Le plug-in Zoho CRM pour Microsoft Word vous permet de créer des documents de fusion de correspondance dans Microsoft Word et à partir de Zoho CRM. Vous devez exécuter des opérations spécifiques à la fois dans Microsoft Word et dans Zoho CRM :

• Opérations Microsoft Word
• Opérations Zoho CRM

Opérations Microsoft Word

Le plug-in Zoho CRM pour Microsoft Word vous aide à créer des modèles de fusion de correspondance et des documents de fusion de correspondance dans Microsoft Word.

Les actions relatives à MS Word sont :

• Se connecter
• Créer un modèle de fusion de correspondance
• Créer un document de fusion de correspondance

Se connecter

Pour créer un modèle, spécifiez vos identifiants de connexion Zoho CRM dans Microsoft Word. Cela connectera Microsoft Word à Zoho CRM.

Pour se connecter

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur Zoho CRM > Se connecter.
   
   
3. Dans la Zoho CRM - Connexion contextuelle, cliquez sur Continuer la connexion.
   Vous serez redirigé vers la page des comptes Zoho CRM dans votre navigateur par défaut.
4. Entrez l' adresse e-mail/numéro de téléphone , mot de passe , et cliquez sur Se connecter .
   
5. Lisez les informations auxquelles le plug-in CRM Outlook souhaite accéder et cliquez sur Accepter.
   Veuillez noter qu'une fois que vous cliquez sur Accepter, il faudra environ 20 secondes pour que vous vous connectiez.

Créer un modèle de fusion de correspondance

Un modèle de fusion de correspondance est un modèle/patron de votre document de fusion de correspondance qui contient des variables (exemple : nom du client, adresse, etc.) et du contenu standard. Lors de la création d'un modèle de fusion de correspondance, vous pouvez remplacer les variables par les champs CRM requis à l'aide du plug-in Zoho CRM pour Microsoft Word. Vous pouvez créer des modèles de fusion de correspondance pour les lettres types, les étiquettes d'adresse, les enveloppes, etc.Voir aussi Modèle d'exemple

Notez que vous pouvez créer des modèles de fusion de correspondance pour les leads, les contacts, les transactions et les modules personnalisés dans Zoho CRM.

Pour créer un modèle de fusion de correspondance

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur Add-Ins > Zoho CRM > Créer un modèle.
3. Dans l'Assistant de création d'un modèle de fusion de correspondance , effectuez les opérations suivantes
   
   • Sélectionnez le module CRM pour lequel vous souhaitez utiliser le modèle, à partir de la liste déroulante Module principal et cliquez sur Suivant.
     Le module sélectionné et ses champs s'affichent.
   • Sélectionnez les champs requis à partir de la liste déroulante Champs et cliquez sur Insérer les champs
   • Cliquez sur la liste déroulante Module à nouveau pour sélectionner le module secondaire ou les modules associés*.
   • Sélectionnez les champs associés à partir de la "Champs liste déroulante et cliquez sur Insérer les champs.
     Les champs sélectionnés sont insérés dans le modèle.
     

Le modèle de fusion de données est créé et vous pouvez enregistrer le modèle avec l'extension .doc/.docx sur votre ordinateur local (si nécessaire). Veuillez utiliser .doc extension si vous utilisez une version antérieure de MS Word, c'est-à-dire 2000 à 2003.

(*)Module secondaire/Module associé : Lorsque vous créez un modèle de fusion de données pour un module, vous trouverez des champs d'autres modules associés dans la liste des champs de fusion. Par exemple, lorsque vous créez un modèle pour Deals, vous trouverez des champs provenant des modules Accounts, Contacts et Campaigns qui peuvent être insérés dans votre modèle. Dans ce cas, tandis que Deals est votre module principal pour lequel vous créez le modèle, Accounts, Contacts et Campaigns sont les modules secondaires ou modules associés.

Notez que les modules associés sont également alimentés par tout champ de recherche personnalisé que vous créez dans un module..

Par exemple, supposons que vous ayez créé un champ de recherche dans le module Leads appelé Associated Builders et vous liez un module personnalisé appelé Builders ici. Lorsque vous créez un modèle de courrier électronique pour Leads, vous trouverez également des champs du module Builders dans la liste des champs de fusion. Ces derniers sont également appelés modules secondaires ou modules associés.

Le tableau suivant présente la liste des modules principaux et leurs modules secondaires associés :

Créer des documents de fusion de données

Vous pouvez créer des documents de fusion de données pour Leads, Accounts, Contacts et Potentials dans Microsoft Word en fusionnant les données CRM avec un modèle de fusion de données existant de Zoho CRM ou avec un nouveau modèle créé dans MS Word.

Pour créer un document de fusion de données à l'aide d'un nouveau modèle

1. Suivez les étapes ci-dessus pour créer le modèle.
2. Choisissez « Charger vers Zoho CRM et continuer la fusion » et cliquez sur Suivant.
   
   • Nom du modèle : Spécifiez le nom du modèle et sélectionnez le format de document requis.
   • Module : Par défaut, le module principal sélectionné s'affiche.
   • Description : Entrez tout commentaire supplémentaire.
   • Cliquez sur « Charger et fusionner »
     Le modèle est chargé vers Zoho CRM. Vous pouvez afficher ces modèles à partir de Paramètres > Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de fusion de courrier dans Zoho CRM.
3. Cliquez sur « Continuer » pour démarrer le processus de fusion.
4. Dans l'assistant Créer un document de fusion de courrier, procédez comme suit :
   
   • Sélectionnez une liste d'affichage dans la liste d'affichage déroulante et les enregistrements associés s'affichent.
     Vous pouvez entrer les informations d'enregistrement dans la zone de recherche pour obtenir les enregistrements requis.
   • Choisissez les enregistrements requis dans la liste des enregistrements disponibles et cliquez sur le bouton Flèche avant.
     Les enregistrements sélectionnés s'affichent maintenant dans la liste des enregistrements sélectionnés.
   • Cliquez sur Fusionner maintenant.
     Le document de fusion de courrier pour les enregistrements sélectionnés est créé et affiché dans Microsoft Word.

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur Compléments > Zoho CRM > Modèle de fusion.
3. Dans l'assistant Créer un modèle de fusion de courrier, sélectionnez le module CRM principal et cliquez sur Suivant.
4. Dans l'assistant Créer un document de fusion de courrier, procédez comme suit :
   
   • Choisissez le modèle de fusion de courrier requis dans la liste déroulante et cliquez sur Suivant.
   • Sélectionnez une liste d'affichage dans la liste d'affichage déroulante et les enregistrements associés s'affichent.
     Vous pouvez entrer les informations d'enregistrement dans la zone de recherche pour obtenir les enregistrements requis.
   • Choisissez les enregistrements requis dans la liste des enregistrements disponibles et cliquez sur le bouton Flèche avant.
     Les enregistrements sélectionnés s'affichent maintenant dans la liste des enregistrements sélectionnés.
   • Cliquez sur Fusionner maintenant.
     Le document de fusion de courrier pour les enregistrements sélectionnés est créé et affiché dans Microsoft Word.

Opérations Zoho CRM

Le plug-in Zoho CRM pour Microsoft Word vous aide à créer des documents de fusion de courrier dans Zoho CRM, en fusionnant le modèle de fusion de courrier correspondant avec les données des leads, contacts, comptes, deals ou modules personnalisés.

Les actions associées à Zoho CRM sont :

• Créer un dossier de modèles de fusion de courrier
• Importer des modèles de fusion de courrier
• Créer des documents de fusion de courrier

Créer un dossier de fusion de courrier

Cette option vous permet de stocker tous les modèles de fusion de courrier MS Word dans un ou plusieurs dossiers spécifiques. Vous pouvez également définir des autorisations au niveau du dossier pour les utilisateurs Zoho CRM.

Pour créer un dossier de fusion de courrier

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de fusion de courrier.
2. Dans la page Explorateur de modèles, cliquez sur Créer un dossier.
3. Dans la fenêtre Créer un dossier de modèles de fusion de courrier, effectuez les actions suivantes :
   
   • Détails du dossier : Spécifiez le nom du dossier dans le champ correspondant.
   • Détails d'accessibilité : Sélectionnez l'une des options suivantes :
     
     • Tous les utilisateurs sont autorisés à afficher ce dossier de modèles : Sélectionnez si vous souhaitez activer l'accès au dossier pour tous les utilisateurs.
     • Afficher ce dossier de modèles uniquement pour moi : Sélectionnez si vous souhaitez activer l'accès au dossier uniquement pour vous.
     • Autoriser les utilisateurs suivants à afficher ce dossier de modèles : Sélectionnez les utilisateurs ou les rôles utilisateur pouvant accéder au dossier.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Importer des modèles de fusion de courrier

Cette option vous permet d'ajouter les modèles de fusion de courrier MS Word dans Zoho CRM. Ces modèles peuvent ensuite être fusionnés avec le ou les modules CRM correspondants.

Pour ajouter des modèles de fusion de courrier

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de fusion de courrier.
3. Dans la page Explorateur de modèles, cliquez sur Importer un modèle.
4. Dans la fenêtre Importer un modèle, spécifiez les éléments suivants :
   
   • Sélectionner un fichier : Parcourez le modèle MS Word à partir de votre système local.
   • Dossiers : Choisissez le dossier pour stocker le modèle sélectionné.
   • Module : Sélectionnez le module (Leads / Accounts / Contacts / Deals / Modules personnalisés) pour le modèle MS Word.
     Le modèle est disponible uniquement pour le module spécifié.
   • Description : Spécifiez tout commentaire supplémentaire.
5. Cliquez sur Importer un modèle.

Créer des documents de fusion de courrier

Le lien Fusion de courrier vous aide à fusionner le modèle avec la liste des Leads, Contacts, Deals ou Accounts ou tout autre module personnalisé, et à créer les documents de fusion de courrier correspondants.

Avant de créer des documents de fusion de courrier, vous devez :

1. Configurez votre navigateur pour activer le contrôle ActiveX. Voir aussi Configurer le navigateur web pour installer le contrôle ActiveX
2. Installez le fichier Adventnet.CAB à partir du serveur Zoho CRM.

Pour créer un seul document de fusion de courrier

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
2. Cliquez sur Contacts onglet.
3. Dans la page d'accueil Contacts page, cochez la case correspondant au contact. 
4. Cliquez surPlus d'actions > Fusion de courrier.
5. Dans laFusion de courrier boîte de dialogue, choisissez leModèle de fusion de courrier correspondant à fusionner avec le contact sélectionné.
6. Cliquez surFusionner.
   Le document de fusion de courrier pour le contact sélectionné s'affiche dans Microsoft Word.

Pour créer plusieurs documents de fusion de courrier

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
2. Cliquez surContacts onglet.
3. Dans laPage d'accueil Contacts page, cochez la ou les cases pour sélectionner plusieurs contacts.  
4. Cliquez surPlus d'actions > Fusion de courrier.
5. Dans laFusion de courrier boîte de dialogue, choisissez leModèle de fusion de courrier correspondant à fusionner avec les contacts sélectionnés.
6. Cliquez surFusionner.
   Les documents de fusion de courrier pour les contacts sélectionnés s'affichent dans Microsoft Word.

Limites d'utilisation