1. Certains contenus ne sont disponibles que pour des utilisateurs spécifiques.
2. Veuillez noter que Zoho Subscriptions est désormais Zoho Billing.

Remarque

• Les modules d'inventaire natifs de Zoho CRM (incluant les factures, devis, commandes client et bons de commande) sont indépendants des sous-modules générés par l'intégration Zoho Finance Suite avec CRM. Notez qu'il n'existe aucune synchronisation entre les modules d'inventaire natifs de Zoho CRM et les modules de Zoho Finance Suite.

Autorisation requise
Autorisations au niveau du module ainsi que les autorisations Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Billing permissions.

 Configurer l'intégration Zoho Finance Suite dans Zoho CRM

La configuration de l'intégration Zoho Finance Suite dans Zoho CRM comprend les actions suivantes :

• Activation de la configuration
  
• Sélection des modules financiers à inclure dans Zoho CRM
  
• Configuration des paramètres de synchronisation
  
• Sélection des points de déclenchement CRM (pour l'intégration Zoho Books)
  
• Configuration des autorisations de profil
  

Configurer Zoho Finance Suite

Vous pouvez configurer votre propre compte Zoho Books/Expenses/Billing ou le compte d'une autre organisation dans Zoho CRM.

 Pour configurer le compte de votre organisation

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. Dans la Intégration avec Zoho Finance Suite page, fournissez les informations suivantes :
   
   • Votre adresse e-mail (déjà remplie).
     
   • Organisation : Toutes les organisations créées dans les applications Zoho Finance seront répertoriées. Sélectionnez celle qui doit être associée à cette intégration.
     
3. Cliquez sur Suivant.
   

Remarque

• Si vous activez l'intégration sans avoir de comptes créés dans l'une des applications Zoho Finance, vous serez invité à créer une nouvelle organisation et cette organisation sera créée pour les applications Finance que vous sélectionnez.
  
• Si vous possédez une organisation dans une seule des applications Finance et que vous activez l'intégration pour tous les modules Finance, l'organisation sera automatiquement créée pour les autres applications Finance.
  
• Si vous activez l'intégration lorsqu'aucune organisation n'est associée à l'une des applications Zoho Finance pour l'adresse e-mail configurée, vous serez invité à créer une nouvelle organisation et cette organisation sera créée pour les applications Finance que vous sélectionnez.
  
• S'il existe une organisation dans une seule des applications Finance et que vous activez l'intégration pour tous les modules Finance, l'organisation sera automatiquement créée pour les autres applications Finance.
  

Sélectionner les modules financiers à inclure dans CRM

Une fois que vous avez entré les détails de configuration, sélectionnez Modules Finance à inclure dans CRM.

• Les factures, devis, commandes client et commandes fournisseur seront créés comme sous-modules sous l'onglet Zoho Books. Si vous avez activé l'intégration pour Zoho Invoice, les modules Facture et Devis seront créés sous l' Zoho Invoice onglet.
  
• Les frais et rapports de frais seront créés comme sous-modules sous l' Zoho Expense onglet.
  
• Zoho Billing sera disponible comme module distinct dans CRM.

Intégration Utilisateurs

Les utilisateurs CRM qui ont principalement travaillé sur les modules devis ou commandes client et n'ont pas participé à des activités ultérieures telles que les factures peuvent être ajoutés en tant qu'utilisateurs d'intégration de CRM à Zoho Books sans nécessiter de nouvelles licences dans Books. En d'autres termes, les utilisateurs d'intégration dans Zoho CRM sont des utilisateurs CRM standard auxquels les administrateurs peuvent accorder des autorisations spécifiques pour effectuer certaines tâches dans les modules Devis et Commande client, selon les besoins.

Quelles autorisations les utilisateurs d'intégration ont-ils ?

1. Une fois ajoutés, les utilisateurs d'intégration peuvent effectuer toutes les opérations, y compris la création, la consultation et la modification d'enregistrements dans les modules Devis et Commande client.
2. Cependant, ils ne peuvent accéder aux autres modules, tels que Factures et Commandes fournisseur, qu'en mode lecture.
3. Les utilisateurs d'intégration n'auront pas d'accès direct à Zoho Books.
   

Remarque :
Lorsque les utilisateurs d'intégration font partie de plusieurs produits de la suite Finance, leurs autorisations sont appliquées collectivement dans CRM.

Migration pour les utilisateurs existants

• Pour que l'intégration entre Zoho CRM et Zoho Books fonctionne de manière transparente, et afin de maintenir des autorisations utilisateur uniformes, les utilisateurs existants ont la possibilité de migrer immédiatement.
  
• Ils peuvent également disposer d'une fenêtre de trois mois pour effectuer la migration. Après cette période, les utilisateurs seront automatiquement ajoutés en tant qu'utilisateurs d'intégration' en fonction de leur utilisation du module Finance.
  
  
• Pour faciliter cela, sélectionnez l'option « Migrer les utilisateurs » pour afficher et gérer les utilisateurs communs aux deux systèmes. Après avoir cliqué sur « Enregistrer », la migration backend commence. Ensuite, l'intégration respecte la portée et les autorisations désignées pour chaque utilisateur.
  
• Les utilisateurs peuvent initialement migrer jusqu'à 1 000 utilisateurs d'intégration. S'ils ont besoin de migrer davantage, ils peuvent contacter l'équipe d'assistance pour obtenir une aide supplémentaire.
  
• Les utilisateurs qui font déjà partie de Zoho Books ne peuvent pas être ajoutés en tant qu'utilisateurs d'intégration.
  

Configurer les paramètres de synchronisation

Une fois que vous avez choisi les applications Zoho Finance à inclure, la synchronisation des données sera établie entre les modules suivants dans Zoho CRM et Zoho Finance Suite.

• Synchronisation des comptes et de leurs contacts : ceci s'applique à toutes les applications Zoho Finance.
  
  • Comptes dans Zoho CRM se synchroniseront avec Contacts dans Zoho Finance Suite.
    
  • Contacts dans Zoho CRM se synchroniseront avec Personnes de contact dans les applications Zoho Finance.
    
• Synchronisation des fournisseurs : Fournisseurs dans Zoho Books se synchroniseront avec Fournisseurs dans Zoho CRM. Cette synchronisation s'applique uniquement à l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice.
  
• Synchronisation des produits : Produits dans Zoho CRM se synchroniseront avec Articles dans Zoho Books. Cette synchronisation s'applique uniquement à l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice.
  

Pour chacun des modules mentionnés ci-dessus, vous pouvez mapper des champs pour la synchronisation.

Pour mapper des champs pour la synchronisation des contacts

1. Sur la page d'intégration Zoho Finance Suite, dans la section Paramètres de synchronisation, cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des contacts.
   
2. Dans la page ContactSync Settings, spécifiez les éléments suivants :
   
   • Quels modules doivent être synchronisés avec les contacts de Zoho Finance Suite ? – Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
     
   • Quels enregistrements doivent être synchronisés ? – Sélectionnez les affichages de liste du module Comptes/Contacts à partir desquels les enregistrements seront synchronisés.
     
   • Que doit-il se passer sur le contact de Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ? – Lors de la synchronisation, s'il y a des doublons dans Zoho Finance Suite, sélectionnez une option pour cloner, remplacer, ou ignorer.
     
   • Mappez les champs Zoho Finance Suite avec ceux des comptes et contacts de Zoho CRM (selon votre sélection).
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

Pour mapper les champs de la synchronisation des fournisseurs

1. Sur la page d'intégration de Zoho Finance Suite, dans la section Paramètres de synchronisation , cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des fournisseurs .
   
2. Sur la page Paramètres VendorsSync , spécifiez les éléments suivants :
   
   • Quels enregistrements doivent être synchronisés ? - Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
     
   • Que doit-il se passer sur le fournisseur Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ?- Lors de la synchronisation, s'il y a des doublons dans Zoho Books, sélectionnez une option pour Cloner, Remplacer , ou Ignorer.
     
   • Mappez les champs Fournisseurs dans Zoho Books avec ceux de Zoho CRM (selon votre sélection).
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

Mapper les champs pour la synchronisation des produits

1. Sur la page d'intégration de Zoho Finance Suite, dans la section Paramètres de synchronisation , cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des produits .
   
2. Sur la page Paramètres ContactSync page, spécifiez les éléments suivants :
   
   • Que faut-il faire sur l'article de Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ? - Lors de la synchronisation, s'il y a des doublons dans Zoho Books, sélectionnez une option pour Cloner, Remplacer , ou Ignorer.
     
   • Mappez les Articles champs avec ceux de Produits dans Zoho CRM.
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

 Définir les points de déclenchement CRM (pour l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice)

Vous pouvez créer/accepter/invalider automatiquement un devis et créer/invalider une facture en fonction des étapes des transactions dans Zoho CRM lors de l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice. Sélectionnez l'un des points de déclenchement suivants si nécessaire.

• Créer/Accepter/Invalider un devis en fonction d'une étape de transaction sélectionnée.
  
• Créer/Invalider une facture lorsqu'une opportunité est gagnée/perdue respectivement
  
• Aucun
  

 Définir les autorisations de profil

Pour définir les autorisations des profils

1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
   
2. Dans la Profils page, cliquez sur Modifier lien du profil correspondant que vous souhaitez modifier.
   
3. Dans les Autorisations au niveau du module, sélectionnez Visibilité des onglets pour les modules Zoho Books/Zoho Invoice et Zoho Expense.
   
4. Dans les Autorisations Zoho Books/Zoho Invoice et Zoho Billing sections, cochez les cases correspondant aux autorisations suivantes pour les Factures, Devis, Commandes d'achat, Commandes de vente, Résumé des Comptes clients et fournisseurs ainsi que les Abonnements :
   
   • Afficher - Pour afficher les transactions
     
   • Créer et modifier - Pour créer et modifier les transactions (Non disponible pour Zoho Billing)
     
   • E-mail - Pour joindre une copie de la transaction dans un e-mail et l'envoyer aux clients.(Non disponible pour Zoho Billing)
     
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

 Désactiver Zoho Finance Suite

En tant qu'administrateur de Zoho CRM, vous pouvez désactiver l'intégration Zoho Finance Suite de votre compte CRM. Si vous désactivez l'intégration Zoho Finance Suite, toutes les données associées ne seront plus disponibles dans Zoho CRM.

Pour désactiver Zoho Finance Suite

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
   
2. Accédez à Configuration > Place de marché > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
3. Dans la page Intégration avec Zoho Finance Suite , cliquez sur Désactiver.
   Lisez les conséquences de la désactivation et procédez à la désactivation.
   
   Notez que cette désactivation s'applique à toutes les applications Finance intégrées dans Zoho CRM.

Remarque

• Vous pouvez désactiver Zoho Finance Suite en totalité ou de manière sélective.
  
• Si vous souhaitez désactiver une application et conserver les autres intégrations intactes, cliquez sur le lien Modifier dans la section des modules Finance.
  
  Décochez les cases correspondant aux modules que vous souhaitez désactiver et confirmez la désactivation.
  
• Dans ce cas, seules les données relatives à l'application désactivée seront perdues. Le reste des modules Zoho Finance reste intact.
  

 Remarques importantes sur la multi-devise

L'intégration entre Zoho CRM et Zoho Books peut entraîner quelques conflits mineurs concernant la fonctionnalité Multi-devise. Cependant, ceux-ci ont été gérés sans accroc dans Zoho CRM. Voici les points à noter concernant ces conflits et leur gestion.

Conflit dans l'édition de Zoho CRM

La fonctionnalité Multi-devise est disponible dans toutes les éditions de Zoho Books/Zoho Invoice en raison du besoin d'émettre des factures et des devis pour des clients dans différents pays. Dans Zoho CRM, cependant, la multi-devise n'est disponible que dans l'édition Enterprise.

Bien que la multi-devise ne soit disponible que dans l'édition Enterprise de Zoho CRM, l'intégration Zoho Finance Suite est disponible pour l'édition Enterprise ainsi que pour l'édition Professional de Zoho CRM. Cela crée un conflit si un utilisateur de l'édition Professional souhaite activer l'intégration Zoho Finance Suite.

Si un utilisateur de l'édition Professional de Zoho CRM disposant de plusieurs devises dans son compte Zoho Books/Zoho Invoice souhaite activer l'intégration Zoho Finance Suite, la fonctionnalité multi-devise sera activée pour son compte Zoho CRM.

L'utilisateur peut alors procéder à l'ajout de plusieurs devises pour son compte Zoho CRM. Dans ce cas, la devise de référence sera récupérée à partir de la Locale devise sous la section Informations de locale. Pour définir la Locale devise, accédez à Paramètres > Configuration > Général > Détails de l'entreprise > Informations de locale.

Remarque

• La fonctionnalité multi-devise sera désactivée dans le compte Zoho CRM si l'utilisateur de l'édition Professional en question souhaite désactiver l'intégration Zoho Finance Suite.
  

Conflit dans les devises de base de Zoho Books/Zoho Invoice et Zoho CRM

Si la devise de référence dans Zoho CRM n'est pas la même que la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice, cette intégration ne peut pas être activée.

Par exemple, si la devise de référence de votre compte Zoho CRM est l'USD et la devise de base de Zoho Books/Zoho Invoice est l'INR, alors l'intégration ne peut pas être activée. Dans ce cas, il vous est conseillé de modifier également la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice en USD (car la devise de référence une fois définie dans Zoho CRM ne peut pas être modifiée).

Si vous constatez que la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice a été utilisée pour toutes les transactions et ne peut pas être modifiée, veuillez écrire à support@zohocrm.com. Notre équipe d'assistance modifiera la devise de référence dans Zoho CRM pour vous. Une fois que les devises auront été définies uniformément dans les deux comptes, l'intégration Zoho Finance Suite pourra être activée.

Conflit dans la définition du taux de change

Il existe un conflit dans la façon dont les taux de change sont définis dans Zoho CRM et Zoho Books/Zoho Invoice.

Supposons que la devise de référence soit l'USD dans Zoho CRM et Zoho Books. Lorsque vous ajoutez une devise dans Zoho CRM, par exemple l'INR, Zoho CRM vous demande « 1 USD équivaut à combien d'INR ». Tandis que, lorsque vous ajoutez la même devise dans Zoho Books, Zoho Books vous demande « Combien d'USD équivalent à 1 INR ».

Bien que la devise de référence soit l'USD dans les deux endroits, le taux de change est défini comme 1 USD = 60 INR dans Zoho CRM et dans Zoho Books, il est défini comme 0,015 USD = 1 INR. Il s'agit plutôt l'inverse l'un de l'autre.

Si des factures établies en INR sont transmises à Zoho CRM, elles sont converties dans la devise de référence (USD) avant d'être affichées dans les listes et les rapports. Zoho CRM utilise le taux de change mentionné dans la facture (taux de change Zoho Books) pour la conversion. Il peut donc y avoir quelques petits écarts dans ce processus de conversion lorsque le chiffre obtenu comporte plus de 9 décimales. Jusqu'à 9 décimales, les chiffres sont exacts. La différence, le cas échéant, est généralement négligeable.

Si vous souhaitez consulter le montant exact, vous pouvez toujours le vérifier dans Zoho Books.