales sur le marché mondial. Si vous négociez régulièrement avec des clients et des fournisseurs du monde entier, les devises multiples faciliteront vos achats et vos ventes à l'échelle internationale. Par exemple, si votre société exerce ses activités en Australie, en Afrique du Sud, en Europe, en Inde, au Japon et à Singapour, mais que son siège social est en Grande-Bretagne, votre devise principale est la livre britannique, mais les transactions sont effectuées dans les devises de ces autres pays.

Dans votre compte CRM, vous avez la possibilité d'activer la fonctionnalité de devises multiples dans lesquelles votre société exerce ses activités. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez choisir les taux de change pour vous assurer que toutes les informations financières sont correctes. Pour vos enregistrements, cette fonctionnalité peut également estimer automatiquement la valeur d'une transaction en utilisant votre devise principale et la devise locale du client.
Grâce à la prise en charge des devises multiples dans Zoho CRM, vous pouvez :
  • Générer et afficher des rapports dans la devise de votre organisation.
  • Importer un seul fichier qui contient des données avec des valeurs dans plusieurs devises.
 
Avantages de l'utilisation de devises multiples :
  • Élimination des complexités dans les entreprises multinationales.
  • Consolidation facilitée des données financières issues des différents sites de la société.
  • Minimisation du nombre de conversions manuelles et automatisation de l'efficacité.
  • Génération et partage de rapports détaillés sur les transactions en devises multiples.
  • Terminologie relative aux taux de change et à l'utilisation de plusieurs devises.

 

Qu'est-ce qu'une devise active ?

Vous pouvez ajouter à votre compte CRM de nombreuses devises dans lesquelles votre société fait des affaires. La liste des devises actives indique toutes les devises actuellement disponibles dans votre CRM.

 

 


Qu'est-ce qu'une devise inactive ?  

Si vous arrêtez de faire des affaires dans une certaine devise, vous pouvez désactiver la devise concernée dans votre compte CRM en modifiant son statut sur la plateforme. Les devises spécifiées deviendront alors inactives.


 


Qu'est-ce qu'un taux de change ?  

Un taux de change est le taux de marché actuel utilisé pour changer une devise en une autre. Par exemple, 1 dollar américain est égal à 82,7 roupies indiennes*. Cela signifie que pour 82,7* roupies indiennes, vous recevrez 1 dollar américain ; il s'agit du taux de change actuel de ces deux devises. Le taux de change varie pour chaque devise et évolue constamment en fonction du marché.  
Dans votre compte CRM, le taux de change est utilisé pour convertir un montant exprimé dans une certaine devise dans la devise principale utilisée par votre organisation.

*Les taux de change des devises changent constamment ; ces informations sont fournies à titre indicatif uniquement.


Qu'est-ce qu'une devise d'enregistrement ?  

Il s'agit de la devise utilisée pour un enregistrement individuel. Toutes les valeurs de devise pour un enregistrement sont déterminées en fonction de la devise de l'enregistrement sélectionnée. Par exemple, lors de la création d'une transaction, vous pouvez ajouter n'importe quelle devise à l'enregistrement dans lequel l'activité sera réalisée.



Comment activer la fonctionnalité des devises multiples sur mon compte ?

Les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur doivent au préalable activer cette fonctionnalité en ajoutant la devise principale.
Notez qu'une fois cette fonctionnalité activée, vous ne pouvez plus la désactiver.

Lors de l'activation :
  • Le système prend un moment pour appliquer votre devise principale comme devise d'enregistrement pour tous les enregistrements existants dans le compte CRM.
  • Tous les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur reçoivent un e-mail les informant que la fonctionnalité de devises multiples est activée dans le compte CRM de l'organisation.
  • Les taux de change pour les enregistrements existants sont définis sur 1 par défaut.
  • Le champ Currency Locale n'est pas disponible lorsque vous accédez à Setup > General > Company Details.
Pour activer la fonctionnalité de devises multiples et définir une devise principale :
  1. Cliquez sur Setup > General > Company Details.
  2. Sur la page Company Details, accédez à l'onglet Currencies.
  3. Sélectionnez la devise principale requise dans la liste déroulante Home Currency.
    Notez que la devise principale ne peut pas être modifiée. Le format de la devise sélectionnée s'affiche.
  4. Cliquez sur le lien Customize pour modifier ce qui suit :
    • Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Thousand Separator.
    • Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Decimal Places.
    • Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Decimal Separator.
    • Cliquez sur OK.
  1. Cliquez sur Confirm.
 
 
 
 

 

Comment modifier la devise principale ?

La devise principale ne peut être spécifiée que lorsque la fonctionnalité de devises multiples est activée et ne peut plus être modifiée une fois qu'elle est définie.  


   

Cela est dû au fait que sa modification aurait des conséquences pour les enregistrements existants. Toutefois, si vous souhaitez quand même modifier votre devise principale, notez bien que :  
  • La devise des enregistrements existants sera définie sur la nouvelle devise principale. Les valeurs de devise existantes ne seront pas converties ; la même valeur sera conservée, mais associée à la nouvelle devise principale.
  • Les devises configurées dans la fonctionnalité de devises multiples seront supprimées et seule la nouvelle devise principale sera disponible. Comme les taux de change sont définis en fonction de la devise principale, le changement de la devise principale invalide ces taux de change.
  • Si vous acceptez ces conditions, envoyez un e-mail à support@zohocrm.com à partir de l'adresse e-mail principale de votre compte Zoho CRM. Nous réinitialiserons la fonctionnalité de devises multiples depuis le back-end et vous pourrez alors définir une nouvelle devise principale dans votre compte.

 

Comment ajouter une devise dans Zoho CRM ?

Vous pouvez modifier la devise en fonction des besoins de votre organisation. Par défaut, la devise est définie sur le dollar américain. Toutefois, les utilisateurs disposant des privilèges Administrateur peuvent suivre les étapes ci-dessous pour modifier les paramètres de devise :
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.

  2. Cliquez sur Setup > General > Company Details.

  3. Sur la page Company Details, accédez à Currencies.

  1. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle devise, cliquez sur Add et sélectionnez une devise dans la liste déroulante.

  2. Personnalisez le format et ajoutez le taux de change actuel pour la devise.

  1. Cliquez sur Save.

 

Avec l'édition Ultime de Zoho CRM, vous pouvez activer jusqu'à 50 devises à la fois.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités disponibles dans les différentes éditions de CRM.

 


Que se passe-t-il si je désactive une devise en cours d'utilisation ?

Lorsque vous désactivez une devise, elle n'est plus disponible pour être utilisée. Après la désactivation :
  • Les nouveaux enregistrements ne peuvent plus être créés à l'aide des devises désactivées. Cependant, vos enregistrements existants peuvent toujours utiliser la devise désactivée.
  • La devise n'est pas supprimée.
  • La devise désactivée est disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.


 

Qu'advient-il du champ Currency Locale sous Company Details après l'activation de la fonctionnalité de devises multiples ?

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité de devises multiples, le champ Currency locale sous Company Details n'est plus disponible.
Il vous redirige vers l'onglet Currencies. La devise principale que vous avez définie lors de l'activation de la fonctionnalité de devises multiples sera utilisée à la place.

 

Comment appliquer plusieurs devises dans mes formulaires Web ?  

Vous pouvez appliquer plusieurs devises dans vos formulaires Web dans deux scénarios différents :

1. Devises sous la forme d'une liste déroulante dans le formulaire Web. 
Le visiteur peut sélectionner la devise requise lorsqu'il remplit le formulaire Web.
Si vous incluez le champ de devise dans votre formulaire Web, le visiteur du site Web peut sélectionner la devise, spécifier le montant et ajouter ce montant à Zoho CRM. Une fois que vous avez publié un formulaire Web, le champ de devise est disponible sous la forme d'une liste déroulante contenant toutes les devises actives.
Lorsque ce formulaire est soumis, le champ de devise devient disponible dans l'enregistrement sous la forme d'une liste déroulante contenant toutes les devises actives ajoutées dans votre compte CRM

2. Devises sous la forme d'un champ masqué avec une valeur spécifiée dans le formulaire Web.
Pour cela, vous devez inclure le champ de devise lors de la génération du formulaire Web. Lorsque la valeur masquée est spécifiée, tous les enregistrements générés via ce formulaire Web afficheront la devise spécifiée. Dans le code HTML généré, vous devez remplacer ce fragment de code pour le champ de devise :
<select name='Currency'><option value='USD'>USD</option><option value='INR'>INR</option> </select>

Remplacez-le par le fragment de code suivant :
<input type="hidden" name="Currency" value="USD"/>.
Dans cet exemple, nous avons remplacé les différentes options de devise par USD. Vous pouvez choisir n'importe quelle devise dans laquelle vous souhaitez que la valeur soit reflétée dans vos enregistrements lorsqu'un formulaire Web est soumis.

 

Puis-je modifier la devise des enregistrements ?  

Oui, vous pouvez modifier la devise des enregistrements dans Zoho CRM. Toutefois, cela est soumis à certaines conditions.
 
1. Si vous n'avez pas activé la fonctionnalité de devises multiples dans votre compte CRM :
Vous pouvez modifier la devise par défaut dans Locale Information sous Setup > General >
Company Details > Locale Information > Manage Multiple Currencies. Sélectionnez la devise de votre choix.
 

 

La devise que vous définissez s'appliquera à tous les enregistrements dans CRM.
 
2. Si vous avez activé la fonctionnalité de devises multiples dans votre compte CRM :
Vous pouvez modifier la devise d'un enregistrement individuel.
  1. Accédez à votre module et sélectionnez un enregistrement.
  2. Sur la page Détail de l'enregistrement, cliquez sur Edit.
  3. Sélectionnez la devise souhaitée dans la liste déroulante des devises.
  4. Cliquez sur Save. 
La devise est alors mise à jour pour cet enregistrement individuel.

 


Remarque : vous ne pouvez pas mettre à jour la devise d'un groupe d'enregistrements en masse.

 


J'ai effectué une demande de modification de la devise principale, mais elle n'a pas été confirmée. Pourquoi ?  

Nous avons restreint la possibilité d'apporter des modifications à la devise principale une fois qu'elle a été définie, car cela affecte tous les enregistrements existants.
 
Si la devise des enregistrements existants est définie sur une nouvelle devise principale, les valeurs de devise existantes dans les enregistrements ne seront pas modifiées ; seuls les nouveaux enregistrements afficheront cette nouvelle devise principale. Si vous avez demandé une modification de votre devise principale pour votre compte CRM et qu'elle n'a pas été confirmée, il peut s'agir d'un problème technique ou de back-end. Pour mieux comprendre le dossier, contactez l'équipe d'assistance par e-mail à l'adresse support@zohocrm.com. Elle sera en mesure de vous aider.

 

 

Combien de devises peuvent être utilisées dans Zoho CRM ?

Les administrateurs peuvent ajouter autant de devises qu'ils le souhaitent au compte CRM de l'organisation. Cependant, seules 50 devises peuvent être actives à la fois dans l'édition Ultime de Zoho CRM. Le nombre de devises actives dans votre compte CRM varie selon les éditions payantes de Zoho CRM.
 

Cliquez ici pour plus d'informations.

 


Quelles sont les choses importantes que je dois savoir avant d'activer la fonctionnalité de devises multiples ?  

Gardez ces points à l'esprit avant d'activer la fonctionnalité de devises multiples :
  • La fonctionnalité de devises multiples est disponible pour toutes les éditions payantes de Zoho CRM.
  • Seuls les utilisateurs ayant un profil Administrateur peuvent activer cette fonction et ajouter des devises.
  • Une fois activée, la fonctionnalité de devises multiples ne peut plus être désactivée.
  • Après l'activation, votre devise locale sera remplacée par votre devise principale. Vous pouvez la rechercher sous Setup > Company Details > Locale Information.
  • L'administrateur peut ajouter des devises et les activer dans le compte CRM en fonction de l'édition CRM qu'il utilise. Par exemple, dans l'édition Ultime, vous pouvez utiliser 50 devises actives à la fois. Cliquez ici pour vérifier la disponibilité de la fonctionnalité pour chaque édition.
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour la devise en masse pour les enregistrements.
  • Les prévisions ne peuvent être effectuées que dans la devise principale.
 

Comment supprimer les devises que je n'utilise pas ?

Vous ne pouvez pas supprimer les devises que vous n'utilisez pas. En tant qu'administrateur, vous pouvez seulement désactiver les devises.
 
Lorsque vous désactivez une devise :
  • Les nouveaux enregistrements ne peuvent pas être créés avec une devise désactivée. Toutefois, vous pouvez conserver des enregistrements existants qui utilisent la devise désactivée.
  • La devise désactivée est disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.



Nous espérons que cette FAQ sur la fonctionnalité de devises multiples vous a été utile. Si vous avez des questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous en faire part ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous !


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